La risposta alla prima domanda di solito si trova nelle condizioni d’uso e nell’informativa sulla privacy del servizio stesso. Conviene leggerle prima di incollarvi il documento di un cliente. Sulla seconda — più avanti.
Un esempio: che cosa scrive il servizio stesso
Prendiamo uno dei traduttori più popolari in Europa — DeepL. Le sue condizioni per la versione gratuita sono scritte in modo chiaro e onesto.
Nelle condizioni d’uso (Terms of Use, versione di novembre 2024) si legge:
“you may not use the Free Services for processing content containing confidential or personal data of any kind”
— cioè i servizi gratuiti non possono essere usati per trattare contenuti con dati riservati o personali di qualsiasi tipo. E più avanti:
“The provision of content containing confidential and/or personal data is only allowed within a DeepL Pro subscription”
— fornire tali contenuti è consentito solo nell’ambito di un abbonamento a pagamento.
Nell’informativa sulla privacy (versione di ottobre 2026, sezione 3) si dice, a proposito del traduttore gratuito, che i testi caricati e le loro traduzioni sono conservati «for a limited period of time» — per un periodo limitato — e usati per «train and improve our neural networks and algorithms», cioè per addestrare e migliorare le reti neurali del servizio. Ciò vale anche per le correzioni che l’utente apporta alla traduzione proposta.
Per la versione a pagamento le condizioni sono diverse: secondo la stessa informativa (sezione 4), dopo l’esecuzione del servizio i testi vengono cancellati e non sono usati per migliorare il servizio.
Non è un rimprovero al servizio — avvisa chiaramente. Il problema nasce quando nessuno legge queste righe.
L’altra metà del lavoro: una traduzione non è ancora un documento
Supponiamo che abbiate trovato un servizio a cui affidare dati personali. Resta ciò che al traduttore giurato richiede più tempo. Un traduttore online restituisce testo. Il cliente invece ha bisogno di un documento: con le tabelle dove sono nell’originale, con l’indicazione di ogni sigillo e timbro al suo posto, con firme e annotazioni a mano, con i nomi nella traslitterazione corretta e con la vostra dichiarazione di certificazione. Ricostruire a mano un simile layout spesso richiede più tempo che tradurre il testo stesso.
Per questo la scelta dello strumento non riguarda solo «posso caricarci i dati del cliente», ma anche «quanto lavoro resterà dopo».
«Ma incollo solo un pezzetto»
L’obiezione più frequente: «Non carico tutto il documento, solo un paragrafo poco chiaro». Per il GDPR non cambia nulla. Sono dati personali tutte le informazioni su una persona identificabile direttamente o indirettamente (art. 4(1) GDPR). Un paragrafo di un referto medico con diagnosi e data di nascita è già un dato personale, e per di più di categoria particolare (art. 9 GDPR).
Lo stesso vale per l’«anonimizzazione alla svelta». Se avete sostituito il cognome con «X», ma nel testo restano la data di nascita, la città e il numero di pratica, la persona resta identificabile. Questi dati restano personali (considerando 26 GDPR). La vera anonimizzazione si ha quando la persona non è identificabile con alcun mezzo ragionevole; per un documento che poi va tradotto e asseverato per intero, non è quasi mai così.
Perché vi riguarda ai sensi del GDPR
Quando incollate il documento di un cliente in un servizio online, quel servizio tratta dati personali per vostro conto — deve quindi essere il vostro responsabile del trattamento. Il GDPR richiede di:
- scegliere solo un responsabile che offra garanzie sufficienti di protezione dei dati (art. 28(1) GDPR);
- stipulare con lui un contratto di trattamento dei dati (art. 28(3) GDPR);
- non trattare i dati per finalità incompatibili con quella originaria (art. 5(1)(b) GDPR — limitazione della finalità). Addestrare il modello di altri sui documenti di un cliente non ha nulla a che vedere con la finalità «tradurre il documento»;
- comunicare al cliente a chi sono trasmessi i suoi dati (art. 13(1)(e) GDPR).
Se le condizioni del servizio vietano espressamente di caricare dati personali o prevedono l’addestramento su di essi, questi requisiti non si possono rispettare — per quanto comodo sia il pulsante. E se lavorate per un’agenzia come responsabili, c’è un’ulteriore condizione: potete ricorrere a un vostro sub-responsabile, compreso un servizio online, solo con l’autorizzazione dell’agenzia (art. 28(2) GDPR).
Non solo i siti di traduzione
La stessa domanda va posta ovunque vada il testo di un documento:
- la traduzione automatica integrata in un programma di traduzione o in un editor di testo — spesso invia il testo allo stesso servizio esterno;
- le estensioni del browser che traducono una pagina o un passaggio selezionato;
- i chatbot di intelligenza artificiale a cui si «chiede al volo come tradurre questo»;
- il riconoscimento del testo su una foto tramite un servizio online.
Per ciascuno — le stesse cinque domande qui sotto. La versione a pagamento di per sé non garantisce nulla: alcuni servizi hanno davvero condizioni diverse a pagamento, altri no. Decide il testo delle condizioni, non il prezzo.
Come verificare qualsiasi servizio in cinque minuti
Aprite le condizioni d’uso e l’informativa sulla privacy e cercate le risposte a cinque domande:
- È consentito caricare dati personali?
- I testi vengono usati per addestrare modelli?
- Per quanto tempo vengono conservati i testi, e potete cancellarli voi stessi?
- Esiste un contratto di trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 GDPR?
- Dove vengono trattati i dati — nell’UE o al di fuori?
Se manca una risposta chiara anche a una sola domanda, il documento di un cliente non va caricato lì.
Se un documento ci è già finito
Succede. L’importante è non fingere che non sia successo nulla:
- cancellate nel servizio tutto ciò che potete cancellare voi stessi: cronologia, testi salvati, file caricati;
- annotate che cosa esattamente è finito dove, e quando;
- valutate se si tratta di una violazione dei dati personali (art. 4(12) GDPR). Se sì, il titolare ha 72 ore per notificarla all’autorità di controllo (art. 33(1) GDPR), salvo che il rischio per la persona sia improbabile. Se lavorate per un’agenzia, informate l’agenzia senza ingiustificato ritardo (art. 33(2) GDPR);
- per il futuro — scegliete uno strumento che risponda a tutte e cinque le domande.
Che cosa dire al cliente se lo chiede
Se un cliente chiede se usate la traduzione automatica, una risposta onesta vale più di una smentita: «Sì, la uso — ma solo un servizio che per contratto tratta i dati nell’UE, non ci addestra modelli e cancella il documento dopo il lavoro. Ogni parola della traduzione la controllo e la assevero personalmente.» Di più su una conversazione del genere nell’articolo «“I miei dati sono al sicuro?” — che cosa rispondere al cliente».
Come funziona in Lingverra
Lingverra è pensato per i documenti ufficiali — e quindi anche per i dati personali che contengono. Le risposte a tutte e cinque le domande sono nei suoi documenti pubblici:
- Sì, il servizio è fatto proprio per questo.
- No. La traduzione avviene nell’UE su un’infrastruttura che non conserva richieste e risposte e non le trasmette allo sviluppatore del modello.
- 72 ore dopo la consegna o manualmente in qualsiasi momento; la cancellazione è crittografica.
- Sì, vale automaticamente per ogni account.
- Nell’UE; tutti i sub-responsabili sono elencati pubblicamente.
Ma soprattutto, alla fine non c’è un testo, ma un documento:
- la traduzione nell’impaginazione dell’originale: colonne, tabelle, posizione di timbri e sigilli sono riprodotte nel documento — non serve ricostruire il layout;
- i punti dubbi sono evidenziati, non indovinati — controllate proprio quelli;
- nomi e cirillico sono traslitterati secondo gli standard vigenti (ISO 9 o grafia del passaporto);
- originale e traduzione affiancati in un editor a due pannelli, con le correzioni direttamente sul layout conservato;
- la dichiarazione di certificazione secondo le regole del vostro paese e il vostro timbro — nell’esportazione in PDF o Word.
Controllo, asseverazione e responsabilità restano vostri — Lingverra si fa carico della routine e lo fa come richiede il GDPR.
In dettaglio e con i riferimenti al GDPR — nell’articolo «Dove va il documento del vostro cliente quando traducete con Lingverra».
In breve
- Un traduttore gratuito è per testi senza dati personali altrui. Spesso lo dicono le sue stesse condizioni.
- «Solo un paragrafo» e «il cognome è stato tolto» non rendono anonimi i dati.
- Prima di caricare un documento — cinque domande alle condizioni del servizio. Nessuna risposta — nessun caricamento.
- Finito lì per errore — cancellare, annotare, valutare come possibile incidente.
- Nella scelta dello strumento guardate non solo alla protezione dei dati, ma anche al risultato: testo o un documento pronto per l’asseverazione nell’impaginazione dell’originale.
Contratto di trattamento dei dati (art. 28 GDPR)
Leggi anche: Dove va il documento del vostro cliente quando traducete con Lingverra
Leggi anche: «I miei dati sono al sicuro?» — che cosa rispondere al cliente
Cartella di traduzione: quanti caratteri, quante parole, quanto costa