Para onde vai o documento do seu cliente quando traduz com a Lingverra

Porque é que a pergunta é sua, e não só nossa

Segundo o RGPD, o primeiro responsável pelos dados do cliente é quem decide porquê e como são tratados — ou seja, o senhor. Se recorrer a um serviço para isso, a lei exige que escolha um subcontratante que ofereça garantias suficientes de proteção de dados e que celebre com ele um contrato de subcontratação (art. 28.º do RGPD). Dito de forma simples: tem o direito — e o dever — de saber o que acontece a um documento depois de carregado.

O percurso do documento, passo a passo

1. Carregamento. O documento entra na sua conta pessoal e só o senhor lhe tem acesso. É cifrado de imediato — com uma chave própria, distinta para cada documento.
2. Tradução. O documento é tratado na União Europeia e não é transferido para fora dela. A tradução é feita por um modelo de IA numa infraestrutura que não conserva os pedidos e as respostas e não os transmite ao criador do modelo. Nenhum modelo é treinado com os seus documentos.
3. Resultado. Recebe a tradução na paginação do original: tabelas, blocos e carimbos no seu lugar. As passagens que o modelo leu com pouca segurança ficam destacadas — são as que verifica primeiro. A revisão, a assinatura e o carimbo continuam a ser seus.
4. Eliminação. O original e a tradução são eliminados automaticamente 72 horas após a entrega ou manualmente a qualquer momento, se preferir antes. A eliminação é criptográfica — mais abaixo.

Como protegemos os seus documentos — e em que se baseia

• Uma chave distinta para cada documento (art. 32.º(1)(a) RGPD — cifragem). Cada documento — tanto o original como a tradução — é cifrado com uma chave própria, nem comum à conta nem comum a todos.
• A chave mestra — na UE e fora dos nossos servidores (art. 32.º(1)(b), art. 44.º RGPD). As chaves dos documentos estão protegidas por uma chave mestra guardada no serviço de gestão de chaves AWS KMS em Frankfurt. Nunca sai desse serviço e não é guardada nos nossos servidores: o servidor só pode pedir uma decifragem. O uso de chaves fora da UE está bloqueado no código.
• Cada acesso à chave fica registado (art. 5.º(2), art. 32.º(1)(d) RGPD). Cada pedido à chave mestra fica registado num registo da AWS que não podemos alterar. A cada 10 minutos, o sistema confronta esse registo com a atividade da própria aplicação. Se a chave foi usada por um serviço que não o nosso, se um pedido não veio dos nossos servidores ou se uma decifragem não corresponde a nenhuma ação na aplicação, recebemos de imediato um alerta.
• Registo de incidentes e investigação (art. 33.º(5) RGPD). Cada caso suspeito é inscrito no registo de incidentes. As entradas não podem ser alteradas a posteriori — apenas completadas. Para cada caso, a causa é apurada e registada.
• 72 horas para notificar a autoridade de controlo (art. 33.º(1), art. 34.º RGPD). Se um incidente afetar dados pessoais, a lei concede 72 horas para o notificar à autoridade de controlo. O prazo é vigiado automaticamente: os lembretes intensificam-se à medida que se aproxima. A decisão de informar os titulares afetados é tomada e documentada no mesmo registo.
• Eliminação criptográfica, não um simples apagamento (art. 5.º(1)(e), art. 17.º RGPD). O original e a tradução são eliminados automaticamente 72 horas após a entrega ou manualmente a qualquer momento. O ficheiro é sobrescrito no disco, mas não ficamos por aí: o apagamento comum não chega às cópias — nas cópias de segurança, nas células internas da unidade. Por isso, juntamente com o documento, é destruída a sua chave. Sem a chave, todas as cópias dos dados cifrados, onde quer que tenham ficado, tornam-se uma sequência de bytes aleatórios impossível de ler.
• Nenhuma chave nas cópias de segurança (art. 32.º(1)(c), art. 25.º RGPD). As chaves dos documentos estão deliberadamente excluídas das cópias de segurança da base de dados. Uma cópia de segurança serve para restaurar o serviço — mas não permite decifrar um documento.
• Os documentos não são usados para treino (art. 5.º(1)(b) RGPD — limitação das finalidades). A tradução é feita na UE numa infraestrutura que não conserva os pedidos e as respostas e não os transmite ao criador do modelo.

Quem responde pelos dados na Lingverra

Pelo tratamento de dados pessoais na Lingverra respondemos nós. Com cada utilizador vigora automaticamente um contrato de subcontratação nos termos do art. 28.º do RGPD — não é preciso pedi-lo nem assiná-lo à parte. Todas as empresas que participam no tratamento estão listadas publicamente: o que cada uma faz, onde se encontra e com que fundamento (art. 28.º(2) e (4) do RGPD).

E mais: não aceitamos encomendas dos seus clientes nem concorremos consigo — o cliente, a assinatura e os honorários continuam a ser seus.

Cinco perguntas a fazer a qualquer ferramenta

Seja qual for a ferramenta, estas perguntas ajudam a avaliar se se pode confiar a um serviço os documentos de um cliente:

1. Existe um contrato de subcontratação nos termos do art. 28.º do RGPD?
2. Onde são tratados os dados — na UE ou fora dela?
3. Os documentos são usados para treinar modelos?
4. Durante quanto tempo são conservados os documentos, e pode eliminá-los o senhor mesmo?
5. A lista de subcontratantes ulteriores está publicada?

Se a documentação do serviço não der uma resposta clara a alguma destas perguntas, é motivo para ficar de sobreaviso.

O que dizer ao seu cliente

Se um cliente perguntar o que acontece aos seus documentos, basta uma resposta curta: «O documento é tratado na UE, cifrado com uma chave distinta, não é usado para treinar IA e é eliminado de forma irreversível ao fim de 72 horas ou manualmente a qualquer momento. Tenho com o serviço um contrato de subcontratação nos termos do RGPD.» Para a sua documentação, pode anexar as ligações para o contrato e para a lista de subcontratantes ulteriores.

Perguntas frequentes

Contrato de subcontratação (art. 28.º RGPD)

Lista de subcontratantes ulteriores

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