Întrebarea îl ia adesea prin surprindere pe traducător: „nu vă faceți griji” nu ajunge, iar repovestirea contractului de prelucrare durează prea mult. Vestea bună: dacă instrumentul este bine ales, răspunsul durează o jumătate de minut. Mai jos — un răspuns scurt, răspunsuri la întrebările suplimentare frecvente și ce e mai bine să nu spuneți.
Răspunsul scurt — pentru o discuție sau un e-mail
„Documentul dvs. este prelucrat în Uniunea Europeană și criptat cu o cheie separată. Nu este folosit pentru antrenarea inteligenței artificiale și este șters ireversibil după 72 de ore sau manual oricând. Cu serviciul pe care îl folosesc am încheiat un contract de prelucrare a datelor conform GDPR.”
În cele mai multe cazuri, este suficient. Dacă clientul vrea mai multe detalii, treceți la cele cinci puncte.
Dacă clientul vrea mai multe detalii
Cinci puncte care acoperă aproape toate întrebările:
- Unde este prelucrat documentul. În UE; nu este transferat în afara ei.
- Cine îl vede. Documentul este accesibil numai în contul traducătorului. Serviciul nu îl folosește pentru nimic altceva decât traducerea.
- Este antrenată IA pe el. Nu. Traducerea are loc pe o infrastructură care nu stochează cererile și răspunsurile și nu le transmite dezvoltatorului modelului.
- Cât timp este păstrat. Originalul și traducerea se șterg la 72 de ore după livrare sau manual oricând. Ștergerea este criptografică: odată cu fișierul este distrusă cheia documentului, iar după aceea el nu mai poate fi citit — nici din copiile de siguranță.
- Cine răspunde pentru asta. Cu serviciul este încheiat un contract de prelucrare a datelor conform art. 28 GDPR, iar toate companiile care participă la prelucrare sunt enumerate public.
Întrebări suplimentare frecvente — și ce să răspundeți
„Dar unde anume — în ce țară?”
În UE. Companiile care participă la prelucrare și sediul lor sunt enumerate în lista publică a subcontractanților. Locul concret actual de prelucrare în cadrul UE/SEE serviciul îl comunică la cerere.
„Și dacă serviciul e spart?”
Un fișier, o bază de date sau o copie de siguranță furate nu pot fi citite. Fiecare document este criptat cu propria cheie, iar cheile documentelor sunt, la rândul lor, criptate cu o cheie principală. Cheia principală nu este păstrată pe serverele serviciului, ci într-un sistem separat de gestionare a cheilor din UE, și nu îl părăsește niciodată; în copiile de siguranță nu există deloc chei ale documentelor. Fără cheia principală, datele furate sunt un șir de octeți aleatori. Un document poate fi decriptat doar prin sistemul de gestionare a cheilor însuși — iar fiecare astfel de acces este înregistrat într-un jurnal pe care serviciul nu îl poate modifica. Un acces neobișnuit declanșează imediat o alertă.
„Puteți șterge documentul meu chiar acum?”
Da. Clientul are dreptul la ștergerea datelor sale (art. 17 GDPR), iar asta se poate face imediat, fără a aștepta termenul automat. Ștergeți documentul în contul dvs. și anunțați clientul că s-a făcut.
„Ce anume păstrați despre mine?”
Clientul are dreptul să afle (art. 15 GDPR). Răspunsul este de obicei scurt: documentul — până la ștergere, iar apoi doar ceea ce trebuie să păstrați: de exemplu, o factură sau o înregistrare în registrul de traduceri, dacă legea țării dvs. o cere.
„IA nu-mi va arăta apoi pașaportul altcuiva?”
Nu. Modelul nu se antrenează pe documentele dvs., iar infrastructura pe care rulează nu stochează nici cererea, nici răspunsul. Documentul nu devine parte a modelului și nu poate „apărea” la alt utilizator.
Ce documente să aveți la îndemână
- Contractul de prelucrare a datelor cu serviciul dvs. — confirmă că persoana împuternicită este legată de obligațiile prevăzute la art. 28 GDPR.
- Lista subcontractanților — arată cine mai participă la prelucrare și unde.
- Registrul dvs. al activităților de prelucrare (art. 30 GDPR) — dacă un client sau un inspector întreabă cum lucrați cu datele.
Linkurile către primele două documente le puteți trimite pur și simplu clientului. Registrul nu trebuie trimis clientului — este documentul dvs. intern, pe care îl prezentați autorității de supraveghere la cerere.
Un paragraf gata făcut pentru e-mail sau deviz
Mulți clienți întreabă dinainte — e mai simplu să răspundeți înainte de întrebare. Paragraful poate fi adăugat în deviz, în semnătura e-mailului sau pe site-ul dvs.:
„Traduc documentele dvs. cu ajutorul unui serviciu care le prelucrează în Uniunea Europeană. Fiecare document este criptat cu o cheie separată, nu este folosit pentru antrenarea inteligenței artificiale și este șters cel târziu la 72 de ore după livrarea traducerii — sau mai devreme, la cererea dvs. Cu serviciul este încheiat un contract de prelucrare a datelor conform art. 28 GDPR.”
Dacă sunteți operator (clientul a venit direct la dvs.), acest paragraf este totodată parte din informațiile pe care trebuie să i le dați clientului potrivit art. 13 GDPR: cine îi prelucrează datele și cu ce ajutor, și cât timp sunt păstrate.
Ce e mai bine să nu spuneți
- „E un serviciu standard, toată lumea face așa” — clientului îi pasă de condițiile concrete, nu de popularitate.
- „Nu se păstrează nimic” — dacă documentul este păstrat fie și câteva ore, nu este adevărat. Mai bine numiți cinstit termenul.
- „Este imposibil de spart” — nimeni nu poate promite asta. Mai cinstit și mai convingător: „documentul este criptat, cheia este păstrată separat, fiecare acces la ea este înregistrat”.
- „Nu e responsabilitatea mea” — potrivit GDPR, răspundeți dvs. de alegerea unei persoane împuternicite de încredere (art. 28 alin. (1) GDPR). Sună mai convingător: „folosesc un serviciu care garantează asta prin contract”.
Când clientul a cerut să nu folosiți servicii online
Se întâmplă — mai ales cu documente medicale sau judiciare. Puteți accepta sau puteți explica de ce instrumentul dvs. este sigur, arătând contractul și lista subcontractanților. Decizia îi aparține clientului: sunt datele lui. Dacă clientul insistă, notați asta în comandă, ca să nu existe neînțelegeri mai târziu.
Dacă lucrați cu Lingverra
Răspunsul scurt de mai sus corespunde întocmai modului în care funcționează Lingverra: prelucrare în UE, o cheie separată pentru fiecare document, fără antrenarea modelelor, ștergere criptografică după 72 de ore sau manual oricând. Contractul de prelucrare a datelor se aplică automat fiecărui cont, lista subcontractanților este publicată. Pe larg și cu trimiteri la GDPR — în articolul „Unde ajunge documentul clientului dvs. când traduceți cu Lingverra”. Cine dintre dvs. este operator și cine persoană împuternicită și ce registru vă trebuie — în articolul „Traducător autorizat și GDPR: sunteți operator sau persoană împuternicită?”.
Pe scurt
- O jumătate de minut: UE, cheie separată, fără antrenarea IA, ștergere după 72 de ore sau manual oricând, contract conform GDPR.
- La întrebările suplimentare răspundeți concret: unde, cine vede, cum se șterge, ce se întâmplă la un incident.
- Nu promiteți „nu se păstrează nimic” sau „este imposibil de spart” — numiți termene și măsuri.
- Țineți la îndemână contractul de prelucrare și lista subcontractanților — le puteți trimite clientului.
Contract de prelucrare a datelor (art. 28 GDPR)
Citiți și: Unde ajunge documentul clientului dvs. când traduceți cu Lingverra
Citiți și: Traducător autorizat și GDPR: sunteți operator sau persoană împuternicită?