Куди потрапляє документ вашого клієнта, коли ви перекладаєте з Lingverra

Чому це ваше питання, а не лише наше

За GDPR за дані клієнта насамперед відповідає той, хто вирішує, навіщо і як їх обробляти, — тобто ви. Якщо ви залучаєте для цього сервіс, закон вимагає обрати виконавця, який надає достатні гарантії захисту даних, і укласти з ним договір про обробку (ст. 28 GDPR). Простіше кажучи: ви маєте право — і зобов’язані — знати, що відбувається з документом після завантаження.

Шлях документа — крок за кроком

1. Завантаження. Документ потрапляє до вашого особистого облікового запису і доступний лише вам. Він одразу шифрується — власним ключем, окремим для кожного документа.
2. Переклад. Документ обробляється в Європейському Союзі — за його межі він не передається. Переклад виконує модель ШІ на інфраструктурі, яка не зберігає запити й відповіді і не передає їх розробнику моделі. На ваших документах моделі не навчаються.
3. Результат. Ви отримуєте переклад у макеті оригіналу: таблиці, блоки, печатки на своїх місцях. Місця, які модель прочитала невпевнено, підсвічено — їх ви перевіряєте насамперед. Правка, підпис і печатка лишаються за вами.
4. Видалення. Оригінал і переклад видаляються автоматично через 72 години після видачі або вручну в будь-який момент, якщо хочете раніше. Видалення криптографічне — докладніше нижче.

Як ми захищаємо ваші документи — і на чому це ґрунтується

• Окремий ключ для кожного документа (ст. 32(1)(a) GDPR — шифрування). Кожен документ — і оригінал, і переклад — шифрується власним ключем, не спільним для облікового запису і не спільним для всіх.
• Головний ключ — у ЄС і поза нашими серверами (ст. 32(1)(b), ст. 44 GDPR). Ключі документів захищені головним ключем, який зберігається в сервісі керування ключами AWS KMS у Франкфурті. Він ніколи не залишає цей сервіс і не зберігається на наших серверах: сервер може лише запросити розшифрування. Робота з ключами за межами ЄС заблокована в коді.
• Кожне звернення до ключа записується (ст. 5(2), ст. 32(1)(d) GDPR). Кожен запит до головного ключа фіксується в журналі AWS, який ми не можемо змінити. Кожні 10 хвилин система звіряє цей журнал із роботою самого застосунку. Якщо ключ використав не наш сервіс, якщо запит надійшов не з наших серверів або розшифрування не збігається з дією в застосунку — ми негайно отримуємо тривогу.
• Журнал інцидентів і розслідування (ст. 33(5) GDPR). Кожен підозрілий випадок заноситься до журналу інцидентів. Записи в ньому не можна змінити заднім числом — лише доповнити. Для кожного випадку встановлюється і фіксується причина.
• 72 години на повідомлення наглядового органу (ст. 33(1), ст. 34 GDPR). Якщо інцидент зачіпає персональні дані, закон дає 72 години на повідомлення наглядового органу. Строк контролює автоматика: нагадування посилюються в міру його наближення. Рішення про повідомлення осіб, яких це стосується, ухвалюється і документується в тому самому журналі.
• Видалення — криптографічне, а не просто стирання (ст. 5(1)(e), ст. 17 GDPR). Оригінал і переклад видаляються автоматично через 72 години після видачі або вручну в будь-який момент. Файл затирається на диску, але цим ми не обмежуємося: звичайне стирання не дістає до копій — у резервних копіях, у службових комірках накопичувача. Тому разом із документом знищується його ключ. Без ключа всі копії зашифрованих даних, де б вони не лишилися, перетворюються на набір випадкових байтів, який неможливо прочитати.
• Ключів немає в резервних копіях (ст. 32(1)(c), ст. 25 GDPR). Ключі документів навмисно виключено з резервних копій бази. Резервна копія потрібна, щоб відновити сервіс, — але розшифрувати з неї документ неможливо.
• Документи не використовуються для навчання (ст. 5(1)(b) GDPR — обмеження мети). Переклад виконується в ЄС на інфраструктурі, яка не зберігає запити й відповіді і не передає їх розробнику моделі.

Хто відповідає за дані в Lingverra

За обробку персональних даних у Lingverra відповідаємо ми. З кожним користувачем автоматично діє договір про обробку даних за ст. 28 GDPR — запитувати чи підписувати його окремо не потрібно. Усі компанії, що беруть участь в обробці, перелічено публічно: що робить кожна, де розташована і на якій підставі (ст. 28(2) і (4) GDPR).

І ще: ми не беремо замовлень у ваших клієнтів і не конкуруємо з вами — клієнт, підпис і гонорар лишаються вашими.

П’ять питань, які варто поставити будь-якому інструменту

Неважливо, чим ви користуєтеся, — ці питання допоможуть зрозуміти, чи можна довірити сервісу документи клієнта:

1. Чи є договір про обробку даних за ст. 28 GDPR?
2. Де обробляються дані — в ЄС чи за його межами?
3. Чи використовуються документи для навчання моделей?
4. Скільки зберігаються документи і чи можна видалити їх самому?
5. Чи опубліковано список субпідрядників?

Якщо на якесь питання немає чіткої відповіді в документах сервісу — це привід насторожитися.

Що сказати клієнту

Якщо клієнт запитає, що відбувається з його документами, вистачить короткої відповіді: «Документ обробляється в ЄС, шифрується окремим ключем, не використовується для навчання ШІ і безповоротно видаляється через 72 години або вручну в будь-який момент. Із сервісом у мене укладено договір про обробку даних за GDPR». Для документації можна додати посилання на договір і на список субпідрядників.

Часті питання

Договір про обробку даних (ст. 28 GDPR)

Список субпідрядників

Читайте також: переклад зі ШІ і GDPR — як розпізнати безпечний сервіс

Читайте також: «А мої дані в безпеці?» — що відповісти клієнту