Spesso la domanda coglie il traduttore impreparato: «non si preoccupi» non basta, e riassumere il contratto di trattamento richiede troppo tempo. La buona notizia: se lo strumento è scelto bene, la risposta richiede mezzo minuto. Qui sotto — una risposta breve, le risposte alle domande più frequenti e ciò che è meglio non dire.
La risposta breve — per una conversazione o un’email
«Il suo documento è trattato nell’Unione europea e cifrato con una chiave distinta. Non è usato per addestrare l’intelligenza artificiale e viene cancellato in modo irreversibile dopo 72 ore o manualmente in qualsiasi momento. Con il servizio che uso ho un contratto di trattamento dei dati secondo il GDPR.»
Nella maggior parte dei casi basta. Se il cliente vuole più dettagli, passate ai cinque punti.
Se il cliente vuole più dettagli
Cinque punti che coprono quasi tutte le domande:
- Dove viene trattato il documento. Nell’UE; non viene trasferito al di fuori.
- Chi lo vede. Il documento è accessibile solo nell’account del traduttore. Il servizio non lo usa per nient’altro che la traduzione.
- Ci si addestra l’IA. No. La traduzione è eseguita su un’infrastruttura che non conserva richieste e risposte e non le trasmette allo sviluppatore del modello.
- Per quanto tempo è conservato. Originale e traduzione vengono cancellati 72 ore dopo la consegna o manualmente in qualsiasi momento. La cancellazione è crittografica: insieme al file viene distrutta la chiave del documento, che dopo non si può più leggere — nemmeno dai backup.
- Chi ne risponde. Con il servizio è stipulato un contratto di trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 GDPR, e tutte le società che partecipano al trattamento sono elencate pubblicamente.
Domande frequenti — e che cosa rispondere
«Ma dove esattamente — in quale paese?»
Nell’UE. Le società che partecipano al trattamento e la loro sede sono indicate nell’elenco pubblico dei sub-responsabili. Il luogo di trattamento attuale specifico all’interno dell’UE/SEE il servizio lo comunica su richiesta.
«E se il servizio viene violato?»
Un file, un database o un backup rubati non si possono leggere. Ogni documento è cifrato con una chiave propria, e le chiavi dei documenti sono a loro volta cifrate con una chiave principale. La chiave principale non è conservata sui server del servizio, ma in un sistema separato di gestione delle chiavi nell’UE, e non lo lascia mai; nei backup le chiavi dei documenti non ci sono affatto. Senza la chiave principale, i dati rubati sono una sequenza di byte casuali. Un documento si può decifrare solo tramite il sistema di gestione delle chiavi stesso — e ogni accesso di questo tipo viene registrato in un log che il servizio non può modificare. Un accesso insolito fa scattare subito un allarme.
«Può cancellare il mio documento adesso?»
Sì. Il cliente ha diritto alla cancellazione dei suoi dati (art. 17 GDPR), e si può fare subito, senza attendere il termine automatico. Cancellate il documento nel vostro account e comunicate al cliente che è fatto.
«Che cosa conserva esattamente su di me?»
Il cliente ha diritto di saperlo (art. 15 GDPR). La risposta di solito è breve: il documento — fino alla cancellazione, e poi solo ciò che siete tenuti a conservare voi: ad esempio una fattura o una registrazione nel registro delle traduzioni, se la legge del vostro paese la richiede.
«L’IA poi non mostrerà il mio passaporto a qualcun altro?»
No. Il modello non si addestra sui vostri documenti, e l’infrastruttura su cui opera non conserva né la richiesta né la risposta. Il documento non diventa parte del modello e non può «riaffiorare» presso un altro utente.
Quali documenti tenere a portata di mano
- Il contratto di trattamento dei dati con il vostro servizio — conferma che il responsabile è vincolato agli obblighi dell’art. 28 GDPR.
- L’elenco dei sub-responsabili — mostra chi altro partecipa al trattamento, e dove.
- Il vostro registro dei trattamenti (art. 30 GDPR) — se un cliente o un ispettore chiede come gestite i dati.
I link ai primi due documenti si possono semplicemente inoltrare al cliente. Il registro non va inviato al cliente: è un vostro documento interno, che mostrate all’autorità di controllo su richiesta.
Un paragrafo pronto per un’email o un preventivo
Molti clienti lo chiedono in anticipo — è più semplice rispondere prima della domanda. Il paragrafo si può aggiungere al preventivo, alla firma delle email o al proprio sito:
«Traduco i suoi documenti con un servizio che li tratta nell’Unione europea. Ogni documento è cifrato con una chiave distinta, non è usato per addestrare l’intelligenza artificiale e viene cancellato al più tardi 72 ore dopo la consegna della traduzione — o prima, su sua richiesta. Con il servizio è stipulato un contratto di trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 GDPR.»
Se siete titolari del trattamento (il cliente si è rivolto direttamente a voi), questo paragrafo è anche parte delle informazioni che dovete dare al cliente ai sensi dell’art. 13 GDPR: chi tratta i suoi dati e con quale aiuto, e per quanto tempo sono conservati.
Che cosa è meglio non dire
- «È un servizio standard, lo fanno tutti» — al cliente interessano le condizioni concrete, non la popolarità.
- «Non si conserva nulla» — se il documento è conservato anche solo per qualche ora, non è vero. Meglio indicare onestamente il termine.
- «È impossibile violarlo» — nessuno può prometterlo. Più onesto e più forte: «il documento è cifrato, la chiave è conservata a parte, ogni accesso viene registrato».
- «Non è una mia responsabilità» — secondo il GDPR, la scelta di un responsabile affidabile spetta a voi (art. 28(1) GDPR). Suona più forte: «uso un servizio che lo garantisce per contratto».
Quando il cliente ha chiesto di non usare servizi online
Succede — soprattutto con documenti medici o giudiziari. Potete accettare, oppure spiegare perché il vostro strumento è sicuro mostrando il contratto e l’elenco dei sub-responsabili. La decisione spetta al cliente: sono i suoi dati. Se il cliente insiste, annotatelo nell’incarico, per evitare malintesi in seguito.
Se lavorate con Lingverra
La risposta breve qui sopra corrisponde esattamente al funzionamento di Lingverra: trattamento nell’UE, una chiave distinta per ogni documento, nessun addestramento di modelli, cancellazione crittografica dopo 72 ore o manualmente in qualsiasi momento. Il contratto di trattamento dei dati vale automaticamente per ogni account, l’elenco dei sub-responsabili è pubblicato. In dettaglio e con i riferimenti al GDPR — nell’articolo «Dove va il documento del vostro cliente quando traducete con Lingverra». Chi di voi è titolare e chi responsabile, e quale registro vi serve — nell’articolo «Traduttore giurato e GDPR: siete titolari o responsabili del trattamento?».
In breve
- Mezzo minuto: UE, chiave distinta, nessun addestramento dell’IA, cancellazione dopo 72 ore o manualmente in qualsiasi momento, contratto secondo il GDPR.
- Alle domande di approfondimento rispondete in modo concreto: dove, chi lo vede, come cancellarlo, che cosa succede in caso di incidente.
- Non promettete «non si conserva nulla» o «è impossibile violarlo» — indicate termini e misure.
- Tenete a portata di mano il contratto di trattamento e l’elenco dei sub-responsabili — potete inoltrarli al cliente.
Contratto di trattamento dei dati (art. 28 GDPR)
Leggi anche: Dove va il documento del vostro cliente quando traducete con Lingverra
Leggi anche: Traduttore giurato e GDPR: siete titolari o responsabili del trattamento?
Cartella di traduzione: quanti caratteri, quante parole, quanto costa