Waar het document van uw klant heen gaat als u met Lingverra vertaalt

Waarom dit uw vraag is, niet alleen de onze

Volgens de AVG is in de eerste plaats verantwoordelijk voor de gegevens van de klant wie beslist waarom en hoe ze worden verwerkt — dat bent u. Schakelt u daarvoor een dienst in, dan verlangt de wet dat u een verwerker kiest die voldoende garanties biedt voor gegevensbescherming, en met hem een verwerkersovereenkomst sluit (art. 28 AVG). Eenvoudig gezegd: u hebt het recht — en de plicht — te weten wat er met een document gebeurt nadat het is geüpload.

De weg van het document, stap voor stap

1. Uploaden. Het document komt in uw persoonlijke account en is alleen voor u toegankelijk. Het wordt meteen versleuteld — met een eigen sleutel, apart voor elk document.
2. Vertaling. Het document wordt in de Europese Unie verwerkt en niet daarbuiten doorgegeven. De vertaling wordt gemaakt door een AI-model op infrastructuur die verzoeken en antwoorden niet bewaart en niet doorgeeft aan de ontwikkelaar van het model. Op uw documenten worden geen modellen getraind.
3. Resultaat. U ontvangt de vertaling in de opmaak van het origineel: tabellen, blokken en stempels op hun plaats. Passages die het model onzeker heeft gelezen, zijn gemarkeerd — die controleert u eerst. Correctie, handtekening en stempel blijven bij u.
4. Verwijdering. Origineel en vertaling worden 72 uur na levering automatisch verwijderd, of op elk moment handmatig als u het eerder wilt. De verwijdering is cryptografisch — zie hieronder.

Hoe wij uw documenten beschermen — en waarop dat berust

• Een aparte sleutel voor elk document (art. 32(1)(a) AVG — versleuteling). Elk document — zowel het origineel als de vertaling — wordt versleuteld met een eigen sleutel, niet een die het hele account deelt en niet een die voor iedereen geldt.
• De hoofdsleutel — in de EU en buiten onze servers (art. 32(1)(b), art. 44 AVG). De documentsleutels worden beschermd door een hoofdsleutel die wordt bewaard in de sleutelbeheerdienst AWS KMS in Frankfurt. Hij verlaat die dienst nooit en wordt niet op onze servers opgeslagen: de server kan alleen om ontsleuteling vragen. Werken met sleutels buiten de EU is in de code geblokkeerd.
• Elk gebruik van de sleutel wordt vastgelegd (art. 5(2), art. 32(1)(d) AVG). Elk verzoek aan de hoofdsleutel wordt vastgelegd in een AWS-logboek dat wij niet kunnen wijzigen. Elke 10 minuten vergelijkt het systeem dit logboek met de activiteit van de applicatie zelf. Heeft een andere dienst dan de onze de sleutel gebruikt, kwam een verzoek niet van onze servers of past een ontsleuteling bij geen enkele handeling in de applicatie, dan krijgen wij onmiddellijk een alarm.
• Incidentenlogboek en onderzoek (art. 33(5) AVG). Elk verdacht geval wordt in het incidentenlogboek opgenomen. Vermeldingen kunnen achteraf niet worden gewijzigd — alleen aangevuld. Voor elk geval wordt de oorzaak vastgesteld en vastgelegd.
• 72 uur om de toezichthoudende autoriteit te melden (art. 33(1), art. 34 AVG). Raakt een incident persoonsgegevens, dan geeft de wet 72 uur om het bij de toezichthoudende autoriteit te melden. De termijn wordt automatisch bewaakt: de herinneringen worden dringender naarmate hij nadert. Het besluit om de betrokkenen in te lichten wordt in hetzelfde logboek genomen en vastgelegd.
• Cryptografische verwijdering, geen gewoon wissen (art. 5(1)(e), art. 17 AVG). Origineel en vertaling worden 72 uur na levering automatisch verwijderd, of op elk moment handmatig. Het bestand wordt op de schijf overschreven, maar daar blijft het niet bij: gewoon wissen bereikt geen kopieën — in back-ups, in de interne cellen van de schijf. Daarom wordt samen met het document ook de sleutel vernietigd. Zonder sleutel worden alle kopieën van de versleutelde gegevens, waar ze ook zijn achtergebleven, een reeks willekeurige bytes die niet te lezen is.
• Geen sleutels in back-ups (art. 32(1)(c), art. 25 AVG). De documentsleutels zijn bewust uitgesloten van de databaseback-ups. Een back-up dient om de dienst te herstellen — maar een document valt er niet uit te ontsleutelen.
• Documenten worden niet gebruikt voor training (art. 5(1)(b) AVG — doelbinding). De vertaling vindt plaats in de EU op infrastructuur die verzoeken en antwoorden niet bewaart en niet doorgeeft aan de ontwikkelaar van het model.

Wie bij Lingverra verantwoordelijk is voor de gegevens

Voor de verwerking van persoonsgegevens bij Lingverra zijn wij verantwoordelijk. Met elke gebruiker geldt automatisch een verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG — u hoeft die niet op te vragen of apart te ondertekenen. Alle bedrijven die bij de verwerking betrokken zijn, staan openbaar vermeld: wat elk doet, waar het gevestigd is en op welke grondslag (art. 28(2) en (4) AVG).

En nog iets: wij nemen geen opdrachten aan van uw klanten en concurreren niet met u — de klant, de handtekening en het honorarium blijven van u.

Vijf vragen om aan elke tool te stellen

Wat u ook gebruikt, deze vragen helpen u te beoordelen of u een dienst documenten van klanten kunt toevertrouwen:

1. Is er een verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG?
2. Waar worden de gegevens verwerkt — in de EU of daarbuiten?
3. Worden documenten gebruikt om modellen te trainen?
4. Hoe lang worden documenten bewaard, en kunt u ze zelf verwijderen?
5. Is de lijst van subverwerkers gepubliceerd?

Geven de documenten van de dienst op een van deze vragen geen duidelijk antwoord, dan is dat een reden om op te letten.

Wat u uw klant zegt

Vraagt een klant wat er met zijn documenten gebeurt, dan volstaat een kort antwoord: „Het document wordt in de EU verwerkt, versleuteld met een aparte sleutel, niet gebruikt om AI te trainen en na 72 uur, of op elk moment handmatig, onherroepelijk verwijderd. Met de dienst heb ik een verwerkersovereenkomst volgens de AVG.” Voor uw dossier kunt u de links naar de overeenkomst en naar de lijst van subverwerkers bijvoegen.

Veelgestelde vragen

Verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG)

Lijst van subverwerkers

Lees ook: AI-vertaling en AVG — zo herkent u een veilige dienst

Lees ook: „Zijn mijn gegevens veilig?” — wat u de klant antwoordt