Accord de traitement des données
1. Parties au contrat
LLC "DataPrime", société immatriculée en Ukraine, est la société qui exploite le service Lingverra. « Lingverra » est la dénomination commerciale sous laquelle la société fournit le service et ne constitue pas une personne morale distincte ; dans ce document, « Lingverra » ou « nous » désigne LLC "DataPrime".
Le présent contrat de sous-traitance (« DPA ») est conclu entre :
Sous-traitant :
LLC "DataPrime"
vul. Yakubenkivska, bud. 1, kab. 6
04107 Kyiv
Ukraine
Numéro d'immatriculation : 46215708
Courriel : support@lingverra.com
(ci-après le « Sous-traitant »)
Responsable du traitement :
Le traducteur assermenté/agréé ou l'agence de traduction qui accepte les
Conditions Générales et a enregistré un compte utilisateur
sur la plateforme Lingverra (ci-après le « Client » ou le « Responsable du traitement »). Le
service est destiné exclusivement aux professionnels (B2B) ; il n'est pas destiné aux consommateurs.
Le présent DPA fait partie intégrante des Conditions Générales et y est incorporé. En acceptant les Conditions Générales, le Responsable du traitement accepte également le présent DPA. Le DPA entre en vigueur au moment où le Responsable du traitement accepte les Conditions Générales.
2. Répartition des rôles (Responsable du traitement / Sous-traitant)
S'agissant des données à caractère personnel contenues dans les documents téléversés par le Client (clients du Client, personnes nommées dans les actes, tiers), le Client est le responsable du traitement au sens de l'art. 4(7) RGPD et Lingverra est le sous-traitant au sens de l'art. 4(8) RGPD. Le Client détermine les finalités et les moyens du traitement de ces données ; Lingverra les traite uniquement pour fournir le service de traduction pour son compte.
2.1 Instruction documentée par le téléversement d'un document
L'utilisation de la plateforme est volontaire et toujours initiée par le Client. Avant qu'un document ne soit traité, le Client doit s'inscrire, accepter les Conditions Générales y compris le présent DPA, et donner son consentement sur la plateforme ; ce n'est qu'alors que l'espace de travail du service devient accessible. Chaque téléversement d'un document pour traduction constitue une instruction distincte, consciente et documentée du Responsable du traitement au Sous-traitant au sens de l'art. 28(3)(a) RGPD, donnée en connaissance préalable des moyens techniques décrits à la section 2.2 et dans la liste des sous-traitants ultérieurs. Le Sous-traitant ne traite aucun contenu de document tant que le Responsable du traitement n'a pas donné une telle instruction en téléversant le document.
2.2 Le Sous-traitant ne détermine que les moyens techniques de mise en œuvre
Le Responsable du traitement détermine la finalité du traitement (si, pourquoi et quel document est traduit) et conserve le contrôle du contenu et des personnes concernées. Le Sous-traitant ne détermine que les moyens techniques, non essentiels de la mise en œuvre de cette instruction, à savoir : le modèle de traduction par IA utilisé (« Claude ») ainsi que le canal et la région dans l'UE par lesquels il est sollicité (voir la liste des sous-traitants ultérieurs), la durée de conservation au terme de laquelle le contenu est automatiquement supprimé, le schéma de chiffrement (une clé distincte pour chaque document) et l'infrastructure d'hébergement. Conformément à la distinction établie entre moyens essentiels et non essentiels (voir les lignes directrices 07/2020 du CEPD relatives aux notions de responsable du traitement et de sous-traitant), la détermination de tels moyens techniques par un sous-traitant ne fait pas de celui-ci un responsable du traitement.
Le service est fourni au moyen d'une configuration technique unique et standardisée ; le Sous-traitant ne propose pas de moyens alternatifs (modèle, région, conservation ou chiffrement), et le Client n'en choisit pas. En acceptant le présent DPA et en téléversant un document, le Responsable du traitement donne instruction au Sous-traitant d'effectuer le traitement en utilisant précisément ces moyens techniques. L'absence de choix entre des moyens particuliers reflète le caractère standardisé et instrumental du service et ne confère au Sous-traitant aucun pouvoir de décision sur les finalités du traitement. La décision de recourir ou non aux moyens techniques proposés par le Sous-traitant appartient entièrement au Responsable du traitement : celui-ci décide librement d'employer ou non l'ensemble des moyens du Sous-traitant pour traiter un document donné, et peut à tout moment renoncer à utiliser le service. Les moyens sont ainsi mis à la disposition du Responsable du traitement, et c'est sa propre décision volontaire de les appliquer au traitement ; c'est ce choix volontaire du Responsable du traitement, et non une détermination unilatérale du Sous-traitant, qui commande la réalisation du traitement.
2.3 Aucune utilisation propre du contenu
Le Sous-traitant traite le contenu des documents exclusivement pour exécuter la traduction ordonnée par le Responsable du traitement. Le Sous-traitant n'utilise pas le contenu des documents à ses propres fins, ne l'analyse ni ne le profile pas, ne le divulgue pas à des tiers autres que les sous-traitants ultérieurs nécessaires à la fourniture du service (section 6), et ce contenu n'est pas utilisé pour entraîner, affiner ou améliorer un quelconque modèle d'intelligence artificielle. Le Sous-traitant ne tire du contenu aucun avantage propre au-delà de la fourniture du service convenu.
Le Client exerce sa profession sous sa propre responsabilité et décide seul s'il téléverse le document de son client sur la plateforme pour traduction et sur quelle base juridique il le fait. Lingverra ne vérifie pas et n'est pas responsable de la question de savoir si le Client est habilité à transmettre les données concernées ; cette responsabilité incombe exclusivement au Client en tant que responsable du traitement (voir section 13).
Lingverra n'agit en qualité de sous-traitant que tant qu'elle détient le contenu concerné. Une fois le contenu supprimé conformément à la section 11 (par défaut 72 heures après la livraison), ou plus tôt si le Responsable du traitement le supprime dans son compte, Lingverra ne traite plus ce contenu et cesse d'agir en qualité de sous-traitant à son égard.
3. Objet et finalité du traitement
Lingverra exploite une plateforme Software-as-a-Service en nuage destinée à la traduction assistée par IA de documents officiels et autres, pour des traducteurs assermentés ou agréés. Le Sous-traitant traite des données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture de ce service.
Devis (estimations de coût). Il en va de même lorsque le Responsable du traitement téléverse un document afin d'en faire estimer le volume et de faire établir une offre chiffrée sur son propre papier à en-tête. Une différence est essentielle et est consignée ici pour lever toute ambiguïté : aucun modèle d'intelligence artificielle n'intervient dans cette fonction et aucune donnée n'est transmise à un fournisseur de modèle. Le texte est extrait du document par un logiciel de reconnaissance de texte fonctionnant sur l'infrastructure propre du Sous-traitant au sein de l'UE/EEE. Le fichier téléversé est supprimé dès que le devis a été établi ; le PDF généré est chiffré au repos et supprimé après 72 heures (section 11).
Factures au propre client du responsable du traitement. Il en va de même lorsque le responsable du traitement établit une facture à partir d’un devis enregistré. Le nom et l’adresse du client du responsable du traitement, saisis par celui-ci à cette fin, sont traités par le sous-traitant uniquement afin de les faire figurer sur la facture ; l’adresse est conservée chiffrée. La facture est établie sur le papier à en-tête du responsable du traitement et en son nom : le sous-traitant n’en est ni l’émetteur ni une partie, n’attribue aucun numéro de facture et ne transmet pas la facture au destinataire. Le PDF généré et l’adresse du client sont supprimés au bout de 72 auparavant, le Responsable du traitement peut supprimer le devis ou la facture à tout moment dans son compte;heures ; la conservation de la facture pendant les délais légaux applicables au responsable du traitement incombe à ce dernier.
Hors du présent contrat : demandes de clients potentiels. Le Sous-traitant exploite séparément, sur son site web public, un formulaire par lequel une personne recherchant une traduction certifiée peut demander à être mise en relation avec un traducteur. Pour ces coordonnées, le Sous-traitant agit en qualité de responsable du traitement indépendant sur le fondement du consentement de cette personne, et non en qualité de sous-traitant du Responsable du traitement ; le présent contrat ne leur est pas applicable. Lorsque le Responsable du traitement accepte une telle demande, il devient à son tour responsable du traitement indépendant des coordonnées reçues et décide seul de leur utilisation ; le Sous-traitant ne donne à cet égard aucune instruction et ne perçoit aucune part de la mission qui en découlerait. Ce traitement est décrit dans la Politique de confidentialité, section 3.5.
Le Sous-traitant traite les données à caractère personnel uniquement sur instruction documentée du Responsable du traitement, sauf s'il est tenu d'y procéder en vertu du droit de l'Union ou du droit d'un État membre. En pareil cas, le Sous-traitant informe le Responsable du traitement de ces exigences juridiques avant le traitement, sauf si ce droit interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public (art. 28(3)(a) RGPD).
4. Nature, portée et catégories de données
4.1 Nature et finalité du traitement
Le Sous-traitant traite des données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement aux fins suivantes :
- conservation et gestion des documents et fichiers téléversés par le Responsable du traitement ;
- traduction du contenu des documents assistée par IA. Pour fournir le service de traduction, le contenu du document est traité par le modèle de langage « Claude » via un canal situé dans l'UE figurant dans la liste des sous-traitants ultérieurs ; le prestataire de ce canal agit en qualité de sous-traitant ultérieur conformément à la section 6. Le traitement demeure au sein de l'EEE, quel que soit le canal listé qui traite la requête. Ce traitement constitue une partie intégrante et nécessaire du service ; sans lui, aucune traduction ne peut être fournie. En téléversant un document pour traduction, le Responsable du traitement donne une instruction documentée (art. 28(3)(a) RGPD) qui couvre cette sous-traitance ultérieure. Le contenu du document demeure au sein de l'EEE, n'est traité que temporairement pour la traduction et n'est pas utilisé pour entraîner des modèles ;
- mise à disposition du document traduit et d'un éditeur de comparaison/post-édition sur deux colonnes pour relecture par le Responsable du traitement ;
- conservation temporaire du document source et de la traduction pendant la durée de conservation (voir section 11), afin que le Responsable du traitement puisse rouvrir le résultat ;
- tenue de journaux (journaux d'audit) des événements pertinents pour la sécurité dans le compte du Responsable du traitement ;
- estimation du volume d'un document et génération d'un devis chiffré sur le papier à en-tête du Responsable du traitement. Le texte est extrait du document par un logiciel de reconnaissance de texte fonctionnant sur l'infrastructure propre du Sous-traitant au sein de l'UE/EEE ; aucun modèle d'IA ni fournisseur de modèle n'intervient, contrairement à la fonction de traduction ci-dessus ;
- établissement d’une facture à partir d’un devis enregistré, sur le papier à en-tête du responsable du traitement et en son nom, à partir du nom et de l’adresse de son client saisis par lui à cette fin ; le sous-traitant fait figurer ces données sur la facture et n’en fait rien d’autre.
4.2 Catégories de données à caractère personnel
Les données contenues dans les documents téléversés sont déterminées par le Responsable du traitement et peuvent, par leur nature, comprendre des catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l'art. 9 RGPD (par ex. données de santé figurant dans des certificats médicaux, données révélant des convictions religieuses ou philosophiques, données biométriques figurant dans des documents d'identité) ainsi que des données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales et aux infractions au sens de l'art. 10 RGPD (par ex. extraits de casier judiciaire). Lingverra n'a pas connaissance du contenu concret des documents et ne porte aucune appréciation sur celui-ci.
| Catégorie | Éléments de données |
|---|---|
| Données des documents (contenu) | Fichiers téléversés (PDF, images), texte extrait et traduit par IA, métadonnées des documents. Peuvent contenir des catégories particulières de données (art. 9 RGPD) : données de santé, données religieuses/philosophiques, données biométriques issues de documents d'identité ; ainsi que des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions (art. 10 RGPD) : par ex. extraits de casier judiciaire. |
| Données d'identité des personnes concernées | Noms, dates de naissance, adresses, numéros d'actes et de dossiers, signatures mentionnées dans les documents |
| Données de compte et de profil du Client | Adresse électronique, nom, informations professionnelles (nomination, langues, mention de certification) |
| Données techniques | Adresses IP, agent utilisateur, identifiants de session, entrées des journaux d'audit |
| Données de facturation | Nombre de Normseiten traduites, solde, historique des paiements |
Remarque : les données de compte, de profil, techniques et de facturation du Client lui-même sont traitées par Lingverra en qualité de responsable du traitement pour son propre compte (exécution d'un contrat, art. 6(1)(b) RGPD) ; la Politique de confidentialité s'applique à cet égard. L'objet du présent DPA est constitué par les données de tiers contenues dans les documents, pour lesquelles le Client est le responsable du traitement.
4.3 Catégories de personnes concernées
- les clients du Client (personnes physiques) ;
- les tiers nommés dans les documents (par ex. personnes mentionnées dans des actes, signataires, personnes émettrices) ;
- le Client lui-même, dans la mesure où ses documents contiennent des données à caractère personnel.
4.4 Durée du traitement
Le traitement a lieu pendant la durée de la relation contractuelle. En outre, le contenu du document source et de la traduction est automatiquement supprimé à l'expiration de la durée de conservation (voir section 11). À la fin du contrat, les données à caractère personnel sont supprimées ou anonymisées conformément à la section 11.
5. Obligations du Sous-traitant
Le Sous-traitant s'engage :
- à ne traiter les données à caractère personnel que sur instruction documentée du Responsable du traitement ;
- à veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données se soient engagées à la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité (art. 28(3)(b) RGPD) ;
- à prendre des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément à l'art. 32 RGPD (voir section 7) ;
- à respecter les conditions de recours à des sous-traitants ultérieurs prévues à la section 6 ;
- à aider le Responsable du traitement, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, à s'acquitter de ses obligations au titre des art. 32 à 36 RGPD ;
- au choix du Responsable du traitement, à supprimer ou à restituer toutes les données à caractère personnel au terme du traitement (voir section 11) ;
- à mettre à la disposition du Responsable du traitement toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'art. 28 RGPD ;
- à informer sans délai le Responsable du traitement si, de l'avis du Sous-traitant, une instruction constitue une violation du RGPD ou d'autres dispositions relatives à la protection des données.
6. Sous-traitants ultérieurs
Le Responsable du traitement accorde par la présente au Sous-traitant une autorisation écrite générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs. Le Sous-traitant informe au moins 30 jours à l'avance, par écrit, de tout projet d'ajout ou de remplacement d'un sous-traitant ultérieur. Le Responsable du traitement peut s'y opposer dans les 30 jours suivant l'information. Si le Sous-traitant ne peut remédier à l'opposition, le Responsable du traitement est en droit de résilier le contrat moyennant un préavis de 30 jours, sans préjudice.
La liste à jour des sous-traitants ultérieurs — y compris le prestataire du canal de traduction par IA et le prestataire d'infrastructure/d'hébergement — est publiquement disponible à l'adresse /legal/subprocessors.
Lorsqu'il recourt à des sous-traitants ultérieurs, le Sous-traitant leur impose contractuellement des obligations équivalentes en matière de protection des données (art. 28(4) RGPD). Le Sous-traitant est responsable envers le Responsable du traitement du respect par le sous-traitant ultérieur de ses obligations.
7. Mesures techniques et organisationnelles (MTO)
Le Sous-traitant met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles suivantes conformément à l'art. 32 RGPD :
| Mesure | Mise en œuvre |
|---|---|
| Chiffrement en transit | TLS 1.2+ pour tout transfert de données ; HTTPS imposé sur tous les points de terminaison |
| Chiffrement au repos | Une clé AES-256-GCM distincte pour chaque document et chaque devis (et non une simple clé par utilisateur), de sorte qu'aucune clé n'ouvre plus que l'élément auquel elle se rapporte. La même clé couvre le fichier téléversé, le texte traduit conservé en base de données et le PDF du devis ; stockage chiffré des sessions ; sauvegardes chiffrées |
| Effacement cryptographique | À l'expiration de la durée de conservation, ainsi qu'en cas de suppression par le Responsable du traitement, la clé de ce document est détruite dans la même transaction que la suppression. Toute copie du texte chiffré hors de portée de l'application — une sauvegarde de courte durée, un instantané de l'hébergeur, des cellules flash mises hors service par le disque — devient ainsi définitivement indéchiffrable, pour le Sous-traitant comme pour quiconque. Les clés propres à chaque document sont exclues du vidage de la base de données : ce vidage est conservé plus longtemps que la sauvegarde des fichiers, et une clé survivant au document qu'elle ouvre viderait la mesure de sa substance |
| Gestion des clés | La clé maîtresse qui enveloppe les clés propres à chaque utilisateur (lesquelles enveloppent à leur tour la clé de chaque document) est conservée dans un service de gestion de clés au sein de l'UE (AWS KMS), et non sur le serveur applicatif ni en base de données ; chaque déchiffrement constitue un appel explicite au service de clés, consigné dans une piste d'audit (CloudTrail). La compromission de la seule base de données ou du seul disque ne révèle aucun contenu, et l'accès au contenu ne peut avoir lieu sans laisser d'entrée de journal |
| Aucun accès de routine (accès par exception uniquement, toujours journalisé) | Le Sous-traitant n'a aucun besoin fonctionnel de lire le contenu des documents et ne le fait pas en exploitation normale ; le déchiffrement est techniquement contrôlé par le service de clés et organisationnellement inutilisé (le développement n'utilise jamais de documents de clients). Les administrateurs ne lisent pas le contenu ; avec des droits complets sur le serveur, un accès serait techniquement possible, mais le déchiffrement d’un document requiert un appel au service de clés, qui l’enregistre dans sa piste d’audit ; un développeur ne peut déchiffrer un document sans laisser une trace d’audit |
| Déchiffrement lié à la session du propriétaire | L'accès aux documents est lié dans le code au propriétaire des données (chaque route de document filtre sur l'identifiant utilisateur du propriétaire) ; une clé propre à un utilisateur n'est ouverte, en exploitation normale, qu'au sein de la session authentifiée du propriétaire. Chaque ouverture de clé est consignée avec le propriétaire des données et l'acteur à l'origine de l'action. Toute ouverture initiée par une personne autre que le propriétaire (par ex. un membre du personnel) est signalée comme exception et déclenche une alerte interne ; le seul accès attendu par un non-propriétaire est un export demandé par la personne concernée elle-même, journalisé avec son motif. Il est ainsi démontrable que, dans le cours normal, la clé est demandée par la personne concernée et non par le personnel |
| Pseudonymisation / anonymisation | Les données à caractère personnel sont anonymisées lors de la suppression du compte ; le contenu des documents est automatiquement supprimé à l'expiration de la durée de conservation (une entrée datée subsiste dans l'historique, sans le document ni aucun de ses textes) |
| Contrôle d'accès | Contrôle d'accès fondé sur les rôles (traducteur / administrateur / comptable) ; séparation stricte des locataires au niveau utilisateur ; principe du moindre privilège |
| Authentification | Hachage des mots de passe ; authentification à deux facteurs (TOTP) ; jetons d'appareils de confiance ; expiration des sessions |
| Protection contre les logiciels malveillants | Analyse antivirus des fichiers téléversés ; vérification du type et de la signature du fichier avant traitement |
| Protection CSRF | Jeton CSRF sur toutes les requêtes modifiant l'état |
| Content Security Policy | Content-Security-Policy stricte sans unsafe-inline (script-src et style-src limités à 'self' et à un nonce par requête) ; aucun script ni style en ligne, ce qui atténue le cross-site scripting (XSS) et les injections côté frontal |
| Journalisation | Journaux d'audit protégés en WORM (des déclencheurs de base de données empêchent la modification et la suppression) ; séparation des journaux d'accès et des journaux métier |
| Sauvegarde et restauration | Sauvegardes automatisées régulières ; stockage chiffré des sauvegardes ; procédure de restauration documentée |
| Résilience | Exploitation sur un serveur dédié avec des limites de ressources par service ; gestion des erreurs et supervision au niveau applicatif |
| Gestion des vulnérabilités | Mises à jour de sécurité régulières du système d'exploitation, des dépendances et de l'application |
| Personnel et formation | Toutes les personnes ayant accès à des données à caractère personnel sont tenues à la confidentialité ; les droits d'accès sont réexaminés régulièrement |
| Suppression sécurisée | Les données à caractère personnel sont supprimées par anonymisation ou écrasement sécurisé ; la conservation des sauvegardes est alignée sur la politique de suppression |
| Séparation des environnements | Les environnements de production et de test/développement sont strictement séparés ; aucune donnée à caractère personnel réelle dans les environnements de test |
| Réponse aux incidents | Procédures de détection, d'escalade et de notification des violations de données à caractère personnel ; notification au Responsable du traitement dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance (art. 33(2) RGPD) |
8. Droits d'audit et de contrôle
Le Responsable du traitement a le droit de vérifier le respect du présent DPA et de l'art. 28 RGPD au moyen d'audits, sous réserve des conditions suivantes :
- Fréquence : au plus une fois par année civile, sauf motif justifié (par ex. une violation de données ou une enquête officielle) ;
- Préavis : au moins 30 jours à l'avance, par écrit, en indiquant la portée et la finalité ;
- Coûts : à la charge du Responsable du traitement, sauf si l'audit révèle un manquement substantiel du Sous-traitant ;
- Confidentialité : l'auditeur doit signer un accord de confidentialité avant d'accéder aux systèmes ou aux données ;
- Éléments de preuve : le Sous-traitant peut satisfaire à l'obligation d'audit en fournissant des certificats ou rapports d'audit à jour (par ex. selon des normes reconnues) ; un audit sur site demeure possible dans la mesure où des préoccupations précises ne sont pas levées par ces rapports.
9. Droits des personnes concernées
Le Sous-traitant aide le Responsable du traitement, par des mesures techniques appropriées, à satisfaire aux droits des personnes concernées prévus au chapitre III du RGPD (art. 15 à 22). Le Responsable du traitement est chargé de répondre aux demandes des personnes concernées. Si une personne concernée s'adresse directement au Sous-traitant, celui-ci transmet la demande au Responsable du traitement dans les meilleurs délais.
10. Notification des violations de données
Le Sous-traitant notifie au Responsable du traitement toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance (art. 33(2) RGPD), et en tout état de cause dans les 24 heures. Ce délai est délibérément plus court que le délai de 72 heures qui s'impose au Responsable du traitement envers l'autorité de contrôle (art. 33(1)) : ce délai court à compter du moment où le Responsable du traitement en prend connaissance, de sorte qu'une notification parvenant à la 72e heure ne lui laisserait aucun temps pour agir. Lorsque le tableau complet n'est pas encore établi, le Sous-traitant notifie sur la base des faits disponibles et les complète à mesure qu'ils apparaissent, plutôt que de retarder la première notification. La notification contient, dans la mesure où le Sous-traitant en a connaissance :
- la nature de la violation, y compris les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées et d'enregistrements concernés ;
- le nom et les coordonnées du point de contact du Sous-traitant en matière de protection des données ;
- les conséquences probables de la violation ;
- les mesures prises ou proposées pour y remédier.
La notification à l'autorité de contrôle compétente et la communication aux personnes concernées au titre des art. 33 et 34 RGPD incombent au Responsable du traitement.
11. Suppression et restitution des données
Le contenu du document source et de la traduction n'est conservé que temporairement et est automatiquement et définitivement supprimé à l'expiration de la durée de conservation (par défaut 72 heures après la livraison), ou plus tôt si le Responsable du traitement le supprime dans son compte ; seule subsiste dans l'historique une entrée datée indiquant qu'un document a été traité — sans le document ni aucun de ses textes. La durée exacte de conservation est indiquée dans la Politique de confidentialité. Une fois le contenu supprimé, le Sous-traitant ne le détient plus, n'en a plus le contrôle ni l'accès ; le traitement de ce contenu par le Sous-traitant prend fin ; les obligations du Sous-traitant au titre du présent DPA à l'égard du contenu supprimé sont ainsi remplies (art. 28(3)(g) RGPD).
La suppression est cryptographique autant que physique : les octets sont écrasés là où l'application peut les atteindre, et la clé correspondant à ce document est détruite. L'affirmation ci-dessus — selon laquelle le Sous-traitant n'a plus accès au contenu supprimé — ne repose donc pas sur l'exhaustivité de l'écrasement à travers sauvegardes, instantanés et matériel de stockage, mais sur l'absence de toute clé permettant de lire le contenu.
Devis. Le document téléversé en vue d'un devis est supprimé dès que le devis a été établi — il n'est pas conservé pendant la fenêtre de 72 heures applicable aux traductions, car rien dans le processus ne l'exige par la suite. Le PDF du devis généré est chiffré au repos et supprimé après 72 heures ; il reste au Responsable du traitement sa propre trace commerciale de l'offre (numéro, destinataire, totaux), qui ne contient plus le document du client. Le Responsable du traitement peut supprimer un devis à tout moment avant cette échéance.
À la fin du contrat, les règles suivantes s'appliquent :
- Suppression (par défaut) : les données à caractère personnel sont anonymisées ou supprimées de manière sécurisée. Avant la fin du contrat, le Responsable du traitement peut utiliser les fonctions d'export en libre-service de la plateforme pour récupérer ses données ;
- Restitution (sur demande) : restitution formelle de toutes les données à caractère personnel dans un format lisible par machine, sur demande écrite formulée avant la fin du contrat.
Le Sous-traitant conserve une trace minimale de suppression (date, élément déclencheur, confirmations) comme preuve d'une suppression conforme au RGPD au titre de l'art. 28(3)(g) RGPD ; cette trace ne contient aucune donnée à caractère personnel des personnes concernées du Responsable du traitement.
12. Transferts vers des pays tiers
Le traitement du contenu des documents (les données que le Sous-traitant traite pour le compte du Responsable du traitement, y compris l'étape de traduction assistée par IA) a lieu sur des serveurs situés au sein de l'UE/EEE et ne fait l'objet d'aucun transfert vers un pays tiers. Il est chiffré au repos au moyen d'une clé conservée au sein de l'UE, de sorte que l'administration de l'infrastructure ne révèle pas en elle-même le contenu. La traduction par IA s'exécute via un canal situé dans l'UE figurant à l'adresse /legal/subprocessors ; la requête est adressée à une route de modèle au sein de l'UE/EEE et n'est pas acheminée vers les États-Unis. Le choix du canal et de la route est validé en mode fail-closed : une région, un point de terminaison ou une route hors UE est rejeté plutôt que servi.
- Prestataires de paiement : transfert de données de paiement uniquement (jamais du contenu des documents). Les paiements par carte sont traités par l'acquéreur ukrainien ПУМБ (hutko), responsable du traitement indépendant ; seuls le montant et une référence de commande sont transmis, sur le fondement de l'art. 49(1)(b) RGPD.
Le Sous-traitant est établi en Ukraine, pays tiers ne bénéficiant pas d'une décision d'adéquation de l'UE. Cela n'affecte pas le contenu des documents, qui demeure chiffré dans l'UE comme décrit ci-dessus. Les données de compte et de facturation du Client sont accessibles depuis l'Ukraine au propre personnel du Sous-traitant selon le principe du besoin d'en connaître. Le contenu des documents n'est pas accessible depuis l'Ukraine dans le cadre des opérations courantes. L'accès à ce contenu n'est possible qu'à titre exceptionnel, pour un motif documenté (notamment à la demande du Client lui-même, par exemple une demande d'assistance concernant un document précis) ; chaque accès de ce type nécessite l'utilisation de la clé de chiffrement conservée dans l'UE et est enregistré par le service de gestion des clés (AWS CloudTrail). Le Sous-traitant traite les données de facturation aux fins de la comptabilité légale sur le fondement de l'art. 6(1)(b) et de l'art. 6(1)(f) RGPD (exécution du contrat et intérêt légitime à respecter ses obligations comptables légales). La comptabilité légale du Sous-traitant est assurée soit par sa direction, soit par un prestataire externe de services comptables établi en Ukraine. Lorsqu'il est fait appel à un tel prestataire, celui-ci reçoit des pièces comptables dépourvues d'identifiants directs — un code de référence non descriptif à la place du nom du client, sans nom, adresse électronique ni adresse postale — et il ne détient ni la base de données du Sous-traitant ni la clé dont les codes sont dérivés. Il ne reçoit donc aucune donnée à caractère personnel, n'est pas un sous-traitant ultérieur au sens de l'art. 28 RGPD, et aucun transfert de données à caractère personnel ne résulte de ce dispositif. L'accès aux données de facturation sous-jacentes au sein des systèmes du Sous-traitant est en lecture seule et journalisé. Pour le reste, le Sous-traitant ne transfère pas de données à caractère personnel vers des pays tiers sans garantir un niveau de protection adéquat au titre du chapitre V du RGPD.
13. Obligations du Responsable du traitement
Le Responsable du traitement garantit et s'engage à ce que :
- il dispose d'une base juridique valable au titre de l'art. 6 RGPD pour toutes les données à caractère personnel téléversées sur la plateforme ;
- dans la mesure où des catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l'art. 9 RGPD sont traitées (en particulier données de santé, données religieuses/philosophiques, données biométriques issues de documents d'identité), il dispose d'une base juridique valable au titre de l'art. 9(2) RGPD et a mis en place des garanties appropriées ;
- dans la mesure où des données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales et aux infractions au sens de l'art. 10 RGPD sont traitées (en particulier extraits de casier judiciaire), ce traitement est effectué sous le contrôle de l'autorité publique ou est autorisé par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre prévoyant des garanties appropriées ;
- il est seul responsable de la licéité des instructions de traitement données au Sous-traitant ;
- il a satisfait à ses obligations d'information envers ses propres personnes concernées au titre des art. 13 et 14 RGPD ;
- il n'utilise la plateforme qu'à des fins licites, conformément au droit applicable en matière de protection des données ;
- il est seul responsable de la gestion des accès au sein de son compte ;
- il informe sans délai le Sous-traitant des changements affectant le respect du présent DPA.
14. Responsabilité
Chaque partie répond des manquements au droit applicable en matière de protection des données qui lui sont imputables. Si le Sous-traitant est tenu responsable d'un manquement fondé sur une instruction ou un comportement du Responsable du traitement, ce dernier garantit le Sous-traitant dans la mesure où aucune faute n'est imputable à celui-ci.
La responsabilité contractuelle du Sous-traitant au titre du présent DPA est soumise à la limitation de responsabilité convenue dans les Conditions Générales. La responsabilité légale du Sous-traitant envers les personnes concernées au titre de l'art. 82 RGPD demeure inchangée. Les amendes prononcées au titre de l'art. 83 RGPD sont supportées par la partie à laquelle l'autorité de contrôle les inflige ; elles ne peuvent être transférées par contrat.
15. Droit applicable et juridiction compétente
Le présent DPA est régi par le droit du pays dans lequel le sous-traitant est immatriculé (Ukraine). Les juridictions de ce pays sont compétentes pour les litiges nés du présent DPA, sauf si des dispositions impératives applicables au lieu du Responsable du traitement en disposent autrement. Cette clause attributive de juridiction ne porte pas atteinte au droit des personnes concernées de saisir les juridictions visées à l'art. 79(2) RGPD.
Droit national de la protection des données du sous-traitant. Outre le RGPD, la loi ukrainienne sur la protection des données à caractère personnel (n° 2297-VI) s’applique aux traitements effectués par le sous-traitant en Ukraine.
16. Contact
LLC "DataPrime"vul. Yakubenkivska, bud. 1, kab. 6
04107 Kyiv
Ukraine
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