La pregunta suele pillar al traductor desprevenido: «no se preocupe» no basta, y resumir el contrato de encargo del tratamiento lleva demasiado tiempo. La buena noticia: si la herramienta está bien elegida, la respuesta ocupa medio minuto. A continuación — una respuesta breve, respuestas a las preguntas de seguimiento frecuentes y lo que es mejor no decir.
La respuesta breve — para una conversación o un correo
«Su documento se trata en la Unión Europea y se cifra con una clave distinta. No se utiliza para entrenar inteligencia artificial y se suprime de forma irreversible a las 72 horas o manualmente en cualquier momento. Con el servicio que utilizo tengo un contrato de encargo del tratamiento conforme al RGPD.»
Esto basta en la mayoría de los casos. Si el cliente quiere más detalle, pase a los cinco puntos.
Si el cliente quiere más detalle
Cinco puntos que cubren casi todas las preguntas:
- Dónde se trata el documento. En la UE; no se transfiere fuera de ella.
- Quién lo ve. El documento solo es accesible en la cuenta del traductor. El servicio no lo usa para nada más que la traducción.
- ¿Se entrena la IA con él? No. La traducción se realiza en una infraestructura que no conserva las solicitudes ni las respuestas y no las transmite al desarrollador del modelo.
- Cuánto tiempo se guarda. El original y la traducción se suprimen 72 horas después de la entrega o manualmente en cualquier momento. La supresión es criptográfica: junto con el archivo se destruye la clave del documento, y después ya no se puede leer — ni siquiera desde las copias de seguridad.
- Quién responde de ello. Con el servicio hay un contrato de encargo del tratamiento conforme al art. 28 RGPD, y todas las empresas que participan en el tratamiento figuran públicamente.
Preguntas de seguimiento frecuentes — y qué responder
«¿Y dónde exactamente — en qué país?»
En la UE. Las empresas que participan en el tratamiento y su ubicación figuran en la lista pública de subencargados. El lugar concreto de tratamiento actual dentro de la UE/EEE lo comunica el servicio previa solicitud.
«¿Y si hackean el servicio?»
Un archivo, una base de datos o una copia de seguridad robados no se pueden leer. Cada documento está cifrado con su propia clave, y las claves de los documentos están cifradas a su vez con una clave maestra. La clave maestra no se guarda en los servidores del servicio, sino en un sistema separado de gestión de claves en la UE, y nunca sale de él; en las copias de seguridad no hay ninguna clave de documento. Sin la clave maestra, los datos robados son una serie de bytes aleatorios. Un documento solo puede descifrarse a través del propio sistema de gestión de claves — y cada acceso de este tipo queda registrado en un registro que el servicio no puede modificar. Un acceso inusual hace saltar la alarma de inmediato.
«¿Puede suprimir mi documento ahora mismo?»
Sí. El cliente tiene derecho a la supresión de sus datos (art. 17 RGPD), y puede hacerse de inmediato, sin esperar al plazo automático. Suprima el documento en su cuenta y comunique al cliente que ya está hecho.
«¿Qué guarda exactamente sobre mí?»
El cliente tiene derecho a saberlo (art. 15 RGPD). La respuesta suele ser breve: el documento — hasta su supresión, y después solo lo que usted deba conservar: por ejemplo, una factura o una anotación en el registro de traducciones, si la ley de su país lo exige.
«¿La IA no mostrará luego mi pasaporte a otra persona?»
No. El modelo no se entrena con sus documentos, y la infraestructura en la que funciona no conserva ni la solicitud ni la respuesta. El documento no pasa a formar parte del modelo y no puede «aparecer» a otro usuario.
Qué documentos tener a mano
- El contrato de encargo del tratamiento con su servicio — confirma que el encargado está sujeto a obligaciones conforme al art. 28 RGPD.
- La lista de subencargados — muestra quién más participa en el tratamiento, y dónde.
- Su registro de actividades de tratamiento (art. 30 RGPD) — por si un cliente o un inspector pregunta cómo gestiona los datos.
Los enlaces a los dos primeros documentos pueden reenviarse sin más al cliente. El registro no hace falta enviarlo al cliente: es su documento interno, que muestra a la autoridad de control si se lo pide.
Un párrafo listo para un correo o un presupuesto
Muchos clientes lo preguntan de antemano — es más sencillo responder antes de la pregunta. El párrafo puede añadirse al presupuesto, a la firma del correo o a su web:
«Traduzco sus documentos con un servicio que los trata en la Unión Europea. Cada documento se cifra con una clave distinta, no se utiliza para entrenar inteligencia artificial y se suprime a más tardar 72 horas después de la entrega de la traducción — o antes, a petición suya. Con el servicio hay un contrato de encargo del tratamiento conforme al art. 28 RGPD.»
Si es usted responsable del tratamiento (el cliente acudió directamente a usted), este párrafo es también parte de la información que debe dar al cliente según el art. 13 RGPD: quién trata sus datos y con qué ayuda, y cuánto tiempo se conservan.
Lo que es mejor no decir
- «Es un servicio estándar, todo el mundo lo hace» — al cliente le importan las condiciones concretas, no la popularidad.
- «No se guarda nada» — si el documento se guarda aunque sea unas horas, no es verdad. Mejor indicar honestamente el plazo.
- «Es imposible hackearlo» — nadie puede prometer eso. Más honesto y más convincente: «el documento está cifrado, la clave se guarda por separado, cada acceso a ella queda registrado».
- «No es mi responsabilidad» — según el RGPD, usted responde de elegir un encargado fiable (art. 28(1) RGPD). Suena más convincente: «utilizo un servicio que lo garantiza por contrato».
Cuando el cliente ha pedido no usar servicios en línea
Ocurre — sobre todo con documentos médicos o judiciales. Puede aceptarlo o explicar por qué su herramienta es segura mostrando el contrato y la lista de subencargados. La decisión es del cliente: son sus datos. Si el cliente insiste, anótelo en el encargo para que más adelante no haya desacuerdos.
Si trabaja con Lingverra
La respuesta breve de arriba se corresponde exactamente con cómo funciona Lingverra: tratamiento en la UE, una clave distinta para cada documento, sin entrenamiento de modelos, supresión criptográfica a las 72 horas o manualmente en cualquier momento. El contrato de encargo del tratamiento rige automáticamente para cada cuenta, la lista de subencargados está publicada. En detalle y con referencias al RGPD — en el artículo «Adónde va el documento de su cliente cuando traduce con Lingverra». Quién de ustedes es responsable y quién encargado, y qué registro necesita — en el artículo «Traductor jurado y RGPD: ¿es usted responsable o encargado del tratamiento?».
En resumen
- Medio minuto: UE, clave distinta, sin entrenamiento de IA, supresión a las 72 horas o manualmente en cualquier momento, contrato conforme al RGPD.
- Responda a las preguntas de seguimiento de forma concreta: dónde, quién lo ve, cómo suprimirlo, qué pasa si hay un incidente.
- No prometa «no se guarda nada» ni «es imposible hackearlo» — indique plazos y medidas.
- Tenga a mano el contrato de encargo del tratamiento y la lista de subencargados — puede reenviarlos al cliente.
Contrato de encargo del tratamiento (art. 28 RGPD)
Lea también: Adónde va el documento de su cliente cuando traduce con Lingverra
Lea también: Traductor jurado y RGPD: ¿es usted responsable o encargado del tratamiento?