Prekladateľa takáto otázka často zaskočí: „nemajte obavy“ je málo a prerozprávať zmluvu o spracúvaní trvá dlho. Dobrá správa: ak je nástroj zvolený správne, odpoveď zaberie pol minúty. Nižšie — krátka odpoveď, odpovede na časté doplňujúce otázky a čo radšej nehovoriť.
Krátka odpoveď — do rozhovoru alebo e-mailu
„Váš dokument sa spracúva v Európskej únii a šifruje sa samostatným kľúčom. Nepoužíva sa na trénovanie umelej inteligencie a po 72 hodinách alebo ručne kedykoľvek sa nenávratne vymaže. So službou, ktorú používam, mám uzavretú zmluvu o spracúvaní osobných údajov podľa GDPR.“
Vo väčšine prípadov to stačí. Ak chce klient vedieť viac, prejdite k piatim bodom.
Ak chce klient vedieť viac
Päť bodov, ktoré pokryjú takmer všetky otázky:
- Kde sa dokument spracúva. V EÚ; mimo nej sa neprenáša.
- Kto ho vidí. Dokument je prístupný len v konte prekladateľa. Služba ho nepoužíva na nič iné ako na preklad.
- Trénuje sa na ňom AI. Nie. Preklad prebieha na infraštruktúre, ktorá neuchováva požiadavky a odpovede a neodovzdáva ich vývojárovi modelu.
- Ako dlho sa uchováva. Originál aj preklad sa vymažú 72 hodín po vydaní alebo ručne kedykoľvek. Vymazanie je kryptografické: spolu so súborom sa zničí kľúč dokumentu a potom sa už nedá prečítať — ani zo záloh.
- Kto za to zodpovedá. So službou je uzavretá zmluva o spracúvaní osobných údajov podľa čl. 28 GDPR a všetky spoločnosti, ktoré sa na spracúvaní podieľajú, sú verejne uvedené.
Časté doplňujúce otázky — a čo na ne odpovedať
„A kde presne — v akej krajine?“
V EÚ. Spoločnosti, ktoré sa na spracúvaní podieľajú, a ich sídla sú uvedené vo verejnom zozname ďalších sprostredkovateľov. Konkrétne aktuálne miesto spracúvania v rámci EÚ/EHP služba oznámi na požiadanie.
„A čo ak službu niekto hackne?“
Ukradnutý súbor, databázu ani zálohu sa nepodarí prečítať. Každý dokument je zašifrovaný vlastným kľúčom a kľúče dokumentov sú zase zašifrované hlavným kľúčom. Hlavný kľúč nie je uložený na serveroch služby, ale v samostatnom systéme správy kľúčov v EÚ, a nikdy ho neopúšťa; v zálohách kľúče dokumentov vôbec nie sú. Bez hlavného kľúča sú ukradnuté dáta len rad náhodných bajtov. Dokument sa dá dešifrovať len cez samotný systém správy kľúčov — a každý takýto prístup sa zapisuje do protokolu, ktorý služba nemôže zmeniť. Neobvyklý prístup okamžite vyvolá poplach.
„Môžete môj dokument vymazať hneď teraz?“
Áno. Klient má právo na vymazanie svojich údajov (čl. 17 GDPR) a dá sa to urobiť hneď, bez čakania na automatickú lehotu. Vymažte dokument vo svojom konte a dajte klientovi vedieť, že je to hotové.
„Čo presne o mne uchovávate?“
Klient má právo to vedieť (čl. 15 GDPR). Odpoveď býva krátka: dokument — do vymazania, a potom len to, čo musíte uchovávať sami: napríklad faktúru alebo záznam v evidencii prekladov, ak to vyžaduje zákon vašej krajiny.
„A neukáže potom AI môj pas niekomu inému?“
Nie. Model sa na vašich dokumentoch netrénuje a infraštruktúra, na ktorej beží, neuchováva ani požiadavku, ani odpoveď. Dokument sa nestane súčasťou modelu a nemôže sa „vynoriť“ u iného používateľa.
Aké dokumenty mať po ruke
- Zmluva o spracúvaní osobných údajov s vašou službou — potvrdzuje, že sprostredkovateľ je viazaný povinnosťami podľa čl. 28 GDPR.
- Zoznam ďalších sprostredkovateľov — ukazuje, kto ďalší sa na spracúvaní podieľa a kde.
- Vaše záznamy o spracovateľských činnostiach (čl. 30 GDPR) — keby sa klient alebo kontrolór opýtal, ako narábate s údajmi.
Odkazy na prvé dva dokumenty môžete klientovi jednoducho preposlať. Záznamy klientovi posielať nemusíte — sú to vaše interné dokumenty, ktoré na požiadanie predložíte dozornému orgánu.
Hotový odsek do e-mailu alebo cenovej ponuky
Mnohí klienti sa pýtajú vopred — jednoduchšie je odpovedať skôr, než otázka padne. Odsek môžete pridať do cenovej ponuky, do podpisu e-mailu alebo na svoj web:
„Vaše dokumenty prekladám pomocou služby, ktorá ich spracúva v Európskej únii. Každý dokument sa šifruje samostatným kľúčom, nepoužíva sa na trénovanie umelej inteligencie a vymaže sa najneskôr 72 hodín po vydaní prekladu — alebo skôr, na vašu žiadosť. So službou je uzavretá zmluva o spracúvaní osobných údajov podľa čl. 28 GDPR.“
Ak ste prevádzkovateľ (klient prišiel priamo k vám), tento odsek je zároveň súčasťou informácií, ktoré musíte klientovi poskytnúť podľa čl. 13 GDPR: kto a s akou pomocou spracúva jeho údaje a ako dlho sa uchovávajú.
Čo radšej nehovoriť
- „Je to štandardná služba, robia to tak všetci“ — klientovi záleží na konkrétnych podmienkach, nie na popularite.
- „Nič sa neuchováva“ — ak sa dokument uchováva hoci len pár hodín, nie je to pravda. Radšej čestne uveďte lehotu.
- „Prelomiť sa to nedá“ — to nemôže sľúbiť nikto. Čestnejšie a silnejšie je: „dokument je zašifrovaný, kľúč je uložený zvlášť, každý prístup k nemu sa zaznamenáva“.
- „To nie je moja zodpovednosť“ — podľa GDPR za výber spoľahlivého sprostredkovateľa zodpovedáte vy (čl. 28 ods. 1 GDPR). Silnejšie znie: „používam službu, ktorá to zmluvne garantuje“.
Keď klient sám požiadal, aby ste nepoužívali online služby
Stáva sa to — najmä pri lekárskych alebo súdnych dokumentoch. Môžete súhlasiť, alebo vysvetliť, prečo je váš nástroj bezpečný, a ukázať zmluvu a zoznam ďalších sprostredkovateľov. Rozhodnutie je na klientovi: sú to jeho údaje. Ak klient trvá na svojom, poznačte si to k zákazke, aby neskôr nevznikli nezhody.
Ak pracujete s Lingverra
Krátka odpoveď vyššie plne zodpovedá tomu, ako Lingverra funguje: spracúvanie v EÚ, samostatný kľúč pre každý dokument, žiadne trénovanie modelov, kryptografické vymazanie po 72 hodinách alebo ručne kedykoľvek. Zmluva o spracúvaní osobných údajov platí automaticky pre každé konto, zoznam ďalších sprostredkovateľov je zverejnený. Podrobne a s odkazmi na GDPR — v článku „Kam putuje dokument vášho klienta, keď prekladáte s Lingverra“. Kto z vás je prevádzkovateľ a kto sprostredkovateľ a aké záznamy potrebujete — v článku „Súdny prekladateľ a GDPR: ste prevádzkovateľ, alebo sprostredkovateľ?“.
V skratke
- Pol minúty: EÚ, samostatný kľúč, žiadne trénovanie AI, vymazanie po 72 hodinách alebo ručne kedykoľvek, zmluva podľa GDPR.
- Na doplňujúce otázky odpovedajte konkrétne: kde, kto to vidí, ako vymazať, čo sa stane pri incidente.
- Nesľubujte „nič sa neuchováva“ ani „prelomiť sa to nedá“ — uvádzajte lehoty a opatrenia.
- Majte po ruke zmluvu o spracúvaní a zoznam ďalších sprostredkovateľov — môžete ich klientovi preposlať.
Zmluva o spracúvaní osobných údajov (čl. 28 GDPR)
Zoznam ďalších sprostredkovateľov
Prečítajte si aj: Kam putuje dokument vášho klienta, keď prekladáte s Lingverra
Prečítajte si aj: Súdny prekladateľ a GDPR: ste prevádzkovateľ, alebo sprostredkovateľ?