Překladatele taková otázka často zaskočí: „nemějte obavy“ je málo a převyprávět smlouvu o zpracování trvá dlouho. Dobrá zpráva: pokud je nástroj zvolen správně, odpověď zabere půl minuty. Níže — krátká odpověď, odpovědi na časté doplňující otázky a co raději neříkat.
Krátká odpověď — do rozhovoru nebo e-mailu
„Váš dokument se zpracovává v Evropské unii a šifruje se samostatným klíčem. Nepoužívá se k trénování umělé inteligence a po 72 hodinách nebo ručně kdykoli se nevratně smaže. Se službou, kterou používám, mám uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů podle GDPR.“
Ve většině případů to stačí. Pokud chce klient vědět víc, přejděte k pěti bodům.
Pokud chce klient vědět víc
Pět bodů, které pokryjí téměř všechny otázky:
- Kde se dokument zpracovává. V EU; mimo ni se nepředává.
- Kdo ho vidí. Dokument je přístupný jen v účtu překladatele. Služba ho nepoužívá k ničemu jinému než k překladu.
- Trénuje se na něm AI. Ne. Překlad probíhá na infrastruktuře, která neukládá požadavky a odpovědi a nepředává je vývojáři modelu.
- Jak dlouho se uchovává. Originál i překlad se smažou 72 hodin po vydání nebo ručně kdykoli. Smazání je kryptografické: spolu se souborem se zničí klíč dokumentu a potom ho už nelze přečíst — ani ze záloh.
- Kdo za to odpovídá. Se službou je uzavřena smlouva o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR a všechny společnosti, které se na zpracování podílejí, jsou veřejně uvedeny.
Časté doplňující otázky — a co na ně odpovědět
„A kde přesně — v jaké zemi?“
V EU. Společnosti, které se na zpracování podílejí, a jejich sídla jsou uvedeny ve veřejném seznamu dalších zpracovatelů. Konkrétní aktuální místo zpracování v rámci EU/EHP služba sdělí na požádání.
„A co když službu někdo hackne?“
Ukradený soubor, databázi ani zálohu nepůjde přečíst. Každý dokument je zašifrován vlastním klíčem a klíče dokumentů jsou zase zašifrovány hlavním klíčem. Hlavní klíč není uložen na serverech služby, ale v samostatném systému správy klíčů v EU, a nikdy ho neopouští; v zálohách klíče dokumentů vůbec nejsou. Bez hlavního klíče jsou ukradená data jen řada náhodných bajtů. Dokument lze dešifrovat jen přes samotný systém správy klíčů — a každý takový přístup se zapisuje do protokolu, který služba nemůže změnit. Neobvyklý přístup okamžitě vyvolá poplach.
„Můžete můj dokument smazat hned teď?“
Ano. Klient má právo na výmaz svých údajů (čl. 17 GDPR) a lze to udělat hned, bez čekání na automatickou lhůtu. Smažte dokument ve svém účtu a dejte klientovi vědět, že je hotovo.
„Co přesně o mně uchováváte?“
Klient má právo to vědět (čl. 15 GDPR). Odpověď bývá krátká: dokument — do smazání, a potom jen to, co musíte uchovávat sami: například fakturu nebo záznam v evidenci překladů, pokud ji vyžaduje zákon vaší země.
„A neukáže pak AI můj pas někomu jinému?“
Ne. Model se na vašich dokumentech netrénuje a infrastruktura, na které běží, neukládá ani požadavek, ani odpověď. Dokument se nestane součástí modelu a nemůže „vyplavat“ u jiného uživatele.
Jaké dokumenty mít po ruce
- Smlouva o zpracování osobních údajů s vaší službou — potvrzuje, že zpracovatel je vázán povinnostmi podle čl. 28 GDPR.
- Seznam dalších zpracovatelů — ukazuje, kdo další se na zpracování podílí a kde.
- Vaše záznamy o činnostech zpracování (čl. 30 GDPR) — kdyby se klient nebo kontrolor zeptal, jak nakládáte s údaji.
Odkazy na první dva dokumenty můžete klientovi jednoduše přeposlat. Záznamy klientovi posílat nemusíte — jsou to vaše interní dokumenty, které na požádání předložíte dozorovému úřadu.
Hotový odstavec do e-mailu nebo cenové nabídky
Mnoho klientů se ptá předem — jednodušší je odpovědět dřív, než otázka padne. Odstavec můžete přidat do cenové nabídky, do podpisu e-mailu nebo na svůj web:
„Vaše dokumenty překládám pomocí služby, která je zpracovává v Evropské unii. Každý dokument se šifruje samostatným klíčem, nepoužívá se k trénování umělé inteligence a maže se nejpozději 72 hodin po vydání překladu — nebo dříve, na vaši žádost. Se službou je uzavřena smlouva o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR.“
Pokud jste správce (klient přišel přímo k vám), je tento odstavec zároveň součástí informací, které musíte klientovi poskytnout podle čl. 13 GDPR: kdo a s jakou pomocí zpracovává jeho údaje a jak dlouho se uchovávají.
Co raději neříkat
- „Je to standardní služba, dělají to tak všichni“ — klientovi záleží na konkrétních podmínkách, ne na popularitě.
- „Nic se neuchovává“ — pokud se dokument uchovává byť jen pár hodin, není to pravda. Raději poctivě uveďte lhůtu.
- „Prolomit to nejde“ — to nemůže slíbit nikdo. Poctivější a silnější je: „dokument je zašifrovaný, klíč je uložen zvlášť, každý přístup k němu se zaznamenává“.
- „To není moje odpovědnost“ — podle GDPR za výběr spolehlivého zpracovatele odpovídáte vy (čl. 28 odst. 1 GDPR). Silněji zní: „používám službu, která to smluvně garantuje“.
Když klient sám požádal, abyste nepoužívali online služby
Stává se to — zvlášť u lékařských nebo soudních dokumentů. Můžete souhlasit, nebo vysvětlit, proč je váš nástroj bezpečný, a ukázat smlouvu a seznam dalších zpracovatelů. Rozhodnutí je na klientovi: jsou to jeho údaje. Pokud klient trvá na svém, poznamenejte si to k zakázce, aby později nevznikly neshody.
Pokud pracujete s Lingverra
Krátká odpověď výše plně odpovídá tomu, jak Lingverra funguje: zpracování v EU, samostatný klíč pro každý dokument, žádné trénování modelů, kryptografické smazání po 72 hodinách nebo ručně kdykoli. Smlouva o zpracování osobních údajů platí automaticky pro každý účet, seznam dalších zpracovatelů je zveřejněn. Podrobně a s odkazy na GDPR — v článku „Kam putuje dokument vašeho klienta, když překládáte s Lingverra“. Kdo z vás je správce a kdo zpracovatel a jaké záznamy potřebujete — v článku „Soudní překladatel a GDPR: jste správce, nebo zpracovatel?“.
Ve zkratce
- Půl minuty: EU, samostatný klíč, žádné trénování AI, smazání po 72 hodinách nebo ručně kdykoli, smlouva podle GDPR.
- Na doplňující otázky odpovídejte konkrétně: kde, kdo to vidí, jak smazat, co se stane při incidentu.
- Neslibujte „nic se neuchovává“ ani „prolomit to nejde“ — uvádějte lhůty a opatření.
- Mějte po ruce smlouvu o zpracování a seznam dalších zpracovatelů — můžete je klientovi přeposlat.
Smlouva o zpracování osobních údajů (čl. 28 GDPR)
Čtěte také: Kam putuje dokument vašeho klienta, když překládáte s Lingverra
Čtěte také: Soudní překladatel a GDPR: jste správce, nebo zpracovatel?