Dokąd trafia dokument Twojego klienta, gdy tłumaczysz w Lingverra

Dlaczego to Twoje pytanie, a nie tylko nasze

Zgodnie z RODO za dane klienta w pierwszej kolejności odpowiada ten, kto decyduje, po co i jak są przetwarzane — czyli Ty. Jeśli korzystasz w tym celu z usługi, prawo wymaga wybrania podmiotu przetwarzającego, który zapewnia wystarczające gwarancje ochrony danych, i zawarcia z nim umowy powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO). Mówiąc prościej: masz prawo — i obowiązek — wiedzieć, co się dzieje z dokumentem po jego przesłaniu.

Droga dokumentu krok po kroku

1. Przesłanie. Dokument trafia na Twoje osobiste konto i jest dostępny tylko dla Ciebie. Od razu zostaje zaszyfrowany — własnym kluczem, osobnym dla każdego dokumentu.
2. Tłumaczenie. Dokument jest przetwarzany w Unii Europejskiej i nie jest przekazywany poza nią. Tłumaczenie wykonuje model AI na infrastrukturze, która nie przechowuje zapytań i odpowiedzi i nie przekazuje ich twórcy modelu. Na Twoich dokumentach nie trenuje się modeli.
3. Wynik. Otrzymujesz tłumaczenie w układzie oryginału: tabele, bloki i pieczęcie na swoich miejscach. Fragmenty, które model odczytał z niepewnością, są wyróżnione — sprawdzasz je w pierwszej kolejności. Poprawki, podpis i pieczęć pozostają po Twojej stronie.
4. Usunięcie. Oryginał i tłumaczenie są usuwane automatycznie 72 godziny po wydaniu lub ręcznie w dowolnej chwili, jeśli chcesz wcześniej. Usunięcie jest kryptograficzne — więcej poniżej.

Jak chronimy Twoje dokumenty — i na czym to się opiera

• Osobny klucz dla każdego dokumentu (art. 32 ust. 1 lit. a RODO — szyfrowanie). Każdy dokument — zarówno oryginał, jak i tłumaczenie — jest szyfrowany własnym kluczem, a nie kluczem wspólnym dla konta ani wspólnym dla wszystkich.
• Klucz główny — w UE i poza naszymi serwerami (art. 32 ust. 1 lit. b, art. 44 RODO). Klucze dokumentów są chronione kluczem głównym przechowywanym w usłudze zarządzania kluczami AWS KMS we Frankfurcie. Nigdy nie opuszcza tej usługi i nie jest przechowywany na naszych serwerach: serwer może jedynie poprosić o odszyfrowanie. Praca z kluczami poza UE jest zablokowana w kodzie.
• Każde użycie klucza jest rejestrowane (art. 5 ust. 2, art. 32 ust. 1 lit. d RODO). Każde zapytanie do klucza głównego jest zapisywane w dzienniku AWS, którego nie możemy zmienić. Co 10 minut system porównuje ten dziennik z działaniem samej aplikacji. Jeśli klucza użyła inna usługa niż nasza, jeśli zapytanie nie przyszło z naszych serwerów lub odszyfrowanie nie odpowiada żadnej czynności w aplikacji — natychmiast dostajemy alarm.
• Rejestr incydentów i wyjaśnienie (art. 33 ust. 5 RODO). Każdy podejrzany przypadek trafia do rejestru incydentów. Wpisów nie można zmienić wstecz — można je tylko uzupełnić. W każdym przypadku ustala się i odnotowuje przyczynę.
• 72 godziny na zgłoszenie organowi nadzorczemu (art. 33 ust. 1, art. 34 RODO). Jeśli incydent dotyczy danych osobowych, prawo daje 72 godziny na zgłoszenie go organowi nadzorczemu. Termin pilnuje automatyka: przypomnienia nasilają się w miarę jego zbliżania. Decyzja o zawiadomieniu osób, których dane dotyczą, jest podejmowana i dokumentowana w tym samym rejestrze.
• Usunięcie kryptograficzne, a nie zwykłe skasowanie (art. 5 ust. 1 lit. e, art. 17 RODO). Oryginał i tłumaczenie są usuwane automatycznie 72 godziny po wydaniu lub ręcznie w dowolnej chwili. Plik jest nadpisywany na dysku, ale na tym nie poprzestajemy: zwykłe kasowanie nie sięga kopii — w kopiach zapasowych, w wewnętrznych komórkach nośnika. Dlatego razem z dokumentem niszczony jest jego klucz. Bez klucza wszystkie kopie zaszyfrowanych danych, gdziekolwiek zostały, stają się ciągiem losowych bajtów, którego nie da się odczytać.
• Brak kluczy w kopiach zapasowych (art. 32 ust. 1 lit. c, art. 25 RODO). Klucze dokumentów są celowo wyłączone z kopii zapasowych bazy danych. Kopia zapasowa służy do przywrócenia usługi — ale nie da się z niej odszyfrować dokumentu.
• Dokumenty nie służą do trenowania (art. 5 ust. 1 lit. b RODO — ograniczenie celu). Tłumaczenie odbywa się w UE na infrastrukturze, która nie przechowuje zapytań i odpowiedzi i nie przekazuje ich twórcy modelu.

Kto odpowiada za dane w Lingverra

Za przetwarzanie danych osobowych w Lingverra odpowiadamy my. Z każdym użytkownikiem automatycznie obowiązuje umowa powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO — nie trzeba jej zamawiać ani osobno podpisywać. Wszystkie firmy uczestniczące w przetwarzaniu są wymienione publicznie: co robi każda z nich, gdzie się znajduje i na jakiej podstawie (art. 28 ust. 2 i 4 RODO).

I jeszcze jedno: nie przyjmujemy zleceń od Twoich klientów i nie konkurujemy z Tobą — klient, podpis i honorarium pozostają Twoje.

Pięć pytań do każdego narzędzia

Niezależnie od tego, z czego korzystasz, te pytania pomogą ocenić, czy można powierzyć usłudze dokumenty klienta:

1. Czy jest umowa powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO?
2. Gdzie przetwarzane są dane — w UE czy poza nią?
3. Czy dokumenty służą do trenowania modeli?
4. Jak długo przechowywane są dokumenty i czy można je usunąć samodzielnie?
5. Czy lista podmiotów podprzetwarzających jest opublikowana?

Jeśli dokumenty usługi nie dają jasnej odpowiedzi na któreś z tych pytań, to powód do ostrożności.

Co powiedzieć klientowi

Jeśli klient zapyta, co dzieje się z jego dokumentami, wystarczy krótka odpowiedź: „Dokument jest przetwarzany w UE, szyfrowany osobnym kluczem, nie służy do trenowania AI i po 72 godzinach lub ręcznie w dowolnej chwili jest nieodwracalnie usuwany. Mam z usługą zawartą umowę powierzenia przetwarzania danych zgodnie z RODO.” Do dokumentacji możesz dołączyć linki do umowy i do listy podmiotów podprzetwarzających.

Częste pytania

Umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO)

Lista podmiotów podprzetwarzających

Przeczytaj też: tłumaczenie AI a RODO — jak rozpoznać bezpieczną usługę

Przeczytaj też: „Czy moje dane są bezpieczne?” — co odpowiedzieć klientowi