Die Antwort auf die erste Frage steht meist in den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung des Dienstes selbst. Lesen sollte man sie, bevor man ein Kundendokument dort einfügt. Zur zweiten Frage — weiter unten.
Ein Beispiel: was der Dienst selbst schreibt
Nehmen wir einen der beliebtesten Übersetzer in Europa — DeepL. Seine Bedingungen für die kostenlose Version sind klar und ehrlich formuliert.
In den Nutzungsbedingungen (Terms of Use, Fassung November 2024) heißt es:
“you may not use the Free Services for processing content containing confidential or personal data of any kind”
— die kostenlosen Dienste dürfen also nicht für die Verarbeitung von Inhalten mit vertraulichen oder personenbezogenen Daten jeglicher Art genutzt werden. Und weiter:
“The provision of content containing confidential and/or personal data is only allowed within a DeepL Pro subscription”
— solche Inhalte bereitzustellen, ist nur im Rahmen eines kostenpflichtigen Abonnements erlaubt.
In der Datenschutzerklärung (Fassung Oktober 2026, Abschnitt 3) heißt es zum kostenlosen Übersetzer, dass hochgeladene Texte und ihre Übersetzungen „for a limited period of time“ — für einen begrenzten Zeitraum — gespeichert und genutzt werden, um „train and improve our neural networks and algorithms“, also zum Training und zur Verbesserung der neuronalen Netze des Dienstes. Das gilt auch für Korrekturen, die der Nutzer an der vorgeschlagenen Übersetzung vornimmt.
Für die kostenpflichtige Version gelten andere Bedingungen: Nach derselben Erklärung (Abschnitt 4) werden Texte nach Erbringung der Leistung gelöscht und nicht zur Verbesserung des Dienstes genutzt.
Das ist kein Vorwurf an den Dienst — er warnt ausdrücklich. Das Problem entsteht, wenn niemand diese Zeilen liest.
Die zweite Hälfte der Arbeit: Eine Übersetzung ist noch kein Dokument
Angenommen, Sie haben einen Dienst gefunden, dem man personenbezogene Daten anvertrauen kann. Bleibt das, was bei vereidigten Übersetzern die meiste Zeit kostet. Ein Online-Übersetzer liefert Text. Der Kunde braucht aber ein Dokument: mit Tabellen an derselben Stelle wie im Original, mit dem Vermerk jedes Siegels und Stempels an seinem Platz, mit Unterschriften und handschriftlichen Vermerken, mit Namen in der richtigen Transliteration und mit Ihrem Bestätigungsvermerk. Ein solches Layout von Hand nachzubauen, dauert oft länger, als den Text selbst zu übersetzen.
Deshalb geht es bei der Wahl des Werkzeugs nicht nur um „Darf ich Kundendaten dort hochladen?“, sondern auch um „Wie viel Arbeit bleibt danach?“.
„Aber ich füge nur einen Schnipsel ein“
Der häufigste Einwand: „Ich lade nicht das ganze Dokument hoch, nur einen unklaren Absatz.“ Nach der DSGVO ändert das nichts. Personenbezogene Daten sind alle Informationen über eine Person, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Ein Absatz aus einem ärztlichen Befund mit Diagnose und Geburtsdatum ist bereits ein personenbezogenes Datum — und zwar einer besonderen Kategorie (Art. 9 DSGVO).
Dasselbe gilt für „Anonymisierung auf die Schnelle“. Haben Sie den Nachnamen durch „X“ ersetzt, stehen im Text aber noch Geburtsdatum, Stadt und Aktenzeichen, lässt sich die Person weiterhin identifizieren. Solche Daten bleiben personenbezogen (Erwägungsgrund 26 DSGVO). Echte Anonymisierung liegt vor, wenn die Person mit keinen vernünftigen Mitteln mehr identifiziert werden kann; für ein Dokument, das danach vollständig übersetzt und beglaubigt werden muss, ist das fast nie der Fall.
Warum Sie das nach der DSGVO betrifft
Fügen Sie ein Kundendokument in einen Online-Dienst ein, verarbeitet dieser Dienst personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag — er muss also Ihr Auftragsverarbeiter sein. Die DSGVO verlangt:
- nur einen Auftragsverarbeiter zu wählen, der hinreichende Garantien für den Datenschutz bietet (Art. 28 Abs. 1 DSGVO);
- mit ihm einen Auftragsverarbeitungsvertrag zu schließen (Art. 28 Abs. 3 DSGVO);
- Daten nicht für Zwecke zu verarbeiten, die mit dem ursprünglichen unvereinbar sind (Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO — Zweckbindung). Das Training eines fremden Modells mit Kundendokumenten hat mit dem Zweck „das Dokument übersetzen“ nichts zu tun;
- dem Kunden mitzuteilen, an wen seine Daten gehen (Art. 13 Abs. 1 lit. e DSGVO).
Verbieten die Bedingungen des Dienstes ausdrücklich das Hochladen personenbezogener Daten oder sehen sie Training damit vor, lassen sich diese Anforderungen nicht erfüllen — so bequem der Knopf auch sein mag. Und arbeiten Sie als Auftragsverarbeiter für ein Büro, kommt eine weitere Bedingung hinzu: Einen eigenen Unterauftragnehmer, auch einen Online-Dienst, dürfen Sie nur mit Genehmigung des Büros einsetzen (Art. 28 Abs. 2 DSGVO).
Nicht nur Übersetzungs-Websites
Dieselbe Frage sollten Sie überall stellen, wohin der Text eines Dokuments geht:
- maschinelle Übersetzung in einem Übersetzungsprogramm oder Textverarbeitungsprogramm — sie schickt den Text oft an denselben externen Dienst;
- Browsererweiterungen, die eine Seite oder einen markierten Abschnitt übersetzen;
- KI-Chatbots, die man „schnell fragt, wie man das übersetzt“;
- Texterkennung auf einem Foto über einen Online-Dienst.
Für jedes davon — dieselben fünf Fragen unten. Eine kostenpflichtige Version garantiert für sich genommen nichts: Bei manchen Diensten gelten tatsächlich andere Bedingungen, bei anderen nicht. Entscheidend ist der Text der Bedingungen, nicht der Preis.
So prüfen Sie jeden Dienst in fünf Minuten
Öffnen Sie Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung und suchen Sie Antworten auf fünf Fragen:
- Dürfen personenbezogene Daten hochgeladen werden?
- Werden Texte zum Training von Modellen verwendet?
- Wie lange werden Texte gespeichert, und können Sie sie selbst löschen?
- Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO?
- Wo werden die Daten verarbeitet — in der EU oder außerhalb?
Gibt es auch nur auf eine Frage keine klare Antwort, gehört ein Kundendokument dort nicht hin.
Wenn ein Dokument schon dort gelandet ist
Das kommt vor. Hauptsache, man tut nicht so, als wäre nichts geschehen:
- löschen Sie im Dienst alles, was Sie selbst löschen können: Verlauf, gespeicherte Texte, hochgeladene Dateien;
- notieren Sie, was genau wann wohin gelangt ist;
- prüfen Sie, ob eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten vorliegt (Art. 4 Nr. 12 DSGVO). Wenn ja, hat der Verantwortliche 72 Stunden für die Meldung an die Aufsichtsbehörde (Art. 33 Abs. 1 DSGVO), es sei denn, ein Risiko für die Person ist unwahrscheinlich. Arbeiten Sie für ein Büro, informieren Sie das Büro unverzüglich (Art. 33 Abs. 2 DSGVO);
- für die Zukunft — wählen Sie ein Werkzeug, das alle fünf Fragen beantwortet.
Was Sie dem Kunden sagen, wenn er fragt
Fragt ein Kunde, ob Sie maschinelle Übersetzung nutzen, ist eine ehrliche Antwort stärker als ein Leugnen: „Ja, ich nutze sie — aber nur einen Dienst, der die Daten vertraglich in der EU verarbeitet, keine Modelle damit trainiert und das Dokument nach der Arbeit löscht. Jedes Wort der Übersetzung prüfe und beglaubige ich persönlich.“ Mehr zu einem solchen Gespräch im Artikel „„Sind meine Daten sicher?“ — was Sie dem Kunden antworten“.
Wie es bei Lingverra funktioniert
Lingverra ist für amtliche Dokumente gemacht — und damit auch für die personenbezogenen Daten darin. Die Antworten auf alle fünf Fragen stehen in seinen öffentlichen Dokumenten:
- Ja, genau dafür ist der Dienst gedacht.
- Nein. Die Übersetzung erfolgt in der EU auf einer Infrastruktur, die Anfragen und Antworten nicht speichert und nicht an den Modellentwickler weitergibt.
- 72 Stunden nach Bereitstellung oder jederzeit manuell; die Löschung ist kryptografisch.
- Ja, er gilt automatisch für jedes Konto.
- In der EU; alle Unterauftragsverarbeiter sind öffentlich aufgeführt.
Vor allem aber: Am Ende steht kein Text, sondern ein Dokument:
- die Übersetzung im Layout des Originals: Spalten, Tabellen, die Position von Stempeln und Siegeln werden im Dokument wiedergegeben — das Layout muss nicht neu gebaut werden;
- zweifelhafte Stellen sind markiert, nicht geraten — Sie prüfen genau diese;
- Namen und Kyrillisch werden nach geltenden Standards transliteriert (ISO 9 oder Schreibweise im Pass);
- Original und Übersetzung nebeneinander im zweigeteilten Editor, Korrekturen direkt im erhaltenen Layout;
- der Bestätigungsvermerk nach den Regeln Ihres Landes und Ihr Stempel — im Export als PDF oder Word.
Prüfung, Beglaubigung und Verantwortung bleiben bei Ihnen — Lingverra übernimmt die Routine und erledigt sie so, wie es die DSGVO verlangt.
Ausführlich und mit Verweisen auf die DSGVO — im Artikel „Wohin das Dokument Ihres Kunden geht, wenn Sie mit Lingverra übersetzen“.
Kurz gesagt
- Ein kostenloser Übersetzer ist für Texte ohne fremde personenbezogene Daten. Seine eigenen Bedingungen sagen das oft direkt.
- „Nur ein Absatz“ und „der Nachname ist entfernt“ machen Daten nicht anonym.
- Vor dem Hochladen eines Dokuments — fünf Fragen an die Bedingungen des Dienstes. Keine Antwort — kein Hochladen.
- Versehentlich dort gelandet — löschen, festhalten, als möglichen Vorfall bewerten.
- Achten Sie bei der Wahl des Werkzeugs nicht nur auf den Datenschutz, sondern auch auf das Ergebnis: Text oder ein beglaubigungsfertiges Dokument im Layout des Originals.
Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO)
Liste der Unterauftragsverarbeiter
Weiterlesen: Wohin das Dokument Ihres Kunden geht, wenn Sie mit Lingverra übersetzen
Weiterlesen: „Sind meine Daten sicher?“ — was Sie dem Kunden antworten