Unde ajunge documentul clientului dvs. când traduceți cu Lingverra

De ce este întrebarea dvs., nu doar a noastră

Potrivit GDPR, primul responsabil pentru datele clientului este cel care decide de ce și cum sunt prelucrate — adică dvs. Dacă recurgeți la un serviciu, legea cere să alegeți o persoană împuternicită care oferă garanții suficiente de protecție a datelor și să încheiați cu ea un contract de prelucrare (art. 28 GDPR). Pe scurt: aveți dreptul — și obligația — să știți ce se întâmplă cu un document după încărcare.

Drumul documentului, pas cu pas

1. Încărcare. Documentul ajunge în contul dvs. personal și este accesibil numai dvs. Este criptat imediat — cu o cheie proprie, separată pentru fiecare document.
2. Traducere. Documentul este prelucrat în Uniunea Europeană și nu este transferat în afara ei. Traducerea o face un model de IA pe o infrastructură care nu stochează cererile și răspunsurile și nu le transmite dezvoltatorului modelului. Pe documentele dvs. nu se antrenează modele.
3. Rezultat. Primiți traducerea în macheta originalului: tabele, blocuri și ștampile la locul lor. Pasajele pe care modelul le-a citit cu nesiguranță sunt evidențiate — pe acestea le verificați primele. Corectura, semnătura și ștampila rămân ale dvs.
4. Ștergere. Originalul și traducerea se șterg automat la 72 de ore după livrare sau manual oricând, dacă doriți mai devreme. Ștergerea este criptografică — detalii mai jos.

Cum vă protejăm documentele — și pe ce se bazează

• O cheie separată pentru fiecare document (art. 32 alin. (1) lit. (a) GDPR — criptare). Fiecare document — atât originalul, cât și traducerea — este criptat cu propria cheie, nu cu una comună contului și nici cu una comună tuturor.
• Cheia principală — în UE și în afara serverelor noastre (art. 32 alin. (1) lit. (b), art. 44 GDPR). Cheile documentelor sunt protejate de o cheie principală păstrată în serviciul de gestionare a cheilor AWS KMS din Frankfurt. Ea nu părăsește niciodată acest serviciu și nu este stocată pe serverele noastre: serverul poate doar să ceară o decriptare. Lucrul cu chei în afara UE este blocat în cod.
• Fiecare acces la cheie este înregistrat (art. 5 alin. (2), art. 32 alin. (1) lit. (d) GDPR). Fiecare cerere către cheia principală este înregistrată într-un jurnal AWS pe care nu îl putem modifica. La fiecare 10 minute, sistemul confruntă acest jurnal cu activitatea aplicației înseși. Dacă cheia a fost folosită de alt serviciu decât al nostru, dacă o cerere nu a venit de pe serverele noastre sau dacă o decriptare nu corespunde niciunei acțiuni din aplicație, primim imediat o alertă.
• Registrul incidentelor și investigarea (art. 33 alin. (5) GDPR). Fiecare caz suspect este trecut în registrul incidentelor. Înregistrările nu pot fi modificate retroactiv — doar completate. Pentru fiecare caz, cauza este stabilită și consemnată.
• 72 de ore pentru notificarea autorității de supraveghere (art. 33 alin. (1), art. 34 GDPR). Dacă un incident afectează date cu caracter personal, legea acordă 72 de ore pentru notificarea autorității de supraveghere. Termenul este urmărit automat: mementourile se intensifică pe măsură ce se apropie. Decizia de a informa persoanele vizate se ia și se documentează în același registru.
• Ștergere criptografică, nu o simplă ștergere (art. 5 alin. (1) lit. (e), art. 17 GDPR). Originalul și traducerea se șterg automat la 72 de ore după livrare sau manual oricând. Fișierul este suprascris pe disc, dar nu ne oprim aici: ștergerea obișnuită nu ajunge la copii — în copiile de siguranță, în celulele interne ale unității de stocare. De aceea, odată cu documentul este distrusă și cheia lui. Fără cheie, toate copiile datelor criptate, oriunde ar fi rămas, devin un șir de octeți aleatori imposibil de citit.
• Fără chei în copiile de siguranță (art. 32 alin. (1) lit. (c), art. 25 GDPR). Cheile documentelor sunt excluse în mod deliberat din copiile de siguranță ale bazei de date. O copie de siguranță servește la restaurarea serviciului — dar din ea nu se poate decripta un document.
• Documentele nu sunt folosite pentru antrenare (art. 5 alin. (1) lit. (b) GDPR — limitarea scopului). Traducerea are loc în UE pe o infrastructură care nu stochează cererile și răspunsurile și nu le transmite dezvoltatorului modelului.

Cine răspunde de date la Lingverra

De prelucrarea datelor cu caracter personal la Lingverra răspundem noi. Cu fiecare utilizator se aplică automat un contract de prelucrare a datelor conform art. 28 GDPR — nu trebuie solicitat și nici semnat separat. Toate companiile care participă la prelucrare sunt enumerate public: ce face fiecare, unde se află și pe ce temei (art. 28 alin. (2) și (4) GDPR).

Și încă ceva: nu preluăm comenzi de la clienții dvs. și nu vă facem concurență — clientul, semnătura și onorariul rămân ale dvs.

Cinci întrebări pentru orice instrument

Indiferent ce folosiți, aceste întrebări vă ajută să apreciați dacă unui serviciu i se pot încredința documentele unui client:

1. Există un contract de prelucrare a datelor conform art. 28 GDPR?
2. Unde sunt prelucrate datele — în UE sau în afara ei?
3. Sunt folosite documentele pentru antrenarea modelelor?
4. Cât timp sunt păstrate documentele și le puteți șterge singur?
5. Este publicată lista subcontractanților?

Dacă documentele serviciului nu dau un răspuns clar la una dintre aceste întrebări, este un motiv de prudență.

Ce să-i spuneți clientului

Dacă un client întreabă ce se întâmplă cu documentele sale, ajunge un răspuns scurt: „Documentul este prelucrat în UE, criptat cu o cheie separată, nu este folosit pentru antrenarea IA și este șters ireversibil după 72 de ore sau manual oricând. Am încheiat cu serviciul un contract de prelucrare a datelor conform GDPR.” Pentru documentația dvs. puteți atașa linkurile către contract și către lista subcontractanților.

Întrebări frecvente

Contract de prelucrare a datelor (art. 28 GDPR)

Lista subcontractanților

Citiți și: traducere cu IA și GDPR — cum recunoașteți un serviciu sigur

Citiți și: „Datele mele sunt în siguranță?” — ce să-i răspundeți clientului