Umowa powierzenia przetwarzania danych

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO (Rozporządzenie (UE) 2016/679)  •  Część Warunków  •  Język umowy: angielski  •  Tłumaczenia niniejszego dokumentu na inne języki są udostępniane dla wygody użytkowników. Wersja angielska jest wersją autentyczną i jest rozstrzygająca dla wykładni. Jeżeli jednak tłumaczenie odbiega od tekstu angielskiego, nie będziemy powoływać się na taką rozbieżność na niekorzyść Klienta.

1. Strony umowy

LLC "DataPrime", spółka zarejestrowana w kraju Ukraina — jest spółką prowadzącą serwis Lingverra. „Lingverra” jest oznaczeniem handlowym, pod którym spółka świadczy usługę, i nie stanowi odrębnego podmiotu prawnego; w niniejszym dokumencie „Lingverra”, „my” lub „nas” oznacza LLC "DataPrime".

Niniejsza Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych („Umowa powierzenia”) zostaje zawarta pomiędzy:

Podmiot przetwarzający:
LLC "DataPrime"
vul. Yakubenkivska, bud. 1, kab. 6
04107 Kyiv
Ukraina
Numer rejestrowy: 46215708
Adres e-mail: support@lingverra.com (dalej „Podmiot przetwarzający”)

Administrator:
Tłumacz przysięgły lub uprawniony albo biuro tłumaczeń, które akceptuje Warunki i zarejestrowało konto użytkownika na platformie Lingverra (dalej „Klient” lub „Administrator”). Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców (B2B); nie jest przeznaczona dla konsumentów.

Niniejsza Umowa powierzenia stanowi część Warunków i została do nich włączona. Akceptując Warunki, Administrator akceptuje również niniejszą Umowę powierzenia. Umowa powierzenia wchodzi w życie z chwilą zaakceptowania przez Administratora Warunków.

2. Podział ról (administrator / podmiot przetwarzający)

W odniesieniu do danych osobowych zawartych w dokumentach przesłanych przez Klienta (klientów Klienta, osób wskazanych w dokumentach, osób trzecich), Klient jest administratorem w rozumieniu art. 4(7) RODO, a Lingverra podmiotem przetwarzającym w rozumieniu art. 4(8) RODO. Klient określa cele i sposoby przetwarzania tych danych; Lingverra przetwarza je wyłącznie w celu świadczenia usługi tłumaczenia w jego imieniu.

2.1 Udokumentowane polecenie poprzez przesłanie dokumentu

Korzystanie z platformy jest dobrowolne i zawsze inicjowane przez Klienta. Zanim jakikolwiek dokument zostanie przetworzony, Klient musi się zarejestrować, zaakceptować Warunki wraz z niniejszą Umową powierzenia i wyrazić zgodę na platformie; dopiero wówczas robocza część usługi staje się dostępna. Każde przesłanie dokumentu do tłumaczenia stanowi odrębne, świadome i udokumentowane polecenie Administratora skierowane do Podmiotu przetwarzającego w rozumieniu art. 28(3)(a) RODO, udzielone z uprzednią znajomością środków technicznych opisanych w sekcji 2.2 oraz w wykazie dalszych podmiotów przetwarzających. Podmiot przetwarzający nie przetwarza żadnej treści dokumentów, dopóki Administrator nie udzieli takiego polecenia poprzez przesłanie dokumentu.

2.2 Podmiot przetwarzający określa wyłącznie techniczne środki realizacji

Administrator określa cel przetwarzania (czy, po co i który konkretnie dokument jest tłumaczony) i zachowuje kontrolę nad treścią oraz nad odpowiednimi osobami, których dane dotyczą. Podmiot przetwarzający określa wyłącznie nieistotne, techniczne środki wykonania tego polecenia, a mianowicie: wykorzystywany model tłumaczenia AI („Claude”) oraz kanał i region w UE, przez które się z nim łączy (zob. wykaz dalszych podmiotów przetwarzających), okres przechowywania, po którym treść jest automatycznie usuwana, schemat szyfrowania (odrębny klucz dla każdego dokumentu) oraz infrastrukturę hostingową. Zgodnie z utrwalonym rozróżnieniem środków istotnych i nieistotnych (zob. Wytyczne EROD 07/2020 dotyczące pojęć administratora i podmiotu przetwarzającego), określenie takich środków technicznych przez podmiot przetwarzający nie czyni z podmiotu przetwarzającego administratora.

Usługa jest świadczona za pomocą jednej ustandaryzowanej konfiguracji technicznej; Podmiot przetwarzający nie oferuje, a Klient nie wybiera alternatywnych środków (modelu, regionu, okresu przechowywania ani szyfrowania). Akceptując niniejszą Umowę powierzenia i przesyłając dokument, Administrator poleca Podmiotowi przetwarzającemu dokonanie przetwarzania z wykorzystaniem właśnie tych środków technicznych. Brak wyboru pomiędzy poszczególnymi środkami odzwierciedla ustandaryzowany, narzędziowy charakter usługi i nie przyznaje Podmiotowi przetwarzającemu żadnych uprawnień do podejmowania decyzji o celach przetwarzania. Decyzja o tym, czy w ogóle korzystać ze środków technicznych oferowanych przez Podmiot przetwarzający, należy w całości do Administratora: Administrator swobodnie decyduje, czy zastosować zestaw środków Podmiotu przetwarzającego do przetwarzania konkretnego dokumentu, i w każdej chwili może powstrzymać się od korzystania z usługi. Środki są zatem oddane do dyspozycji Administratora, a to własna dobrowolna decyzja Administratora o zastosowaniu ich do przetwarzania; to właśnie ten dobrowolny wybór Administratora, a nie jakiekolwiek jednostronne określenie ze strony Podmiotu przetwarzającego, rozstrzyga, czy przetwarzanie nastąpi.

2.3 Brak własnego wykorzystania treści

Podmiot przetwarzający przetwarza treść dokumentów wyłącznie w celu wykonania tłumaczenia zleconego przez Administratora. Podmiot przetwarzający nie wykorzystuje treści dokumentów do jakichkolwiek własnych celów, nie analizuje jej ani nie profiluje, nie ujawnia jej osobom trzecim, poza dalszymi podmiotami przetwarzającymi, niezbędnymi do świadczenia usługi (sekcja 6), a treść ta nie jest wykorzystywana do trenowania, dotrenowywania ani ulepszania jakiegokolwiek modelu sztucznej inteligencji. Podmiot przetwarzający nie uzyskuje z treści żadnej samodzielnej korzyści ponad świadczenie usługi przewidzianej umową.

Klient prowadzi swoją działalność zawodową na własną odpowiedzialność i sam decyduje, czy przesłać dokument klienta na platformę w celu tłumaczenia oraz na jakiej podstawie prawnej to czyni. Lingverra nie weryfikuje i nie odpowiada za to, czy Klient jest uprawniony do przekazania odpowiednich danych; odpowiedzialność ta spoczywa wyłącznie na Kliencie jako administratorze (zob. sekcja 13).

Lingverra działa jako podmiot przetwarzający wyłącznie tak długo, jak długo przechowuje odpowiednią treść. Po usunięciu treści zgodnie z sekcją 11 (domyślnie po 72 godzinach od wydania), lub wcześniej, jeżeli administrator usunie ją na swoim koncie, Lingverra nie przetwarza już tej treści i przestaje działać jako podmiot przetwarzający w odniesieniu do niej.

3. Przedmiot i cel przetwarzania

Lingverra prowadzi chmurową platformę Software-as-a-Service do wspomaganego przez AI tłumaczenia dokumentów urzędowych i innych dla tłumaczy przysięgłych lub uprawnionych. Podmiot przetwarzający przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia tej usługi.

Kosztorysy. To samo dotyczy sytuacji, w których Administrator przesyła dokument w celu oszacowania jego objętości i sporządzenia oferty cenowej na własnym papierze firmowym Administratora. Jedna różnica jest istotna i zostaje tu odnotowana dla uniknięcia wątpliwości: żaden model sztucznej inteligencji nie jest w tej funkcji wykorzystywany i żadne dane nie są przekazywane dostawcy modelu. Tekst jest odczytywany z dokumentu przez oprogramowanie do rozpoznawania tekstu, działające na własnej infrastrukturze Podmiotu przetwarzającego na obszarze UE/EOG. Przesłany plik jest usuwany, gdy tylko kosztorys zostanie sporządzony; wygenerowany plik PDF jest szyfrowany podczas przechowywania i usuwany po 72 godzinach (sekcja 11).

Faktury dla własnego klienta administratora. To samo dotyczy sytuacji, gdy administrator generuje fakturę na podstawie zapisanego kosztorysu. Imię i nazwisko oraz adres klienta administratora, podane przez administratora w tym celu, podmiot przetwarzający przetwarza wyłącznie w celu umieszczenia ich na fakturze; adres przechowywany jest w postaci zaszyfrowanej. Faktura jest wystawiana na papierze firmowym administratora i w jego imieniu: podmiot przetwarzający nie jest ani jej wystawcą, ani stroną, nie nadaje numerów faktur i nie przekazuje faktury odbiorcy. Wygenerowany PDF i adres klienta są usuwane po 72 godzinach; wcześniej administrator może w każdej chwili usunąć kosztorys lub fakturę na swoim koncie; przechowywanie faktury przez okresy ustawowe obowiązujące administratora jest własnym obowiązkiem administratora.

Poza zakresem niniejszej Umowy: zapytania potencjalnych klientów. Podmiot przetwarzający odrębnie prowadzi na swojej publicznej stronie internetowej formularz, za pośrednictwem którego osoba poszukująca tłumaczenia uwierzytelnionego może poprosić o połączenie jej z tłumaczem. W odniesieniu do tych danych kontaktowych Podmiot przetwarzający działa jako niezależny administrator na podstawie zgody takiej osoby, a nie jako podmiot przetwarzający Administratora, i niniejsza Umowa nie ma do nich zastosowania. Jeżeli Administrator przyjmie takie zapytanie, Administrator również staje się niezależnym administratorem otrzymanych danych kontaktowych i sam decyduje, co z nimi zrobić; Podmiot przetwarzający nie udziela w tym zakresie żadnych wskazówek ani nie otrzymuje udziału w zleceniu, które z tego wyniknie. Przetwarzanie to opisano w Polityce prywatności, sekcja 3.5.

Podmiot przetwarzający przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenia Administratora, chyba że przetwarzanie jest wymagane prawem Unii lub państwa członkowskiego. W takim przypadku Podmiot przetwarzający informuje Administratora o tych wymogach prawnych przed rozpoczęciem przetwarzania, chyba że prawo to zakazuje takiego informowania z uwagi na ważny interes publiczny (art. 28(3)(a) RODO).

4. Charakter, zakres i kategorie danych

4.1 Charakter i cel przetwarzania

Podmiot przetwarzający przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora w następujących celach:

• przechowywanie dokumentów i plików przesłanych przez Administratora oraz zarządzanie nimi;
• wspomagane przez AI tłumaczenie treści dokumentu. W celu świadczenia usługi tłumaczenia treść dokumentu jest przetwarzana przez model językowy „Claude” za pośrednictwem kanału w UE wskazanego w wykazie dalszych podmiotów przetwarzających; dostawca tego kanału działa jako dalszy podmiot przetwarzający zgodnie z sekcją 6. Przetwarzanie pozostaje na obszarze EOG niezależnie od tego, który ze wskazanych kanałów obsługuje żądanie. Przetwarzanie to stanowi nieodłączną i niezbędną część usługi; bez niego nie można wykonać tłumaczenia. Przesyłając dokument do tłumaczenia, Administrator udziela udokumentowanego polecenia (art. 28(3)(a) RODO), które obejmuje to dalsze przetwarzanie. Treść dokumentu pozostaje na obszarze EOG, jest przetwarzana wyłącznie tymczasowo na potrzeby tłumaczenia i nie jest wykorzystywana do trenowania jakichkolwiek modeli;
• udostępnienie przetłumaczonego dokumentu oraz dwukolumnowego edytora porównania/postedycji do weryfikacji przez Administratora;
• tymczasowe przechowywanie dokumentu źródłowego i tłumaczenia przez okres przechowywania (zob. sekcja 11), aby Administrator mógł ponownie otworzyć wynik;
• prowadzenie dzienników (logów audytowych) zdarzeń istotnych dla bezpieczeństwa na koncie Administratora;
• oszacowanie objętości dokumentu i sporządzenie kosztorysu cenowego na papierze firmowym Administratora. Tekst jest odczytywany z dokumentu przez oprogramowanie do rozpoznawania tekstu na własnej infrastrukturze Podmiotu przetwarzającego na obszarze UE/EOG; żaden model AI ani żaden dostawca modelu nie jest wykorzystywany, w odróżnieniu od powyższej funkcji tłumaczenia;
• wystawienie faktury na podstawie zapisanego kosztorysu, na papierze firmowym administratora i w jego imieniu, z wykorzystaniem imienia i nazwiska oraz adresu klienta administratora podanych przez niego w tym celu; podmiot przetwarzający umieszcza te dane na fakturze i nie czyni z nimi nic innego.

4.2 Kategorie danych osobowych

Dane zawarte w przesłanych dokumentach są określane przez Administratora i mogą ze swej natury obejmować szczególne kategorie danych osobowych zgodnie z art. 9 RODO (na przykład dane dotyczące zdrowia w zaświadczeniach lekarskich, dane ujawniające przekonania religijne lub światopoglądowe, dane biometryczne w dokumentach tożsamości), a także dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych zgodnie z art. 10 RODO (na przykład zaświadczenia o niekaralności / zaświadczenia z policji). Lingverra nie ma wiedzy o konkretnej treści dokumentów i nie dokonuje żadnej oceny ich treści.

Kategoria	Elementy danych
Dane dokumentu (treść)	Przesłane pliki (PDF, obrazy), tekst wydobyty i przetłumaczony przez AI, metadane dokumentu. Mogą zawierać szczególne kategorie danych (art. 9 RODO): dane dotyczące zdrowia, dane religijne/światopoglądowe, dane biometryczne z dokumentów tożsamości; a także dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych (art. 10 RODO): na przykład zaświadczenia o niekaralności.
Dane identyfikacyjne osób, których dane dotyczą	Imiona i nazwiska, daty urodzenia, adresy, numery aktów i spraw, podpisy wskazane w dokumentach
Dane konta i profilu Klienta	Adres e-mail, imię i nazwisko, dane zawodowe (ustanowienie, języki, adnotacja o certyfikacji)
Dane techniczne	Adresy IP, user agent, identyfikatory sesji, wpisy dziennika audytowego
Dane rozliczeniowe	Liczba przetłumaczonych stron rozliczeniowych, saldo, historia płatności

Uwaga: dane konta, profilu, dane techniczne i rozliczeniowe samego Klienta są przetwarzane przez Lingverra jako własnego administratora (wykonanie umowy, art. 6(1)(b) RODO); w tym zakresie zastosowanie ma Polityka prywatności. Przedmiotem niniejszej Umowy powierzenia są dane osób trzecich zawarte w dokumentach, w odniesieniu do których administratorem jest Klient.

4.3 Kategorie osób, których dane dotyczą

• klienci Klienta (osoby fizyczne);
• osoby trzecie wskazane w dokumentach (na przykład osoby wymienione w aktach, osoby podpisujące, osoby, które wydały dokument);
• sam Klient, o ile jego dokumenty zawierają dane osobowe.

4.4 Czas trwania przetwarzania

Przetwarzanie odbywa się przez okres trwania stosunku umownego. Ponadto treść dokumentu źródłowego i tłumaczenia jest automatycznie usuwana po upływie okresu przechowywania (zob. sekcja 11). Po rozwiązaniu Umowy dane osobowe są usuwane lub anonimizowane zgodnie z sekcją 11.

5. Obowiązki Podmiotu przetwarzającego

Podmiot przetwarzający zobowiązuje się:

• przetwarzać dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenia Administratora;
• zapewnić, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania poufności lub podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania poufności (art. 28(3)(b) RODO);
• stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zgodnie z art. 32 RODO (zob. sekcja 7);
• przestrzegać warunków korzystania z dalszych podmiotów przetwarzających zgodnie z sekcją 6;
• pomagać Administratorowi odpowiednimi środkami technicznymi i organizacyjnymi w wywiązywaniu się z jego obowiązków wynikających z art. 32–36 RODO;
• zależnie od wyboru Administratora usunąć lub zwrócić wszystkie dane osobowe po zakończeniu przetwarzania (zob. sekcja 11);
• udostępniać Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania przestrzegania art. 28 RODO;
• niezwłocznie poinformować Administratora, jeżeli zdaniem Podmiotu przetwarzającego polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych.

Żądania organów publicznych. Jeżeli sąd lub inny organ publiczny dowolnego państwa, w tym Ukrainy, żąda ujawnienia Danych Klienta lub dostępu do nich, Podmiot przetwarzający (a) nie ujawnia ich dobrowolnie i w miarę możliwości kieruje organ do Administratora; (b) niezwłocznie, przed jakimkolwiek ujawnieniem, zawiadamia Administratora, chyba że prawo właściwe dla żądania tego zakazuje — wówczas dąży do uchylenia zakazu; (c) bada zgodność żądania z prawem i kwestionuje je, jeżeli istnieją uzasadnione podstawy, by uznać je za niezgodne z prawem; oraz (d) ujawnia jedynie minimum wymagane przez żądanie. Podmiot przetwarzający dokumentuje każde takie żądanie. Art. 28 ust. 3 lit. a) RODO pozostaje nienaruszony.

6. Dalsze podmioty przetwarzające

Administrator niniejszym udziela Podmiotowi przetwarzającemu ogólnej pisemnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających. Podmiot przetwarzający informuje co najmniej 30 dni z wyprzedzeniem w formie tekstowej o każdym planowanym dodaniu lub zastąpieniu dalszego podmiotu przetwarzającego. Administrator może wnieść sprzeciw w terminie 30 dni od otrzymania informacji. Jeżeli Podmiot przetwarzający nie może usunąć przyczyny sprzeciwu, Administrator jest uprawniony do rozwiązania Umowy z zachowaniem 30-dniowego wypowiedzenia bez negatywnych dla siebie konsekwencji.

Aktualny wykaz dalszych podmiotów przetwarzających — w tym dostawcy kanału tłumaczenia AI oraz dostawcy infrastruktury/hostingu — jest publicznie dostępny pod adresem /legal/subprocessors.

Korzystając z dalszych podmiotów przetwarzających, Podmiot przetwarzający nakłada na nie w drodze umowy równoważne obowiązki w zakresie ochrony danych (art. 28(4) RODO). Podmiot przetwarzający odpowiada wobec Administratora za wywiązywanie się przez dalszy podmiot przetwarzający z jego obowiązków.

7. Środki techniczne i organizacyjne (ŚTO)

Podmiot przetwarzający stosuje następujące środki techniczne i organizacyjne zgodnie z art. 32 RODO:

Środek	Wdrożenie
Szyfrowanie podczas przesyłania	TLS 1.2+ dla każdego przesyłania danych; HTTPS wymuszone na wszystkich punktach końcowych
Szyfrowanie podczas przechowywania	Odrębny klucz AES-256-GCM dla każdego pojedynczego dokumentu i kosztorysu (a nie po prostu jeden klucz na użytkownika), aby żaden pojedynczy klucz nie otwierał niczego więcej niż ten obiekt, do którego należy. Ten sam klucz obejmuje przesłany plik, przetłumaczony tekst przechowywany w bazie danych oraz plik PDF kosztorysu; szyfrowane przechowywanie sesji; szyfrowane kopie zapasowe
Kryptograficzne usuwanie	Po upływie okresu przechowywania, a także przy usunięciu przez Administratora, klucz tego dokumentu zostaje zniszczony w tej samej transakcji co usunięcie. Każda kopia szyfrogramu poza zasięgiem aplikacji — krótkotrwała kopia zapasowa, migawka hostingu, wycofane przez nośnik z użycia komórki pamięci flash — staje się tym samym na zawsze niemożliwa do odszyfrowania, zarówno przez Podmiot przetwarzający, jak i przez kogokolwiek innego. Klucze poszczególnych dokumentów są wyłączone ze zrzutu bazy danych: zrzut przechowywany jest dłużej niż kopia zapasowa plików, a klucz, który przetrwałby dokument przez siebie otwierany, uczyniłby ten środek pozornym
Zarządzanie kluczami	Klucz główny, który opakowuje klucze poszczególnych użytkowników (te z kolei opakowują klucz każdego pojedynczego dokumentu), przechowywany jest w zarządzanej usłudze kluczy na obszarze UE (AWS KMS), a nie na serwerze aplikacji ani w bazie danych; każde odszyfrowanie jest wyraźnym wywołaniem usługi kluczy, odnotowanym w śladzie audytowym (CloudTrail). Samo naruszenie bazy danych lub dysku nie ujawnia treści, a dostęp do treści nie może nastąpić bez pozostawienia wpisu w dzienniku
Brak rutynowego dostępu (dostęp wyłącznie wyjątkowo, zawsze rejestrowany)	Podmiot przetwarzający nie ma funkcjonalnej potrzeby odczytywania treści dokumentów i nie czyni tego w zwykłej działalności; odszyfrowanie jest technicznie ograniczone przez usługę kluczy i organizacyjnie niewykorzystywane (prace programistyczne nigdy nie wykorzystują dokumentów klientów). Administratorzy systemów nie odczytują treści; przy pełnych uprawnieniach na serwerze dostęp byłby technicznie możliwy, jednak odszyfrowanie dokumentu wymaga wywołania usługi kluczy, która odnotowuje je w swoim dzienniku audytowym; programista nie może odszyfrować dokumentu bez pozostawienia wpisu audytowego
Odszyfrowanie powiązane z sesją właściciela	Dostęp do dokumentu jest powiązany w kodzie z właścicielem danych (każda ścieżka dokumentu filtruje według identyfikatora użytkownika-właściciela); klucz użytkownika jest odblokowywany w zwykłej działalności wyłącznie w ramach uwierzytelnionej sesji właściciela. Każde odblokowanie klucza jest rejestrowane wraz z właścicielem danych i osobą, która zainicjowała czynność. Każde odblokowanie zainicjowane przez osobę inną niż właściciel (na przykład przez personel) jest oznaczane jako wyjątek i wywołuje wewnętrzny alarm; jedynym oczekiwanym dostępem osoby niebędącej właścicielem jest eksport danych na żądanie samej osoby, której dane dotyczą, rejestrowany wraz ze wskazaniem przyczyny. Czyni to możliwym do wykazania, że w zwykłym biegu rzeczy o klucz występuje osoba, której dane dotyczą, a nie personel
Pseudonimizacja / anonimizacja	Dane osobowe są anonimizowane przy usunięciu konta; treść dokumentów jest automatycznie usuwana po upływie okresu przechowywania (w historii pozostaje datowany wpis, bez dokumentu i bez jakiegokolwiek jego tekstu)
Kontrola dostępu	Model dostępu oparty na rolach (tłumacz / administrator / księgowy); ścisłe rozdzielenie najemców na poziomie użytkownika; zasada najmniejszych uprawnień
Uwierzytelnianie	Haszowanie haseł; uwierzytelnianie dwuskładnikowe (TOTP); tokeny zaufanych urządzeń; wygasanie sesji
Ochrona przed złośliwym oprogramowaniem	Skanowanie antywirusowe przesłanych plików; weryfikacja typu pliku i sygnatury przed przetwarzaniem
Ochrona przed CSRF	Token CSRF przy wszystkich żądaniach zmieniających stan
Content Security Policy	Ścisła Content-Security-Policy bez unsafe-inline (script-src i style-src ograniczone do 'self' plus nonce dla każdego żądania); brak osadzonych skryptów i stylów, co ogranicza skrypty międzywitrynowe (XSS) oraz wstrzyknięcia po stronie frontendu
Rejestrowanie	Logi audytowe zabezpieczone metodą WORM (wyzwalacze bazy danych uniemożliwiają zmianę lub usunięcie wpisu); rozdzielenie dzienników dostępu i dzienników biznesowych
Kopie zapasowe i odtwarzanie	Regularne automatyczne kopie zapasowe; szyfrowane przechowywanie kopii; udokumentowana procedura odtwarzania
Odporność	Praca na dedykowanym serwerze z ograniczeniem zasobów dla każdej usługi; obsługa błędów i monitoring na poziomie aplikacji
Zarządzanie podatnościami	Regularne aktualizacje bezpieczeństwa systemu operacyjnego, zależności i aplikacji
Personel i szkolenia	Wszystkie osoby mające dostęp do danych osobowych są zobowiązane do zachowania poufności; uprawnienia dostępu są regularnie weryfikowane
Bezpieczne usuwanie	Dane osobowe są usuwane poprzez anonimizację lub bezpieczne nadpisanie; okres przechowywania kopii zapasowych jest uzgodniony z polityką usuwania
Rozdzielenie środowisk	Środowiska produkcyjne i testowe/deweloperskie są ściśle rozdzielone; brak rzeczywistych danych osobowych w środowiskach testowych
Reagowanie na incydenty	Procedury wykrywania, eskalacji i zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych; informowanie Administratora bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu naruszenia (art. 33(2) RODO)

8. Prawa do audytu i kontroli

Administrator ma prawo weryfikować przestrzeganie niniejszej Umowy powierzenia i art. 28 RODO w drodze audytów na następujących warunkach:

• Częstotliwość: nie częściej niż raz w roku kalendarzowym, chyba że istnieje uzasadniona przyczyna (na przykład naruszenie ochrony danych lub postępowanie urzędowe);
• Uprzedzenie: co najmniej 30 dni z wyprzedzeniem w formie tekstowej, ze wskazaniem zakresu i celu;
• Koszty: na koszt Administratora, chyba że audyt wykaże istotne naruszenie po stronie Podmiotu przetwarzającego;
• Poufność: audytor musi podpisać umowę o zachowaniu poufności przed uzyskaniem dostępu do systemów lub danych;
• Dowody: Podmiot przetwarzający może wywiązać się z obowiązku audytowego, przedstawiając aktualne certyfikaty lub raporty z audytu (na przykład według uznanych standardów); audyt na miejscu pozostaje możliwy w zakresie, w jakim konkretne wątpliwości nie zostaną rozwiane tymi raportami.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi odpowiednimi środkami technicznymi w zapewnieniu praw osób, których dane dotyczą, zgodnie z Rozdziałem III RODO (art. 15–22). Administrator odpowiada za udzielanie odpowiedzi na żądania osób, których dane dotyczą. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwróci się do Podmiotu przetwarzającego bezpośrednio, Podmiot przetwarzający przekazuje żądanie Administratorowi bez zbędnej zwłoki.

10. Zgłaszanie naruszeń ochrony danych

Podmiot przetwarzający informuje Administratora o każdym naruszeniu ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu (art. 33(2) RODO), a w każdym razie w ciągu 24 godzin. Jest to świadomie krócej niż własny 72-godzinny termin Administratora wobec organu nadzorczego (art. 33(1)): termin ten biegnie od chwili, w której Administrator stwierdził naruszenie, zatem zawiadomienie otrzymane w 72. godzinie nie pozostawiłoby Administratorowi żadnego czasu na działanie. Jeżeli pełny obraz nie został jeszcze ustalony, Podmiot przetwarzający zawiadamia na podstawie posiadanych faktów i uzupełnia je w miarę wyjaśniania, zamiast odkładać pierwsze zawiadomienie. Zawiadomienie zawiera, w zakresie znanym Podmiotowi przetwarzającemu:

• charakter naruszenia, w tym kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, oraz wpisów;
• nazwę i dane kontaktowe punktu kontaktowego Podmiotu przetwarzającego w sprawach ochrony danych;
• prawdopodobne konsekwencje naruszenia;
• zastosowane lub proponowane środki zaradcze.

Zgłoszenie właściwemu organowi nadzorczemu oraz zawiadomienie osób, których dane dotyczą, zgodnie z art. 33 i 34 RODO spoczywają na Administratorze.

11. Usuwanie i zwrot danych

Treść dokumentu źródłowego i tłumaczenia jest przechowywana wyłącznie tymczasowo i automatycznie oraz trwale usuwana po upływie okresu przechowywania (domyślnie 72 godziny po wydaniu), lub wcześniej, jeżeli administrator usunie ją na swoim koncie; pozostaje jedynie datowany wpis w historii o tym, że dokument został przetworzony — bez samego dokumentu i bez jakiegokolwiek jego tekstu. Dokładny okres przechowywania wskazano w Polityce prywatności. Gdy tylko treść zostanie usunięta, Podmiot przetwarzający nie przechowuje jej już, nie kontroluje jej ani nie ma do niej dostępu, a przetwarzanie tej treści przez Podmiot przetwarzający kończy się; obowiązki Podmiotu przetwarzającego wynikające z niniejszej Umowy powierzenia w odniesieniu do usuniętej treści zostają tym samym wykonane (art. 28(3)(g) RODO).

Usunięcie jest kryptograficzne i zarazem fizyczne: bajty są nadpisywane tam, gdzie aplikacja ma dostęp, a klucz należący do tego dokumentu zostaje zniszczony. Powyższe stwierdzenie — że Podmiot przetwarzający nie ma już dostępu do usuniętej treści — nie opiera się zatem na kompletności nadpisania w kopiach zapasowych, migawkach i sprzęcie pamięci masowej, lecz na braku jakiegokolwiek klucza, którym tę treść można byłoby odczytać.

Kosztorysy. Dokument przesłany na potrzeby kosztorysu jest usuwany, gdy tylko kosztorys zostanie sporządzony — nie jest przechowywany przez 72-godzinne okno, które ma zastosowanie do tłumaczeń, ponieważ dalej w procesie nie jest do niczego potrzebny. Wygenerowany plik PDF kosztorysu jest szyfrowany podczas przechowywania i usuwany po 72 godzinach, pozostawiając Administratorowi jego własny zapis handlowy o ofercie (numer, adresat, podsumowania), który nie zawiera już dokumentu klienta. Administrator może usunąć kosztorys w każdej chwili również przed tym momentem.

Po rozwiązaniu Umowy zastosowanie ma, co następuje:

• Usunięcie (domyślnie): dane osobowe są anonimizowane lub bezpiecznie usuwane. Przed rozwiązaniem Administrator może skorzystać z funkcji samodzielnego eksportu na platformie, aby pobrać swoje dane;
• Zwrot (na żądanie): formalny zwrot wszystkich danych osobowych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego, na żądanie w formie tekstowej złożone przed rozwiązaniem.

Podmiot przetwarzający zachowuje minimalny zapis o usunięciu (data, wyzwalacz, potwierdzenie) jako dowód usunięcia zgodnie z RODO w rozumieniu art. 28(3)(g) RODO; zapis ten nie zawiera danych osobowych osób, których dane dotyczą, po stronie Administratora.

12. Przekazywanie do państw trzecich

Przetwarzanie treści dokumentów (danych, które Podmiot przetwarzający przetwarza w imieniu Administratora, w tym etapu wspomaganego przez AI tłumaczenia) odbywa się na serwerach na obszarze UE/EOG i nie jest przekazywane do żadnego państwa trzeciego. Jest ona szyfrowana podczas przechowywania kluczem przechowywanym na obszarze UE, tak że administrowanie infrastrukturą samo w sobie nie ujawnia treści. Tłumaczenie AI wykonywane jest za pośrednictwem kanału w UE wskazanego na /legal/subprocessors; żądanie kierowane jest do trasy modelu na obszarze UE/EOG i nie jest routowane do Stanów Zjednoczonych. Wybór kanału i trasy weryfikowany jest zgodnie z zasadą fail-closed: region, punkt końcowy lub trasa poza UE jest odrzucana, a nie obsługiwana.

• Dostawcy płatności: przekazywanie wyłącznie danych płatniczych (nigdy treści dokumentów). Płatności kartą obsługuje ukraiński bank rozliczeniowy PUMB (hutko), niezależny administrator; przekazywane są wyłącznie kwota i referencja zamówienia, na podstawie art. 49(1)(b) RODO.

Podmiot przetwarzający ma siedzibę na Ukrainie — w państwie trzecim bez decyzji UE stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony. Nie dotyczy to treści dokumentów, która pozostaje zaszyfrowana w UE, jak opisano powyżej. Dane konta i dane rozliczeniowe Klienta są dostępne z Ukrainy dla własnych pracowników Podmiotu przetwarzającego w zakresie niezbędnym do wykonywania ich zadań. Treść dokumentów nie jest rutynowo dostępna z Ukrainy. Dostęp do niej jest możliwy wyłącznie w wyjątkowym przypadku, z udokumentowanej przyczyny (w szczególności na własną prośbę Klienta, np. w ramach zgłoszenia do pomocy technicznej dotyczącego konkretnego dokumentu); każdy taki dostęp wymaga użycia klucza szyfrującego przechowywanego w UE i jest rejestrowany przez usługę zarządzania kluczami (AWS CloudTrail). Dane rozliczeniowe i dane rachunków Podmiot przetwarzający przetwarza na potrzeby ustawowej rachunkowości na podstawie art. 6(1)(b) i art. 6(1)(f) RODO (wykonanie umowy oraz prawnie uzasadniony interes w wypełnianiu ustawowych obowiązków rachunkowych). Ustawową rachunkowość Podmiotu przetwarzającego prowadzi jego zarząd albo zewnętrzny dostawca usług księgowych z siedzibą na Ukrainie. W przypadku powierzenia jej takiemu dostawcy udostępniane są mu zapisy księgowe pozbawione bezpośrednich identyfikatorów — nieopisowy kod referencyjny zamiast nazwy klienta, bez imienia i nazwiska, adresu e-mail ani adresu pocztowego — i nie dysponuje on ani bazą danych Podmiotu przetwarzającego, ani kluczem, z którego kody te są wyprowadzane. Nie otrzymuje zatem żadnych danych osobowych, nie jest dalszym podmiotem przetwarzającym w rozumieniu art. 28 RODO, a z tego porozumienia nie wynika żadne przekazanie danych osobowych. Dostęp do odpowiednich danych rozliczeniowych w systemach Podmiotu przetwarzającego odbywa się wyłącznie w trybie odczytu i jest rejestrowany. W pozostałym zakresie Podmiot przetwarzający nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich bez zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony zgodnie z Rozdziałem V RODO.

13. Obowiązki Administratora

Administrator zapewnia i zobowiązuje się, że:

• posiada ważną podstawę prawną zgodnie z art. 6 RODO dla wszystkich danych osobowych przesłanych na platformę;
• w zakresie, w jakim przetwarzane są szczególne kategorie danych osobowych zgodnie z art. 9 RODO (w szczególności dane dotyczące zdrowia, dane religijne/światopoglądowe, dane biometryczne z dokumentów tożsamości), posiada ważną podstawę prawną zgodnie z art. 9(2) RODO i wdrożył odpowiednie zabezpieczenia;
• w zakresie, w jakim przetwarzane są dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych zgodnie z art. 10 RODO (w szczególności zaświadczenia o niekaralności / zaświadczenia z policji), przetwarzanie takie odbywa się pod nadzorem władz publicznych lub jest dozwolone prawem Unii lub państwa członkowskiego przewidującym odpowiednie zabezpieczenia;
• ponosi wyłączną odpowiedzialność za zgodność z prawem poleceń dotyczących przetwarzania udzielonych Podmiotowi przetwarzającemu;
• wywiązał się ze swoich obowiązków informacyjnych wobec własnych osób, których dane dotyczą, zgodnie z art. 13 i 14 RODO;
• korzysta z platformy wyłącznie w celach zgodnych z prawem, w zgodzie z właściwym prawem ochrony danych;
• ponosi wyłączną odpowiedzialność za zarządzanie dostępami na swoim koncie;
• niezwłocznie informuje Podmiot przetwarzający o zmianach wpływających na przestrzeganie niniejszej Umowy powierzenia.

14. Odpowiedzialność

Każda ze stron odpowiada za te naruszenia właściwego prawa ochrony danych, za które ponosi odpowiedzialność. Jeżeli Podmiot przetwarzający zostanie pociągnięty do odpowiedzialności za naruszenie wynikające z polecenia lub zachowania Administratora, Administrator zwalnia Podmiot przetwarzający z odpowiedzialności w zakresie, w jakim po stronie Podmiotu przetwarzającego nie ma winy.

Odpowiedzialność umowna Podmiotu przetwarzającego wynikająca z niniejszej Umowy powierzenia podlega ograniczeniu odpowiedzialności uzgodnionemu w Warunkach. Ustawowa odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego wobec osób, których dane dotyczą, zgodnie z art. 82 RODO pozostaje nienaruszona. Kary zgodnie z art. 83 RODO ponosi ta strona, na którą zostały nałożone przez organ nadzorczy; nie można ich przenieść w drodze umowy.

15. Prawo właściwe i jurysdykcja

Niniejsza Umowa powierzenia podlega prawu państwa, w którym zarejestrowany jest podmiot przetwarzający (Ukraina). Spory wynikające z niniejszej Umowy powierzenia podlegają sądom tego państwa, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy w miejscu siedziby Administratora stanowią inaczej. Niniejsze postanowienie o jurysdykcji nie wpływa na prawo osób, których dane dotyczą, do występowania przed sądami wskazanymi w art. 79(2) RODO.

Krajowe prawo ochrony danych podmiotu przetwarzającego. Oprócz RODO do czynności przetwarzania wykonywanych przez podmiot przetwarzający na Ukrainie stosuje się ukraińską ustawę o ochronie danych osobowych (nr 2297-VI).

16. Kontakt

LLC "DataPrime"
vul. Yakubenkivska, bud. 1, kab. 6
04107 Kyiv
Ukraina
Adres e-mail: support@lingverra.com