Hová kerül ügyfele dokumentuma, amikor a Lingverrával fordít

Miért az Ön kérdése ez, és nem csak a miénk

A GDPR szerint az ügyfél adataiért elsősorban az felel, aki eldönti, miért és hogyan kezelik őket — vagyis Ön. Ha ehhez szolgáltatást vesz igénybe, a jogszabály előírja, hogy olyan adatfeldolgozót válasszon, amely elegendő garanciát nyújt az adatok védelmére, és kössön vele adatfeldolgozási szerződést (GDPR 28. cikk). Egyszerűen szólva: joga — és kötelessége — tudni, mi történik a dokumentummal a feltöltés után.

A dokumentum útja lépésről lépésre

1. Feltöltés. A dokumentum a személyes fiókjába kerül, és csak Ön fér hozzá. Azonnal titkosításra kerül — saját kulccsal, minden dokumentumhoz külön.
2. Fordítás. A dokumentumot az Európai Unióban kezeljük, azon kívülre nem továbbítjuk. A fordítást egy MI-modell végzi olyan infrastruktúrán, amely nem tárolja a kéréseket és válaszokat, és nem adja át azokat a modell fejlesztőjének. Az Ön dokumentumain nem tanítanak modelleket.
3. Eredmény. A fordítást az eredeti elrendezésében kapja meg: a táblázatok, blokkok és bélyegzők a helyükön. Azok a részek, amelyeket a modell bizonytalanul olvasott, ki vannak emelve — ezeket ellenőrzi először. A javítás, az aláírás és a bélyegző Önnél marad.
4. Törlés. Az eredeti és a fordítás a kiadás után 72 órával automatikusan törlődik. Ha korábban szeretné, törölje őket Ön bármikor. A törlés kriptográfiai — erről lentebb.

Hogyan védjük a dokumentumait — és mire épül ez

• Külön kulcs minden dokumentumhoz (GDPR 32. cikk (1) bek. a) pont — titkosítás). Minden dokumentum — az eredeti és a fordítás is — saját kulccsal van titkosítva, nem a fiók közös kulcsával, és nem is mindenki közös kulcsával.
• A főkulcs — az EU-ban és a szervereinken kívül (GDPR 32. cikk (1) bek. b) pont, 44. cikk). A dokumentumok kulcsait egy főkulcs védi, amelyet az AWS KMS kulcskezelő szolgáltatás őriz Frankfurtban. Soha nem hagyja el ezt a szolgáltatást, és nem tároljuk a szervereinken: a szerver csak visszafejtést kérhet. A kulcsok használata az EU-n kívül a kódban le van tiltva.
• A kulcs minden használata naplózva van (GDPR 5. cikk (2) bek., 32. cikk (1) bek. d) pont). A főkulcshoz intézett minden kérés bekerül egy AWS-naplóba, amelyet nem tudunk módosítani. A rendszer 10 percenként összeveti ezt a naplót magának az alkalmazásnak a működésével. Ha a kulcsot nem a mi szolgáltatásunk használta, ha egy kérés nem a szervereinkről érkezett, vagy egy visszafejtés nem felel meg az alkalmazás egyetlen műveletének sem, azonnal riasztást kapunk.
• Incidensnapló és kivizsgálás (GDPR 33. cikk (5) bek.). Minden gyanús eset bekerül az incidensnaplóba. A bejegyzések utólag nem módosíthatók — csak kiegészíthetők. Minden esetben megállapítjuk és rögzítjük az okot.
• 72 óra a felügyeleti hatóság értesítésére (GDPR 33. cikk (1) bek., 34. cikk). Ha egy incidens személyes adatokat érint, a jogszabály 72 órát ad a felügyeleti hatóság értesítésére. A határidőt automatika figyeli: az emlékeztetők a közeledtével egyre sürgetőbbek. Az érintettek tájékoztatásáról szóló döntést ugyanabban a naplóban hozzuk meg és dokumentáljuk.
• Kriptográfiai törlés, nem puszta törlés (GDPR 5. cikk (1) bek. e) pont, 17. cikk). Az eredeti és a fordítás a kiadás után 72 órával automatikusan törlődik, vagy Ön törli bármikor. A fájlt felülírjuk a lemezen, de ennyivel nem érjük be: a szokásos törlés nem éri el a másolatokat — a biztonsági mentésekben, a tárolóeszköz belső celláiban. Ezért a dokumentummal együtt a kulcsát is megsemmisítjük. Kulcs nélkül a titkosított adatok minden másolata, bárhol maradt is, olvashatatlan véletlenszerű bájtsorrá válik.
• Nincsenek kulcsok a biztonsági mentésekben (GDPR 32. cikk (1) bek. c) pont, 25. cikk). A dokumentumok kulcsait szándékosan kizártuk az adatbázis biztonsági mentéseiből. A mentés a szolgáltatás helyreállítására szolgál — dokumentumot azonban nem lehet belőle visszafejteni.
• A dokumentumokat nem használjuk tanításra (GDPR 5. cikk (1) bek. b) pont — célhoz kötöttség). A fordítás az EU-ban történik, olyan infrastruktúrán, amely nem tárolja a kéréseket és válaszokat, és nem adja át azokat a modell fejlesztőjének.

Ki felel az adatokért a Lingverránál

A személyes adatok kezeléséért a Lingverránál mi felelünk. Minden felhasználóval automatikusan érvényes a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozási szerződés — nem kell külön kérni vagy aláírni. Az adatkezelésben részt vevő összes vállalat nyilvánosan fel van sorolva: mit végez mindegyik, hol található és milyen jogalapon (GDPR 28. cikk (2) és (4) bek.).

És még valami: nem vállalunk megbízást az ügyfeleitől, és nem versenyzünk Önnel — az ügyfél, az aláírás és a díj az Öné marad.

Öt kérdés bármely eszközhöz

Bármit használ is, ezek a kérdések segítenek eldönteni, rábízhatók-e egy szolgáltatásra az ügyfél dokumentumai:

1. Van-e a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozási szerződés?
2. Hol kezelik az adatokat — az EU-ban vagy azon kívül?
3. Használják-e a dokumentumokat modellek tanítására?
4. Mennyi ideig őrzik a dokumentumokat, és törölheti-e őket saját maga?
5. Közzétették-e a további adatfeldolgozók listáját?

Ha a szolgáltatás dokumentumai valamelyik kérdésre nem adnak egyértelmű választ, az ok az óvatosságra.

Mit mondjon az ügyfelének

Ha egy ügyfél megkérdezi, mi történik a dokumentumaival, elég egy rövid válasz: „A dokumentumot az EU-ban kezelik, külön kulccsal titkosítják, nem használják MI tanítására, és 72 óra után vagy bármikor kézzel visszavonhatatlanul törlik. A szolgáltatással a GDPR szerinti adatfeldolgozási szerződésem van.” Az iratokhoz csatolhatja a szerződés és a további adatfeldolgozók listájának linkjét.

Gyakori kérdések

Adatfeldolgozási szerződés (GDPR 28. cikk)

A további adatfeldolgozók listája

Olvassa el ezt is: MI-fordítás és GDPR — így ismeri fel a biztonságos szolgáltatást

Olvassa el ezt is: „Biztonságban vannak az adataim?” — mit mondjon az ügyfélnek

Leütés vagy karakter? Így számolják a fordítás terjedelmét