Traductores en línea gratuitos y documentos de clientes: lo que dicen las condiciones

La respuesta a la primera pregunta suele estar en las condiciones de uso y la política de privacidad del propio servicio. Conviene leerlas antes de pegar ahí el documento de un cliente. Sobre la segunda — más abajo.

Un ejemplo: lo que dice el propio servicio

Tomemos uno de los traductores más populares de Europa — DeepL. Sus condiciones para la versión gratuita están redactadas de forma clara y honesta.

En las condiciones de uso (Terms of Use, versión de noviembre de 2024) se dice:

“you may not use the Free Services for processing content containing confidential or personal data of any kind”

— es decir, los servicios gratuitos no pueden utilizarse para tratar contenido con datos confidenciales o personales de ningún tipo. Y más adelante:

“The provision of content containing confidential and/or personal data is only allowed within a DeepL Pro subscription”

— facilitar ese contenido solo está permitido en el marco de una suscripción de pago.

En la política de privacidad (versión de octubre de 2026, sección 3) se dice sobre el traductor gratuito que los textos subidos y sus traducciones se conservan «for a limited period of time» — durante un tiempo limitado — y se utilizan para «train and improve our neural networks and algorithms», es decir, para entrenar y mejorar las redes neuronales del servicio. Esto se aplica también a las correcciones que el usuario introduce en la traducción propuesta.

Para la versión de pago las condiciones son otras: según la misma política (sección 4), una vez prestado el servicio los textos se suprimen y no se utilizan para mejorar el servicio.

No es un reproche al servicio — avisa claramente. El problema surge cuando nadie lee estas líneas.

La otra mitad del trabajo: una traducción aún no es un documento

Supongamos que ha encontrado un servicio al que se le pueden confiar datos personales. Queda lo que más tiempo le lleva a un traductor jurado. Un traductor en línea devuelve texto. Pero el cliente necesita un documento: con las tablas en el mismo lugar que en el original, con la indicación de cada sello y cada estampilla en su sitio, con firmas y anotaciones manuscritas, con los nombres en la transliteración correcta y con su certificación. Reconstruir esa maquetación a mano suele llevar más tiempo que traducir el propio texto.

Por eso elegir una herramienta no es solo «¿puedo subir ahí los datos del cliente?», sino también «¿cuánto trabajo quedará después?».

«Pero solo pego un trocito»

La objeción más frecuente: «No subo todo el documento, solo un párrafo que no entiendo». Para el RGPD eso no cambia nada. Datos personales son toda información sobre una persona identificable directa o indirectamente (art. 4(1) RGPD). Un párrafo de un informe médico con un diagnóstico y una fecha de nacimiento ya son datos personales, y además de categoría especial (art. 9 RGPD).

Lo mismo ocurre con la «anonimización rápida». Si ha sustituido el apellido por «X», pero en el texto siguen la fecha de nacimiento, la ciudad y el número de expediente, la persona sigue siendo identificable. Esos datos siguen siendo personales (considerando 26 del RGPD). La anonimización real se da cuando la persona no puede identificarse por ningún medio razonable; para un documento que luego hay que traducir y certificar completo, eso casi nunca es así.

Por qué le afecta según el RGPD

Cuando pega el documento de un cliente en un servicio en línea, ese servicio trata datos personales por cuenta de usted — es decir, debe ser su encargado. El RGPD exige:

• elegir solo un encargado que ofrezca garantías suficientes de protección de datos (art. 28(1) RGPD);
• celebrar con él un contrato de encargo del tratamiento (art. 28(3) RGPD);
• no tratar los datos con fines incompatibles con el original (art. 5(1)(b) RGPD — limitación de la finalidad). Entrenar el modelo de otro con los documentos de un cliente no tiene nada que ver con el fin «traducir el documento»;
• informar al cliente de a quién se comunican sus datos (art. 13(1)(e) RGPD).

Si las condiciones del servicio prohíben expresamente subir datos personales o prevén entrenar con ellos, estos requisitos no pueden cumplirse — por cómodo que sea el botón. Y si trabaja para una agencia como encargado, hay una condición más: solo puede recurrir a un subencargado propio, incluido un servicio en línea, con la autorización de la agencia (art. 28(2) RGPD).

No solo los sitios de traducción

La misma pregunta conviene hacerla allí adonde vaya el texto de un documento:

• la traducción automática integrada en un programa de traducción o en un procesador de textos — a menudo envía el texto al mismo servicio externo;
• las extensiones del navegador que traducen una página o un fragmento seleccionado;
• los chatbots de inteligencia artificial a los que se «pregunta rápido cómo traducir esto»;
• el reconocimiento de texto de una foto mediante un servicio en línea.

Para cada uno — las mismas cinco preguntas de abajo. La versión de pago no garantiza nada por sí misma: algunos servicios tienen de verdad condiciones distintas de pago, otros no. Lo que decide es el texto de las condiciones, no el precio.

Cómo comprobar cualquier servicio en cinco minutos

Abra las condiciones de uso y la política de privacidad y busque las respuestas a cinco preguntas:

1. ¿Se permite subir datos personales?
2. ¿Se usan los textos para entrenar modelos?
3. ¿Cuánto tiempo se conservan los textos y puede suprimirlos usted mismo?
4. ¿Hay un contrato de encargo del tratamiento conforme al art. 28 RGPD?
5. ¿Dónde se tratan los datos — en la UE o fuera de ella?

Si no hay una respuesta clara aunque sea a una pregunta, el documento de un cliente no debe subirse ahí.

Si un documento ya ha ido a parar ahí

Ocurre. Lo principal es no hacer como si nada hubiera pasado:

• suprima en el servicio todo lo que pueda suprimir usted mismo: el historial, los textos guardados, los archivos subidos;
• anote qué exactamente fue a parar dónde y cuándo;
• valore si se trata de una violación de la seguridad de los datos personales (art. 4(12) RGPD). Si es así, el responsable dispone de 72 horas para notificar a la autoridad de control (art. 33(1) RGPD), salvo que sea improbable que exista un riesgo para la persona. Si trabaja para una agencia, comuníqueselo a la agencia sin dilación indebida (art. 33(2) RGPD);
• para el futuro — elija una herramienta que responda a las cinco preguntas.

Qué decirle al cliente si pregunta

Si un cliente pregunta si usa traducción automática, una respuesta honesta es más fuerte que una negativa: «Sí, la uso — pero solo un servicio que por contrato trata los datos en la UE, no entrena modelos con ellos y suprime el documento después del trabajo. Cada palabra de la traducción la reviso y la certifico personalmente». Más sobre esa conversación en el artículo «“¿Están seguros mis datos?” — qué responder al cliente».

Cómo funciona en Lingverra

Lingverra está hecho para documentos oficiales — y, por tanto, también para los datos personales que contienen. Las respuestas a las cinco preguntas están en sus documentos públicos:

1. Sí, para eso precisamente está el servicio.
2. No. La traducción se realiza en la UE en una infraestructura que no conserva las solicitudes ni las respuestas y no las transmite al desarrollador del modelo.
3. 72 horas después de la entrega o manualmente en cualquier momento; la supresión es criptográfica.
4. Sí, rige automáticamente para cada cuenta.
5. En la UE; todos los subencargados figuran públicamente.

Pero lo principal: lo que sale no es un texto, sino un documento:

• la traducción con la maquetación del original: columnas, tablas y la posición de sellos y estampillas se reproducen en el documento — no hay que volver a construir la maquetación;
• los pasajes dudosos están resaltados, no adivinados — usted revisa justo esos;
• los nombres y el cirílico se transliteran según las normas vigentes (ISO 9 o la grafía del pasaporte);
• original y traducción uno al lado del otro en un editor de dos paneles, con correcciones directamente sobre la maquetación conservada;
• la certificación según las reglas de su país y su sello — en la exportación a PDF o Word.

La revisión, la certificación y la responsabilidad siguen siendo suyas — Lingverra se encarga de la rutina y lo hace como exige el RGPD.

En detalle y con referencias al RGPD — en el artículo «Adónde va el documento de su cliente cuando traduce con Lingverra».

En resumen

• Un traductor gratuito es para textos sin datos personales de terceros. Sus propias condiciones a menudo lo dicen directamente.
• «Solo un párrafo» y «el apellido se ha quitado» no hacen anónimos los datos.
• Antes de subir un documento — cinco preguntas a las condiciones del servicio. Sin respuesta — sin subida.
• Ha ido a parar ahí por error — suprimir, anotar, valorar como posible incidente.
• Al elegir una herramienta, mire no solo la protección de datos, sino también el resultado: texto o un documento listo para certificar con la maquetación del original.

Contrato de encargo del tratamiento (art. 28 RGPD)

Lista de subencargados

Lea también: Adónde va el documento de su cliente cuando traduce con Lingverra

Lea también: «¿Están seguros mis datos?» — qué responder al cliente