Verwerkersovereenkomst
1. Partijen bij de overeenkomst
LLC "DataPrime", een in Oekraïne geregistreerde onderneming, is de onderneming die de dienst Lingverra exploiteert. „Lingverra“ is de handelsnaam waaronder de onderneming de dienst levert en is geen afzonderlijke rechtspersoon; in dit document wordt met „Lingverra“ of „wij“ LLC "DataPrime" bedoeld.
Deze verwerkersovereenkomst („DPA“) wordt gesloten tussen:
Verwerker:
LLC "DataPrime"
vul. Yakubenkivska, bud. 1, kab. 6
04107 Kyiv
Oekraïne
Registratienummer: 46215708
E-mail: support@lingverra.com
(hierna de „Verwerker“)
Verwerkingsverantwoordelijke:
De beëdigde/bevoegde vertaler of het vertaalbureau die de
Algemene Voorwaarden aanvaardt en een gebruikersaccount
op het platform Lingverra heeft geregistreerd (hierna de „Klant“ of „Verwerkingsverantwoordelijke“). De
dienst is uitsluitend bestemd voor ondernemingen (B2B); hij is niet bestemd voor consumenten.
Dit DPA maakt deel uit van en is opgenomen in de Algemene Voorwaarden. Door de Algemene Voorwaarden te aanvaarden aanvaardt de Verwerkingsverantwoordelijke tevens dit DPA. Het DPA treedt in werking op het tijdstip waarop de Verwerkingsverantwoordelijke de Algemene Voorwaarden aanvaardt.
2. Rolverdeling (Verwerkingsverantwoordelijke / Verwerker)
Ten aanzien van de persoonsgegevens die zijn opgenomen in de door de Klant geüploade documenten (klanten van de Klant, in akten genoemde personen, derden) is de Klant de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van Art. 4(7) AVG en is Lingverra de verwerker in de zin van Art. 4(8) AVG. De Klant bepaalt de doeleinden en middelen van de verwerking van deze gegevens; Lingverra verwerkt ze uitsluitend om namens hem de vertaaldienst te leveren.
2.1 Gedocumenteerde instructie door het uploaden van een document
Het gebruik van het platform is vrijwillig en wordt steeds door de Klant geïnitieerd. Voordat een document wordt verwerkt, moet de Klant zich registreren, de Algemene Voorwaarden met inbegrip van dit DPA aanvaarden en op het platform toestemming verlenen; pas dan wordt de werkomgeving van de dienst toegankelijk gemaakt. Elke upload van een document ter vertaling vormt een afzonderlijke, bewuste en gedocumenteerde instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker in de zin van Art. 28(3)(a) AVG, gegeven met voorafgaande kennis van de in Afdeling 2.2 en in de lijst van subverwerkers beschreven technische middelen. De Verwerker verwerkt geen documentinhoud tenzij en totdat de Verwerkingsverantwoordelijke een dergelijke instructie geeft door het document te uploaden.
2.2 De Verwerker bepaalt uitsluitend de technische middelen van de uitvoering
De Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt het doel van de verwerking (of, waarom en welk document wordt vertaald) en behoudt de zeggenschap over de inhoud en over de betrokkenen. De Verwerker bepaalt uitsluitend de niet-wezenlijke, technische middelen voor de uitvoering van die instructie, te weten: het gebruikte AI-vertaalmodel („Claude“) en het kanaal en de regio in de EU waarlangs het wordt benaderd (zie de lijst van subverwerkers), de bewaartermijn waarna inhoud automatisch wordt gewist, het versleutelingsschema (een afzonderlijke sleutel voor elk document) en de hostinginfrastructuur. Overeenkomstig het gevestigde onderscheid tussen wezenlijke en niet-wezenlijke middelen (zie EDPB- richtsnoeren 07/2020 over de begrippen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker) maakt het bepalen van dergelijke technische middelen door een verwerker deze verwerker niet tot verwerkingsverantwoordelijke.
De dienst wordt geleverd door middel van één enkele, gestandaardiseerde technische configuratie; de Verwerker biedt geen alternatieve middelen aan (model, regio, bewaring of versleuteling), en de Klant kiest die ook niet. Door dit DPA te aanvaarden en door een document te uploaden geeft de Verwerkingsverantwoordelijke de Verwerker opdracht de verwerking uit te voeren met precies deze technische middelen. Het ontbreken van een keuze tussen afzonderlijke middelen weerspiegelt het gestandaardiseerde, gereedschapsachtige karakter van de dienst en verleent de Verwerker geen enkele beslissingsbevoegdheid over de doeleinden van de verwerking. De beslissing of van de door de Verwerker aangeboden technische middelen überhaupt gebruik wordt gemaakt, berust volledig bij de Verwerkingsverantwoordelijke: deze beslist vrij of hij het middelenpakket van de Verwerker inzet voor de verwerking van een bepaald document, en kan op elk moment afzien van het gebruik van de dienst. De middelen worden de Verwerkingsverantwoordelijke aldus ter beschikking gesteld, en het is diens eigen vrijwillige beslissing ze op de verwerking toe te passen; deze vrijwillige keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke, en niet enige eenzijdige bepaling door de Verwerker, bepaalt of de verwerking plaatsvindt.
2.3 Geen eigen gebruik van de inhoud
De Verwerker verwerkt de documentinhoud uitsluitend om de door de Verwerkingsverantwoordelijke opgedragen vertaling uit te voeren. De Verwerker gebruikt de documentinhoud niet voor eigen doeleinden, analyseert of profileert deze niet, maakt deze niet bekend aan derden, met uitzondering van de voor het leveren van de dienst noodzakelijke subverwerkers (Afdeling 6), en de inhoud wordt niet gebruikt om enig model voor kunstmatige intelligentie te trainen, bij te trainen of te verbeteren. De Verwerker ontleent aan de inhoud geen zelfstandig voordeel buiten het leveren van de overeengekomen dienst.
De Klant oefent zijn beroep uit onder eigen verantwoordelijkheid en beslist zelf of hij een document van zijn klant ter vertaling naar het platform uploadt en op welke rechtsgrond hij dat doet. Lingverra controleert niet en is niet verantwoordelijk voor de vraag of de Klant gerechtigd is de betreffende gegevens door te geven; die verantwoordelijkheid rust uitsluitend op de Klant als verwerkingsverantwoordelijke (zie Afdeling 13).
Lingverra treedt slechts op als verwerker zolang zij de betreffende inhoud onder zich houdt. Nadat de inhoud overeenkomstig Afdeling 11 is gewist (standaard 72 uur na levering), of eerder wanneer de verwerkingsverantwoordelijke die in zijn account wist, verwerkt Lingverra die inhoud niet meer en treedt zij ten aanzien daarvan niet langer op als verwerker.
3. Voorwerp en doel van de verwerking
Lingverra exploiteert een cloudgebaseerd Software-as-a-Service-platform voor de AI-ondersteunde vertaling van officiële en andere documenten voor beëdigde of bevoegde vertalers. De Verwerker verwerkt persoonsgegevens namens de Verwerkingsverantwoordelijke uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is om deze dienst te leveren.
Kostenramingen (offertes). Hetzelfde geldt wanneer de Verwerkingsverantwoordelijke een document uploadt om de omvang ervan te laten ramen en een geprijsde offerte op het eigen briefpapier van de Verwerkingsverantwoordelijke te laten opstellen. Eén verschil is wezenlijk en wordt hier ter voorkoming van twijfel vastgelegd: bij deze functie is geen model voor kunstmatige intelligentie betrokken en worden geen gegevens doorgegeven aan een modelaanbieder. De tekst wordt uit het document gelezen door tekstherkenningssoftware die draait op de eigen infrastructuur van de Verwerker binnen de EU/EER. Het geüploade bestand wordt gewist zodra de raming is opgesteld; de gegenereerde PDF wordt versleuteld opgeslagen en na 72 uur gewist (Afdeling 11).
Facturen aan de eigen klant van de verwerkingsverantwoordelijke. Hetzelfde geldt wanneer de verwerkingsverantwoordelijke vanuit een opgeslagen offerte een factuur opstelt. De naam en het adres van de klant van de verwerkingsverantwoordelijke, die deze daartoe invoert, worden door de verwerker uitsluitend verwerkt om ze op de factuur weer te geven; het adres wordt versleuteld opgeslagen. De factuur wordt opgesteld op het briefpapier van de verwerkingsverantwoordelijke en op diens naam: de verwerker is er opsteller noch partij van, kent geen factuurnummers toe en verzendt de factuur niet aan de ontvanger. De gegenereerde PDF en het adres van de klant worden na 72 uur verwijderd; daarvoor kan de verwerkingsverantwoordelijke de offerte of de factuur op elk moment in zijn account verwijderen; het bewaren van de factuur gedurende de voor de verwerkingsverantwoordelijke geldende wettelijke termijnen is diens eigen verplichting.
Buiten deze overeenkomst: aanvragen van potentiële klanten. De Verwerker exploiteert op zijn openbare website afzonderlijk een formulier waarmee een persoon die een beëdigde vertaling zoekt, kan vragen in contact te worden gebracht met een vertaler. Voor die contactgegevens treedt de Verwerker op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke op grond van de toestemming van die persoon, en niet als verwerker van de Verwerkingsverantwoordelijke; deze overeenkomst is daarop niet van toepassing. Aanvaardt de Verwerkingsverantwoordelijke een dergelijke aanvraag, dan wordt de Verwerkingsverantwoordelijke eveneens zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke van de ontvangen contactgegevens en beslist hij alleen wat daarmee gebeurt; de Verwerker geeft in dat opzicht geen instructies en ontvangt geen deel van een daaruit voortvloeiende opdracht. Deze verwerking is beschreven in de Privacyverklaring, Afdeling 3.5.
De Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij hij op grond van Unierecht of lidstatelijk recht tot verwerking is gehouden. In dat geval stelt de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke vóór de verwerking in kennis van deze wettelijke vereisten, tenzij dat recht een dergelijke kennisgeving verbiedt om gewichtige redenen van algemeen belang (Art. 28(3)(a) AVG).
4. Aard, omvang en categorieën van gegevens
4.1 Aard en doel van de verwerking
De Verwerker verwerkt namens de Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- opslag en beheer van de door de Verwerkingsverantwoordelijke geüploade documenten en bestanden;
- AI-ondersteunde vertaling van de documentinhoud. Om de vertaaldienst te leveren wordt de documentinhoud verwerkt door het taalmodel „Claude“ via een kanaal in de EU dat is vermeld in de lijst van subverwerkers; de aanbieder van dat kanaal treedt daarbij op als subverwerker overeenkomstig Afdeling 6. De verwerking blijft binnen de EER, ongeacht welk vermeld kanaal het verzoek uitvoert. Deze verwerking is een integraal en noodzakelijk onderdeel van de dienst; zonder haar kan geen vertaling worden geleverd. Door een document ter vertaling te uploaden geeft de Verwerkingsverantwoordelijke een gedocumenteerde instructie (Art. 28(3)(a) AVG) die deze subverwerking omvat. De documentinhoud blijft binnen de EER, wordt slechts tijdelijk voor de vertaling verwerkt en wordt niet gebruikt om modellen te trainen;
- terbeschikkingstelling van het vertaalde document en van een tweekolomse vergelijkings-/nabewerkingseditor ter controle door de Verwerkingsverantwoordelijke;
- tijdelijke opslag van het brondocument en de vertaling voor de duur van de bewaartermijn (zie Afdeling 11), zodat de Verwerkingsverantwoordelijke het resultaat opnieuw kan openen;
- het bijhouden van logboeken (audit logs) van beveiligingsrelevante gebeurtenissen in het account van de Verwerkingsverantwoordelijke;
- raming van de omvang van een document en het genereren van een geprijsde offerte op het briefpapier van de Verwerkingsverantwoordelijke. De tekst wordt uit het document gelezen door tekstherkenningssoftware op de eigen infrastructuur van de Verwerker binnen de EU/EER; er is geen AI-model en geen modelaanbieder bij betrokken, anders dan bij de vertaalfunctie hierboven;
- het opstellen van een factuur vanuit een opgeslagen offerte, op het briefpapier van de verwerkingsverantwoordelijke en op diens naam, met gebruikmaking van de naam en het adres van diens klant die daartoe zijn ingevoerd; de verwerker geeft die gegevens weer op de factuur en doet er niets anders mee.
4.2 Categorieën van persoonsgegevens
De in de geüploade documenten opgenomen gegevens worden bepaald door de Verwerkingsverantwoordelijke en kunnen naar hun aard bijzondere categorieën van persoonsgegevens overeenkomstig Art. 9 AVG omvatten (bijv. gezondheidsgegevens in medische verklaringen, gegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken, biometrische gegevens in identiteitsdocumenten) alsmede persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten overeenkomstig Art. 10 AVG (bijv. verklaringen omtrent het gedrag). Lingverra heeft geen kennis van de concrete inhoud van de documenten en beoordeelt de inhoud ervan niet.
| Categorie | Gegevenselementen |
|---|---|
| Documentgegevens (inhoud) | Geüploade bestanden (PDF, afbeeldingen), door AI geëxtraheerde en vertaalde tekst, documentmetagegevens. Kunnen bijzondere categorieën van gegevens (Art. 9 AVG) bevatten: gezondheidsgegevens, religieuze/levensbeschouwelijke gegevens, biometrische gegevens uit identiteitsdocumenten; alsmede gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten (Art. 10 AVG): bijv. verklaringen omtrent het gedrag. |
| Identiteitsgegevens van de betrokkenen | Namen, geboortedata, adressen, akte- en dossiernummers, in de documenten genoemde handtekeningen |
| Account- en profielgegevens van de Klant | E-mailadres, naam, beroepsgegevens (benoeming, talen, beëdigingsvermelding) |
| Technische gegevens | IP-adressen, user agent, sessie-identificatoren, audit-logvermeldingen |
| Facturatiegegevens | Aantal vertaalde Normseiten, tegoed, betalingsgeschiedenis |
Let op: account-, profiel-, technische en facturatiegegevens van de Klant zelf worden door Lingverra als eigen verwerkingsverantwoordelijke verwerkt (uitvoering van een overeenkomst, Art. 6(1)(b) AVG); in dat opzicht geldt de Privacyverklaring. Voorwerp van dit DPA zijn de in de documenten opgenomen gegevens van derden, waarvoor de Klant de verwerkingsverantwoordelijke is.
4.3 Categorieën van betrokkenen
- klanten van de Klant (natuurlijke personen);
- in de documenten genoemde derden (bijv. in akten vermelde personen, ondertekenaars, afgevende personen);
- de Klant zelf, voor zover in zijn documenten persoonsgegevens zijn opgenomen.
4.4 Duur van de verwerking
De verwerking vindt plaats voor de duur van de contractuele relatie. Daarnaast wordt de inhoud van het brondocument en de vertaling automatisch gewist na het verstrijken van de bewaartermijn (zie Afdeling 11). Bij beëindiging van de overeenkomst worden persoonsgegevens overeenkomstig Afdeling 11 gewist of geanonimiseerd.
5. Verplichtingen van de Verwerker
De Verwerker verbindt zich ertoe:
- persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke te verwerken;
- te waarborgen dat de tot verwerking van de gegevens gemachtigde personen zich tot vertrouwelijkheid hebben verbonden of door een passende wettelijke geheimhoudingsplicht zijn gebonden (Art. 28(3)(b) AVG);
- passende technische en organisatorische maatregelen overeenkomstig Art. 32 AVG te treffen (zie Afdeling 7);
- de voorwaarden voor het inschakelen van subverwerkers overeenkomstig Afdeling 6 na te leven;
- de Verwerkingsverantwoordelijke door passende technische en organisatorische maatregelen bij te staan bij het nakomen van diens verplichtingen uit hoofde van Art. 32–36 AVG;
- naar keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke alle persoonsgegevens na afloop van de verwerking te wissen of terug te geven (zie Afdeling 11);
- de Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie ter beschikking te stellen die nodig is om de naleving van Art. 28 AVG aan te tonen;
- de Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld te informeren indien een instructie naar het oordeel van de Verwerker inbreuk maakt op de AVG of andere gegevensbeschermingsbepalingen.
6. Subverwerkers
De Verwerkingsverantwoordelijke verleent de Verwerker hierbij algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van subverwerkers. De Verwerker informeert ten minste 30 dagen van tevoren schriftelijk over iedere voorgenomen toevoeging of vervanging van een subverwerker. De Verwerkingsverantwoordelijke kan binnen 30 dagen na de kennisgeving bezwaar maken. Kan de Verwerker aan het bezwaar niet tegemoetkomen, dan is de Verwerkingsverantwoordelijke gerechtigd de overeenkomst met inachtneming van een termijn van 30 dagen zonder nadeel op te zeggen.
De actuele lijst van subverwerkers — met inbegrip van de aanbieder van het AI-vertaalkanaal en de infrastructuur-/hostingaanbieder — is openbaar beschikbaar op /legal/subprocessors.
Bij het inschakelen van subverwerkers legt de Verwerker hun contractueel gelijkwaardige gegevensbeschermingsverplichtingen op (Art. 28(4) AVG). De Verwerker is jegens de Verwerkingsverantwoordelijke aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen door de subverwerker.
7. Technische en organisatorische maatregelen (TOM)
De Verwerker treft de volgende technische en organisatorische maatregelen overeenkomstig Art. 32 AVG:
| Maatregel | Uitvoering |
|---|---|
| Versleuteling tijdens verzending | TLS 1.2+ voor elke gegevensoverdracht; HTTPS afgedwongen op alle eindpunten |
| Versleuteling bij opslag | Een afzonderlijke AES-256-GCM-sleutel voor elk afzonderlijk document en elke afzonderlijke kostenraming (en niet slechts één sleutel per gebruiker), zodat geen enkele sleutel meer ontsluit dan het object waartoe hij behoort. Dezelfde sleutel dekt het geüploade bestand, de in de database opgeslagen vertaalde tekst en de offerte-PDF; versleutelde sessieopslag; versleutelde back-ups |
| Cryptografische wissing | Bij het verstrijken van de bewaartermijn en bij wissing door de Verwerkingsverantwoordelijke wordt de sleutel van dat document vernietigd in dezelfde transactie als de wissing. Elke kopie van de versleutelde tekst buiten het bereik van de applicatie — een kortlevende back-up, een hostingsnapshot, door de schijf buiten gebruik gestelde flashcellen — wordt daardoor blijvend onontsleutelbaar, voor de Verwerker evenzeer als voor ieder ander. De documentsleutels zijn uitgesloten van de databasedump: de dump wordt langer bewaard dan de bestandsback-up, en een sleutel die het document dat hij ontsluit overleeft, zou de maatregel tot een lege huls maken |
| Sleutelbeheer | De hoofdsleutel die de gebruikerssleutels omhult (die op hun beurt de sleutel van elk afzonderlijk document omhullen), wordt bewaard in een beheerde sleuteldienst binnen de EU (AWS KMS) en niet op de applicatieserver of in de database; elke ontsleuteling is een uitdrukkelijke aanroep van de sleuteldienst die in een audittrail wordt vastgelegd (CloudTrail). Een compromittering van alleen de database of de schijf onthult geen inhoud, en toegang tot inhoud kan niet plaatsvinden zonder een logvermelding achter te laten |
| Geen routinetoegang (toegang uitsluitend bij uitzondering, altijd gelogd) | De Verwerker heeft geen functionele noodzaak om documentinhoud te lezen en doet dat in de normale bedrijfsvoering niet; ontsleuteling is technisch beheerst door de sleuteldienst en organisatorisch ongebruikt (bij de ontwikkeling worden nooit documenten van klanten gebruikt). Beheerders lezen geen inhoud; met volledige serverrechten zou toegang technisch mogelijk zijn, maar het ontsleutelen van een document vereist een aanroep van de sleuteldienst, die deze in zijn audittrail vastlegt; een ontwikkelaar kan een document niet ontsleutelen zonder een auditvermelding achter te laten |
| Aan de sessie van de eigenaar gebonden ontsleuteling | De documenttoegang is in de code gebonden aan de eigenaar van de gegevens (elke documentroute filtert op het gebruikers-id van de eigenaar); een gebruikerssleutel wordt in de normale bedrijfsvoering uitsluitend binnen de geauthenticeerde sessie van de eigenaar ontsloten. Elke ontsluiting van een sleutel wordt vastgelegd met zowel de eigenaar van de gegevens als de initiërende actor. Elke ontsluiting die wordt geïnitieerd door een ander dan de eigenaar (bijv. personeel) wordt als uitzondering gemarkeerd en doet een interne waarschuwing afgaan; de enige verwachte toegang door een ander dan de eigenaar is een door de betrokkene zelf gevraagde gegevensexport, die met de reden ervan wordt gelogd. Daarmee is aantoonbaar dat de sleutel in de normale gang van zaken door de betrokkene wordt opgevraagd en niet door personeel |
| Pseudonimisering / anonimisering | Persoonsgegevens worden bij accountverwijdering geanonimiseerd; documentinhoud wordt na het verstrijken van de bewaartermijn automatisch gewist (een gedateerde vermelding blijft in de geschiedenis staan, zonder het document en zonder de tekst ervan) |
| Toegangscontrole | Rolgebaseerde toegangscontrole (vertaler / beheerder / boekhouder); strikte scheiding van gebruikers op gebruikersniveau; beginsel van minimale rechten |
| Authenticatie | Hashing van wachtwoorden; tweefactorauthenticatie (TOTP); tokens voor vertrouwde apparaten; verlopen van sessies |
| Bescherming tegen malware | Viruscontrole van geüploade bestanden; controle van bestandstype en -signatuur vóór verwerking |
| CSRF-bescherming | CSRF-token bij alle statuswijzigende verzoeken |
| Content Security Policy | Strikte Content-Security-Policy zonder unsafe-inline (script-src en style-src beperkt tot 'self' plus een nonce per verzoek); geen inline scripts of stijlen, waardoor cross-site scripting (XSS) en injectie aan de frontend worden ingeperkt |
| Logging | WORM-beschermde audit logs (databasetriggers verhinderen wijziging en verwijdering); scheiding van toegangs- en bedrijfslogboeken |
| Back-up en herstel | Regelmatige geautomatiseerde back-ups; versleutelde back-upopslag; gedocumenteerde herstelprocedure |
| Weerbaarheid | Draaien op een dedicated server met resourcelimieten per dienst; foutafhandeling en monitoring op applicatieniveau |
| Kwetsbaarhedenbeheer | Regelmatige beveiligingsupdates van besturingssysteem, afhankelijkheden en applicatie |
| Personeel en opleiding | Alle personen met toegang tot persoonsgegevens zijn tot vertrouwelijkheid verplicht; toegangsrechten worden regelmatig herzien |
| Veilige wissing | Persoonsgegevens worden gewist door anonimisering of veilig overschrijven; de bewaring van back-ups is afgestemd op het wisbeleid |
| Scheiding van omgevingen | Productie- en test-/ontwikkelomgevingen zijn strikt gescheiden; geen echte persoonsgegevens in testomgevingen |
| Reactie op incidenten | Procedures voor het detecteren, escaleren en melden van inbreuken in verband met persoonsgegevens; kennisgeving aan de Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld na bekendwording (Art. 33(2) AVG) |
8. Audit- en controlerechten
De Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht de naleving van dit DPA en van Art. 28 AVG te controleren door middel van audits, onder de volgende voorwaarden:
- Frequentie: ten hoogste eenmaal per kalenderjaar, tenzij daarvoor gegronde aanleiding bestaat (bijv. een datalek of een onderzoek door een autoriteit);
- Aankondiging: ten minste 30 dagen van tevoren schriftelijk, onder vermelding van omvang en doel;
- Kosten: op kosten van de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij de audit een wezenlijke tekortkoming van de Verwerker aan het licht brengt;
- Vertrouwelijkheid: de auditor moet vóór toegang tot systemen of gegevens een geheimhoudingsovereenkomst ondertekenen;
- Bewijsstukken: de Verwerker kan aan de auditverplichting voldoen door actuele certificaten of auditrapporten over te leggen (bijv. volgens erkende normen); een audit ter plaatse blijft mogelijk voor zover concrete bedenkingen door de rapporten niet worden weggenomen.
9. Rechten van betrokkenen
De Verwerker staat de Verwerkingsverantwoordelijke door passende technische maatregelen bij bij het nakomen van de rechten van betrokkenen overeenkomstig hoofdstuk III AVG (Art. 15–22). De Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen. Wendt een betrokkene zich rechtstreeks tot de Verwerker, dan stuurt deze het verzoek onverwijld door naar de Verwerkingsverantwoordelijke.
10. Melding van inbreuken in verband met persoonsgegevens
De Verwerker meldt de Verwerkingsverantwoordelijke iedere inbreuk in verband met persoonsgegevens onverwijld na bekendwording daarvan (Art. 33(2) AVG), en in elk geval binnen 24 uur. Daarmee wordt bewust korter gebleven dan de eigen 72-uurstermijn van de Verwerkingsverantwoordelijke jegens de toezichthoudende autoriteit (Art. 33(1)): die termijn loopt vanaf het tijdstip waarop de Verwerkingsverantwoordelijke kennis krijgt, zodat een melding die pas in het 72e uur binnenkomt de Verwerkingsverantwoordelijke in het geheel geen tijd zou laten om te handelen. Staat het volledige beeld nog niet vast, dan meldt de Verwerker op basis van de beschikbare feiten en vult deze aan naarmate zij bekend worden, in plaats van de eerste melding uit te stellen. De melding bevat, voor zover bij de Verwerker bekend:
- de aard van de inbreuk, met inbegrip van de categorieën en het geschatte aantal betrokkenen en registraties;
- de naam en de contactgegevens van het aanspreekpunt voor gegevensbescherming van de Verwerker;
- de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk;
- de getroffen of voorgestelde maatregelen om haar te verhelpen.
De melding aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit en de mededeling aan betrokkenen overeenkomstig Art. 33 en 34 AVG berusten bij de Verwerkingsverantwoordelijke.
11. Wissing en teruggave van gegevens
De inhoud van het brondocument en de vertaling wordt slechts tijdelijk opgeslagen en wordt na het verstrijken van de bewaartermijn automatisch en blijvend gewist (standaard 72 uur na levering), of eerder wanneer de verwerkingsverantwoordelijke die in zijn account wist; er blijft slechts een gedateerde vermelding in de geschiedenis staan, die vastlegt dat een document is verwerkt — zonder het document en zonder de tekst ervan. De precieze bewaartermijn is vermeld in de Privacyverklaring. Zodra de inhoud is gewist, houdt de Verwerker deze niet meer onder zich, heeft hij er geen zeggenschap meer over en geen toegang meer toe; de verwerking van die inhoud door de Verwerker eindigt; de verplichtingen van de Verwerker uit dit DPA ten aanzien van gewiste inhoud zijn daarmee nagekomen (Art. 28(3)(g) AVG).
De wissing is cryptografisch én fysiek: de bytes worden overschreven voor zover de applicatie erbij kan, en de bij dat document behorende sleutel wordt vernietigd. De bovenstaande uitspraak — dat de Verwerker geen toegang meer heeft tot gewiste inhoud — berust daarom niet op de volledigheid van het overschrijven over back-ups, snapshots en opslaghardware heen, maar op het ontbreken van elke sleutel waarmee de inhoud zou kunnen worden gelezen.
Kostenramingen. Het voor een raming geüploade document wordt gewist zodra de raming is opgesteld — het wordt niet bewaard gedurende het venster van 72 uur dat voor vertalingen geldt, omdat niets in de werkwijze het daarna nog nodig heeft. De gegenereerde offerte-PDF wordt versleuteld opgeslagen en na 72 uur gewist; wat overblijft is de eigen commerciële vastlegging van de offerte door de Verwerkingsverantwoordelijke (nummer, geadresseerde, totalen), die het document van de klant niet meer bevat. De Verwerkingsverantwoordelijke kan een offerte te allen tijde eerder wissen.
Bij beëindiging van de overeenkomst geldt het volgende:
- Wissing (standaard): persoonsgegevens worden geanonimiseerd of veilig gewist. Vóór de beëindiging kan de Verwerkingsverantwoordelijke de selfservice-exportfuncties van het platform gebruiken om zijn gegevens op te halen;
- Teruggave (op verzoek): formele teruggave van alle persoonsgegevens in een machineleesbaar formaat op een vóór de beëindiging schriftelijk gedaan verzoek.
De Verwerker bewaart een minimale wisregistratie (datum, aanleiding, bevestigingen) als bewijs van AVG-conforme wissing overeenkomstig Art. 28(3)(g) AVG; deze registratie bevat geen persoonsgegevens van de betrokkenen van de Verwerkingsverantwoordelijke.
12. Doorgiften naar derde landen
De verwerking van documentinhoud (de gegevens die de Verwerker namens de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, met inbegrip van de stap van de AI-ondersteunde vertaling) vindt plaats op servers binnen de EU/EER en wordt niet doorgegeven naar een derde land. Zij is bij opslag versleuteld met een binnen de EU bewaarde sleutel, zodat het beheer van de infrastructuur op zichzelf de inhoud niet onthult. De AI-vertaling draait via een kanaal in de EU dat is vermeld op /legal/subprocessors; het verzoek wordt gericht aan een modelroute binnen de EU/EER en niet naar de Verenigde Staten geleid. De keuze van kanaal en route wordt fail-closed gevalideerd: een regio, eindpunt of route buiten de EU wordt geweigerd in plaats van bediend.
- Betaaldienstverleners: doorgifte van uitsluitend betaalgegevens (nooit de documentinhoud). Kaartbetalingen worden verwerkt door de Oekraïense acquirer ПУМБ (hutko), een zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke; uitsluitend het bedrag en een bestelreferentie worden doorgegeven, op grond van Art. 49(1)(b) AVG.
De Verwerker is gevestigd in Oekraïne, een derde land zonder EU-adequaatheidsbesluit. Dit raakt de documentinhoud niet, die zoals hierboven beschreven versleuteld in de EU blijft. Account- en facturatiegegevens van de Klant zijn vanuit Oekraïne toegankelijk voor de eigen medewerkers van de Verwerker volgens het need-to-knowbeginsel. Documentinhoud is vanuit Oekraïne niet routinematig toegankelijk. Toegang daartoe is alleen in een uitzonderlijk geval en om een gedocumenteerde reden mogelijk (met name op verzoek van de Klant zelf, bijv. een supportverzoek over een bepaald document); elke dergelijke toegang vereist het gebruik van de in de EU bewaarde versleutelingssleutel en wordt door de sleuteldienst vastgelegd (AWS CloudTrail). Facturatie-/factuurgegevens verwerkt de Verwerker voor de wettelijke boekhouding op grond van Art. 6(1)(b) en Art. 6(1)(f) AVG (uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij het nakomen van zijn wettelijke boekhoudplichten). De wettelijke boekhouding van de Verwerker wordt uitgevoerd door zijn bedrijfsleiding of door een externe aanbieder van boekhoudkundige diensten gevestigd in Oekraïne. Wordt zo'n aanbieder ingeschakeld, dan ontvangt hij boekhoudkundige stukken zonder directe identificatoren — een nietszeggende referentiecode in plaats van de klantnaam, zonder naam, e-mailadres of postadres — en hij beschikt noch over de database van de Verwerker noch over de sleutel waaruit de codes zijn afgeleid. Hij ontvangt daarom geen persoonsgegevens, is geen subverwerker in de zin van Art. 28 AVG, en uit deze opzet vloeit geen doorgifte van persoonsgegevens voort. De toegang tot de onderliggende facturatiegegevens binnen de systemen van de Verwerker is uitsluitend lezend en gelogd. Voor het overige geeft de Verwerker geen persoonsgegevens door aan derde landen zonder een passend beschermingsniveau overeenkomstig hoofdstuk V AVG te waarborgen.
13. Verplichtingen van de Verwerkingsverantwoordelijke
De Verwerkingsverantwoordelijke garandeert en verbindt zich ertoe dat:
- hij voor alle naar het platform geüploade persoonsgegevens beschikt over een geldige rechtsgrond overeenkomstig Art. 6 AVG;
- hij, voor zover bijzondere categorieën van persoonsgegevens overeenkomstig Art. 9 AVG worden verwerkt (in het bijzonder gezondheidsgegevens, religieuze/levensbeschouwelijke gegevens, biometrische gegevens uit identiteitsdocumenten), beschikt over een geldige rechtsgrond overeenkomstig Art. 9(2) AVG en passende waarborgen heeft getroffen;
- voor zover persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten overeenkomstig Art. 10 AVG worden verwerkt (in het bijzonder verklaringen omtrent het gedrag), die verwerking plaatsvindt onder toezicht van de overheid of is toegestaan bij Unierecht of lidstatelijk recht dat passende waarborgen biedt;
- hij als enige verantwoordelijk is voor de rechtmatigheid van de aan de Verwerker gegeven verwerkingsinstructies;
- hij zijn informatieverplichtingen jegens zijn eigen betrokkenen overeenkomstig Art. 13 en 14 AVG is nagekomen;
- hij het platform uitsluitend gebruikt voor rechtmatige doeleinden in overeenstemming met het toepasselijke gegevensbeschermingsrecht;
- hij als enige verantwoordelijk is voor het beheer van de toegangen in zijn account;
- hij de Verwerker onverwijld informeert over wijzigingen die de naleving van dit DPA raken.
14. Aansprakelijkheid
Elke partij is aansprakelijk voor de inbreuken op het toepasselijke gegevensbeschermingsrecht die haar zijn toe te rekenen. Wordt de Verwerker aansprakelijk gehouden voor een inbreuk die berust op een instructie of gedraging van de Verwerkingsverantwoordelijke, dan vrijwaart de Verwerkingsverantwoordelijke de Verwerker voor zover de Verwerker geen verwijt treft.
De contractuele aansprakelijkheid van de Verwerker uit dit DPA is onderworpen aan de in de Algemene Voorwaarden overeengekomen aansprakelijkheidsbeperking. De wettelijke aansprakelijkheid van de Verwerker jegens betrokkenen overeenkomstig Art. 82 AVG blijft onverlet. Geldboeten overeenkomstig Art. 83 AVG worden gedragen door de partij waaraan zij door de toezichthoudende autoriteit worden opgelegd; zij kunnen niet contractueel worden afgewenteld.
15. Toepasselijk recht en bevoegde rechter
Dit DPA wordt beheerst door het recht van het land waar de verwerker is geregistreerd (Oekraïne). De rechter van dat land is bevoegd ten aanzien van geschillen die uit dit DPA voortvloeien, tenzij dwingende bepalingen op de locatie van de Verwerkingsverantwoordelijke anders bepalen. Dit forumbeding laat het recht van betrokkenen onverlet om zich te wenden tot de rechter bedoeld in Art. 79(2) AVG.
Nationaal gegevensbeschermingsrecht van de verwerker. Naast de AVG is op de verwerkingsactiviteiten van de verwerker in Oekraïne de Oekraïense wet inzake de bescherming van persoonsgegevens (nr. 2297-VI) van toepassing.
16. Contact
LLC "DataPrime"vul. Yakubenkivska, bud. 1, kab. 6
04107 Kyiv
Oekraïne
E-mail: support@lingverra.com
EN · CS · DE · ES · FR · HU · IT · NL · PL · PT · RO · SK · UK
Dit is een vertaling die voor het gemak wordt verstrekt. Bij afwijkingen prevaleert de EN-versie: EN
Version: v1.2 · As of: 2026-10-15 · NL