Odpowiedź na pierwsze pytanie zwykle jest w regulaminie i polityce prywatności samej usługi. Warto je przeczytać, zanim wklei się tam dokument klienta. O drugim — niżej.
Przykład: co pisze sama usługa
Weźmy jeden z najpopularniejszych tłumaczy w Europie — DeepL. Jego warunki dla wersji darmowej są napisane wprost i uczciwie.
W regulaminie (Terms of Use, wersja z listopada 2024 r.) czytamy:
“you may not use the Free Services for processing content containing confidential or personal data of any kind”
— czyli darmowych usług nie wolno używać do przetwarzania treści zawierających poufne lub osobowe dane jakiegokolwiek rodzaju. I dalej:
“The provision of content containing confidential and/or personal data is only allowed within a DeepL Pro subscription”
— przekazywanie takich treści jest dozwolone wyłącznie w ramach płatnej subskrypcji.
W polityce prywatności (wersja z października 2026 r., sekcja 3) o darmowym tłumaczu napisano, że przesłane teksty i ich tłumaczenia są przechowywane „for a limited period of time” — przez ograniczony czas — i wykorzystywane, by „train and improve our neural networks and algorithms”, czyli do trenowania i ulepszania sieci neuronowych usługi. Dotyczy to także poprawek, które użytkownik wprowadza do zaproponowanego tłumaczenia.
Dla wersji płatnej warunki są inne: według tej samej polityki (sekcja 4) po wykonaniu usługi teksty są usuwane i nie służą do ulepszania usługi.
To nie zarzut wobec usługi — ona wprost ostrzega. Problem pojawia się wtedy, gdy nikt nie czyta tych linijek.
Druga połowa pracy: tłumaczenie to jeszcze nie dokument
Załóżmy, że jest usługa, której można powierzyć dane osobowe. Zostaje to, co zabiera tłumaczowi przysięgłemu najwięcej czasu. Tłumacz online zwraca tekst. A klient potrzebuje dokumentu: z tabelami tam, gdzie są w oryginale, z opisem każdej pieczęci i stempla na swoim miejscu, z podpisami i odręcznymi adnotacjami, z nazwiskami w poprawnej transliteracji i z Twoją formułą poświadczenia. Odtworzenie takiego układu ręcznie często trwa dłużej niż przetłumaczenie samego tekstu.
Dlatego wybór narzędzia to nie tylko „czy można tam wgrywać dane klienta”, ale też „ile pracy zostanie po nim”.
„Ale wklejam tylko kawałek”
Najczęstszy argument: „Nie wgrywam całego dokumentu, tylko niezrozumiały akapit”. Z punktu widzenia RODO to niczego nie zmienia. Dane osobowe to wszelkie informacje o osobie, którą można zidentyfikować bezpośrednio lub pośrednio (art. 4 pkt 1 RODO). Akapit z opinii lekarskiej z diagnozą i datą urodzenia to już dane osobowe, i to szczególnej kategorii (art. 9 RODO).
Tak samo z „anonimizacją na szybko”. Jeśli zastąpiono nazwisko literą „X”, ale w tekście została data urodzenia, miasto i sygnatura sprawy, osobę nadal można ustalić. Takie dane pozostają danymi osobowymi (motyw 26 RODO). Prawdziwa anonimizacja jest wtedy, gdy osoby nie da się zidentyfikować żadnymi rozsądnymi środkami; dla dokumentu, który trzeba potem przetłumaczyć i poświadczyć w całości, prawie nigdy tak nie jest.
Dlaczego dotyczy to Ciebie na gruncie RODO
Gdy wklejasz dokument klienta do usługi online, ta usługa przetwarza dane osobowe w Twoim imieniu — czyli musi być Twoim podmiotem przetwarzającym. RODO wymaga:
- wybierać tylko taki podmiot przetwarzający, który zapewnia wystarczające gwarancje ochrony danych (art. 28 ust. 1 RODO);
- zawrzeć z nim umowę powierzenia przetwarzania danych (art. 28 ust. 3 RODO);
- nie przetwarzać danych w celach niezgodnych z pierwotnym (art. 5 ust. 1 lit. b RODO — ograniczenie celu). Trenowanie cudzego modelu na dokumentach klienta nie ma nic wspólnego z celem „przetłumaczyć dokument”;
- informować klienta, komu przekazywane są jego dane (art. 13 ust. 1 lit. e RODO).
Jeśli warunki usługi wprost zabraniają wgrywania danych osobowych albo przewidują trenowanie na nich, spełnienie tych wymogów jest niemożliwe — choćby przycisk był nie wiadomo jak wygodny. A jeśli pracujesz dla biura jako podmiot przetwarzający, dochodzi jeszcze jeden warunek: własnego podwykonawcę, w tym usługę online, możesz zaangażować tylko za zgodą biura (art. 28 ust. 2 RODO).
Nie tylko strony z tłumaczami
To samo pytanie warto zadać wszędzie, dokąd trafia tekst dokumentu:
- tłumaczenie maszynowe wbudowane w program do tłumaczenia lub edytor tekstu — często wysyła tekst do tej samej zewnętrznej usługi;
- rozszerzenia przeglądarki, które tłumaczą stronę lub zaznaczony fragment;
- czatboty ze sztuczną inteligencją, które „szybko się pyta, jak to przetłumaczyć”;
- rozpoznawanie tekstu ze zdjęcia przez usługę online.
Dla każdego — te same pięć pytań poniżej. Wersja płatna sama w sobie niczego nie gwarantuje: w jednych usługach płatne warunki faktycznie są inne, w innych — nie. Decyduje treść warunków, a nie cena.
Jak sprawdzić dowolną usługę w pięć minut
Otwórz regulamin i politykę prywatności i znajdź odpowiedzi na pięć pytań:
- Czy wolno wgrywać dane osobowe?
- Czy teksty służą do trenowania modeli?
- Jak długo przechowywane są teksty i czy można je usunąć samodzielnie?
- Czy jest umowa powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO?
- Gdzie przetwarzane są dane — w UE czy poza nią?
Brak jasnej odpowiedzi choćby na jedno pytanie — dokumentu klienta nie warto tam wgrywać.
Jeśli dokument już tam trafił
Zdarza się. Najważniejsze — nie udawać, że nic się nie stało:
- usuń w usłudze wszystko, co możesz usunąć samodzielnie: historię, zapisane teksty, przesłane pliki;
- zapisz, co dokładnie, kiedy i dokąd trafiło;
- oceń, czy nie jest to naruszenie ochrony danych osobowych (art. 4 pkt 12 RODO). Jeśli tak — administrator ma 72 godziny na zgłoszenie naruszenia organowi nadzorczemu (art. 33 ust. 1 RODO), chyba że ryzyko dla osoby jest mało prawdopodobne. Pracujesz dla biura — poinformuj biuro bez zbędnej zwłoki (art. 33 ust. 2 RODO);
- na przyszłość — wybierz narzędzie, które odpowiada na wszystkie pięć pytań.
Co powiedzieć klientowi, jeśli zapyta
Jeśli klient pyta, czy korzystasz z tłumaczenia maszynowego, uczciwa odpowiedź jest mocniejsza niż zaprzeczenie: „Tak, korzystam — ale tylko z usługi, która umownie przetwarza dane w UE, nie trenuje na nich modeli i usuwa dokument po pracy. Każde słowo tłumaczenia sprawdzam i poświadczam osobiście”. Więcej o takiej rozmowie — w artykule „„Czy moje dane są bezpieczne?” — co odpowiedzieć klientowi”.
Jak to działa w Lingverra
Lingverra powstała dla dokumentów urzędowych — a więc także dla danych osobowych, które w nich są. Odpowiedzi na wszystkie pięć pytań są w jej publicznych dokumentach:
- Tak, właśnie do tego usługa jest przeznaczona.
- Nie. Tłumaczenie odbywa się w UE na infrastrukturze, która nie przechowuje zapytań i odpowiedzi i nie przekazuje ich twórcy modelu.
- 72 godziny po wydaniu lub ręcznie w dowolnej chwili; usunięcie jest kryptograficzne.
- Tak, obowiązuje automatycznie dla każdego konta.
- W UE; wszystkie podmioty podprzetwarzające są wymienione publicznie.
Ale najważniejsze — na wyjściu nie ma tekstu, jest dokument:
- tłumaczenie w układzie oryginału: kolumny, tabele, położenie stempli i pieczęci są odtwarzane w dokumencie — układu nie trzeba budować od nowa;
- wątpliwe miejsca są wyróżnione, a nie zgadywane — sprawdzasz właśnie je;
- imiona, nazwiska i cyrylica są transliterowane według obowiązujących standardów (ISO 9 lub zapis paszportowy);
- oryginał i tłumaczenie obok siebie w dwupanelowym edytorze, poprawki wprost na zachowanym układzie;
- formuła poświadczenia według zasad Twojego kraju i Twoja pieczęć — w eksporcie do PDF lub Word.
Sprawdzenie, poświadczenie i odpowiedzialność pozostają po Twojej stronie — Lingverra bierze na siebie rutynę i robi to tak, jak wymaga RODO.
Szczegółowo i z odwołaniami do RODO — w artykule „Dokąd trafia dokument Twojego klienta, gdy tłumaczysz w Lingverra”.
W skrócie
- Darmowy tłumacz — do tekstów bez cudzych danych osobowych. Jego własne warunki często mówią to wprost.
- „Tylko akapit” i „nazwisko usunięte” nie czynią danych anonimowymi.
- Przed wgraniem dokumentu — pięć pytań do warunków usługi. Brak odpowiedzi — brak wgrania.
- Trafiło tam przez pomyłkę — usunąć, zapisać, ocenić jako możliwy incydent.
- Wybierając narzędzie, patrz nie tylko na ochronę danych, ale i na wynik: tekst czy gotowy do poświadczenia dokument w układzie oryginału.
Umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO)
Lista podmiotów podprzetwarzających
Przeczytaj też: Dokąd trafia dokument Twojego klienta, gdy tłumaczysz w Lingverra
Przeczytaj też: „Czy moje dane są bezpieczne?” — co odpowiedzieć klientowi