A fordítót ez a kérdés gyakran váratlanul éri: a „ne aggódjon” kevés, az adatfeldolgozási szerződés felmondása pedig hosszú. A jó hír: ha az eszközt jól választotta meg, a válasz fél percet vesz igénybe. Alább — egy rövid válasz, válaszok a gyakori további kérdésekre, és amit jobb nem mondani.
A rövid válasz — beszélgetéshez vagy e-mailhez
„A dokumentumát az Európai Unióban kezelik, és külön kulccsal titkosítják. Nem használják mesterséges intelligencia tanítására, és 72 óra után vagy bármikor kézzel visszavonhatatlanul törlik. Az általam használt szolgáltatással a GDPR szerinti adatfeldolgozási szerződésem van.”
Ez a legtöbb esetben elég. Ha az ügyfél részletesebben szeretné tudni, térjen át az öt pontra.
Ha az ügyfél részletesebben szeretné tudni
Öt pont, amely szinte minden kérdést lefed:
- Hol kezelik a dokumentumot. Az EU-ban; azon kívülre nem továbbítják.
- Ki látja. A dokumentum csak a fordító fiókjában érhető el. A szolgáltatás semmi másra nem használja, csak a fordításra.
- Tanítják-e rajta az MI-t. Nem. A fordítás olyan infrastruktúrán történik, amely nem tárolja a kéréseket és válaszokat, és nem adja át azokat a modell fejlesztőjének.
- Mennyi ideig őrzik. Az eredetit és a fordítást a kiadás után 72 órával vagy bármikor kézzel törlik. A törlés kriptográfiai: a fájllal együtt a dokumentum kulcsát is megsemmisítik, és ezután már nem olvasható — a biztonsági mentésekből sem.
- Ki felel érte. A szolgáltatással a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozási szerződés van érvényben, és az adatkezelésben részt vevő összes vállalat nyilvánosan fel van sorolva.
Gyakori további kérdések — és mit válaszoljon rájuk
„De pontosan hol — melyik országban?”
Az EU-ban. Az adatkezelésben részt vevő vállalatok és székhelyük a további adatfeldolgozók nyilvános listáján szerepelnek. A konkrét, aktuális adatkezelési helyet az EU/EGT-n belül a szolgáltatás kérésre közli.
„És ha feltörik a szolgáltatást?”
Egy ellopott fájlt, adatbázist vagy biztonsági mentést nem lehet elolvasni. Minden dokumentum saját kulccsal van titkosítva, a dokumentumkulcsokat pedig egy főkulcs titkosítja. A főkulcsot nem a szolgáltatás szerverein őrzik, hanem egy különálló kulcskezelő rendszerben az EU-ban, és soha nem hagyja el azt; a biztonsági mentésekben egyáltalán nincsenek dokumentumkulcsok. Főkulcs nélkül az ellopott adatok véletlenszerű bájtok sorozatai. Egy dokumentumot csak magán a kulcskezelő rendszeren keresztül lehet visszafejteni — és minden ilyen hozzáférés bekerül egy naplóba, amelyet a szolgáltatás nem tud módosítani. Egy szokatlan hozzáférés azonnal riasztást vált ki.
„Törölhető a dokumentumom most azonnal?”
Igen. Az ügyfélnek joga van adatai törléséhez (GDPR 17. cikk), és ez azonnal megtehető, az automatikus határidő kivárása nélkül. Törölje a dokumentumot a fiókjában, és jelezze az ügyfélnek, hogy megtörtént.
„Pontosan mit őriz rólam?”
Az ügyfélnek joga van ezt megtudni (GDPR 15. cikk). A válasz általában rövid: a dokumentumot — a törlésig, utána pedig csak azt, amit Önnek magának kötelező megőriznie: például egy számlát vagy egy bejegyzést a fordítási nyilvántartásban, ha az Ön országának joga ezt előírja.
„Az MI később nem mutatja meg az útlevelemet valaki másnak?”
Nem. A modellt nem tanítják az Ön dokumentumain, és az infrastruktúra, amelyen fut, sem a kérést, sem a választ nem tárolja. A dokumentum nem válik a modell részévé, és nem „bukkanhat fel” egy másik felhasználónál.
Milyen dokumentumokat tartson kéznél
- Az adatfeldolgozási szerződés a szolgáltatásával — igazolja, hogy az adatfeldolgozót a GDPR 28. cikke szerinti kötelezettségek kötik.
- A további adatfeldolgozók listája — megmutatja, ki vesz még részt az adatkezelésben, és hol.
- Az Ön adatkezelési nyilvántartása (GDPR 30. cikk) — ha egy ügyfél vagy ellenőr megkérdezi, hogyan bánik az adatokkal.
Az első két dokumentum linkjét egyszerűen továbbíthatja az ügyfélnek. A nyilvántartást nem kell elküldeni az ügyfélnek — ez az Ön belső dokumentuma, amelyet kérésre a felügyeleti hatóságnak mutat be.
Kész bekezdés e-mailbe vagy árajánlatba
Sok ügyfél előre rákérdez — egyszerűbb a kérdés előtt válaszolni. A bekezdést felveheti az árajánlatba, az e-mail-aláírásba vagy a honlapjára:
„Dokumentumait egy olyan szolgáltatás segítségével fordítom, amely azokat az Európai Unióban kezeli. Minden dokumentumot külön kulccsal titkosítanak, nem használják mesterséges intelligencia tanítására, és legkésőbb 72 órával a fordítás kiadása után törlik — vagy korábban, az Ön kérésére. A szolgáltatással a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozási szerződés van érvényben.”
Ha Ön adatkezelő (az ügyfél közvetlenül Önhöz fordult), ez a bekezdés egyúttal része annak a tájékoztatásnak, amelyet a GDPR 13. cikke szerint az ügyfélnek meg kell adnia: ki és milyen segítséggel kezeli az adatait, és meddig őrzik azokat.
Amit jobb nem mondani
- „Ez egy szokásos szolgáltatás, mindenki így csinálja” — az ügyfelet a konkrét feltételek érdeklik, nem a népszerűség.
- „Semmit nem tárolnak” — ha a dokumentumot akár csak néhány órán át tárolják, ez nem igaz. Jobb őszintén megnevezni a határidőt.
- „Feltörni lehetetlen” — ezt senki sem ígérheti. Őszintébb és meggyőzőbb: „a dokumentum titkosítva van, a kulcsot külön őrzik, minden hozzáférést naplóznak”.
- „Ez nem az én felelősségem” — a GDPR szerint a megbízható adatfeldolgozó kiválasztásáért Ön felel (GDPR 28. cikk (1) bek.). Meggyőzőbben hangzik: „olyan szolgáltatást használok, amely ezt szerződésben garantálja”.
Ha az ügyfél maga kérte, hogy ne használjon online szolgáltatást
Előfordul — különösen orvosi vagy bírósági dokumentumoknál. Beleegyezhet, vagy elmagyarázhatja, miért biztonságos az eszköze, megmutatva a szerződést és a további adatfeldolgozók listáját. A döntés az ügyfélé: az ő adatairól van szó. Ha az ügyfél ragaszkodik hozzá, jegyezze fel a megbízásnál, hogy később ne legyen nézeteltérés.
Ha a Lingverrával dolgozik
A fenti rövid válasz pontosan megfelel a Lingverra működésének: adatkezelés az EU-ban, minden dokumentumhoz külön kulcs, modelltanítás nélkül, kriptográfiai törlés 72 óra után vagy bármikor kézzel. Az adatfeldolgozási szerződés minden fiókra automatikusan érvényes, a további adatfeldolgozók listája nyilvános. Részletesen és a GDPR-ra hivatkozva — a „Hová kerül ügyfele dokumentuma, amikor a Lingverrával fordít” című cikkben. Hogy Önök közül ki az adatkezelő és ki az adatfeldolgozó, és milyen nyilvántartásra van szüksége — a „Hiteles fordító és GDPR: Ön adatkezelő vagy adatfeldolgozó?” című cikkben.
Röviden
- Fél perc: EU, külön kulcs, nincs MI-tanítás, törlés 72 óra után vagy bármikor kézzel, GDPR szerinti szerződés.
- A további kérdésekre válaszoljon konkrétan: hol, ki látja, hogyan lehet törölni, mi történik incidens esetén.
- Ne ígérje, hogy „semmit nem tárolnak” vagy „feltörni lehetetlen” — nevezzen meg határidőket és intézkedéseket.
- Tartsa kéznél az adatfeldolgozási szerződést és a további adatfeldolgozók listáját — továbbíthatja őket az ügyfélnek.
Adatfeldolgozási szerződés (GDPR 28. cikk)
A további adatfeldolgozók listája
Olvassa el ezt is: Hová kerül ügyfele dokumentuma, amikor a Lingverrával fordít
Olvassa el ezt is: Hiteles fordító és GDPR: Ön adatkezelő vagy adatfeldolgozó?