Traducteur en ligne gratuit et documents clients : ce que disent les conditions

La réponse à la première question figure généralement dans les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité du service lui-même. Mieux vaut les lire avant d'y coller le document d'un client. Pour la seconde — voir plus bas.

Un exemple : ce que dit le service lui-même

Prenons l'un des traducteurs les plus populaires en Europe — DeepL. Ses conditions pour la version gratuite sont rédigées de façon claire et honnête.

Les conditions d'utilisation (Terms of Use, version de novembre 2024) indiquent :

“you may not use the Free Services for processing content containing confidential or personal data of any kind”

— autrement dit, les services gratuits ne peuvent pas être utilisés pour traiter un contenu comportant des données confidentielles ou personnelles de quelque nature que ce soit. Et plus loin :

“The provision of content containing confidential and/or personal data is only allowed within a DeepL Pro subscription”

— fournir un tel contenu n'est autorisé que dans le cadre d'un abonnement payant.

La politique de confidentialité (version d'octobre 2026, section 3) précise, pour le traducteur gratuit, que les textes téléversés et leurs traductions sont conservés « for a limited period of time » — pendant une durée limitée — et utilisés pour « train and improve our neural networks and algorithms », c'est-à-dire pour entraîner et améliorer les réseaux neuronaux du service. Cela vaut aussi pour les corrections que l'utilisateur apporte à la traduction proposée.

Pour la version payante, les conditions sont différentes : selon la même politique (section 4), les textes sont supprimés une fois le service fourni et ne servent pas à améliorer le service.

Ce n'est pas un reproche au service — il prévient clairement. Le problème naît quand personne ne lit ces lignes.

L'autre moitié du travail : une traduction n'est pas encore un document

Admettons que vous ayez trouvé un service auquel on peut confier des données personnelles. Reste ce qui prend le plus de temps à un traducteur assermenté. Un traducteur en ligne renvoie du texte. Or le client a besoin d'un document : avec les tableaux au même endroit que dans l'original, la mention de chaque sceau et de chaque tampon à sa place, les signatures et annotations manuscrites, les noms dans la bonne translittération et votre mention de certification. Reconstituer une telle mise en page à la main prend souvent plus de temps que de traduire le texte lui-même.

Voilà pourquoi choisir un outil, ce n'est pas seulement « puis-je y téléverser les données du client », mais aussi « combien de travail restera-t-il après lui ».

« Mais je ne colle qu’un petit bout »

L'objection la plus fréquente : « Je ne téléverse pas tout le document, seulement un paragraphe que je ne comprends pas. » Au regard du RGPD, cela ne change rien. Les données personnelles sont toute information relative à une personne identifiable directement ou indirectement (art. 4(1) RGPD). Un paragraphe d'un compte rendu médical avec un diagnostic et une date de naissance constitue déjà des données personnelles — et même d'une catégorie particulière (art. 9 RGPD).

Il en va de même pour l'« anonymisation à la va-vite ». Si vous avez remplacé le nom de famille par « X » mais que la date de naissance, la ville et le numéro de dossier restent dans le texte, la personne reste identifiable. Ces données restent personnelles (considérant 26 du RGPD). Une véritable anonymisation, c'est quand la personne ne peut être identifiée par aucun moyen raisonnable ; pour un document qu'il faut ensuite traduire et certifier en entier, ce n'est presque jamais le cas.

Pourquoi cela vous concerne au regard du RGPD

Quand vous collez le document d'un client dans un service en ligne, ce service traite des données personnelles pour votre compte — il doit donc être votre sous-traitant. Le RGPD exige :

• de ne choisir qu'un sous-traitant présentant des garanties suffisantes de protection des données (art. 28(1) RGPD) ;
• de conclure avec lui un contrat de sous-traitance (art. 28(3) RGPD) ;
• de ne pas traiter les données à des fins incompatibles avec la finalité initiale (art. 5(1)(b) RGPD — limitation des finalités). Entraîner le modèle d'un tiers sur les documents d'un client n'a rien à voir avec la finalité « traduire le document » ;
• d'informer le client des destinataires de ses données (art. 13(1)(e) RGPD).

Si les conditions du service interdisent expressément de téléverser des données personnelles ou prévoient un entraînement sur celles-ci, ces exigences ne peuvent pas être respectées — aussi pratique que soit le bouton. Et si vous travaillez pour une agence en tant que sous-traitant, une condition s'ajoute : vous ne pouvez faire appel à votre propre sous-traitant, y compris un service en ligne, qu'avec l'autorisation de l'agence (art. 28(2) RGPD).

Pas seulement les sites de traduction

La même question se pose partout où va le texte d'un document :

• la traduction automatique intégrée à un logiciel de traduction ou à un traitement de texte — elle envoie souvent le texte au même service externe ;
• les extensions de navigateur qui traduisent une page ou un passage sélectionné ;
• les chatbots d'intelligence artificielle auxquels on « demande vite comment traduire ça » ;
• la reconnaissance de texte sur une photo via un service en ligne.

Pour chacun — les cinq mêmes questions ci-dessous. Une version payante ne garantit rien en soi : certains services ont réellement d'autres conditions payantes, d'autres non. Ce qui compte, c'est le texte des conditions, pas le prix.

Vérifier n’importe quel service en cinq minutes

Ouvrez les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité et trouvez la réponse à cinq questions :

1. Le téléversement de données personnelles est-il autorisé ?
2. Les textes servent-ils à entraîner des modèles ?
3. Combien de temps les textes sont-ils conservés, et pouvez-vous les supprimer vous-même ?
4. Existe-t-il un contrat de sous-traitance au sens de l'art. 28 du RGPD ?
5. Où les données sont-elles traitées — dans l'UE ou en dehors ?

S'il n'y a pas de réponse claire à une seule de ces questions, le document d'un client ne doit pas y être téléversé.

Si un document y est déjà passé

Cela arrive. L'essentiel est de ne pas faire comme si de rien n'était :

• supprimez dans le service tout ce que vous pouvez supprimer vous-même : l'historique, les textes enregistrés, les fichiers téléversés ;
• notez ce qui est parti, quand et où ;
• évaluez s'il s'agit d'une violation de données personnelles (art. 4(12) RGPD). Si oui, le responsable du traitement dispose de 72 heures pour notifier l'autorité de contrôle (art. 33(1) RGPD), sauf si le risque pour la personne est peu probable. Si vous travaillez pour une agence, prévenez-la dans les meilleurs délais (art. 33(2) RGPD) ;
• pour l'avenir — choisissez un outil qui répond aux cinq questions.

Que dire au client s’il pose la question

Si un client demande si vous utilisez la traduction automatique, une réponse honnête vaut mieux qu'un démenti : « Oui, j'en utilise une — mais uniquement un service qui, par contrat, traite les données dans l'UE, n'entraîne pas de modèles sur elles et supprime le document après le travail. Chaque mot de la traduction, je le vérifie et le certifie personnellement. » Pour en savoir plus sur ce type d'échange : l'article « « Mes données sont-elles en sécurité ? » — que répondre au client ».

Comment cela fonctionne dans Lingverra

Lingverra est conçu pour les documents officiels — et donc pour les données personnelles qu'ils contiennent. Les réponses aux cinq questions figurent dans ses documents publics :

1. Oui, c'est précisément la vocation du service.
2. Non. La traduction a lieu dans l'UE sur une infrastructure qui ne conserve pas les requêtes et les réponses et ne les transmet pas au développeur du modèle.
3. 72 heures après la remise ou manuellement à tout moment ; la suppression est cryptographique.
4. Oui, il s'applique automatiquement à chaque compte.
5. Dans l'UE ; tous les sous-traitants ultérieurs sont listés publiquement.

Mais surtout, à la sortie, ce n'est pas un texte, c'est un document :

• la traduction dans la mise en page de l'original : colonnes, tableaux, emplacement des tampons et des sceaux sont reproduits dans le document — inutile de reconstruire la mise en page ;
• les passages douteux sont surlignés, pas devinés — c'est précisément eux que vous vérifiez ;
• les noms et le cyrillique sont translittérés selon les normes en vigueur (ISO 9 ou graphie du passeport) ;
• l'original et la traduction côte à côte dans un éditeur à deux volets, avec des corrections directement sur la mise en page conservée ;
• la mention de certification selon les règles de votre pays et votre cachet — dans l'export PDF ou Word.

La vérification, la certification et la responsabilité restent les vôtres — Lingverra prend en charge la routine et le fait comme le RGPD l'exige.

En détail et avec les références au RGPD — dans l'article « Où va le document de votre client quand vous traduisez avec Lingverra ».

En bref

• Un traducteur gratuit, c'est pour des textes sans données personnelles d'autrui. Ses propres conditions le disent souvent clairement.
• « Juste un paragraphe » et « le nom de famille a été retiré » ne rendent pas les données anonymes.
• Avant de téléverser un document — cinq questions aux conditions du service. Pas de réponse — pas de téléversement.
• Passé par erreur — supprimer, consigner, évaluer comme un incident possible.
• En choisissant un outil, regardez non seulement la protection des données, mais aussi le résultat : un texte ou un document prêt à certifier dans la mise en page de l'original.

Contrat de sous-traitance (art. 28 RGPD)

Liste des sous-traitants ultérieurs

À lire aussi : Où va le document de votre client quand vous traduisez avec Lingverra

À lire aussi : « Mes données sont-elles en sécurité ? » — que répondre au client