Kam putuje dokument vašeho klienta, když překládáte s Lingverra

Proč je to vaše otázka, a ne jen naše

Podle GDPR odpovídá za údaje klienta v první řadě ten, kdo rozhoduje, proč a jak se zpracovávají — tedy vy. Pokud k tomu využijete službu, zákon vyžaduje vybrat zpracovatele, který poskytuje dostatečné záruky ochrany údajů, a uzavřít s ním smlouvu o zpracování (čl. 28 GDPR). Jednoduše řečeno: máte právo — i povinnost — vědět, co se s dokumentem po nahrání děje.

Cesta dokumentu krok za krokem

1. Nahrání. Dokument se dostane do vašeho osobního účtu a je přístupný jen vám. Hned se zašifruje — vlastním klíčem, samostatným pro každý dokument.
2. Překlad. Dokument se zpracovává v Evropské unii a mimo ni se nepředává. Překlad provádí model AI na infrastruktuře, která neukládá požadavky a odpovědi a nepředává je vývojáři modelu. Na vašich dokumentech se modely netrénují.
3. Výsledek. Překlad dostanete v rozvržení originálu: tabulky, bloky a razítka na svých místech. Místa, která model přečetl nejistě, jsou zvýrazněná — ta kontrolujete jako první. Úpravy, podpis a razítko zůstávají na vás.
4. Smazání. Originál i překlad se automaticky smažou 72 hodin po vydání, nebo ručně kdykoli, chcete-li dříve. Smazání je kryptografické — podrobněji níže.

Jak chráníme vaše dokumenty — a na čem to stojí

• Samostatný klíč pro každý dokument (čl. 32 odst. 1 písm. a) GDPR — šifrování). Každý dokument — originál i překlad — se šifruje vlastním klíčem, ne klíčem společným pro účet ani společným pro všechny.
• Hlavní klíč — v EU a mimo naše servery (čl. 32 odst. 1 písm. b), čl. 44 GDPR). Klíče dokumentů chrání hlavní klíč uložený ve službě správy klíčů AWS KMS ve Frankfurtu. Nikdy tuto službu neopouští a není uložen na našich serverech: server může pouze požádat o dešifrování. Práce s klíči mimo EU je v kódu zablokovaná.
• Každé použití klíče se zaznamenává (čl. 5 odst. 2, čl. 32 odst. 1 písm. d) GDPR). Každý požadavek na hlavní klíč se zapisuje do protokolu AWS, který nemůžeme změnit. Každých 10 minut systém tento protokol porovnává s činností samotné aplikace. Pokud klíč použila jiná služba než naše, pokud požadavek nepřišel z našich serverů nebo pokud dešifrování neodpovídá žádné akci v aplikaci, okamžitě dostaneme poplach.
• Evidence incidentů a šetření (čl. 33 odst. 5 GDPR). Každý podezřelý případ se zapíše do evidence incidentů. Záznamy nelze zpětně změnit — pouze doplnit. U každého případu se zjistí a zaznamená příčina.
• 72 hodin na ohlášení dozorovému úřadu (čl. 33 odst. 1, čl. 34 GDPR). Pokud incident zasáhne osobní údaje, zákon dává 72 hodin na jeho ohlášení dozorovému úřadu. Lhůtu hlídá automatika: upomínky sílí, jak se blíží. Rozhodnutí o oznámení dotčeným osobám se přijímá a dokumentuje ve stejné evidenci.
• Smazání kryptografické, ne pouhé vymazání (čl. 5 odst. 1 písm. e), čl. 17 GDPR). Originál i překlad se automaticky smažou 72 hodin po vydání, nebo ručně kdykoli. Soubor se na disku přepíše, ale tím nekončíme: běžné mazání nedosáhne na kopie — v zálohách, ve vnitřních buňkách úložiště. Proto se spolu s dokumentem zničí i jeho klíč. Bez klíče se všechny kopie zašifrovaných dat, ať zůstaly kdekoli, mění v řadu náhodných bajtů, kterou nelze přečíst.
• Žádné klíče v zálohách (čl. 32 odst. 1 písm. c), čl. 25 GDPR). Klíče dokumentů jsou ze záloh databáze záměrně vyloučeny. Záloha slouží k obnovení služby — dokument z ní ale dešifrovat nelze.
• Dokumenty se nepoužívají k trénování (čl. 5 odst. 1 písm. b) GDPR — omezení účelu). Překlad probíhá v EU na infrastruktuře, která neukládá požadavky a odpovědi a nepředává je vývojáři modelu.

Kdo v Lingverra odpovídá za údaje

Za zpracování osobních údajů v Lingverra odpovídáme my. S každým uživatelem automaticky platí smlouva o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR — není třeba o ni žádat ani ji zvlášť podepisovat. Všechny společnosti, které se na zpracování podílejí, jsou veřejně uvedeny: co která dělá, kde sídlí a na jakém základě (čl. 28 odst. 2 a 4 GDPR).

A ještě: nepřijímáme zakázky od vašich klientů a nekonkurujeme vám — klient, podpis i honorář zůstávají vaše.

Pět otázek pro jakýkoli nástroj

Ať používáte cokoli, tyto otázky pomohou posoudit, zda lze službě svěřit dokumenty klienta:

1. Existuje smlouva o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR?
2. Kde se údaje zpracovávají — v EU, nebo mimo ni?
3. Používají se dokumenty k trénování modelů?
4. Jak dlouho se dokumenty uchovávají a můžete je smazat sami?
5. Je seznam dalších zpracovatelů zveřejněn?

Pokud dokumenty služby na některou z těchto otázek jasně neodpovídají, je to důvod k ostražitosti.

Co říct klientovi

Zeptá-li se klient, co se děje s jeho dokumenty, stačí krátká odpověď: „Dokument se zpracovává v EU, šifruje se samostatným klíčem, nepoužívá se k trénování AI a po 72 hodinách, nebo ručně kdykoli, se nevratně smaže. Se službou mám uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů podle GDPR.“ Do dokumentace můžete přiložit odkazy na smlouvu a na seznam dalších zpracovatelů.

Časté otázky

Smlouva o zpracování osobních údajů (čl. 28 GDPR)

Seznam dalších zpracovatelů

Čtěte také: AI překlad a GDPR — jak poznat bezpečnou službu

Čtěte také: „Jsou moje údaje v bezpečí?“ — co odpovědět klientovi