Коротко
-
Апостиль ставлять на документ, а не на переклад: переклад — експертна послуга, не офіційний документ.
[4]
-
На паспорт, військовий квиток і трудову книжку апостиль не ставиться.
[1]
-
Спрощення ЄС (Регламент 2016/1191) на українські документи не поширюються — потрібні апостиль і переклад.
[3]
Хто ставить апостиль і на які документи
-
Апостиль засвідчує справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, і, у відповідному випадку, автентичність відбитка печатки або штампа (стаття 5 Конвенції 1961 року).
[1]
-
Апостиль проставляється на офіційних документах, що виходять від судів України, від органів юстиції та державних архівних установ, а також на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами.
[1]
-
Довідка про несудимість — це документ МВС: Правила прямо відносять до сфери апостиля офіційні документи, що видаються МВС України та його територіальними органами з надання сервісних послуг.
[1]
-
Документи МОН та закладів освіти — окрема категорія, теж охоплена Правилами.
[1]
На що апостиль не ставлять
-
Апостиль не проставляється на оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України, на військових квитках, трудових книжках, дозволах на носіння зброї, свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів та інших подібних посвідченнях. Тобто на паспорт апостиль не ставиться.
[1]
-
Правила не поширюються на документи, що видаються закордонними дипломатичними установами України та пред’являються в державах їх акредитації.
[1]
-
Правила не поширюються на офіційні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.
[1]
-
Оригінали документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР (окрім документів про освіту та вчені звання, виданих УРСР), не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля.
[1]
Апостиль на копії та на переклад
-
Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях з перекладом цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.
[1]
-
Для документів у сфері освіти і науки апостиль на копії з перекладом можливий лише після попереднього проставлення апостиля на оригіналах цих документів — тобто спершу оригінал, потім копія з перекладом.
[1]
-
Апостиль ставлять компетентні органи України. Заяву може подати не лише сама особа, а й її представник (п. 5 Правил), а заява в електронній формі подається через Портал Дія (п. 6).
[1]
Чому спрощення ЄС не працюють для українських документів
-
Регламент (ЄС) 2016/1191 скасував апостиль і спростив вимоги до перекладу — але він застосовується до офіційних документів, виданих органами держав-членів ЄС.
[3]
-
Регламент прямо не поширюється на документи, видані органами третьої держави, і на засвідчені копії таких документів (стаття 2(3)). Україна не є державою-членом ЄС, тому на українські свідоцтва та довідки ці спрощення не діють.
[3]
-
Практичний висновок: багатомовна форма ЄС, яка позбавляє перекладу власників документів країн ЄС, для українського документа недоступна — потрібні апостиль і переклад.
[3]
Переклад: що варто знати заздалегідь
-
Переклади вважаються експертною послугою, а не офіційними документами, тому процедури легалізації та апостиля до самих перекладів не застосовуються. Апостиль потрібен на документ, а не на переклад.
[4]
-
Виготовлення та підтвердження правильності перекладів загалом не належить до завдань дипломатичного представництва — кожне представництво саме вирішує, чи надає таку послугу.
[4]
-
Вимоги до перекладу встановлює країна подання. У Німеччині, наприклад, переклади публічно присяжних або визнаних там перекладачів приймають регулярно, а чи прийняти переклад, зроблений за кордоном, вирішує саме відомство. Уточнюйте в органі, куди подаєте документи, ще до замовлення перекладу.
[4]
Наведено за офіційними джерелами нижче (станом на липень 2026 року, з урахуванням змін, чинних з 01.06.2025). У конкретному випадку вирішує орган, до якого подаються документи, — звіряйте його актуальні вимоги.