Het antwoord op de eerste vraag staat meestal in de gebruiksvoorwaarden en het privacybeleid van de dienst zelf. Het is de moeite waard die te lezen voordat u er een document van een klant in plakt. Over de tweede — verderop.
Een voorbeeld: wat de dienst zelf schrijft
Neem een van de populairste vertalers in Europa — DeepL. Zijn voorwaarden voor de gratis versie zijn duidelijk en eerlijk geformuleerd.
In de gebruiksvoorwaarden (Terms of Use, versie november 2024) staat:
“you may not use the Free Services for processing content containing confidential or personal data of any kind”
— de gratis diensten mogen dus niet worden gebruikt om inhoud met vertrouwelijke of persoonsgegevens van welke aard ook te verwerken. En verder:
“The provision of content containing confidential and/or personal data is only allowed within a DeepL Pro subscription”
— zulke inhoud aanleveren is alleen toegestaan binnen een betaald abonnement.
Het privacybeleid (versie oktober 2026, sectie 3) zegt over de gratis vertaler dat geüploade teksten en hun vertalingen „for a limited period of time” — gedurende een beperkte tijd — worden bewaard en worden gebruikt om „train and improve our neural networks and algorithms”, dus om de neurale netwerken van de dienst te trainen en te verbeteren. Dat geldt ook voor correcties die de gebruiker in de voorgestelde vertaling aanbrengt.
Voor de betaalde versie gelden andere voorwaarden: volgens hetzelfde beleid (sectie 4) worden teksten na het leveren van de dienst verwijderd en niet gebruikt om de dienst te verbeteren.
Dat is geen verwijt aan de dienst — die waarschuwt duidelijk. Het probleem ontstaat als niemand deze regels leest.
De andere helft van het werk: een vertaling is nog geen document
Stel dat u een dienst hebt gevonden waaraan u persoonsgegevens kunt toevertrouwen. Dan blijft over waar een beëdigd vertaler de meeste tijd aan kwijt is. Een online vertaler levert tekst. De klant heeft echter een document nodig: met de tabellen op dezelfde plek als in het origineel, met de vermelding van elk zegel en elke stempel op zijn plaats, met handtekeningen en handgeschreven aantekeningen, met namen in de juiste transliteratie en met uw verklaring van getrouwheid. Zo’n opmaak met de hand nabouwen duurt vaak langer dan de tekst zelf vertalen.
Daarom gaat de keuze van een hulpmiddel niet alleen over „mag ik daar klantgegevens uploaden”, maar ook over „hoeveel werk blijft er daarna over”.
„Maar ik plak alleen een stukje”
Het meest gehoorde bezwaar: „Ik upload niet het hele document, alleen een onduidelijke alinea.” Voor de AVG verandert dat niets. Persoonsgegevens zijn alle informatie over een persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd (art. 4(1) AVG). Een alinea uit een medisch verslag met een diagnose en een geboortedatum is al een persoonsgegeven — en dan nog van een bijzondere categorie (art. 9 AVG).
Hetzelfde geldt voor „even snel anonimiseren”. Hebt u de achternaam vervangen door „X”, maar staan geboortedatum, woonplaats en zaaknummer nog in de tekst, dan is de persoon nog steeds te identificeren. Zulke gegevens blijven persoonsgegevens (overweging 26 AVG). Echte anonimisering is wanneer de persoon met geen enkel redelijk middel meer te identificeren is; voor een document dat daarna volledig moet worden vertaald en gewaarmerkt, is dat bijna nooit het geval.
Waarom dit u aangaat volgens de AVG
Plakt u een document van een klant in een onlinedienst, dan verwerkt die dienst persoonsgegevens namens u — hij moet dus uw verwerker zijn. De AVG vereist:
- alleen een verwerker kiezen die voldoende garanties biedt voor gegevensbescherming (art. 28(1) AVG);
- met hem een verwerkersovereenkomst sluiten (art. 28(3) AVG);
- gegevens niet verwerken voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het oorspronkelijke doel (art. 5(1)(b) AVG — doelbinding). Het model van een ander trainen op documenten van een klant heeft niets te maken met het doel „het document vertalen”;
- de klant meedelen aan wie zijn gegevens worden verstrekt (art. 13(1)(e) AVG).
Verbieden de voorwaarden van de dienst uitdrukkelijk het uploaden van persoonsgegevens of voorzien ze in training daarop, dan kunt u aan deze eisen niet voldoen — hoe handig de knop ook is. En werkt u als verwerker voor een bureau, dan komt er nog een voorwaarde bij: een eigen subverwerker, ook een onlinedienst, mag u alleen inschakelen met toestemming van het bureau (art. 28(2) AVG).
Niet alleen vertaalwebsites
Dezelfde vraag is het stellen waard overal waar de tekst van een document heen gaat:
- machinevertaling ingebouwd in vertaalsoftware of een tekstverwerker — die stuurt de tekst vaak naar dezelfde externe dienst;
- browserextensies die een pagina of een geselecteerd fragment vertalen;
- AI-chatbots die men „even snel vraagt hoe je dit vertaalt”;
- tekstherkenning op een foto via een onlinedienst.
Voor elk daarvan — dezelfde vijf vragen hieronder. Een betaalde versie garandeert op zich niets: bij sommige diensten gelden echt andere betaalde voorwaarden, bij andere niet. Doorslaggevend is de tekst van de voorwaarden, niet de prijs.
Zo controleert u elke dienst in vijf minuten
Open de gebruiksvoorwaarden en het privacybeleid en zoek de antwoorden op vijf vragen:
- Mogen persoonsgegevens worden geüpload?
- Worden teksten gebruikt om modellen te trainen?
- Hoe lang worden teksten bewaard, en kunt u ze zelf verwijderen?
- Is er een verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG?
- Waar worden de gegevens verwerkt — in de EU of daarbuiten?
Is er op ook maar één vraag geen duidelijk antwoord, dan hoort een document van een klant daar niet thuis.
Als een document er al in terecht is gekomen
Het gebeurt. Het belangrijkste is niet te doen alsof er niets is gebeurd:
- verwijder in de dienst alles wat u zelf kunt verwijderen: de geschiedenis, opgeslagen teksten, geüploade bestanden;
- leg vast wat er precies wanneer waar terecht is gekomen;
- beoordeel of dit een inbreuk in verband met persoonsgegevens is (art. 4(12) AVG). Zo ja, dan heeft de verwerkingsverantwoordelijke 72 uur om de toezichthoudende autoriteit te melden (art. 33(1) AVG), tenzij een risico voor de persoon onwaarschijnlijk is. Werkt u voor een bureau, informeer het bureau dan zonder onredelijke vertraging (art. 33(2) AVG);
- voor de toekomst — kies een hulpmiddel dat alle vijf vragen beantwoordt.
Wat u de klant zegt als hij ernaar vraagt
Vraagt een klant of u machinevertaling gebruikt, dan is een eerlijk antwoord sterker dan ontkennen: „Ja, die gebruik ik — maar alleen een dienst die de gegevens contractueel in de EU verwerkt, er geen modellen op traint en het document na het werk verwijdert. Elk woord van de vertaling controleer en waarmerk ik persoonlijk.” Meer over zo’n gesprek in het artikel „„Zijn mijn gegevens veilig?” — wat u de klant antwoordt”.
Hoe het werkt in Lingverra
Lingverra is gemaakt voor officiële documenten — en dus ook voor de persoonsgegevens daarin. De antwoorden op alle vijf vragen staan in zijn openbare documenten:
- Ja, daar is de dienst juist voor bedoeld.
- Nee. De vertaling vindt plaats in de EU op infrastructuur die verzoeken en antwoorden niet bewaart en niet doorgeeft aan de ontwikkelaar van het model.
- 72 uur na levering of op elk moment handmatig; de verwijdering is cryptografisch.
- Ja, die geldt automatisch voor elk account.
- In de EU; alle subverwerkers staan openbaar vermeld.
Maar vooral: wat eruit komt, is geen tekst maar een document:
- de vertaling in de opmaak van het origineel: kolommen, tabellen en de plaats van stempels en zegels worden in het document weergegeven — de opmaak hoeft niet opnieuw te worden gebouwd;
- twijfelachtige passages zijn gemarkeerd, niet geraden — die controleert u;
- namen en Cyrillisch worden getranslitereerd volgens de geldende normen (ISO 9 of de spelling in het paspoort);
- origineel en vertaling naast elkaar in een editor met twee panelen, met correcties direct in de bewaarde opmaak;
- de verklaring van getrouwheid volgens de regels van uw land en uw stempel — in de export naar PDF of Word.
Controle, waarmerking en verantwoordelijkheid blijven bij u — Lingverra neemt het routinewerk over en doet dat zoals de AVG het vereist.
Uitgebreid en met verwijzingen naar de AVG — in het artikel „Waar het document van uw klant heen gaat als u met Lingverra vertaalt”.
Kort samengevat
- Een gratis vertaler is voor teksten zonder persoonsgegevens van anderen. Zijn eigen voorwaarden zeggen dat vaak rechtstreeks.
- „Alleen een alinea” en „de achternaam is weggehaald” maken gegevens niet anoniem.
- Voordat u een document uploadt — vijf vragen aan de voorwaarden van de dienst. Geen antwoord — geen upload.
- Per ongeluk erin terechtgekomen — verwijderen, vastleggen, beoordelen als mogelijk incident.
- Kijk bij de keuze van een hulpmiddel niet alleen naar gegevensbescherming, maar ook naar het resultaat: tekst, of een document klaar om te waarmerken in de opmaak van het origineel.
Verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG)
Lees ook: Waar het document van uw klant heen gaat als u met Lingverra vertaalt
Lees ook: „Zijn mijn gegevens veilig?” — wat u de klant antwoordt