Zaloguj się
Polska

Akty stanu cywilnego i zaświadczenie o niekaralności dla polskich urzędów

Akt urodzenia, akt małżeństwa, zaświadczenie o niekaralności — dokumenty, które w urzędzie pojawiają się najczęściej. Zanim zamówisz tłumaczenie, sprawdź jedną rzecz: część odpisów w ogóle nie wymaga tłumaczenia, a zagraniczny akt bywa trzeba najpierw wpisać do polskiego rejestru. Poniżej kolejność działań i to, co wynika z przepisów.

W skrócie

  • Odpisy wielojęzyczne z państw UE (konwencja wiedeńska) nie wymagają tłumaczenia. [11]
  • Tłumaczyć może tłumacz przysięgły z Polski, tłumacz przysięgły z UE/EOG albo konsul. [11]
  • Zaświadczenie z KRK kosztuje 30 zł papierowo i 20 zł elektronicznie. [13]

Zanim zamówisz tłumaczenie: sprawdź rodzaj odpisu

  • Konwencja nr 16 sporządzona w Wiedniu 8 września 1976 r. wprowadziła wielojęzyczne odpisy skrócone aktów urodzenia, małżeństwa i zgonu — wydawane na formularzach A, B i C właśnie wtedy, gdy korzystanie z odpisu wymagałoby tłumaczenia (art. 1). [12]
  • Takie odpisy mają tę samą wartość co odpisy wydane zgodnie z prawem wewnętrznym państwa pochodzenia i są uznawane BEZ legalizacji lub równoważnej formalności na terytorium każdego z państw związanych konwencją (art. 8). [12]
  • W praktyce urzędu stanu cywilnego oznacza to, że odpisy skrócone na drukach wielojęzycznych konwencji wiedeńskiej, wystawione przez państwa członkowskie UE, nie wymagają tłumaczenia. Zanim zapłacisz za przekład, sprawdź, czy Twój odpis jest właśnie taki. [11]
  • UWAGA — to zwolnienie urząd stosuje do odpisów z państw UE. Dla dokumentów spoza Unii (np. z Ukrainy) potrzebne będzie tłumaczenie. [11]

Kto może przetłumaczyć akt stanu cywilnego

  • Dokumenty sporządzone w języku obcym składa się wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski. [11]
  • Tłumaczenie może wykonać: tłumacz przysięgły wpisany na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacz przysięgły z państw UE/EOG albo konsul. [11]
  • Uprawnienia polskiego tłumacza sprawdzisz na liście Ministra Sprawiedliwości — po numerze z pieczęci, języku, mieście lub województwie. [9]
  • Jeśli tłumaczenie już istnieje, nie musisz zamawiać go od nowa: tłumacz przysięgły ma prawo sprawdzić i poświadczyć tłumaczenie sporządzone przez inną osobę (art. 13 pkt 1 ustawy). [8]

Kiedy trzeba wpisać zagraniczny akt do polskiego rejestru

  • Transkrypcja to wierne i literalne przeniesienie treści zagranicznego aktu stanu cywilnego do polskiego rejestru stanu cywilnego. [11]
  • Jest OBOWIĄZKOWA, gdy obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument, posiada wcześniejszy akt stanu cywilnego sporządzony w Polsce i żąda dokonania czynności rejestracji stanu cywilnego, ubiega się o polski dokument tożsamości albo złożył wniosek o nadanie numeru PESEL. [11]
  • Wnioski o transkrypcję aktu urodzenia, małżeństwa lub zgonu załatwiane są nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowane — nie później niż w ciągu dwóch miesięcy. [11]
  • Kolejność ma znaczenie: tłumaczenie zamawia się do dokumentu, który faktycznie złożysz. Jeśli sprawa wymaga transkrypcji, najpierw ustal to w urzędzie stanu cywilnego. [11]

Zaświadczenie o niekaralności (KRK)

  • Koszt uzyskania informacji o osobie wynosi 30 zł w wersji papierowej i 20 zł w wersji elektronicznej. [13]
  • Wniosek można złożyć przez e-Platformę KRK (wymaga profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego), osobiście w Biurze Informacyjnym albo w punkcie informacyjnym, a także korespondencyjnie. [14]
  • Zaświadczenie wydane w Polsce jest po polsku — tłumaczenie potrzebne jest wtedy, gdy składasz je za granicą. Odwrotnie: zagraniczne zaświadczenie dla polskiego urzędu wymaga tłumaczenia na polski według zasad opisanych wyżej. [11]

Apostille: na dokument, nie na tłumaczenie

  • Apostille poświadcza urzędowy charakter dokumentu krajowego, gdy ma on być użyty za granicą — potwierdza podpis, stanowisko podpisującego i autentyczność pieczęci. [10]
  • W Polsce apostille na aktach stanu cywilnego i na zaświadczeniach z KRK wydaje Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Inaczej jest z dokumentami o wykształceniu: dyplomy uczelni — NAWA, świadectwa szkolne — Ministerstwo Edukacji Narodowej. [10]
  • Opłata wynosi 60 zł za każdy poświadczany dokument. Sprawy załatwiane osobiście w miarę możliwości kończą się w trakcie wizyty; wnioski nadesłane pocztą realizuje się do 30 dni od wpływu. [10]

Dane na podstawie wymienionych niżej źródeł urzędowych (stan: sierpień 2026). Wymagania ustala urząd przyjmujący dokument — przed zamówieniem tłumaczenia warto potwierdzić je u niego. Nie przyjmujemy dokumentów do tłumaczenia.

Zapytanie do tłumaczy przysięgłych

Napisz krótko, czego potrzebujesz. Przekażemy zapytanie tłumaczom przysięgłym zarejestrowanym u nas — ten, kto je przyjmie, skontaktuje się z Tobą bezpośrednio ze swoją ofertą.

Wyślij zapytanie do tłumaczy

Jesteś tłumaczem przysięgłym?

Lingverra tworzy precyzyjne tłumaczenie w układzie oryginału i ułatwia pracę nawet o 95 % — sprawdzasz oznaczone miejsca, poświadczasz i odpowiadasz za tłumaczenie.

Zobacz Lingverrę dla tłumaczy

Źródła

Wszystkie powyższe informacje pochodzą ze źródeł urzędowych:

  1. ENIC-NARIC Polska (NAWA) — Zasady tłumaczenia dokumentów w procedurze uznania wykształcenia
  2. Ministerstwo Sprawiedliwości — Tłumacze przysięgli (lista, ustawa z 25.11.2004)
  3. NAWA — nostryfikacja dyplomów ukończenia studiów
  4. Umowa PL–UA o pomocy prawnej z 24.05.1993 r., art. 15 (Dz.U. 1994 nr 96 poz. 465)
  5. NAWA — Apostille dla ukraińskich dyplomów i świadectw
  6. Umowa PL–RF o pomocy prawnej z 16.09.1996 r., art. 15 (Dz.U. 2002 nr 83 poz. 750)
  7. Ministerstwo Sprawiedliwości — obrót prawny z Federacją Rosyjską
  8. Ustawa z dnia 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego — tekst jednolity (Dz.U. 2017 poz. 1505)
  9. Ministerstwo Sprawiedliwości — wyszukiwarka listy tłumaczy przysięgłych
  10. Ministerstwo Spraw Zagranicznych — Apostille
  11. Transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego — procedura urzędu stanu cywilnego (portal samorządowy gov.pl)
  12. Konwencja nr 16 o wydawaniu wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego (Wiedeń 1976, Dz.U. 2004 nr 166 poz. 1735)
  13. Krajowy Rejestr Karny — koszt zaświadczenia o niekaralności
  14. Gov.pl — Uzyskaj zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego
  15. Ustawa o zawodach lekarza i lekarza dentysty — tekst jednolity (Dz.U. 2026 poz. 37)
  16. Ustawa o zawodach pielęgniarki i położnej — tekst jednolity (Dz.U. 2011 nr 174 poz. 1039 ze zm.)
  17. NIPiP — przyznawanie prawa wykonywania zawodu pielęgniarki lub położnej cudzoziemcowi (art. 35 i 36)
  18. Ministerstwo Zdrowia — prawo wykonywania zawodu pielęgniarki lub położnej na określony zakres czynności (art. 35a)
  19. Ustawa o kierujących pojazdami — tekst jednolity (Dz.U. 2025 poz. 1226)
  20. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 5.08.2025 r. w sprawie wydawania dokumentów stwierdzających uprawnienia do kierowania pojazdami (Dz.U. 2025 poz. 1073)
  21. UN Treaty Collection (MTDSG) — Convention on Road Traffic (Wiedeń, 8.11.1968): lista stron
  22. Gov.pl — Wymień zagraniczne prawo jazdy na polskie
Tłumacz przysięgły w Polsce: kto nim jest i jak sprawdzić poświadczenieWymiana zagranicznego prawa jazdy na polskie: kiedy tłumaczenie jest potrzebneLekarz i pielęgniarka: tłumaczenie dyplomu i dokumentów dla polskich izbTłumaczenie aktu urodzenia i zaświadczenia o niekaralności w NiemczechTłumaczenie do uznania zagranicznych dyplomów w NiemczechTłumaczenie do uznania zagranicznych dyplomów w AustriiTłumaczenie przysięgłe do oceny zagranicznego dyplomu w HolandiiTłumaczenie poświadczone do uznania zagranicznego wykształcenia w CzechachTłumaczenia dla szwajcarskich instytucji: poświadczenie, notariusz, apostilleTraducteur agréé: kiedy i jak przetłumaczyć dokument we FrancjiTłumaczenie przysięgłe i asseverazione: jak to działa we WłoszechTłumaczenie poświadczone w Irlandii: kto tłumaczy, a kto poświadczaTłumaczenie przysięgłe i uznawanie dyplomów (homologación) w HiszpaniiPolskie dokumenty w HiszpaniiApostille i legalizacja dokumentów w Holandii
Ten kraj także w: English Русский Українська

Poświadczenie według kraju