Odpověď na první otázku bývá v podmínkách použití a zásadách ochrany osobních údajů samotné služby. Stojí za to je přečíst dřív, než tam vložíte dokument klienta. O druhé — níže.
Příklad: co píše samotná služba
Vezměme jeden z nejoblíbenějších překladačů v Evropě — DeepL. Jeho podmínky pro bezplatnou verzi jsou napsány přímo a poctivě.
V podmínkách použití (Terms of Use, znění z listopadu 2024) stojí:
“you may not use the Free Services for processing content containing confidential or personal data of any kind”
— tedy bezplatné služby se nesmějí používat ke zpracování obsahu s důvěrnými nebo osobními údaji jakéhokoli druhu. A dále:
“The provision of content containing confidential and/or personal data is only allowed within a DeepL Pro subscription”
— poskytovat takový obsah je dovoleno jen v rámci placeného předplatného.
V zásadách ochrany osobních údajů (znění z října 2026, oddíl 3) se o bezplatném překladači píše, že nahrané texty a jejich překlady se uchovávají „for a limited period of time“ — po omezenou dobu — a používají se, aby „train and improve our neural networks and algorithms“, tedy k trénování a zlepšování neuronových sítí služby. Týká se to i oprav, které uživatel provede v navrženém překladu.
Pro placenou verzi platí jiné podmínky: podle týchž zásad (oddíl 4) se texty po poskytnutí služby mažou a ke zlepšování služby se nepoužívají.
Není to výtka službě — přímo upozorňuje. Problém nastává, když tyto řádky nikdo nečte.
Druhá polovina práce: překlad ještě není dokument
Dejme tomu, že jste našli službu, které lze svěřit osobní údaje. Zbývá to, co soudnímu překladateli zabere nejvíc času. Online překladač vrací text. Klient ale potřebuje dokument: s tabulkami tam, kde jsou v originálu, s poznámkou o každé pečeti a razítku na svém místě, s podpisy a ručními poznámkami, se jmény ve správné transliteraci a s vaší překladatelskou doložkou. Takové rozvržení ručně obnovit často trvá déle než přeložit samotný text.
Proto výběr nástroje není jen otázka „smím tam nahrát údaje klienta“, ale i „kolik práce po něm zbude“.
„Ale vkládám jen kousek“
Nejčastější námitka: „Nenahrávám celý dokument, jen nejasný odstavec.“ Podle GDPR to nic nemění. Osobní údaje jsou jakékoli informace o člověku, kterého lze přímo či nepřímo identifikovat (čl. 4 bod 1 GDPR). Odstavec z lékařské zprávy s diagnózou a datem narození už je osobní údaj — a to zvláštní kategorie (čl. 9 GDPR).
Totéž platí pro „rychlou anonymizaci“. Pokud jste příjmení nahradili písmenem „X“, ale v textu zůstalo datum narození, město a spisová značka, člověka lze stále určit. Takové údaje zůstávají osobními (bod odůvodnění 26 GDPR). Skutečná anonymizace je, když člověka nelze určit žádnými rozumnými prostředky; u dokumentu, který je pak třeba celý přeložit a ověřit, tomu tak téměř nikdy není.
Proč se vás to podle GDPR týká
Když vložíte dokument klienta do online služby, tato služba zpracovává osobní údaje vaším jménem — tedy musí být vaším zpracovatelem. GDPR vyžaduje:
- vybírat jen takového zpracovatele, který poskytuje dostatečné záruky ochrany údajů (čl. 28 odst. 1 GDPR);
- uzavřít s ním smlouvu o zpracování osobních údajů (čl. 28 odst. 3 GDPR);
- nezpracovávat údaje pro účely neslučitelné s původním (čl. 5 odst. 1 písm. b) GDPR — omezení účelu). Trénování cizího modelu na dokumentech klienta nemá s účelem „přeložit dokument“ nic společného;
- sdělit klientovi, komu se jeho údaje předávají (čl. 13 odst. 1 písm. e) GDPR).
Pokud podmínky služby výslovně zakazují nahrávat osobní údaje nebo počítají s trénováním na nich, tyto požadavky splnit nelze — ať je tlačítko jakkoli pohodlné. A pokud pracujete pro agenturu jako zpracovatel, přibývá další podmínka: vlastního subdodavatele, včetně online služby, můžete zapojit jen se svolením agentury (čl. 28 odst. 2 GDPR).
Nejen překladatelské weby
Stejnou otázku je dobré položit všude, kam text dokumentu putuje:
- strojový překlad zabudovaný v překladatelském programu nebo textovém editoru — často posílá text téže externí službě;
- rozšíření prohlížeče, která překládají stránku nebo označený úsek;
- chatboty s umělou inteligencí, kterých se „rychle zeptáte, jak to přeložit“;
- rozpoznávání textu z fotografie přes online službu.
Pro každý z nich — stejných pět otázek níže. Placená verze sama o sobě nic nezaručuje: u některých služeb jsou placené podmínky opravdu jiné, u jiných ne. Rozhoduje text podmínek, ne cena.
Jak prověřit jakoukoli službu za pět minut
Otevřete podmínky použití a zásady ochrany osobních údajů a najděte odpovědi na pět otázek:
- Je dovoleno nahrávat osobní údaje?
- Používají se texty k trénování modelů?
- Jak dlouho se texty uchovávají a můžete je smazat sami?
- Existuje smlouva o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR?
- Kde se údaje zpracovávají — v EU, nebo mimo ni?
Chybí-li jasná odpověď byť jen na jednu otázku, dokument klienta tam nenahrávejte.
Pokud se tam dokument už dostal
Stává se to. Hlavní je nedělat, že se nic nestalo:
- smažte ve službě vše, co můžete smazat sami: historii, uložené texty, nahrané soubory;
- zapište si, co přesně, kdy a kam se dostalo;
- posuďte, zda nejde o porušení zabezpečení osobních údajů (čl. 4 bod 12 GDPR). Pokud ano, má správce 72 hodin na ohlášení dozorovému úřadu (čl. 33 odst. 1 GDPR), ledaže je riziko pro člověka nepravděpodobné. Pracujete-li pro agenturu, informujte agenturu bez zbytečného odkladu (čl. 33 odst. 2 GDPR);
- do budoucna — zvolte nástroj, který odpovídá na všech pět otázek.
Co říct klientovi, když se zeptá
Ptá-li se klient, zda používáte strojový překlad, poctivá odpověď je silnější než zapírání: „Ano, používám — ale jen službu, která smluvně zpracovává údaje v EU, netrénuje na nich modely a dokument po práci maže. Každé slovo překladu osobně kontroluji a ověřuji.“ Víc o takovém rozhovoru v článku „„Jsou moje údaje v bezpečí?“ — co odpovědět klientovi“.
Jak to funguje v Lingverra
Lingverra je vytvořena pro úřední dokumenty — a tedy i pro osobní údaje v nich. Odpovědi na všech pět otázek jsou v jejích veřejných dokumentech:
- Ano, právě k tomu je služba určena.
- Ne. Překlad probíhá v EU na infrastruktuře, která neukládá požadavky a odpovědi a nepředává je vývojáři modelu.
- 72 hodin po vydání nebo ručně kdykoli; smazání je kryptografické.
- Ano, platí automaticky pro každý účet.
- V EU; všichni další zpracovatelé jsou uvedeni veřejně.
Hlavní ale je, že na výstupu není text, ale dokument:
- překlad v rozvržení originálu: sloupce, tabulky a umístění razítek a pečetí se v dokumentu reprodukují — rozvržení není nutné stavět znovu;
- sporná místa jsou zvýrazněna, ne odhadnuta — kontrolujete právě je;
- jména a cyrilice se přepisují podle platných norem (ISO 9 nebo pasový zápis);
- originál a překlad vedle sebe ve dvoupanelovém editoru, úpravy přímo na zachovaném rozvržení;
- překladatelská doložka podle pravidel vaší země a vaše razítko — v exportu do PDF nebo Wordu.
Kontrola, ověření a odpovědnost zůstávají na vás — Lingverra přebírá rutinu a dělá ji tak, jak to vyžaduje GDPR.
Podrobně a s odkazy na GDPR — v článku „Kam putuje dokument vašeho klienta, když překládáte s Lingverra“.
Ve zkratce
- Bezplatný překladač je pro texty bez cizích osobních údajů. Jeho vlastní podmínky to často říkají přímo.
- „Jen odstavec“ a „příjmení odstraněno“ z údajů anonymní nedělá.
- Před nahráním dokumentu — pět otázek k podmínkám služby. Žádná odpověď — žádné nahrání.
- Dostalo se to tam omylem — smazat, zapsat, posoudit jako možný incident.
- Při výběru nástroje hleďte nejen na ochranu údajů, ale i na výsledek: text, nebo dokument připravený k ověření v rozvržení originálu.
Smlouva o zpracování osobních údajů (čl. 28 GDPR)
Čtěte také: Kam putuje dokument vašeho klienta, když překládáte s Lingverra
Čtěte také: „Jsou moje údaje v bezpečí?“ — co odpovědět klientovi