Dove va il documento del vostro cliente quando traducete con Lingverra

Perché è una domanda vostra, non solo nostra

Secondo il GDPR, il primo responsabile dei dati del cliente è chi decide perché e come vengono trattati — cioè voi. Se vi avvalete di un servizio, la legge impone di scegliere un responsabile del trattamento che offra garanzie sufficienti di protezione dei dati e di stipulare con lui un contratto di trattamento (art. 28 GDPR). In parole semplici: avete il diritto — e l'obbligo — di sapere che cosa succede a un documento dopo il caricamento.

Il percorso del documento, passo per passo

1. Caricamento. Il documento arriva nel vostro account personale ed è accessibile solo a voi. Viene cifrato subito — con una chiave propria, distinta per ogni documento.
2. Traduzione. Il documento è trattato nell'Unione europea e non viene trasferito al di fuori. La traduzione è eseguita da un modello di IA su un'infrastruttura che non conserva richieste e risposte e non le trasmette allo sviluppatore del modello. Sui vostri documenti non si addestrano modelli.
3. Risultato. Ricevete la traduzione nell'impaginazione dell'originale: tabelle, blocchi e timbri al loro posto. I punti che il modello ha letto con incertezza sono evidenziati — li controllate per primi. Correzione, firma e timbro restano vostri.
4. Cancellazione. Originale e traduzione vengono cancellati automaticamente 72 ore dopo la consegna o manualmente in qualsiasi momento, se volete prima. La cancellazione è crittografica — più avanti i dettagli.

Come proteggiamo i vostri documenti — e su che cosa si basa

• Una chiave distinta per ogni documento (art. 32(1)(a) GDPR — cifratura). Ogni documento — sia l'originale sia la traduzione — è cifrato con una chiave propria, né comune all'account né comune a tutti.
• La chiave principale — nell'UE e fuori dai nostri server (art. 32(1)(b), art. 44 GDPR). Le chiavi dei documenti sono protette da una chiave principale custodita nel servizio di gestione delle chiavi AWS KMS a Francoforte. Non lascia mai quel servizio e non è conservata sui nostri server: il server può solo richiedere una decifratura. L'uso delle chiavi al di fuori dell'UE è bloccato nel codice.
• Ogni accesso alla chiave viene registrato (art. 5(2), art. 32(1)(d) GDPR). Ogni richiesta alla chiave principale è registrata in un log di AWS che non possiamo modificare. Ogni 10 minuti il sistema confronta questo log con l'attività dell'applicazione stessa. Se la chiave è stata usata da un servizio diverso dal nostro, se una richiesta non proveniva dai nostri server o se una decifratura non corrisponde a un'azione nell'applicazione, riceviamo subito un allarme.
• Registro degli incidenti e indagine (art. 33(5) GDPR). Ogni caso sospetto viene annotato nel registro degli incidenti. Le voci non si possono modificare a posteriori — solo integrare. Per ogni caso la causa viene accertata e registrata.
• 72 ore per la notifica all'autorità di controllo (art. 33(1), art. 34 GDPR). Se un incidente riguarda dati personali, la legge concede 72 ore per notificarlo all'autorità di controllo. Il termine è sorvegliato automaticamente: i promemoria si intensificano man mano che si avvicina. La decisione di informare gli interessati viene presa e documentata nello stesso registro.
• Cancellazione crittografica, non semplice eliminazione (art. 5(1)(e), art. 17 GDPR). Originale e traduzione vengono cancellati automaticamente 72 ore dopo la consegna o manualmente in qualsiasi momento. Il file viene sovrascritto sul disco, ma non ci fermiamo qui: l'eliminazione ordinaria non raggiunge le copie — nei backup, nelle celle interne dell'unità. Per questo, insieme al documento, viene distrutta la sua chiave. Senza chiave, tutte le copie dei dati cifrati, ovunque siano rimaste, diventano una sequenza di byte casuali impossibile da leggere.
• Nessuna chiave nei backup (art. 32(1)(c), art. 25 GDPR). Le chiavi dei documenti sono escluse di proposito dai backup del database. Un backup serve a ripristinare il servizio — ma da esso non si può decifrare un documento.
• I documenti non sono usati per l'addestramento (art. 5(1)(b) GDPR — limitazione della finalità). La traduzione avviene nell'UE su un'infrastruttura che non conserva richieste e risposte e non le trasmette allo sviluppatore del modello.

Chi risponde dei dati in Lingverra

Del trattamento dei dati personali in Lingverra rispondiamo noi. Con ogni utente vale automaticamente un contratto di trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR — non occorre richiederlo né firmarlo a parte. Tutte le società che partecipano al trattamento sono elencate pubblicamente: che cosa fa ciascuna, dove si trova e su quale base (art. 28(2) e (4) GDPR).

E ancora: non accettiamo incarichi dai vostri clienti e non vi facciamo concorrenza — il cliente, la firma e il compenso restano vostri.

Cinque domande da porre a qualsiasi strumento

Qualunque cosa usiate, queste domande vi aiutano a capire se a un servizio si possono affidare i documenti di un cliente:

1. Esiste un contratto di trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR?
2. Dove vengono trattati i dati — nell'UE o al di fuori?
3. I documenti vengono usati per addestrare modelli?
4. Per quanto tempo vengono conservati i documenti, e potete cancellarli voi stessi?
5. L'elenco dei sub-responsabili è pubblicato?

Se i documenti del servizio non danno una risposta chiara a una di queste domande, è un motivo per stare in guardia.

Che cosa dire al cliente

Se un cliente chiede che cosa succede ai suoi documenti, basta una risposta breve: «Il documento è trattato nell'UE, cifrato con una chiave distinta, non è usato per addestrare l'IA e viene cancellato in modo irreversibile dopo 72 ore o manualmente in qualsiasi momento. Con il servizio ho un contratto di trattamento dei dati secondo il GDPR.» Per la documentazione potete allegare i link al contratto e all'elenco dei sub-responsabili.

Domande frequenti

Contratto di trattamento dei dati (art. 28 GDPR)

Elenco dei sub-responsabili

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