Az első kérdésre a választ általában maga a szolgáltatás felhasználási feltételei és adatvédelmi tájékoztatója tartalmazza. Érdemes elolvasni őket, mielőtt egy ügyfél dokumentumát bemásolja oda. A másodikról — lentebb.
Egy példa: mit ír maga a szolgáltatás
Vegyük Európa egyik legnépszerűbb fordítóját — a DeepL-t. Az ingyenes változat feltételei egyenesen és őszintén vannak megfogalmazva.
A felhasználási feltételekben (Terms of Use, 2024. novemberi változat) ez áll:
“you may not use the Free Services for processing content containing confidential or personal data of any kind”
— vagyis az ingyenes szolgáltatások nem használhatók bármilyen bizalmas vagy személyes adatot tartalmazó tartalom feldolgozására. És tovább:
“The provision of content containing confidential and/or personal data is only allowed within a DeepL Pro subscription”
— ilyen tartalom átadása csak fizetős előfizetés keretében megengedett.
Az adatvédelmi tájékoztató (2026. októberi változat, 3. szakasz) az ingyenes fordítóról azt írja, hogy a feltöltött szövegeket és fordításaikat „for a limited period of time” — korlátozott ideig — tárolják, és arra használják, hogy „train and improve our neural networks and algorithms”, vagyis a szolgáltatás neurális hálóinak tanítására és fejlesztésére. Ez a felhasználó által a javasolt fordításon végzett javításokra is vonatkozik.
A fizetős változatra más feltételek vonatkoznak: ugyanezen tájékoztató szerint (4. szakasz) a szolgáltatás teljesítése után a szövegeket törlik, és nem használják a szolgáltatás fejlesztésére.
Ez nem szemrehányás a szolgáltatásnak — kifejezetten figyelmeztet. A probléma akkor keletkezik, ha ezeket a sorokat senki sem olvassa el.
A munka másik fele: a fordítás még nem dokumentum
Tegyük fel, hogy talált egy szolgáltatást, amelyre személyes adatokat lehet bízni. Marad az, ami a hiteles fordítónak a legtöbb időt viszi el. Az online fordító szöveget ad vissza. Az ügyfélnek viszont dokumentum kell: a táblázatokkal ugyanott, ahol az eredetiben vannak, minden pecsét és bélyegző megjelölésével a helyén, aláírásokkal és kézírásos megjegyzésekkel, a nevek helyes átírásával és az Ön hitelesítő záradékával. Egy ilyen elrendezés kézi újraépítése gyakran tovább tart, mint magának a szövegnek a lefordítása.
Ezért az eszköz kiválasztása nem csak arról szól, hogy „feltölthetem-e oda az ügyfél adatait”, hanem arról is, hogy „mennyi munka marad utána”.
„De én csak egy darabkát másolok be”
A leggyakoribb ellenvetés: „Nem az egész dokumentumot töltöm fel, csak egy nem érthető bekezdést.” A GDPR szerint ez semmin sem változtat. Személyes adat minden olyan információ, amely közvetlenül vagy közvetve azonosítható személyre vonatkozik (GDPR 4. cikk 1. pont). Egy orvosi lelet bekezdése diagnózissal és születési dátummal már személyes adat — mégpedig különleges kategóriájú (GDPR 9. cikk).
Ugyanez igaz a „gyors anonimizálásra”. Ha a vezetéknevet „X”-re cserélte, de a szövegben maradt a születési dátum, a város és az ügyszám, a személy továbbra is azonosítható. Az ilyen adatok személyes adatok maradnak (GDPR (26) preambulumbekezdés). Valódi anonimizálásról akkor beszélhetünk, ha a személy semmilyen észszerű eszközzel nem azonosítható; egy olyan dokumentumnál, amelyet utána teljes egészében le kell fordítani és hitelesíteni, ez szinte soha nincs így.
Miért érinti ez Önt a GDPR szerint
Amikor egy ügyfél dokumentumát online szolgáltatásba másolja be, az a szolgáltatás az Ön nevében kezel személyes adatokat — vagyis az Ön adatfeldolgozójának kell lennie. A GDPR előírja:
- csak olyan adatfeldolgozót válasszon, amely elegendő garanciát nyújt az adatok védelmére (GDPR 28. cikk (1) bek.);
- kössön vele adatfeldolgozási szerződést (GDPR 28. cikk (3) bek.);
- ne kezelje az adatokat az eredetivel összeegyeztethetetlen célokra (GDPR 5. cikk (1) bek. b) pont — célhoz kötöttség). Egy idegen modell tanításának az ügyfél dokumentumain semmi köze „a dokumentum lefordítása” célhoz;
- tájékoztassa az ügyfelet, kinek továbbítják az adatait (GDPR 13. cikk (1) bek. e) pont).
Ha a szolgáltatás feltételei kifejezetten tiltják személyes adatok feltöltését, vagy előírják a tanítást rajtuk, ezeknek a követelményeknek nem lehet megfelelni — bármilyen kényelmes is a gomb. Ha pedig egy irodának dolgozik adatfeldolgozóként, van még egy feltétel: saját alvállalkozót, beleértve egy online szolgáltatást is, csak az iroda engedélyével vehet igénybe (GDPR 28. cikk (2) bek.).
Nem csak a fordítóoldalak
Ugyanezt a kérdést érdemes feltenni mindenhol, ahová egy dokumentum szövege kerül:
- a fordítóprogramba vagy szövegszerkesztőbe épített gépi fordítás — gyakran ugyanannak a külső szolgáltatásnak küldi el a szöveget;
- a böngészőbővítmények, amelyek egy oldalt vagy egy kijelölt részt fordítanak le;
- a mesterséges intelligenciával működő chatbotok, amelyektől „gyorsan megkérdezi, hogyan kell ezt fordítani”;
- a fényképen lévő szöveg felismerése online szolgáltatáson keresztül.
Mindegyikre — ugyanaz az öt kérdés alább. A fizetős változat önmagában semmit sem garantál: egyes szolgáltatásoknál a fizetős feltételek valóban mások, másoknál nem. A feltételek szövege dönt, nem az ár.
Hogyan ellenőrizzen bármely szolgáltatást öt perc alatt
Nyissa meg a felhasználási feltételeket és az adatvédelmi tájékoztatót, és keresse meg a választ öt kérdésre:
- Szabad-e személyes adatot feltölteni?
- Használják-e a szövegeket modellek tanítására?
- Meddig őrzik a szövegeket, és törölheti-e őket saját maga?
- Van-e a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozási szerződés?
- Hol kezelik az adatokat — az EU-ban vagy azon kívül?
Ha akár csak egy kérdésre sincs egyértelmű válasz, ügyféldokumentumot oda nem érdemes feltölteni.
Ha a dokumentum már odakerült
Előfordul. A fő, hogy ne tegyen úgy, mintha semmi sem történt volna:
- töröljön a szolgáltatásban mindent, amit saját maga törölni tud: az előzményeket, a mentett szövegeket, a feltöltött fájlokat;
- jegyezze fel, pontosan mi, mikor és hová került;
- mérje fel, nem adatvédelmi incidensről van-e szó (GDPR 4. cikk 12. pont). Ha igen, az adatkezelőnek 72 óra áll rendelkezésére a felügyeleti hatóság értesítésére (GDPR 33. cikk (1) bek.), kivéve, ha a személyre nézve valószínűleg nem jár kockázattal. Ha irodának dolgozik, indokolatlan késedelem nélkül tájékoztassa az irodát (GDPR 33. cikk (2) bek.);
- a jövőre nézve — válasszon olyan eszközt, amely mind az öt kérdésre választ ad.
Mit mondjon az ügyfélnek, ha megkérdezi
Ha az ügyfél megkérdezi, használ-e gépi fordítást, az őszinte válasz erősebb a tagadásnál: „Igen, használok — de csak olyan szolgáltatást, amely szerződés szerint az EU-ban kezeli az adatokat, nem tanít rajtuk modelleket, és a munka után törli a dokumentumot. A fordítás minden szavát személyesen ellenőrzöm és hitelesítem.” Bővebben egy ilyen beszélgetésről a „„Biztonságban vannak az adataim?” — mit mondjon az ügyfélnek” című cikkben.
Hogyan működik ez a Lingverrában
A Lingverra hivatalos dokumentumokhoz készült — tehát a bennük lévő személyes adatokhoz is. Mind az öt kérdésre a válasz a nyilvános dokumentumaiban található:
- Igen, a szolgáltatás éppen erre szolgál.
- Nem. A fordítás az EU-ban történik, olyan infrastruktúrán, amely nem tárolja a kéréseket és válaszokat, és nem adja át azokat a modell fejlesztőjének.
- 72 órával a kiadás után vagy bármikor kézzel; a törlés kriptográfiai.
- Igen, minden fiókra automatikusan érvényes.
- Az EU-ban; az összes további adatfeldolgozó nyilvánosan fel van sorolva.
A legfontosabb azonban, hogy a végén nem szöveg, hanem dokumentum áll:
- a fordítás az eredeti elrendezésében: a hasábok, táblázatok, a bélyegzők és pecsétek helye a dokumentumban megjelenik — az elrendezést nem kell újra felépíteni;
- a kétes helyek ki vannak emelve, nem kitalálva — éppen ezeket ellenőrzi;
- a nevek és a cirill betűk a hatályos szabványok szerint vannak átírva (ISO 9 vagy az útlevélben szereplő írásmód);
- az eredeti és a fordítás egymás mellett, kétpaneles szerkesztőben, a javítások közvetlenül a megőrzött elrendezésen;
- a hitelesítő záradék az Ön országának szabályai szerint és az Ön bélyegzője — PDF- vagy Word-exportban.
Az ellenőrzés, a hitelesítés és a felelősség Önnél marad — a Lingverra átveszi a rutinmunkát, és úgy végzi, ahogy a GDPR megköveteli.
Részletesen és a GDPR-ra hivatkozva — a „Hová kerül ügyfele dokumentuma, amikor a Lingverrával fordít” című cikkben.
Röviden
- Az ingyenes fordító mások személyes adatait nem tartalmazó szövegekhez való. Saját feltételei ezt gyakran egyenesen ki is mondják.
- A „csak egy bekezdés” és „a vezetéknév el lett távolítva” nem teszi anonimmá az adatokat.
- Dokumentum feltöltése előtt — öt kérdés a szolgáltatás feltételeihez. Nincs válasz — nincs feltöltés.
- Tévedésből odakerült — törölni, feljegyezni, lehetséges incidensként értékelni.
- Eszköz választásakor ne csak az adatvédelmet nézze, hanem az eredményt is: szöveget vagy az eredeti elrendezésében hitelesítésre kész dokumentumot kap.
Adatfeldolgozási szerződés (GDPR 28. cikk)
A további adatfeldolgozók listája
Olvassa el ezt is: Hová kerül ügyfele dokumentuma, amikor a Lingverrával fordít
Olvassa el ezt is: „Biztonságban vannak az adataim?” — mit mondjon az ügyfélnek