De vraag overvalt een vertaler vaak: „maakt u zich geen zorgen” is te weinig, en de verwerkersovereenkomst navertellen duurt te lang. Het goede nieuws: is het hulpmiddel goed gekozen, dan kost het antwoord een halve minuut. Hieronder — een kort antwoord, antwoorden op veelgestelde vervolgvragen en wat u beter niet zegt.
Het korte antwoord — voor een gesprek of een e-mail
„Uw document wordt in de Europese Unie verwerkt en versleuteld met een aparte sleutel. Het wordt niet gebruikt om kunstmatige intelligentie te trainen en wordt na 72 uur, of op elk moment handmatig, onherroepelijk verwijderd. Met de dienst die ik gebruik, heb ik een verwerkersovereenkomst volgens de AVG.”
Dat volstaat in de meeste gevallen. Wil de klant meer weten, ga dan over naar de vijf punten.
Als de klant meer wil weten
Vijf punten die bijna alle vragen afdekken:
- Waar het document wordt verwerkt. In de EU; het wordt niet daarbuiten doorgegeven.
- Wie het ziet. Het document is alleen toegankelijk in het account van de vertaler. De dienst gebruikt het voor niets anders dan de vertaling.
- Wordt er AI op getraind. Nee. De vertaling gebeurt op infrastructuur die verzoeken en antwoorden niet bewaart en niet doorgeeft aan de ontwikkelaar van het model.
- Hoe lang het wordt bewaard. Origineel en vertaling worden 72 uur na levering verwijderd, of op elk moment handmatig. De verwijdering is cryptografisch: samen met het bestand wordt de sleutel van het document vernietigd, en daarna is het niet meer te lezen — ook niet uit back-ups.
- Wie hiervoor verantwoordelijk is. Met de dienst is een verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG gesloten, en alle bedrijven die bij de verwerking betrokken zijn, staan openbaar vermeld.
Veelgestelde vervolgvragen — en wat u antwoordt
„Maar waar precies — in welk land?”
In de EU. De bedrijven die bij de verwerking betrokken zijn en hun vestigingsplaats staan in de openbare lijst van subverwerkers. De concrete actuele verwerkingslocatie binnen de EU/EER deelt de dienst op verzoek mee.
„En als de dienst wordt gehackt?”
Een gestolen bestand, database of back-up is niet te lezen. Elk document is versleuteld met een eigen sleutel, en de documentsleutels zijn op hun beurt versleuteld met een hoofdsleutel. De hoofdsleutel wordt niet op de servers van de dienst bewaard, maar in een apart sleutelbeheersysteem in de EU, en verlaat dat nooit; in de back-ups zitten helemaal geen documentsleutels. Zonder de hoofdsleutel zijn gestolen gegevens een reeks willekeurige bytes. Een document kan alleen via het sleutelbeheersysteem zelf worden ontsleuteld — en elke zulke toegang wordt vastgelegd in een logboek dat de dienst niet kan wijzigen. Een ongebruikelijke toegang slaat meteen alarm.
„Kunt u mijn document nu meteen verwijderen?”
Ja. De klant heeft recht op wissing van zijn gegevens (art. 17 AVG), en dat kan meteen, zonder de automatische termijn af te wachten. Verwijder het document in uw account en laat de klant weten dat het gebeurd is.
„Wat bewaart u precies over mij?”
De klant heeft het recht dat te weten (art. 15 AVG). Het antwoord is meestal kort: het document — tot het wordt verwijderd, en daarna alleen wat u zelf moet bewaren: bijvoorbeeld een factuur of een vermelding in een register van vertalingen, als de wet van uw land dat vereist.
„Laat de AI mijn paspoort later niet aan iemand anders zien?”
Nee. Het model wordt niet op uw documenten getraind, en de infrastructuur waarop het draait, bewaart verzoek noch antwoord. Het document wordt geen deel van het model en kan bij een andere gebruiker niet „opduiken”.
Welke documenten u bij de hand houdt
- De verwerkersovereenkomst met uw dienst — bevestigt dat de verwerker gebonden is aan verplichtingen volgens art. 28 AVG.
- De lijst van subverwerkers — laat zien wie er nog meer bij de verwerking betrokken is, en waar.
- Uw register van verwerkingen (art. 30 AVG) — voor als een klant of controleur vraagt hoe u met gegevens omgaat.
De links naar de eerste twee documenten kunt u de klant gewoon doorsturen. Het register hoeft u de klant niet te sturen — het is uw interne document, dat u op verzoek aan de toezichthoudende autoriteit toont.
Een kant-en-klare alinea voor e-mail of offerte
Veel klanten vragen er vooraf naar — het is eenvoudiger te antwoorden vóór de vraag. U kunt de alinea in de offerte, in uw e-mailhandtekening of op uw website opnemen:
„Uw documenten vertaal ik met behulp van een dienst die ze in de Europese Unie verwerkt. Elk document wordt versleuteld met een aparte sleutel, wordt niet gebruikt om kunstmatige intelligentie te trainen en wordt uiterlijk 72 uur na levering van de vertaling verwijderd — of eerder, op uw verzoek. Met de dienst is een verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG gesloten.”
Bent u verwerkingsverantwoordelijke (de klant kwam rechtstreeks naar u), dan is deze alinea meteen een deel van de informatie die u de klant volgens art. 13 AVG moet geven: wie zijn gegevens verwerkt en met welke hulp, en hoe lang ze worden bewaard.
Wat u beter niet zegt
- „Het is een standaarddienst, iedereen doet het zo” — de klant geeft om concrete voorwaarden, niet om populariteit.
- „Er wordt niets bewaard” — als het document ook maar een paar uur wordt bewaard, is dat niet waar. Noem liever eerlijk de termijn.
- „Hacken is onmogelijk” — dat kan niemand beloven. Eerlijker en sterker: „het document is versleuteld, de sleutel wordt apart bewaard, elke toegang ertoe wordt vastgelegd”.
- „Dat is niet mijn verantwoordelijkheid” — volgens de AVG bent u verantwoordelijk voor de keuze van een betrouwbare verwerker (art. 28(1) AVG). Sterker klinkt: „ik gebruik een dienst die dat contractueel garandeert”.
Als de klant heeft gevraagd geen onlinediensten te gebruiken
Dat komt voor — vooral bij medische of gerechtelijke documenten. U kunt ermee instemmen, of uitleggen waarom uw hulpmiddel veilig is door de overeenkomst en de lijst van subverwerkers te tonen. De beslissing ligt bij de klant: het zijn zijn gegevens. Houdt de klant vol, noteer dat dan bij de opdracht, zodat er later geen onenigheid ontstaat.
Als u met Lingverra werkt
Het korte antwoord hierboven komt precies overeen met hoe Lingverra werkt: verwerking in de EU, een aparte sleutel voor elk document, geen training van modellen, cryptografische verwijdering na 72 uur of op elk moment handmatig. De verwerkersovereenkomst geldt automatisch voor elk account, de lijst van subverwerkers is gepubliceerd. Uitgebreid en met verwijzingen naar de AVG — in het artikel „Waar het document van uw klant heen gaat als u met Lingverra vertaalt”. Wie van u verwerkingsverantwoordelijke is en wie verwerker, en welk register u nodig hebt — in het artikel „Beëdigd vertaler en AVG: bent u verwerkingsverantwoordelijke of verwerker?”.
Kort samengevat
- Een halve minuut: EU, aparte sleutel, geen AI-training, verwijdering na 72 uur of op elk moment handmatig, een overeenkomst volgens de AVG.
- Beantwoord vervolgvragen concreet: waar, wie het ziet, hoe u het verwijdert, wat er bij een incident gebeurt.
- Beloof niet „er wordt niets bewaard” of „hacken is onmogelijk” — noem termijnen en maatregelen.
- Houd de verwerkersovereenkomst en de lijst van subverwerkers bij de hand — u kunt ze de klant doorsturen.
Verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG)
Lees ook: Waar het document van uw klant heen gaat als u met Lingverra vertaalt
Lees ook: Beëdigd vertaler en AVG: bent u verwerkingsverantwoordelijke of verwerker?