Contrato de encargo del tratamiento (DPA)

Contrato de Encargo del Tratamiento conforme al art. 28 del RGPD (Reglamento (UE) 2016/679)  •  Parte integrante de las Condiciones Generales  •  Lengua auténtica: inglés  •  Las traducciones de este documento a otros idiomas se facilitan por comodidad. El texto inglés es la versión auténtica y prevalece a efectos de interpretación. No obstante, cuando una traducción se aparte del texto inglés, no invocaremos esa discrepancia en perjuicio del Cliente.

1. Partes contratantes

LLC "DataPrime", sociedad registrada en Ucrania, es la sociedad que opera el servicio Lingverra. «Lingverra» es la denominación comercial bajo la que la sociedad presta el servicio y no constituye una persona jurídica distinta; en este documento «Lingverra», «nosotros» o «nos» designa a LLC "DataPrime".

El presente Contrato de Encargo del Tratamiento («DPA») se celebra entre:

Encargado del tratamiento:
LLC "DataPrime"
vul. Yakubenkivska, bud. 1, kab. 6
04107 Kyiv
Ucrania
Número de registro: 46215708
Correo electrónico: support@lingverra.com (en lo sucesivo, el «Encargado»)

Responsable del tratamiento:
El traductor jurado/habilitado o la agencia de traducción que acepta las Condiciones Generales y ha registrado una cuenta de usuario en la plataforma Lingverra (en lo sucesivo, el «Cliente» o «Responsable»). El servicio está destinado exclusivamente a empresas (B2B); no está destinado a consumidores.

El presente DPA forma parte de las Condiciones Generales y queda incorporado a ellas. Al aceptar las Condiciones Generales, el Responsable acepta asimismo el presente DPA. El DPA entra en vigor en el momento en que el Responsable acepta las Condiciones Generales.

2. Reparto de funciones (responsable / encargado)

Respecto de los datos personales contenidos en los documentos cargados por el Cliente (los clientes del Cliente, las personas mencionadas en los expedientes, terceros), el Cliente es el responsable del tratamiento en el sentido del art. 4, apdo. 7, del RGPD y Lingverra es el encargado del tratamiento en el sentido del art. 4, apdo. 8, del RGPD. El Cliente determina los fines y medios del tratamiento de estos datos; Lingverra los trata únicamente para prestar el servicio de traducción por su cuenta.

2.1 Instrucción documentada mediante la carga de un documento

El uso de la plataforma es voluntario y lo inicia siempre el Cliente. Antes de que se trate documento alguno, el Cliente debe registrarse, aceptar las Condiciones Generales, incluido el presente DPA, y prestar su consentimiento en la plataforma; solo entonces se hace accesible el área de trabajo del servicio. Cada carga de un documento para su traducción constituye una instrucción separada, consciente y documentada del Responsable al Encargado en el sentido del art. 28, apdo. 3, letra a), del RGPD, impartida con conocimiento previo de los medios técnicos descritos en la sección 2.2 y en la lista de subencargados. El Encargado no trata contenido documental alguno mientras el Responsable no imparta tal instrucción cargando el documento.

2.2 El Encargado determina únicamente los medios técnicos de ejecución

El Responsable determina la finalidad del tratamiento (si se traduce, por qué y qué documento) y mantiene el control sobre el contenido y sobre los interesados afectados. El Encargado determina únicamente los medios técnicos no esenciales de ejecución de esa instrucción, a saber: el modelo de IA de traducción utilizado («Claude») y el canal y la región en la UE a través de los cuales se accede a él (véase la lista de subencargados), el plazo de conservación tras el cual el contenido se suprime automáticamente, el esquema de cifrado (una clave distinta para cada documento) y la infraestructura de alojamiento. Conforme a la distinción consolidada entre medios esenciales y no esenciales (véanse las Directrices 07/2020 del CEPD sobre los conceptos de responsable y encargado del tratamiento), la determinación de tales medios técnicos por un encargado no convierte al encargado en responsable.

El servicio se presta mediante una configuración técnica única y estandarizada; el Encargado no ofrece, y el Cliente no selecciona, medios alternativos (modelo, región, conservación o cifrado). Al aceptar el presente DPA y al cargar un documento, el Responsable instruye al Encargado para que lleve a cabo el tratamiento utilizando precisamente estos medios técnicos. La ausencia de elección entre medios concretos refleja la naturaleza estandarizada y de herramienta del servicio y no confiere al Encargado poder de decisión alguno sobre los fines del tratamiento. La decisión de recurrir o no a los medios técnicos ofrecidos por el Encargado corresponde íntegramente al Responsable: el Responsable decide libremente si emplea o no el conjunto de medios del Encargado para tratar un determinado documento, y puede en cualquier momento abstenerse de utilizar el servicio. Los medios se ponen así a disposición del Responsable, y es decisión voluntaria del propio Responsable aplicarlos al tratamiento; esta elección voluntaria del Responsable, y no una determinación unilateral del Encargado, es lo que rige si el tratamiento tiene lugar.

2.3 Ausencia de uso propio del contenido

El Encargado trata el contenido de los documentos exclusivamente para realizar la traducción instruida por el Responsable. El Encargado no utiliza el contenido de los documentos para ninguna finalidad propia, no lo analiza ni elabora perfiles con él, no lo comunica a terceros distintos de los subencargados necesarios para prestar el servicio (sección 6), y el contenido no se utiliza para entrenar, ajustar ni mejorar modelo alguno de inteligencia artificial. El Encargado no obtiene del contenido beneficio propio alguno más allá de la prestación del servicio contratado.

El Cliente ejerce su profesión bajo su propia responsabilidad y decide por sí solo si carga el documento de un cliente en la plataforma para su traducción y con qué base jurídica. Lingverra no comprueba, ni responde de, si el Cliente está facultado para transmitir los datos respectivos; esta responsabilidad recae exclusivamente en el Cliente como responsable del tratamiento (véase la sección 13).

Lingverra actúa como encargado del tratamiento únicamente mientras conserva el contenido en cuestión. Una vez suprimido el contenido conforme a la sección 11 (72 horas tras la entrega, por defecto), o antes, si el Responsable lo suprime en su cuenta, Lingverra deja de tratar ese contenido y cesa de actuar como encargado respecto de él.

3. Objeto y finalidad del tratamiento

Lingverra opera una plataforma de software como servicio basada en la nube para la traducción asistida por IA de documentos oficiales y de otro tipo destinada a traductores jurados o habilitados. El Encargado trata datos personales por cuenta del Responsable únicamente en la medida necesaria para prestar este servicio.

Presupuestos (estimaciones de coste). Lo mismo se aplica cuando el Responsable carga un documento para que se estime su volumen y se produzca una oferta con precio en el propio membrete del Responsable. Una diferencia es sustancial y se recoge aquí para evitar dudas: ningún modelo de inteligencia artificial interviene en esta función y no se transmite dato alguno a ningún proveedor de modelos. El texto se extrae del documento mediante software de reconocimiento de texto ejecutado en la propia infraestructura del Encargado dentro de la UE/EEE. El archivo cargado se suprime en cuanto se ha producido la estimación; el PDF generado se cifra en reposo y se suprime transcurridas 72 horas (sección 11).

Facturas al propio cliente del Responsable. Lo mismo se aplica cuando el Responsable genera una factura a partir de un presupuesto guardado. El nombre y la dirección del cliente del Responsable, introducidos por el Responsable a tal efecto, son tratados por el Encargado únicamente para reproducirlos en la factura; la dirección se almacena cifrada. La factura se emite en el membrete del Responsable y en su nombre: el Encargado no es ni su emisor ni parte de ella, no asigna números de factura y no transmite la factura al destinatario. El PDF generado y la dirección del cliente se suprimen transcurridas 72 horas; antes de ese momento, el Responsable puede suprimir el presupuesto o la factura en cualquier momento en su cuenta; conservar la factura durante los plazos legales aplicables al Responsable es obligación propia de este.

Fuera del presente Contrato: consultas de clientes potenciales. El Encargado opera por separado un formulario en su sitio web público a través del cual una persona que busca una traducción jurada puede pedir que se la ponga en contacto con un traductor. Respecto de esos datos de contacto, el Encargado actúa como responsable independiente sobre la base del consentimiento de esa persona, y no como encargado del Responsable, y el presente Contrato no les es aplicable. Cuando el Responsable acepta tal consulta, el Responsable pasa igualmente a ser responsable independiente de los datos de contacto recibidos y decide por sí solo qué hacer con ellos; el Encargado no imparte instrucción alguna al respecto y no percibe participación alguna en el encargo que se derive. Este tratamiento se describe en la Política de Privacidad, sección 3.5.

El Encargado trata los datos personales únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del Responsable, salvo que esté obligado a tratarlos en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros. En tal caso, el Encargado informa al Responsable de estos requisitos legales antes del tratamiento, salvo que dicho Derecho prohíba tal información por razones importantes de interés público (art. 28, apdo. 3, letra a), del RGPD).

4. Naturaleza, alcance y categorías de datos

4.1 Naturaleza y finalidad del tratamiento

El Encargado trata datos personales por cuenta del Responsable con las siguientes finalidades:

• almacenamiento y gestión de los documentos y archivos cargados por el Responsable;
• traducción asistida por IA del contenido de los documentos. Para prestar el servicio de traducción, el contenido de los documentos es tratado por el modelo lingüístico «Claude» a través de un canal en la UE que figura en la lista de subencargados; el proveedor de ese canal actúa como subencargado conforme a la sección 6. El tratamiento permanece dentro del EEE, sea cual sea el canal de la lista que atienda la solicitud. Este tratamiento es una parte integrante y necesaria del servicio; sin él no puede prestarse traducción alguna. Al cargar un documento para su traducción, el Responsable imparte una instrucción documentada (art. 28, apdo. 3, letra a), del RGPD) que comprende este subtratamiento. El contenido de los documentos permanece dentro del EEE, se trata solo de forma temporal para la traducción y no se utiliza para entrenar modelo alguno;
• puesta a disposición del documento traducido y de un editor de comparación/posedición a dos columnas para su revisión por el Responsable;
• almacenamiento temporal del documento de origen y de la traducción durante el plazo de conservación (véase la sección 11), para que el Responsable pueda reabrir el resultado;
• llevanza de registros (registros de auditoría) de los eventos relevantes para la seguridad en la cuenta del Responsable;
• estimación del volumen de un documento y generación de un presupuesto con precio en el membrete del Responsable. El texto se extrae del documento mediante software de reconocimiento de texto en la propia infraestructura del Encargado dentro de la UE/EEE; no interviene modelo de IA alguno ni proveedor de modelos alguno, a diferencia de la función de traducción anterior;
• generación de una factura a partir de un presupuesto guardado, en el membrete del Responsable y en su nombre, utilizando el nombre y la dirección del cliente del Responsable introducidos por este a tal efecto; el Encargado reproduce esos datos en la factura y no hace nada más con ellos.

4.2 Categorías de datos personales

Los datos contenidos en los documentos cargados son determinados por el Responsable y pueden comprender por su naturaleza categorías especiales de datos personales conforme al art. 9 del RGPD (p. ej., datos de salud en certificados médicos, datos que revelen convicciones religiosas o filosóficas, datos biométricos en documentos de identidad), así como datos personales relativos a condenas e infracciones penales conforme al art. 10 del RGPD (p. ej., certificados de antecedentes penales). Lingverra no tiene conocimiento del contenido concreto de los documentos y no realiza valoración alguna de su contenido.

Categoría	Elementos de datos
Datos documentales (contenido)	Archivos cargados (PDF, imágenes), texto extraído y traducido por IA, metadatos del documento. Pueden contener categorías especiales de datos (art. 9 del RGPD): datos de salud, datos religiosos/filosóficos, datos biométricos procedentes de documentos de identidad; y datos relativos a condenas e infracciones penales (art. 10 del RGPD): p. ej., certificados de antecedentes penales.
Datos identificativos de los interesados	Nombres, fechas de nacimiento, direcciones, números de expediente y de registro, firmas mencionados en los documentos
Datos de cuenta y perfil del Cliente	Dirección de correo electrónico, nombre, datos profesionales (nombramiento, lenguas, nota de certificación)
Datos técnicos	Direcciones IP, agente de usuario, identificadores de sesión, entradas del registro de auditoría
Datos de facturación	Número de páginas estándar traducidas, saldo, historial de pagos

Nota: los datos de cuenta, perfil, técnicos y de facturación del propio Cliente son tratados por Lingverra como responsable del tratamiento (ejecución de un contrato, art. 6, apdo. 1, letra b), del RGPD); a este respecto resulta aplicable la Política de Privacidad. El objeto del presente DPA son los datos de terceros contenidos en los documentos, respecto de los cuales el Cliente es el responsable del tratamiento.

4.3 Categorías de interesados

• los clientes del Cliente (personas físicas);
• terceros mencionados en los documentos (p. ej., personas que figuran en los expedientes, firmantes, personas emisoras);
• el propio Cliente, en la medida en que sus documentos contengan datos personales suyos.

4.4 Duración del tratamiento

El tratamiento tiene lugar durante la vigencia de la relación contractual. Además, el contenido del documento de origen y de la traducción se suprime automáticamente transcurrido el plazo de conservación (véase la sección 11). A la extinción del Contrato, los datos personales se suprimen o anonimizan conforme a la sección 11.

5. Obligaciones del Encargado

El Encargado se compromete:

• a tratar los datos personales únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del Responsable;
• a garantizar que las personas autorizadas para tratar los datos se hayan comprometido a respetar la confidencialidad o estén sujetas a una obligación legal apropiada de confidencialidad (art. 28, apdo. 3, letra b), del RGPD);
• a adoptar medidas técnicas y organizativas apropiadas conforme al art. 32 del RGPD (véase la sección 7);
• a cumplir las condiciones para recurrir a subencargados conforme a la sección 6;
• a asistir al Responsable, mediante medidas técnicas y organizativas apropiadas, en el cumplimiento de sus obligaciones conforme a los arts. 32 a 36 del RGPD;
• a suprimir o devolver, a elección del Responsable, todos los datos personales una vez finalizado el tratamiento (véase la sección 11);
• a poner a disposición del Responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento del art. 28 del RGPD;
• a informar sin demora al Responsable si, en opinión del Encargado, una instrucción infringe el RGPD u otras disposiciones de protección de datos.

Solicitudes de autoridades públicas. Si un órgano jurisdiccional u otra autoridad pública de cualquier país, incluida Ucrania, solicita la comunicación de los Datos del Cliente o el acceso a ellos, el Encargado (a) no los comunica voluntariamente y, cuando sea posible, remite a la autoridad al Responsable; (b) informa al Responsable sin demora y antes de cualquier comunicación, salvo que el Derecho aplicable a la solicitud lo prohíba, en cuyo caso procura que se levante la prohibición; (c) examina la legalidad de la solicitud y la impugna cuando existan motivos razonables para considerarla ilícita; y (d) comunica únicamente el mínimo que exija la solicitud. El Encargado documenta cada una de esas solicitudes. El art. 28, apartado 3, letra a), del RGPD no se ve afectado.

6. Subencargados

El Responsable otorga por el presente al Encargado autorización general por escrito para recurrir a subencargados. El Encargado informa con al menos 30 días de antelación por escrito de cualquier incorporación o sustitución prevista de un subencargado. El Responsable puede oponerse en el plazo de 30 días desde la información. Si el Encargado no puede subsanar la objeción, el Responsable está facultado para resolver el Contrato con 30 días de preaviso sin desventaja alguna.

La lista vigente de subencargados — incluidos el proveedor del canal de traducción con IA y el proveedor de infraestructura/alojamiento — está disponible públicamente en /legal/subprocessors.

Al recurrir a subencargados, el Encargado les impone por contrato obligaciones equivalentes en materia de protección de datos (art. 28, apdo. 4, del RGPD). El Encargado responde ante el Responsable del cumplimiento por el subencargado de sus obligaciones.

7. Medidas técnicas y organizativas (MTO)

El Encargado adopta las siguientes medidas técnicas y organizativas conforme al art. 32 del RGPD:

Medida	Implementación
Cifrado en tránsito	TLS 1.2+ para cada transferencia de datos; HTTPS obligatorio en todos los puntos de acceso
Cifrado en reposo	Una clave AES-256-GCM distinta para cada documento y presupuesto individual (y no meramente una clave por usuario), de modo que ninguna clave abre más que el elemento al que pertenece. La misma clave cubre el archivo cargado, el texto traducido almacenado en la base de datos y el PDF del presupuesto; almacenamiento cifrado de las sesiones; copias de seguridad cifradas
Borrado criptográfico	Al expirar el plazo de conservación, y en caso de supresión por el Responsable, la clave de ese documento se destruye en la misma transacción que la supresión. Cualquier copia del texto cifrado fuera del alcance de la aplicación — una copia de seguridad de corta duración, una instantánea de alojamiento, celdas flash retiradas por la unidad — queda así permanentemente indescifrable, tanto para el Encargado como para cualquier otro. Las claves por documento quedan excluidas del volcado de la base de datos: el volcado se conserva más tiempo que la copia de seguridad de archivos, y una clave que sobreviviera al documento que abre convertiría la medida en nominal
Gestión de claves	La clave maestra que envuelve las claves por usuario (que a su vez envuelven la clave de cada documento) se custodia en un servicio gestionado de claves dentro de la UE (AWS KMS), y no en el servidor de la aplicación ni en la base de datos; cada descifrado es una llamada expresa al servicio de claves registrada en una pista de auditoría (CloudTrail). El compromiso de la base de datos o del disco no revela por sí solo el contenido, y el acceso al contenido no puede producirse sin dejar un registro
Sin acceso rutinario (acceso solo por excepción, siempre registrado)	El Encargado no tiene necesidad funcional de leer el contenido de los documentos y no lo hace en el funcionamiento normal; el descifrado está técnicamente limitado por el servicio de claves y organizativamente no se emplea (el desarrollo nunca utiliza documentos de clientes). Los administradores no leen el contenido; con privilegios completos en el servidor el acceso sería técnicamente posible, pero descifrar un documento requiere una llamada al servicio de claves, que la registra en su pista de auditoría; un desarrollador no puede descifrar un documento sin dejar un registro de auditoría
Descifrado vinculado a la sesión del titular	El acceso a los documentos está vinculado en el código al titular de los datos (cada ruta de documento filtra por el identificador de usuario del titular); una clave por usuario se desbloquea en el funcionamiento normal únicamente dentro de la sesión autenticada del titular. Cada desbloqueo de clave se registra junto con el titular de los datos y el actor que lo inicia. Todo desbloqueo iniciado por alguien que no es el titular (p. ej., personal) se marca como excepción y genera una alerta interna; el único acceso previsto por un no titular es una exportación de datos del interesado solicitada por este, que se registra con su motivo. Ello permite demostrar que, en el curso normal, la clave la solicita el interesado y no el personal
Seudonimización / anonimización	Los datos personales se anonimizan al eliminar la cuenta; el contenido de los documentos se suprime automáticamente transcurrido el plazo de conservación (en el historial queda una entrada fechada, sin el documento ni nada de su texto)
Control de acceso	Control de acceso basado en funciones (traductor / administrador / contable); estricta separación de inquilinos a nivel de usuario; principio de mínimo privilegio
Autenticación	Hash de contraseñas; autenticación en dos factores (TOTP); tokens de dispositivo de confianza; expiración de sesión
Protección frente a programas maliciosos	Análisis antivirus de los archivos cargados; comprobación del tipo y la firma del archivo antes del tratamiento
Protección CSRF	Token CSRF en todas las solicitudes que modifican el estado
Política de seguridad de contenidos	Content-Security-Policy estricta sin unsafe-inline (script-src y style-src limitados a 'self' más un nonce por solicitud); sin scripts ni estilos en línea, lo que mitiga el cross-site scripting (XSS) y la inyección en el frontend
Registro	Registros de auditoría protegidos en modo WORM (los disparadores de la base de datos impiden su modificación y supresión); separación de los registros de acceso y de negocio
Copias de seguridad y recuperación	Copias de seguridad automáticas periódicas; almacenamiento cifrado de las copias; procedimiento de recuperación documentado
Resiliencia	Funcionamiento en un servidor dedicado con límites de recursos por servicio; gestión de errores y supervisión a nivel de aplicación
Gestión de vulnerabilidades	Actualizaciones de seguridad periódicas del sistema operativo, las dependencias y la aplicación
Personal y formación	Todas las personas con acceso a datos personales están comprometidas a la confidencialidad; los derechos de acceso se revisan periódicamente
Supresión segura	Los datos personales se suprimen mediante anonimización o sobrescritura segura; la conservación de las copias de seguridad se ajusta a la política de supresión
Separación de entornos	Los entornos de producción y de prueba/desarrollo están estrictamente separados; no se usan datos personales reales en entornos de prueba
Respuesta a incidentes	Procedimientos de detección, escalado y notificación de violaciones de la seguridad de los datos personales; notificación al Responsable sin dilación indebida tras tener conocimiento (art. 33, apdo. 2, del RGPD)

8. Derechos de auditoría e inspección

El Responsable tiene derecho a verificar el cumplimiento del presente DPA y del art. 28 del RGPD mediante auditorías, con sujeción a las siguientes condiciones:

• Frecuencia: como máximo una vez por año natural, salvo que exista causa justificada (p. ej., una violación de la seguridad de los datos o una investigación oficial);
• Preaviso: con al menos 30 días de antelación y por escrito, indicando el alcance y la finalidad;
• Costes: a cargo del Responsable, salvo que la auditoría revele un incumplimiento sustancial del Encargado;
• Confidencialidad: el auditor debe firmar un acuerdo de confidencialidad antes de acceder a los sistemas o datos;
• Pruebas: el Encargado puede cumplir la obligación de auditoría aportando certificados o informes de auditoría vigentes (p. ej., conforme a estándares reconocidos); una auditoría in situ sigue siendo posible en la medida en que las inquietudes concretas no queden disipadas por los informes.

9. Derechos de los interesados

El Encargado asiste al Responsable, mediante medidas técnicas apropiadas, en el cumplimiento de los derechos de los interesados conforme al capítulo III del RGPD (arts. 15 a 22). El Responsable es responsable de responder a las solicitudes de los interesados. Si un interesado se dirige al Encargado directamente, este traslada la solicitud al Responsable sin dilación indebida.

10. Notificación de violaciones de la seguridad de los datos

El Encargado notifica al Responsable toda violación de la seguridad de los datos personales sin dilación indebida tras tener conocimiento de ella (art. 33, apdo. 2, del RGPD) y, en todo caso, en un plazo de 24 horas. Este plazo se sitúa deliberadamente por debajo del propio plazo de 72 horas del Responsable frente a la autoridad de control (art. 33, apdo. 1): dicho plazo corre desde el momento en que el Responsable tiene conocimiento, de modo que una notificación que llegara en la hora 72 no dejaría al Responsable tiempo alguno para actuar. Cuando el cuadro completo aún no esté establecido, el Encargado notifica con los hechos disponibles y los completa a medida que aparezcan, en lugar de retrasar la primera notificación. La notificación contiene, en la medida en que sea conocido por el Encargado:

• la naturaleza de la violación, incluidas las categorías y el número aproximado de interesados y de registros afectados;
• el nombre y los datos de contacto del punto de contacto en materia de protección de datos del Encargado;
• las consecuencias probables de la violación;
• las medidas adoptadas o propuestas para ponerle remedio.

La notificación a la autoridad de control competente y la comunicación a los interesados conforme a los arts. 33 y 34 del RGPD corresponden al Responsable.

11. Supresión y devolución de los datos

El contenido del documento de origen y de la traducción se almacena únicamente de forma temporal y se suprime automática y definitivamente transcurrido el plazo de conservación (72 horas tras la entrega, por defecto), o antes, si el Responsable lo suprime en su cuenta; en el historial solo queda una entrada fechada que deja constancia de que se trató un documento — sin el documento ni nada de su texto. El plazo de conservación exacto se indica en la Política de Privacidad. Una vez suprimido el contenido, el Encargado deja de conservarlo, controlarlo o tener acceso a él, y el tratamiento de ese contenido por el Encargado termina; las obligaciones del Encargado en virtud del presente DPA respecto del contenido suprimido quedan con ello cumplidas (art. 28, apdo. 3, letra g), del RGPD).

La supresión es criptográfica además de física: los bytes se sobrescriben allí donde la aplicación puede alcanzarlos, y la clave correspondiente a ese documento se destruye. La afirmación anterior — que el Encargado ya no tiene acceso al contenido suprimido — no descansa, por tanto, en la exhaustividad de la sobrescritura a lo largo de copias de seguridad, instantáneas y hardware de almacenamiento, sino en la inexistencia de clave alguna con la que el contenido pudiera leerse.

Presupuestos. El documento cargado para una estimación se suprime en cuanto se ha producido la estimación — no se conserva durante la ventana de 72 horas aplicable a las traducciones, porque nada en el flujo de trabajo lo requiere después. El PDF del presupuesto generado se cifra en reposo y se suprime transcurridas 72 horas, dejando el registro comercial propio del Responsable sobre la oferta (número, destinatario, totales), que ya no contiene el documento del cliente. El Responsable puede suprimir un presupuesto en cualquier momento antes de eso.

A la extinción del Contrato se aplica lo siguiente:

• Supresión (por defecto): los datos personales se anonimizan o se suprimen de forma segura. Antes de la extinción, el Responsable puede utilizar las funciones de exportación de autoservicio de la plataforma para recuperar sus datos;
• Devolución (previa solicitud): devolución formal de todos los datos personales en un formato legible por máquina, previa solicitud por escrito formulada antes de la extinción.

El Encargado conserva un registro mínimo de la supresión (fecha, desencadenante, confirmaciones) como prueba de una supresión conforme al RGPD según el art. 28, apdo. 3, letra g), del RGPD; este registro no contiene datos personales de los interesados del Responsable.

12. Transferencias a terceros países

El tratamiento del contenido de los documentos (los datos que el Encargado maneja por cuenta del Responsable, incluido el paso de traducción asistida por IA) tiene lugar en servidores situados en la UE/EEE y no se transfiere a ningún tercer país. Está cifrado en reposo con una clave custodiada dentro de la UE, de modo que la administración de la infraestructura no revela por sí misma el contenido. La traducción con IA se ejecuta a través de un canal en la UE que figura en /legal/subprocessors; la solicitud se dirige a una ruta del modelo dentro de la UE/EEE y no se enruta hacia los Estados Unidos. La elección del canal y de la ruta se valida en modo fail-closed: una región, un punto de acceso o una ruta fuera de la UE se rechaza en lugar de atenderse.

• Proveedores de servicios de pago: transferencia únicamente de datos de pago (nunca del contenido de los documentos). Los pagos con tarjeta los tramita el adquirente ucraniano ПУМБ (hutko), responsable independiente; solo se transmiten el importe y una referencia de pedido, sobre la base del art. 49, apdo. 1, letra b), del RGPD.

El Encargado está establecido en Ucrania, tercer país sin decisión de adecuación de la UE. Ello no afecta al contenido de los documentos, que permanece cifrado en la UE tal como se ha descrito. Los datos de cuenta y de facturación del Cliente son accesibles desde Ucrania para el propio personal del Encargado, según el principio de necesidad de conocer. El contenido de los documentos no es accesible desde Ucrania de forma habitual. Solo es posible acceder a él en un caso excepcional y por un motivo documentado (en particular, a petición del propio Cliente, p. ej., una solicitud de soporte relativa a un documento concreto); cada uno de estos accesos requiere el uso de la clave de cifrado custodiada en la UE y queda registrado por el servicio de gestión de claves (AWS CloudTrail). Los datos de facturación los trata el Encargado para la contabilidad legal sobre la base del art. 6, apdo. 1, letras b) y f), del RGPD (ejecución del contrato e interés legítimo en cumplir sus obligaciones contables legales). La contabilidad legal del Encargado la realiza su dirección o bien un proveedor externo de servicios contables establecido en Ucrania. Cuando se recurre a dicho proveedor, se le facilitan registros contables despojados de identificadores directos — un código de referencia no descriptivo en lugar del nombre del cliente, sin nombre, dirección de correo electrónico ni dirección postal — y no dispone ni de la base de datos del Encargado ni de la clave de la que se derivan los códigos. Por consiguiente, no recibe dato personal alguno, no es subencargado en el sentido del art. 28 del RGPD, y de este arreglo no se deriva transferencia alguna de datos personales. El acceso a los datos de facturación subyacentes dentro de los sistemas del Encargado es de solo lectura y queda registrado. Por lo demás, el Encargado no transfiere datos personales a terceros países sin garantizar un nivel adecuado de protección conforme al capítulo V del RGPD.

13. Obligaciones del Responsable

El Responsable garantiza y se compromete a que:

• dispone de una base jurídica válida conforme al art. 6 del RGPD para todos los datos personales cargados en la plataforma;
• en la medida en que se traten categorías especiales de datos personales conforme al art. 9 del RGPD (en particular datos de salud, datos religiosos/filosóficos, datos biométricos procedentes de documentos de identidad), dispone de una base jurídica válida conforme al art. 9, apdo. 2, del RGPD y ha implantado las garantías apropiadas;
• en la medida en que se traten datos personales relativos a condenas e infracciones penales conforme al art. 10 del RGPD (en particular certificados de antecedentes penales), tal tratamiento se lleva a cabo bajo la supervisión de una autoridad pública o está autorizado por el Derecho de la Unión o de los Estados miembros que establezca garantías apropiadas;
• es el único responsable de la licitud de las instrucciones de tratamiento impartidas al Encargado;
• ha cumplido sus obligaciones de información frente a sus propios interesados conforme a los arts. 13 y 14 del RGPD;
• utiliza la plataforma únicamente con fines lícitos y conforme a la legislación de protección de datos aplicable;
• es el único responsable de la gestión de los accesos en su cuenta;
• informa sin demora al Encargado de los cambios que afecten al cumplimiento del presente DPA.

14. Responsabilidad

Cada parte responde de los incumplimientos de la legislación de protección de datos aplicable que le sean imputables. Si se declara la responsabilidad del Encargado por un incumplimiento basado en una instrucción o en la conducta del Responsable, el Responsable mantendrá indemne al Encargado en la medida en que este no haya incurrido en culpa.

La responsabilidad contractual del Encargado en virtud del presente DPA queda sujeta a la limitación de responsabilidad acordada en las Condiciones Generales. La responsabilidad legal del Encargado frente a los interesados conforme al art. 82 del RGPD no se ve afectada. Las multas conforme al art. 83 del RGPD las soporta la parte a la que se las imponga la autoridad de control; no pueden trasladarse por contrato.

15. Legislación aplicable y jurisdicción

El presente DPA se rige por la ley del país en el que el encargado del tratamiento está registrado (Ucrania). Los tribunales de ese país son competentes para conocer de los litigios derivados del presente DPA, salvo que disposiciones imperativas del lugar del Responsable dispongan otra cosa. Esta cláusula de jurisdicción no afecta al derecho de los interesados a ejercitar acciones ante los tribunales a que se refiere el art. 79, apdo. 2, del RGPD.

Legislación nacional de protección de datos del Encargado. Además del RGPD, la Ley ucraniana de Protección de Datos Personales (n.º 2297-VI) se aplica a las actividades de tratamiento del Encargado en Ucrania.

16. Contacto

LLC "DataPrime"
vul. Yakubenkivska, bud. 1, kab. 6
04107 Kyiv
Ucrania
Correo electrónico: support@lingverra.com