Odpoveď na prvú otázku býva v podmienkach používania a zásadách ochrany osobných údajov samotnej služby. Oplatí sa ich prečítať skôr, než tam vložíte dokument klienta. O druhej — nižšie.
Príklad: čo píše samotná služba
Vezmime jeden z najobľúbenejších prekladačov v Európe — DeepL. Jeho podmienky pre bezplatnú verziu sú napísané priamo a čestne.
V podmienkach používania (Terms of Use, znenie z novembra 2024) sa uvádza:
“you may not use the Free Services for processing content containing confidential or personal data of any kind”
— teda bezplatné služby sa nesmú používať na spracúvanie obsahu s dôvernými alebo osobnými údajmi akéhokoľvek druhu. A ďalej:
“The provision of content containing confidential and/or personal data is only allowed within a DeepL Pro subscription”
— poskytovať takýto obsah je dovolené len v rámci plateného predplatného.
V zásadách ochrany osobných údajov (znenie z októbra 2026, oddiel 3) sa o bezplatnom prekladači píše, že nahraté texty a ich preklady sa uchovávajú „for a limited period of time“ — počas obmedzeného času — a používajú sa, aby „train and improve our neural networks and algorithms“, teda na trénovanie a zlepšovanie neurónových sietí služby. Týka sa to aj opráv, ktoré používateľ urobí v navrhnutom preklade.
Pre platenú verziu platia iné podmienky: podľa tých istých zásad (oddiel 4) sa texty po poskytnutí služby vymažú a na zlepšovanie služby sa nepoužívajú.
Nie je to výčitka službe — priamo upozorňuje. Problém nastáva, keď tieto riadky nikto nečíta.
Druhá polovica práce: preklad ešte nie je dokument
Povedzme, že ste našli službu, ktorej možno zveriť osobné údaje. Zostáva to, čo súdnemu prekladateľovi zaberie najviac času. Online prekladač vracia text. Klient však potrebuje dokument: s tabuľkami tam, kde sú v origináli, s poznámkou o každej pečati a pečiatke na svojom mieste, s podpismi a ručnými poznámkami, s menami v správnej transliterácii a s vašou prekladateľskou doložkou. Takéto rozloženie ručne obnoviť často trvá dlhšie ako preložiť samotný text.
Preto výber nástroja nie je len otázka „smiem tam nahrať údaje klienta“, ale aj „koľko práce po ňom zostane“.
„Ale vkladám len kúsok“
Najčastejšia námietka: „Nenahrávam celý dokument, len nejasný odsek.“ Podľa GDPR to nič nemení. Osobné údaje sú akékoľvek informácie o človeku, ktorého možno priamo či nepriamo identifikovať (čl. 4 bod 1 GDPR). Odsek z lekárskej správy s diagnózou a dátumom narodenia už je osobný údaj — a to osobitnej kategórie (čl. 9 GDPR).
To isté platí pre „rýchlu anonymizáciu“. Ak ste priezvisko nahradili písmenom „X“, ale v texte zostal dátum narodenia, mesto a spisová značka, človeka stále možno určiť. Takéto údaje zostávajú osobnými (odôvodnenie 26 GDPR). Skutočná anonymizácia je, keď človeka nemožno určiť žiadnymi rozumnými prostriedkami; pri dokumente, ktorý treba potom celý preložiť a overiť, to tak takmer nikdy nie je.
Prečo sa vás to podľa GDPR týka
Keď vložíte dokument klienta do online služby, táto služba spracúva osobné údaje vaším menom — teda musí byť vaším sprostredkovateľom. GDPR vyžaduje:
- vyberať len takého sprostredkovateľa, ktorý poskytuje dostatočné záruky ochrany údajov (čl. 28 ods. 1 GDPR);
- uzavrieť s ním zmluvu o spracúvaní osobných údajov (čl. 28 ods. 3 GDPR);
- nespracúvať údaje na účely nezlučiteľné s pôvodným (čl. 5 ods. 1 písm. b) GDPR — obmedzenie účelu). Trénovanie cudzieho modelu na dokumentoch klienta nemá s účelom „preložiť dokument“ nič spoločné;
- oznámiť klientovi, komu sa jeho údaje poskytujú (čl. 13 ods. 1 písm. e) GDPR).
Ak podmienky služby výslovne zakazujú nahrávať osobné údaje alebo počítajú s trénovaním na nich, tieto požiadavky splniť nemožno — nech je tlačidlo akékoľvek pohodlné. A ak pracujete pre agentúru ako sprostredkovateľ, pribúda ďalšia podmienka: vlastného subdodávateľa vrátane online služby môžete zapojiť len so súhlasom agentúry (čl. 28 ods. 2 GDPR).
Nielen prekladateľské weby
Rovnakú otázku je dobré položiť všade, kam text dokumentu putuje:
- strojový preklad zabudovaný v prekladateľskom programe alebo textovom editore — často posiela text tej istej externej službe;
- rozšírenia prehliadača, ktoré prekladajú stránku alebo označený úsek;
- chatboty s umelou inteligenciou, ktorých sa „rýchlo opýtate, ako to preložiť“;
- rozpoznávanie textu z fotografie cez online službu.
Pre každý z nich — rovnakých päť otázok nižšie. Platená verzia sama osebe nič nezaručuje: pri niektorých službách sú platené podmienky naozaj iné, pri iných nie. Rozhoduje text podmienok, nie cena.
Ako preveriť akúkoľvek službu za päť minút
Otvorte podmienky používania a zásady ochrany osobných údajov a nájdite odpovede na päť otázok:
- Je dovolené nahrávať osobné údaje?
- Používajú sa texty na trénovanie modelov?
- Ako dlho sa texty uchovávajú a môžete ich vymazať sami?
- Existuje zmluva o spracúvaní osobných údajov podľa čl. 28 GDPR?
- Kde sa údaje spracúvajú — v EÚ, alebo mimo nej?
Ak chýba jasná odpoveď hoci len na jednu otázku, dokument klienta tam nahrávať netreba.
Ak sa tam dokument už dostal
Stáva sa to. Hlavné je netváriť sa, že sa nič nestalo:
- vymažte v službe všetko, čo môžete vymazať sami: históriu, uložené texty, nahraté súbory;
- zapíšte si, čo presne, kedy a kam sa dostalo;
- posúďte, či nejde o porušenie ochrany osobných údajov (čl. 4 bod 12 GDPR). Ak áno, prevádzkovateľ má 72 hodín na oznámenie dozornému orgánu (čl. 33 ods. 1 GDPR), pokiaľ nie je riziko pre človeka nepravdepodobné. Ak pracujete pre agentúru, informujte agentúru bez zbytočného odkladu (čl. 33 ods. 2 GDPR);
- do budúcnosti — vyberte nástroj, ktorý odpovedá na všetkých päť otázok.
Čo povedať klientovi, keď sa opýta
Ak sa klient pýta, či používate strojový preklad, čestná odpoveď je silnejšia ako zapieranie: „Áno, používam — ale len službu, ktorá zmluvne spracúva údaje v EÚ, netrénuje na nich modely a dokument po práci vymaže. Každé slovo prekladu osobne kontrolujem a overujem.“ Viac o takomto rozhovore v článku „„Sú moje údaje v bezpečí?“ — čo odpovedať klientovi“.
Ako to funguje v Lingverra
Lingverra je vytvorená pre úradné dokumenty — a teda aj pre osobné údaje v nich. Odpovede na všetkých päť otázok sú v jej verejných dokumentoch:
- Áno, práve na to je služba určená.
- Nie. Preklad prebieha v EÚ na infraštruktúre, ktorá neuchováva požiadavky a odpovede a neodovzdáva ich vývojárovi modelu.
- 72 hodín po vydaní alebo ručne kedykoľvek; vymazanie je kryptografické.
- Áno, platí automaticky pre každé konto.
- V EÚ; všetci ďalší sprostredkovatelia sú uvedení verejne.
Hlavné však je, že na výstupe nie je text, ale dokument:
- preklad v rozložení originálu: stĺpce, tabuľky a umiestnenie pečiatok a pečatí sa v dokumente reprodukujú — rozloženie netreba stavať odznova;
- sporné miesta sú zvýraznené, nie odhadnuté — kontrolujete práve ich;
- mená a cyrilika sa prepisujú podľa platných noriem (ISO 9 alebo pasový zápis);
- originál a preklad vedľa seba v dvojpanelovom editore, úpravy priamo na zachovanom rozložení;
- prekladateľská doložka podľa pravidiel vašej krajiny a vaša pečiatka — v exporte do PDF alebo Wordu.
Kontrola, overenie a zodpovednosť zostávajú na vás — Lingverra preberá rutinu a robí ju tak, ako to vyžaduje GDPR.
Podrobne a s odkazmi na GDPR — v článku „Kam putuje dokument vášho klienta, keď prekladáte s Lingverra“.
V skratke
- Bezplatný prekladač je pre texty bez cudzích osobných údajov. Jeho vlastné podmienky to často hovoria priamo.
- „Len odsek“ a „priezvisko odstránené“ z údajov anonymné nerobí.
- Pred nahratím dokumentu — päť otázok k podmienkam služby. Žiadna odpoveď — žiadne nahratie.
- Dostalo sa to tam omylom — vymazať, zapísať, posúdiť ako možný incident.
- Pri výbere nástroja hľaďte nielen na ochranu údajov, ale aj na výsledok: text, alebo dokument pripravený na overenie v rozložení originálu.
Zmluva o spracúvaní osobných údajov (čl. 28 GDPR)
Zoznam ďalších sprostredkovateľov
Prečítajte si aj: Kam putuje dokument vášho klienta, keď prekladáte s Lingverra
Prečítajte si aj: „Sú moje údaje v bezpečí?“ — čo odpovedať klientovi