De regel
Het Europees e-justitieportaal zegt het onomwonden: “If the authorities of the receiving EU country require a certified translation of the public document presented by the citizen, they must accept a certified translation made in any EU country.”
Dat is een verplichting van de ontvangende autoriteit, geen aanbeveling. Een vertaling die is gewaarmerkt door een daartoe bevoegde vertaler in één lidstaat mag in de overige 26 niet worden geweigerd enkel om de plaats waar zij is gemaakt.
Waarvoor de verordening geldt — en waarvoor niet
Het toepassingsgebied is beperkt tot openbare documenten uit bepaalde domeinen. Het portaal noemt onder meer:
- Geboorte en het feit dat iemand in leven is.
- Overlijden.
- Huwelijk, met inbegrip van huwelijksbevoegdheid en burgerlijke staat.
- Geregistreerd partnerschap.
- Woonplaats en/of verblijfplaats.
- Afwezigheid van een strafblad.
Diploma’s en andere onderwijsdocumenten staan niet op die lijst, dus de verordening dekt ze niet.
De grens die vaak wordt gemist
Eén zin verdient bijzondere aandacht: “The Regulation deals with the authenticity of public documents but not with the recognition of their legal effects in another EU country.”
Het gaat dus om echtheid, niet om gevolgen. Of een in het buitenland geregistreerd partnerschap in het land van bestemming dezelfde werking heeft, blijft een zaak van nationaal recht. Adviseert u een klant, houd die lijn dan scherp.
Wat de verordening verder afschaft
- De apostille: documenten uit een EU-land “must be accepted as authentic ... without the need of an authenticity stamp”.
- De plicht om origineel én gewaarmerkt afschrift tegelijk te overleggen; een afschrift uit het land van afgifte moet worden aanvaard.
- De vertaling zelf — is een meertalig modelformulier bijgevoegd, dan mag een vertaling alleen “in exceptional circumstances” worden verlangd.
Dat laatste punt is voor ons vak het ongemakkelijke: in eenvoudige gevallen vervangt het formulier de opdracht. Zeg het toch tegen de klant — vertrouwen gaat langer mee dan één factuur.
Wat dit praktisch betekent
Wordt uw vertaling in een andere lidstaat geweigerd omdat zij “niet hier is gemaakt”, dan houdt die redenering binnen het toepassingsgebied geen stand. De klant wijzen op de regel en de bron helpt meestal meer dan een tweede vertaling.
Buiten dat gebied — bij diploma’s bijvoorbeeld — geldt het niet.
Waar Lingverra in beeld komt
Lingverra kent de landenprofielen en plaatst uw eigen waarmerkingsformule onder de voltooide vertaling, in de vorm die geldt waar u beëdigd bent. Het routinewerk loopt mee; de waarmerking blijft van u.