Smlouva o zpracování údajů

Smlouva o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR (nařízení (EU) 2016/679)  •  Součást Obchodních podmínek  •  Jazyk smlouvy: angličtina  •  Překlady tohoto dokumentu do jiných jazyků jsou poskytovány pro pohodlí uživatelů. Anglický text je autentickou verzí a má přednost pro výklad. Pokud se však překlad od anglického textu odchyluje, nebudeme se této odchylky dovolávat v neprospěch Zákazníka.

1. Smluvní strany

LLC "DataPrime", společnost registrovaná v zemi Ukrajina, je společnost provozující službu Lingverra. „Lingverra“ je obchodní označení, pod nímž společnost službu poskytuje, a není samostatnou právnickou osobou; v tomto dokumentu se „Lingverra“ nebo „my“ rozumí LLC "DataPrime".

Tato smlouva o zpracování osobních údajů („DPA“) se uzavírá mezi:

Zpracovatel:
LLC "DataPrime"
vul. Yakubenkivska, bud. 1, kab. 6
04107 Kyiv
Ukrajina
Registrační číslo: 46215708
E-mail: support@lingverra.com (dále jen „Zpracovatel“)

Správce:
Soudní/oprávněný překladatel nebo překladatelská agentura, která přijme Obchodní podmínky a zaregistrovala si uživatelský účet na platformě Lingverra (dále jen „Zákazník“ nebo „Správce“). Služba je určena výhradně podnikatelům (B2B); není určena spotřebitelům.

Toto DPA je součástí Obchodních podmínek a je do nich začleněno. Přijetím Obchodních podmínek Správce přijímá i toto DPA. DPA nabývá účinnosti okamžikem, kdy Správce přijme Obchodní podmínky.

2. Rozdělení rolí (Správce / Zpracovatel)

Ve vztahu k osobním údajům obsaženým v dokumentech nahraných Zákazníkem (klienti Zákazníka, osoby uvedené v listinách, třetí osoby) je Zákazník správcem ve smyslu čl. 4(7) GDPR a Lingverra je zpracovatelem ve smyslu čl. 4(8) GDPR. Zákazník určuje účely a prostředky zpracování těchto údajů; Lingverra je zpracovává výhradně za účelem poskytování překladatelské služby jeho jménem.

2.1 Doložený pokyn nahráním dokumentu

Používání platformy je dobrovolné a vždy je zahájeno Zákazníkem. Předtím než je dokument zpracován, musí se Zákazník zaregistrovat, přijmout Obchodní podmínky včetně tohoto DPA a udělit na platformě souhlas; teprve poté se pracovní prostředí služby zpřístupní. Každé nahrání dokumentu k překladu představuje samostatný, vědomý a doložený pokyn Správce Zpracovateli ve smyslu čl. 28(3)(a) GDPR, udělený s předchozí znalostí technických prostředků popsaných v oddíle 2.2 a v seznamu dalších zpracovatelů. Zpracovatel nezpracovává žádný obsah dokumentů, dokud Správce takový pokyn nahráním dokumentu neudělí.

2.2 Zpracovatel určuje pouze technické prostředky provedení

Správce určuje účel zpracování (zda, proč a který dokument se překládá) a zachovává si kontrolu nad obsahem a nad dotčenými subjekty údajů. Zpracovatel určuje pouze nepodstatné, technické prostředky provedení tohoto pokynu, a to: použitý model AI pro překlad („Claude“) a kanál a region v EU, jejichž prostřednictvím je oslovován (viz seznam dalších zpracovatelů), dobu uchovávání, po jejímž uplynutí je obsah automaticky vymazán, schéma šifrování (samostatný klíč pro každý dokument) a hostingovou infrastrukturu. V souladu s ustáleným rozlišením mezi podstatnými a nepodstatnými prostředky (viz pokyny EDPB 07/2020 k pojmům správce a zpracovatel) určení takových technických prostředků zpracovatelem z něj správce nečiní.

Služba je poskytována prostřednictvím jediné, standardizované technické konfigurace; Zpracovatel nenabízí alternativní prostředky (model, region, uchovávání nebo šifrování) a Zákazník je nevybírá. Přijetím tohoto DPA a nahráním dokumentu dává Správce Zpracovateli pokyn provést zpracování právě těmito technickými prostředky. Absence volby mezi jednotlivými prostředky odpovídá standardizované, nástrojové povaze služby a nezakládá Zpracovateli žádnou rozhodovací pravomoc nad účely zpracování. Rozhodnutí, zda technické prostředky nabízené Zpracovatelem vůbec využít, náleží zcela Správci: ten svobodně rozhoduje, zda soubor prostředků Zpracovatele pro zpracování daného dokumentu použije, a může kdykoli od používání služby upustit. Prostředky jsou tak Správci dány k dispozici a je jeho vlastním dobrovolným rozhodnutím je na zpracování použít; právě tato dobrovolná volba Správce, a nikoli jakékoli jednostranné určení ze strany Zpracovatele, rozhoduje o tom, zda ke zpracování dojde.

2.3 Žádné vlastní využití obsahu

Zpracovatel zpracovává obsah dokumentů výhradně za účelem provedení překladu zadaného Správcem. Zpracovatel obsah dokumentů nepoužívá k žádným vlastním účelům, neanalyzuje jej ani neprofiluje, nezpřístupňuje jej třetím osobám s výjimkou dalších zpracovatelů nezbytných pro poskytování služby (oddíl 6), a tento obsah se nepoužívá k trénování, dotrénování ani vylepšování jakéhokoli modelu umělé inteligence. Zpracovatel z obsahu nezískává žádný samostatný prospěch nad rámec poskytnutí sjednané služby.

Zákazník vykonává své povolání na vlastní odpovědnost a sám rozhoduje, zda dokument svého klienta nahraje na platformu k překladu a na jakém právním základu tak činí. Lingverra neověřuje a neodpovídá za to, zda je Zákazník oprávněn příslušné údaje předávat; tato odpovědnost náleží výhradně Zákazníkovi jako správci (viz oddíl 13).

Lingverra jedná jako zpracovatel pouze po dobu, kdy příslušný obsah drží. Poté, co byl obsah vymazán podle oddílu 11 (ve výchozím nastavení 72 hodin po dodání), nebo dříve, pokud jej správce vymaže ve svém účtu, Lingverra tento obsah již nezpracovává a ve vztahu k němu přestává jednat jako zpracovatel.

3. Předmět a účel zpracování

Lingverra provozuje cloudovou platformu Software-as-a-Service pro překlad úředních a jiných dokumentů pomocí AI, určenou soudním nebo oprávněným překladatelům. Zpracovatel zpracovává osobní údaje jménem Správce pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování této služby.

Cenové nabídky (odhady nákladů). Totéž platí, pokud Správce nahraje dokument, aby nechal odhadnout jeho rozsah a vytvořit oceněnou nabídku na vlastním hlavičkovém papíře Správce. Jeden rozdíl je podstatný a zaznamenává se zde pro vyloučení pochybností: v této funkci není zapojen žádný model umělé inteligence a žádné údaje se nepředávají poskytovateli modelu. Text je z dokumentu přečten softwarem pro rozpoznávání textu běžícím na vlastní infrastruktuře Zpracovatele v rámci EU/EHP. Nahraný soubor se vymaže, jakmile je odhad vytvořen; vygenerované PDF je šifrováno v klidu a po 72 hodinách vymazáno (oddíl 11).

Faktury vlastnímu zákazníkovi správce. Totéž platí, vystaví-li správce fakturu z uložené cenové nabídky. Jméno a adresu zákazníka správce, které správce za tímto účelem zadá, zpracovatel zpracovává výhradně za účelem jejich uvedení na faktuře; adresa je uložena šifrovaně. Faktura se vystavuje na hlavičkovém papíře správce a jeho jménem: zpracovatel není jejím výstavcem ani stranou, nepřiděluje čísla faktur a fakturu příjemci nepředává. Vygenerované PDF a adresa zákazníka se mažou po 72 hodinách; do té doby může správce kdykoli vymazat cenovou nabídku nebo fakturu ve svém účtu; uchovávat fakturu po zákonné lhůty platné pro správce je povinností samotného správce.

Mimo rámec této smlouvy: poptávky zájemců. Zpracovatel samostatně provozuje na svém veřejném webu formulář, jehož prostřednictvím osoba hledající ověřený překlad může požádat o zprostředkování kontaktu s překladatelem. Ve vztahu k těmto kontaktním údajům jedná Zpracovatel jako samostatný správce na základě souhlasu této osoby, nikoli jako zpracovatel Správce, a tato smlouva se na ně nevztahuje. Pokud Správce takovou poptávku přijme, stává se rovněž samostatným správcem obdržených kontaktních údajů a sám rozhoduje o tom, jak s nimi naloží; Zpracovatel v tomto ohledu neuděluje žádné pokyny a neobdrží žádný podíl na zakázce, která z toho vzejde. Toto zpracování je popsáno v Zásadách ochrany osobních údajů, oddíl 3.5.

Zpracovatel zpracovává osobní údaje výhradně na základě doložených pokynů Správce, ledaže je ke zpracování povinen podle práva Unie nebo členského státu. V takovém případě Zpracovatel Správce o těchto právních požadavcích před zpracováním informuje, ledaže takové právo tuto informaci zakazuje z důležitých důvodů veřejného zájmu (čl. 28(3)(a) GDPR).

4. Povaha, rozsah a kategorie údajů

4.1 Povaha a účel zpracování

Zpracovatel zpracovává osobní údaje jménem Správce k těmto účelům:

• uchovávání a správa dokumentů a souborů nahraných Správcem;
• překlad obsahu dokumentů pomocí AI. Pro poskytování překladatelské služby je obsah dokumentu zpracováván jazykovým modelem „Claude“ prostřednictvím kanálu v EU uvedeného v seznamu dalších zpracovatelů; poskytovatel tohoto kanálu jedná jako další zpracovatel podle oddílu 6. Zpracování zůstává v rámci EHP bez ohledu na to, který z uvedených kanálů požadavek vyřizuje. Toto zpracování je nedílnou a nezbytnou součástí služby; bez něj nelze překlad poskytnout. Nahráním dokumentu k překladu uděluje Správce doložený pokyn (čl. 28(3)(a) GDPR), který toto další zpracování zahrnuje. Obsah dokumentu zůstává v rámci EHP, je zpracováván pouze dočasně za účelem překladu a nepoužívá se k trénování žádných modelů;
• zpřístupnění přeloženého dokumentu a dvousloupcového editoru pro porovnání/postedici ke kontrole Správcem;
• dočasné uchování zdrojového dokumentu a překladu po dobu uchovávání (viz oddíl 11), aby Správce mohl výsledek znovu otevřít;
• vedení protokolů (auditních záznamů) o bezpečnostně významných událostech v účtu Správce;
• odhad rozsahu dokumentu a vytvoření oceněné nabídky na hlavičkovém papíře Správce. Text je z dokumentu přečten softwarem pro rozpoznávání textu na vlastní infrastruktuře Zpracovatele v rámci EU/EHP; není zapojen žádný model AI ani poskytovatel modelu, na rozdíl od výše uvedené překladatelské funkce;
• vystavení faktury z uložené cenové nabídky, na hlavičkovém papíře správce a jeho jménem, s použitím jména a adresy zákazníka správce, které správce za tímto účelem zadá; zpracovatel tyto údaje uvede na faktuře a jinak s nimi nenakládá.

4.2 Kategorie osobních údajů

Údaje obsažené v nahraných dokumentech určuje Správce a mohou svou povahou zahrnovat zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 GDPR (např. údaje o zdravotním stavu v lékařských potvrzeních, údaje vypovídající o náboženském nebo filozofickém přesvědčení, biometrické údaje v dokladech totožnosti), jakož i osobní údaje týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů podle čl. 10 GDPR (např. výpisy z rejstříku trestů). Lingverra nemá o konkrétním obsahu dokumentů vědomost a jejich obsah nijak neposuzuje.

Kategorie	Datové prvky
Údaje dokumentů (obsah)	Nahrané soubory (PDF, obrázky), text získaný a přeložený pomocí AI, metadata dokumentů. Mohou obsahovat zvláštní kategorie údajů (čl. 9 GDPR): údaje o zdravotním stavu, náboženské/filozofické údaje, biometrické údaje z dokladů totožnosti; a údaje týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů (čl. 10 GDPR): např. výpisy z rejstříku trestů.
Identifikační údaje subjektů údajů	Jména, data narození, adresy, čísla listin a spisů, podpisy uvedené v dokumentech
Údaje o účtu a profilu Zákazníka	E-mailová adresa, jméno, profesní údaje (jmenování, jazyky, ověřovací doložka)
Technické údaje	IP adresy, user agent, identifikátory relací, záznamy auditního protokolu
Fakturační údaje	Počet přeložených Normseiten, zůstatek, historie plateb

Poznámka: údaje o účtu, profilu, technické a fakturační údaje samotného Zákazníka zpracovává Lingverra jako vlastní správce (plnění smlouvy, čl. 6(1)(b) GDPR); v tomto ohledu platí Zásady ochrany osobních údajů. Předmětem tohoto DPA jsou údaje třetích osob obsažené v dokumentech, u nichž je správcem Zákazník.

4.3 Kategorie subjektů údajů

• klienti Zákazníka (fyzické osoby);
• třetí osoby uvedené v dokumentech (např. osoby zmíněné v listinách, podepisující osoby, vystavující osoby);
• samotný Zákazník, pokud jsou v jeho dokumentech obsaženy osobní údaje.

4.4 Doba zpracování

Zpracování probíhá po dobu trvání smluvního vztahu. Kromě toho je obsah zdrojového dokumentu a překladu automaticky vymazán po uplynutí doby uchovávání (viz oddíl 11). Při ukončení smlouvy jsou osobní údaje vymazány nebo anonymizovány podle oddílu 11.

5. Povinnosti Zpracovatele

Zpracovatel se zavazuje:

• zpracovávat osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Správce;
• zajistit, aby se osoby oprávněné zpracovávat údaje zavázaly k mlčenlivosti nebo aby se na ně vztahovala odpovídající zákonná povinnost mlčenlivosti (čl. 28(3)(b) GDPR);
• přijmout vhodná technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR (viz oddíl 7);
• dodržovat podmínky zapojení dalších zpracovatelů podle oddílu 6;
• být Správci nápomocen vhodnými technickými a organizačními opatřeními při plnění jeho povinností podle čl. 32–36 GDPR;
• podle volby Správce po ukončení zpracování všechny osobní údaje vymazat nebo vrátit (viz oddíl 11);
• poskytnout Správci veškeré informace nezbytné k doložení souladu s čl. 28 GDPR;
• neprodleně informovat Správce, pokud podle názoru Zpracovatele pokyn porušuje GDPR nebo jiné předpisy o ochraně osobních údajů.

Žádosti orgánů veřejné moci. Požaduje-li soud nebo jiný orgán veřejné moci kteréhokoli státu, včetně Ukrajiny, zpřístupnění Údajů Zákazníka nebo přístup k nim, Zpracovatel (a) je dobrovolně nezpřístupní a je-li to možné, odkáže orgán na Správce; (b) bez zbytečného odkladu a před jakýmkoli zpřístupněním informuje Správce, pokud to právo rozhodné pro žádost nezakazuje, v takovém případě usiluje o zrušení zákazu; (c) přezkoumá zákonnost žádosti a napadne ji, jsou-li důvodné pochybnosti o její zákonnosti; a (d) zpřístupní pouze minimum, které žádost vyžaduje. Zpracovatel každou takovou žádost dokumentuje. Čl. 28 odst. 3 písm. a) GDPR zůstává nedotčen.

6. Další zpracovatelé

Správce tímto uděluje Zpracovateli obecné písemné povolení zapojovat další zpracovatele. Zpracovatel nejméně 30 dní předem písemně informuje o každém zamýšleném přidání nebo nahrazení dalšího zpracovatele. Správce může do 30 dnů od této informace vznést námitku. Nemůže-li Zpracovatel námitce vyhovět, je Správce oprávněn smlouvu vypovědět s třicetidenní výpovědní dobou bez újmy.

Aktuální seznam dalších zpracovatelů — včetně poskytovatele kanálu pro překlad pomocí AI a poskytovatele infrastruktury/hostingu — je veřejně dostupný na adrese /legal/subprocessors.

Při zapojení dalších zpracovatelů jim Zpracovatel smluvně ukládá rovnocenné povinnosti v oblasti ochrany osobních údajů (čl. 28(4) GDPR). Zpracovatel odpovídá Správci za plnění povinností dalším zpracovatelem.

7. Technická a organizační opatření (TOO)

Zpracovatel přijímá tato technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR:

Opatření	Provedení
Šifrování při přenosu	TLS 1.2+ pro každý přenos údajů; HTTPS vynuceno na všech koncových bodech
Šifrování při uložení	Samostatný klíč AES-256-GCM pro každý jednotlivý dokument a každou cenovou nabídku (nikoli pouze jeden klíč na uživatele), takže žádný klíč neodemyká více než objekt, k němuž náleží. Týž klíč pokrývá nahraný soubor, přeložený text uložený v databázi i PDF cenové nabídky; šifrované uložení relací; šifrované zálohy
Kryptografické vymazání	Při uplynutí doby uchovávání a při vymazání Správcem je klíč daného dokumentu zničen ve stejné transakci jako vymazání. Každá kopie šifrovaného textu mimo dosah aplikace — krátkodobá záloha, snímek hostingu, paměťové buňky vyřazené diskem — se tím stává trvale nedešifrovatelnou, pro Zpracovatele stejně jako pro kohokoli jiného. Klíče jednotlivých dokumentů jsou vyloučeny z databázového výpisu: výpis se uchovává déle než záloha souborů a klíč, který přežije dokument, jejž odemyká, by opatření změnil v prázdnou formalitu
Správa klíčů	Hlavní klíč obalující klíče jednotlivých uživatelů (které dále obalují klíč každého jednotlivého dokumentu) je uložen ve spravované službě klíčů v rámci EU (AWS KMS), nikoli na aplikačním serveru ani v databázi; každé dešifrování je výslovným voláním služby klíčů zaznamenaným v auditní stopě (CloudTrail). Kompromitace samotné databáze nebo samotného disku obsah neodhalí a k přístupu k obsahu nemůže dojít bez zanechání záznamu v protokolu
Žádný rutinní přístup (přístup pouze výjimečně, vždy protokolován)	Zpracovatel nemá žádnou funkční potřebu číst obsah dokumentů a při běžném provozu tak nečiní; dešifrování je technicky řízeno službou klíčů a organizačně nevyužíváno (vývoj nikdy nepoužívá dokumenty zákazníků). Správci systému obsah nečtou; s plnými oprávněními na serveru by byl přístup technicky možný, dešifrování dokumentu však vyžaduje volání služby klíčů, která jej zaznamená do svého auditního záznamu; vývojář nemůže dokument dešifrovat, aniž by zanechal auditní záznam
Dešifrování vázané na relaci vlastníka	Přístup k dokumentu je v kódu vázán na vlastníka údajů (každá cesta k dokumentu filtruje podle uživatelského ID vlastníka); klíč jednotlivého uživatele se při běžném provozu odemyká pouze v rámci ověřené relace vlastníka. Každé odemknutí klíče je zaznamenáno jak s vlastníkem údajů, tak s osobou, která úkon inicioval. Každé odemknutí iniciované jinou osobou než vlastníkem (např. personálem) je označeno jako výjimka a vyvolá interní upozornění; jediným očekávaným přístupem jiné osoby než vlastníka je export údajů vyžádaný samotným subjektem údajů, který je protokolován i s uvedením důvodu. Tím je doložitelné, že za běžného chodu si klíč vyžádá subjekt údajů, a nikoli personál
Pseudonymizace / anonymizace	Osobní údaje jsou při zrušení účtu anonymizovány; obsah dokumentů je po uplynutí doby uchovávání automaticky vymazán (v historii zůstává datovaný záznam, bez dokumentu a bez jakéhokoli jeho textu)
Řízení přístupu	Řízení přístupu podle rolí (překladatel / administrátor / účetní); důsledné oddělení nájemců na úrovni uživatele; zásada nejmenších oprávnění
Autentizace	Hashování hesel; dvoufaktorová autentizace (TOTP); tokeny důvěryhodných zařízení; vypršení relace
Ochrana před škodlivým softwarem	Antivirová kontrola nahraných souborů; ověření typu a signatury souboru před zpracováním
Ochrana proti CSRF	Token CSRF u všech požadavků měnících stav
Content Security Policy	Přísná Content-Security-Policy bez unsafe-inline (script-src a style-src omezeny na 'self' plus nonce pro každý požadavek); žádné vložené skripty ani styly, čímž se omezuje cross-site scripting (XSS) a injektáž na frontendu
Protokolování	Auditní protokoly chráněné režimem WORM (databázové triggery brání změně i výmazu); oddělení přístupových a provozních protokolů
Zálohování a obnova	Pravidelné automatizované zálohy; šifrované úložiště záloh; zdokumentovaný postup obnovy
Odolnost	Provoz na vyhrazeném serveru s limity zdrojů pro jednotlivé služby; ošetření chyb a monitoring na úrovni aplikace
Správa zranitelností	Pravidelné bezpečnostní aktualizace operačního systému, závislostí a aplikace
Personál a školení	Všechny osoby s přístupem k osobním údajům jsou vázány mlčenlivostí; přístupová oprávnění jsou pravidelně přezkoumávána
Bezpečné vymazání	Osobní údaje jsou mazány anonymizací nebo bezpečným přepsáním; doba uchovávání záloh je sladěna s pravidly pro výmaz
Oddělení prostředí	Produkční a testovací/vývojové prostředí jsou důsledně odděleny; v testovacích prostředích nejsou žádné skutečné osobní údaje
Reakce na incidenty	Postupy pro zjišťování, eskalaci a ohlašování porušení zabezpečení osobních údajů; oznámení Správci bez zbytečného odkladu poté, co se o něm Zpracovatel dozví (čl. 33(2) GDPR)

8. Práva na audit a kontrolu

Správce má právo ověřovat dodržování tohoto DPA a čl. 28 GDPR prostřednictvím auditů, a to za těchto podmínek:

• Četnost: nejvýše jednou za kalendářní rok, ledaže je dán oprávněný důvod (např. porušení zabezpečení údajů nebo úřední šetření);
• Oznámení: nejméně 30 dní předem písemně, s uvedením rozsahu a účelu;
• Náklady: na náklady Správce, ledaže audit odhalí podstatné porušení na straně Zpracovatele;
• Mlčenlivost: auditor musí před přístupem k systémům nebo údajům podepsat dohodu o mlčenlivosti;
• Doklady: Zpracovatel může povinnost auditu splnit předložením aktuálních certifikátů nebo auditních zpráv (např. podle uznávaných norem); audit na místě zůstává možný v rozsahu, v jakém konkrétní pochybnosti nejsou těmito zprávami rozptýleny.

9. Práva subjektů údajů

Zpracovatel je Správci nápomocen vhodnými technickými opatřeními při plnění práv subjektů údajů podle kapitoly III GDPR (čl. 15–22). Za vyřizování žádostí subjektů údajů odpovídá Správce. Obrátí-li se subjekt údajů přímo na Zpracovatele, ten žádost bez zbytečného odkladu předá Správci.

10. Ohlašování porušení zabezpečení osobních údajů

Zpracovatel ohlásí Správci každé porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozví (čl. 33(2) GDPR), a v každém případě do 24 hodin. Tato lhůta je záměrně kratší než vlastní 72hodinová lhůta Správce vůči dozorovému úřadu (čl. 33(1)): ta běží od okamžiku, kdy se o porušení dozví Správce, takže oznámení doručené v 72. hodině by Správci neponechalo žádný čas k jednání. Není-li úplný obraz situace dosud zjištěn, Zpracovatel ohlásí porušení na základě dostupných skutečností a doplňuje je, jakmile vyjdou najevo, místo aby první oznámení odkládal. Oznámení obsahuje, pokud je Zpracovateli známo:

• povahu porušení, včetně kategorií a přibližného počtu dotčených subjektů údajů a záznamů;
• jméno a kontaktní údaje kontaktního místa Zpracovatele pro ochranu osobních údajů;
• pravděpodobné důsledky porušení;
• přijatá nebo navrhovaná opatření k jeho nápravě.

Ohlášení příslušnému dozorovému úřadu a oznámení subjektům údajů podle čl. 33 a 34 GDPR náleží Správci.

11. Výmaz a vrácení údajů

Obsah zdrojového dokumentu a překladu se uchovává pouze dočasně a je automaticky a trvale vymazán po uplynutí doby uchovávání (ve výchozím nastavení 72 hodin po dodání), nebo dříve, pokud jej správce vymaže ve svém účtu; v historii zůstává pouze datovaný záznam o tom, že dokument byl zpracován — bez dokumentu a bez jakéhokoli jeho textu. Přesná doba uchovávání je uvedena v Zásadách ochrany osobních údajů. Jakmile je obsah vymazán, Zpracovatel jej již nedrží, nemá nad ním kontrolu ani k němu přístup; zpracování tohoto obsahu Zpracovatelem končí; povinnosti Zpracovatele podle tohoto DPA ve vztahu k vymazanému obsahu jsou tím splněny (čl. 28(3)(g) GDPR).

Výmaz je kryptografický i fyzický: bajty jsou přepsány tam, kam aplikace dosáhne, a klíč náležející k danému dokumentu je zničen. Výše uvedené tvrzení — že Zpracovatel již nemá přístup k vymazanému obsahu — se proto neopírá o úplnost přepsání napříč zálohami, snímky a úložným hardwarem, nýbrž o neexistenci jakéhokoli klíče, jímž by bylo možné obsah přečíst.

Cenové nabídky. Dokument nahraný pro účely cenové nabídky se vymaže, jakmile je nabídka vytvořena — neuchovává se po dobu 72 hodin, která platí pro překlady, protože jej další průběh procesu již nevyžaduje. Vygenerované PDF nabídky je šifrováno v klidu a po 72 hodinách vymazáno; Správci zůstává jeho vlastní obchodní záznam o nabídce (číslo, adresát, souhrny), který již neobsahuje dokument klienta. Správce může cenovou nabídku kdykoli vymazat i dříve.

Při ukončení smlouvy platí následující:

• Výmaz (výchozí režim): osobní údaje jsou anonymizovány nebo bezpečně vymazány. Před ukončením může Správce využít samoobslužné exportní funkce platformy a své údaje si stáhnout;
• Vrácení (na žádost): formální vrácení všech osobních údajů ve strojově čitelném formátu na základě písemné žádosti podané před ukončením.

Zpracovatel uchovává minimální záznam o výmazu (datum, podnět, potvrzení) jako doklad o výmazu v souladu s GDPR podle čl. 28(3)(g) GDPR; tento záznam neobsahuje žádné osobní údaje subjektů údajů Správce.

12. Předávání do třetích zemí

Zpracování obsahu dokumentů (údajů, které Zpracovatel zpracovává jménem Správce, včetně kroku překladu pomocí AI) probíhá na serverech v rámci EU/EHP a nepředává se do žádné třetí země. Obsah je při uložení šifrován klíčem uchovávaným v rámci EU, takže samotná správa infrastruktury obsah neodhaluje. Překlad pomocí AI běží prostřednictvím kanálu v EU uvedeného na /legal/subprocessors; požadavek je směrován na trasu modelu v rámci EU/EHP a nikoli do Spojených států. Volba kanálu a trasy je ověřována v režimu fail-closed: region, koncový bod nebo trasa mimo EU je odmítnuta, nikoli obsloužena.

• Poskytovatelé plateb: předávají se pouze platební údaje (nikdy obsah dokumentů). Platby kartou zpracovává ukrajinská akceptační banka ПУМБ (hutko), samostatný správce; předává se pouze částka a reference objednávky, na základě čl. 49(1)(b) GDPR.

Zpracovatel je usazen na Ukrajině, ve třetí zemi bez rozhodnutí EU o odpovídající ochraně. Obsahu dokumentů se to nedotýká, ten zůstává šifrovaný v EU, jak je popsáno výše. Údaje o účtu a fakturační údaje Zákazníka jsou z Ukrajiny přístupné vlastním zaměstnancům Zpracovatele v rozsahu nezbytném pro jejich úkoly. Obsah dokumentů není z Ukrajiny běžně přístupný. Přístup k němu je možný pouze ve výjimečném případě a z doloženého důvodu (zejména na vlastní žádost Zákazníka, např. při požadavku na podporu týkajícím se konkrétního dokumentu); každý takový přístup vyžaduje použití šifrovacího klíče uchovávaného v EU a je zaznamenán službou pro správu klíčů (AWS CloudTrail). Fakturační údaje Zpracovatel zpracovává pro účely zákonného účetnictví na základě čl. 6(1)(b) a čl. 6(1)(f) GDPR (plnění smlouvy a oprávněný zájem na plnění zákonných účetních povinností). Zákonné účetnictví Zpracovatele vede buď jeho vedení, nebo externí poskytovatel účetních služeb usazený na Ukrajině. Je-li takový poskytovatel pověřen, předávají se mu účetní podklady bez přímých identifikátorů — namísto jména zákazníka nic neříkající referenční kód, bez jména, e-mailové adresy či poštovní adresy — a nedisponuje ani databází Zpracovatele, ani klíčem, z něhož jsou kódy odvozeny. Neobdrží proto žádné osobní údaje, není dalším zpracovatelem ve smyslu čl. 28 GDPR a z tohoto uspořádání nevyplývá žádné předání osobních údajů. Přístup k podkladovým fakturačním údajům v systémech Zpracovatele je pouze pro čtení a protokolovaný. Jinak Zpracovatel osobní údaje do třetích zemí nepředává, aniž by zajistil odpovídající úroveň ochrany podle kapitoly V GDPR.

13. Povinnosti Správce

Správce prohlašuje a zavazuje se, že:

• má pro veškeré osobní údaje nahrané na platformu platný právní základ podle čl. 6 GDPR;
• pokud jsou zpracovávány zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 GDPR (zejména údaje o zdravotním stavu, náboženské/filozofické údaje, biometrické údaje z dokladů totožnosti), má platný právní základ podle čl. 9(2) GDPR a zavedl vhodné záruky;
• pokud jsou zpracovávány osobní údaje týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů podle čl. 10 GDPR (zejména výpisy z rejstříku trestů), děje se tak pod dozorem orgánu veřejné moci nebo je to povoleno právem Unie či členského státu poskytujícím vhodné záruky;
• nese výhradní odpovědnost za zákonnost pokynů ke zpracování udělených Zpracovateli;
• splnil své informační povinnosti vůči vlastním subjektům údajů podle čl. 13 a 14 GDPR;
• používá platformu pouze k zákonným účelům v souladu s použitelnými předpisy o ochraně osobních údajů;
• nese výhradní odpovědnost za správu přístupů ve svém účtu;
• neprodleně informuje Zpracovatele o změnách, které mají vliv na dodržování tohoto DPA.

14. Odpovědnost

Každá strana odpovídá za porušení použitelných předpisů o ochraně osobních údajů, která jí lze přičíst. Je-li Zpracovatel činěn odpovědným za porušení založené na pokynu nebo jednání Správce, Správce Zpracovatele odškodní v rozsahu, v jakém Zpracovatele netíží zavinění.

Smluvní odpovědnost Zpracovatele podle tohoto DPA podléhá omezení odpovědnosti sjednanému v Obchodních podmínkách. Zákonná odpovědnost Zpracovatele vůči subjektům údajů podle čl. 82 GDPR zůstává nedotčena. Pokuty podle čl. 83 GDPR nese strana, které je dozorový úřad uloží; nelze je přenést smluvně.

15. Rozhodné právo a příslušnost soudů

Toto DPA se řídí právem země, v níž je zpracovatel registrován (Ukrajina). Pro spory vyplývající z tohoto DPA jsou příslušné soudy této země, ledaže kogentní ustanovení v místě Správce stanoví jinak. Tato doložka o příslušnosti soudů se nedotýká práva subjektů údajů obrátit se na soudy uvedené v čl. 79(2) GDPR.

Národní právo zpracovatele na ochranu osobních údajů. Vedle GDPR se na zpracování prováděné zpracovatelem na Ukrajině vztahuje ukrajinský zákon o ochraně osobních údajů (č. 2297-VI).

16. Kontakt

LLC "DataPrime"
vul. Yakubenkivska, bud. 1, kab. 6
04107 Kyiv
Ukrajina
E-mail: support@lingverra.com