Contract de prelucrare a datelor (DPA)

Contract de prelucrare a datelor în temeiul art. 28 din RGPD (Regulamentul (UE) 2016/679)  •  Parte integrantă a Condițiilor generale  •  Limba autentică: engleza  •  Traducerile acestui document în alte limbi sunt puse la dispoziție pentru comoditate. Textul în limba engleză este versiunea autentică și prevalează în scopul interpretării. Cu toate acestea, atunci când o traducere se abate de la textul englez, nu vom invoca acea neconcordanță în detrimentul Clientului.

1. Părțile contractante

LLC "DataPrime", societate înregistrată în Ucraina, este societatea care operează serviciul Lingverra. „Lingverra” este denumirea comercială sub care societatea prestează serviciul și nu constituie o persoană juridică distinctă; în prezentul document, „Lingverra” sau „noi” desemnează LLC "DataPrime".

Prezentul contract de prelucrare a datelor („DPA”) se încheie între:

Persoana împuternicită:
LLC "DataPrime"
vul. Yakubenkivska, bud. 1, kab. 6
04107 Kyiv
Ucraina
Număr de înregistrare: 46215708
E-mail: support@lingverra.com (denumită în continuare „Persoana împuternicită”)

Operatorul:
Traducătorul autorizat sau biroul de traduceri care acceptă Condițiile generale și care a înregistrat un cont de utilizator pe platforma Lingverra (denumit în continuare „Clientul” sau „Operatorul”). Serviciul este destinat exclusiv întreprinderilor (B2B); nu este destinat consumatorilor.

Prezentul DPA face parte din Condițiile generale și este încorporat în acestea. Prin acceptarea Condițiilor generale, Operatorul acceptă și prezentul DPA. DPA intră în vigoare în momentul în care Operatorul acceptă Condițiile generale.

2. Repartizarea rolurilor (operator / persoană împuternicită)

În ceea ce privește datele cu caracter personal cuprinse în documentele încărcate de Client (clienții Clientului, persoanele menționate în înscrisuri, terții), Clientul este operatorul în sensul art. 4 pct. 7 din RGPD, iar Lingverra este persoana împuternicită în sensul art. 4 pct. 8 din RGPD. Clientul stabilește scopurile și mijloacele prelucrării acestor date; Lingverra le prelucrează exclusiv pentru a presta serviciul de traducere în numele său.

2.1 Instrucțiune documentată prin încărcarea unui document

Utilizarea platformei este voluntară și este inițiată întotdeauna de Client. Înainte ca vreun document să fie prelucrat, Clientul trebuie să se înregistreze, să accepte Condițiile generale, inclusiv prezentul DPA, și să își dea consimțământul pe platformă; numai atunci devine accesibilă zona de lucru a serviciului. Fiecare încărcare a unui document în vederea traducerii constituie o instrucțiune distinctă, conștientă și documentată a Operatorului către Persoana împuternicită, în sensul art. 28 alin. (3) lit. (a) din RGPD, dată cu cunoașterea prealabilă a mijloacelor tehnice descrise în secțiunea 2.2 și în lista subîmputerniciților. Persoana împuternicită nu prelucrează niciun conținut de documente atât timp cât Operatorul nu emite o astfel de instrucțiune prin încărcarea documentului.

2.2 Persoana împuternicită stabilește doar mijloacele tehnice de punere în aplicare

Operatorul stabilește scopul prelucrării (dacă, de ce și care document se traduce) și păstrează controlul asupra conținutului și asupra persoanelor vizate. Persoana împuternicită stabilește doar mijloacele tehnice neesențiale de punere în aplicare a acelei instrucțiuni, și anume: modelul de IA de traducere utilizat („Claude”) și canalul și regiunea din UE prin care este accesat (a se vedea lista subîmputerniciților), perioada de păstrare după care conținutul este șters automat, schema de criptare (o cheie separată pentru fiecare document) și infrastructura de găzduire. În conformitate cu distincția consacrată între mijloacele esențiale și cele neesențiale (a se vedea Orientările 07/2020 ale CEPD privind noțiunile de operator și de persoană împuternicită), stabilirea unor astfel de mijloace tehnice de către o persoană împuternicită nu transformă persoana împuternicită în operator.

Serviciul este prestat printr-o configurație tehnică unică și standardizată; Persoana împuternicită nu oferă, iar Clientul nu selectează, mijloace alternative (model, regiune, păstrare sau criptare). Prin acceptarea prezentului DPA și prin încărcarea unui document, Operatorul instruiește Persoana împuternicită să efectueze prelucrarea utilizând tocmai aceste mijloace tehnice. Lipsa unei alegeri între mijloace individuale reflectă caracterul standardizat și de instrument al serviciului și nu conferă Persoanei împuternicite vreo putere de decizie asupra scopurilor prelucrării. Decizia de a recurge sau nu la mijloacele tehnice oferite de Persoana împuternicită aparține în întregime Operatorului: Operatorul decide liber dacă folosește sau nu ansamblul de mijloace al Persoanei împuternicite pentru a prelucra un anumit document și se poate abține oricând de la utilizarea serviciului. Mijloacele sunt astfel puse la dispoziția Operatorului, iar aplicarea lor la prelucrare este decizia voluntară a Operatorului însuși; această alegere voluntară a Operatorului, iar nu vreo determinare unilaterală a Persoanei împuternicite, este cea care guvernează dacă prelucrarea are loc.

2.3 Fără utilizare proprie a conținutului

Persoana împuternicită prelucrează conținutul documentelor exclusiv pentru a realiza traducerea dispusă de Operator. Persoana împuternicită nu utilizează conținutul documentelor în scopuri proprii, nu îl analizează și nu creează profiluri pe baza lui, nu îl divulgă unor terți alții decât subîmputerniciții necesari prestării serviciului (secțiunea 6), iar conținutul nu este utilizat pentru antrenarea, ajustarea sau îmbunătățirea vreunui model de inteligență artificială. Persoana împuternicită nu obține din conținut niciun beneficiu propriu dincolo de prestarea serviciului contractat.

Clientul își exercită profesia pe propria răspundere și decide singur dacă și în ce temei juridic încarcă documentul unui client pe platformă în vederea traducerii. Lingverra nu verifică și nu răspunde dacă Clientul este îndreptățit să transmită datele respective; această răspundere revine exclusiv Clientului, în calitate de operator (a se vedea secțiunea 13).

Lingverra acționează ca persoană împuternicită doar atât timp cât deține conținutul în cauză. După ce conținutul a fost șters potrivit secțiunii 11 (72 de ore de la livrare, în mod implicit), sau mai devreme, dacă Operatorul îl șterge din contul său, Lingverra nu mai prelucrează acel conținut și încetează să acționeze ca persoană împuternicită în privința lui.

3. Obiectul și scopul prelucrării

Lingverra operează o platformă de tip software ca serviciu, în cloud, pentru traducerea asistată de IA a documentelor oficiale și a altor documente, destinată traducătorilor autorizați. Persoana împuternicită prelucrează date cu caracter personal în numele Operatorului numai în măsura necesară prestării acestui serviciu.

Devize (estimări de cost). Aceleași reguli se aplică atunci când Operatorul încarcă un document pentru a i se estima volumul și a se întocmi o ofertă cu preț pe antetul propriu al Operatorului. O deosebire este esențială și se consemnează aici pentru evitarea oricărui dubiu: niciun model de inteligență artificială nu intervine în această funcție și niciun fel de date nu sunt transferate vreunui furnizor de modele. Textul este citit din document de software de recunoaștere a textului care rulează pe infrastructura proprie a Persoanei împuternicite în interiorul UE/SEE. Fișierul încărcat este șters de îndată ce estimarea a fost realizată; PDF-ul generat este criptat în repaus și șters după 72 de ore (secțiunea 11).

Facturi către clientul propriu al Operatorului. Aceleași reguli se aplică atunci când Operatorul generează o factură pornind de la un deviz salvat. Numele și adresa clientului Operatorului, introduse de Operator în acest scop, sunt prelucrate de Persoana împuternicită exclusiv pentru a le reda pe factură; adresa este stocată criptat. Factura este emisă pe antetul Operatorului și în numele acestuia: Persoana împuternicită nu este nici emitentul ei, nici parte la aceasta, nu atribuie numere de factură și nu transmite factura destinatarului. PDF-ul generat și adresa clientului sunt șterse după 72 de ore; înainte de aceasta, Operatorul poate șterge oricând devizul sau factura din contul său; păstrarea facturii pe durata termenelor legale aplicabile Operatorului este obligația proprie a acestuia.

În afara prezentului Contract: solicitări din partea unor potențiali clienți. Persoana împuternicită operează separat un formular pe site-ul său public, prin care o persoană care caută o traducere legalizată poate cere să fie pusă în legătură cu un traducător. Pentru acele date de contact, Persoana împuternicită acționează ca operator independent, în temeiul consimțământului acelei persoane, iar nu ca persoană împuternicită a Operatorului, iar prezentul Contract nu li se aplică. Atunci când Operatorul acceptă o astfel de solicitare, Operatorul devine, la rândul său, operator independent al datelor de contact primite și decide singur ce face cu acestea; Persoana împuternicită nu dă nicio instrucțiune în acest sens și nu primește nicio cotă din lucrarea care urmează. Această prelucrare este descrisă în Politica de confidențialitate, secțiunea 3.5.

Persoana împuternicită prelucrează datele cu caracter personal exclusiv pe baza instrucțiunilor documentate ale Operatorului, cu excepția cazului în care este obligată să le prelucreze în temeiul dreptului Uniunii sau al unui stat membru. Într-un astfel de caz, Persoana împuternicită informează Operatorul cu privire la aceste cerințe legale înainte de prelucrare, cu excepția cazului în care dreptul respectiv interzice o astfel de informare din motive importante de interes public (art. 28 alin. (3) lit. (a) din RGPD).

4. Natura, domeniul și categoriile de date

4.1 Natura și scopul prelucrării

Persoana împuternicită prelucrează date cu caracter personal în numele Operatorului în următoarele scopuri:

• stocarea și gestionarea documentelor și fișierelor încărcate de Operator;
• traducerea asistată de IA a conținutului documentelor. Pentru prestarea serviciului de traducere, conținutul documentelor este prelucrat de modelul lingvistic „Claude” printr-un canal din UE care figurează în lista subîmputerniciților; furnizorul acelui canal acționează ca subîmputernicit potrivit secțiunii 6. Prelucrarea rămâne în interiorul SEE, indiferent care dintre canalele din listă preia cererea. Această prelucrare este o parte integrantă și necesară a serviciului; fără ea nu poate fi furnizată nicio traducere. Prin încărcarea unui document în vederea traducerii, Operatorul emite o instrucțiune documentată (art. 28 alin. (3) lit. (a) din RGPD) care acoperă această subîmputernicire. Conținutul documentelor rămâne în interiorul SEE, este prelucrat doar temporar pentru traducere și nu este utilizat pentru antrenarea vreunui model;
• punerea la dispoziție a documentului tradus și a unui editor de comparare/post-editare pe două coloane, pentru revizuire de către Operator;
• stocarea temporară a documentului sursă și a traducerii pe durata perioadei de păstrare (a se vedea secțiunea 11), astfel încât Operatorul să poată redeschide rezultatul;
• păstrarea de jurnale (jurnale de audit) privind evenimentele relevante pentru securitate din contul Operatorului;
• estimarea volumului unui document și generarea unui deviz cu preț pe antetul Operatorului. Textul este citit din document de software de recunoaștere a textului, pe infrastructura proprie a Persoanei împuternicite din UE/SEE; nu intervine niciun model de IA și niciun furnizor de modele, spre deosebire de funcția de traducere de mai sus;
• generarea unei facturi pornind de la un deviz salvat, pe antetul Operatorului și în numele acestuia, folosind numele și adresa clientului Operatorului, introduse de acesta în scopul respectiv; Persoana împuternicită redă aceste date pe factură și nu face nimic altceva cu ele.

4.2 Categorii de date cu caracter personal

Datele cuprinse în documentele încărcate sunt stabilite de Operator și pot, prin natura lor, să cuprindă categorii speciale de date cu caracter personal potrivit art. 9 din RGPD (de exemplu, date privind sănătatea din certificate medicale, date care dezvăluie convingeri religioase sau filozofice, date biometrice din acte de identitate), precum și date cu caracter personal referitoare la condamnări penale și infracțiuni potrivit art. 10 din RGPD (de exemplu, certificate de cazier judiciar). Lingverra nu are cunoștință de conținutul concret al documentelor și nu face nicio apreciere asupra acestuia.

Categorie	Elemente de date
Date din documente (conținut)	Fișiere încărcate (PDF, imagini), text extras și tradus de IA, metadatele documentului. Pot conține categorii speciale de date (art. 9 din RGPD): date privind sănătatea, date religioase/filozofice, date biometrice din acte de identitate; precum și date referitoare la condamnări penale și infracțiuni (art. 10 din RGPD): de exemplu, certificate de cazier judiciar.
Date de identificare ale persoanelor vizate	Nume, date de naștere, adrese, numere de înregistrare și de dosar, semnături menționate în documente
Datele de cont și de profil ale Clientului	Adresă de e-mail, nume, date profesionale (numire, limbi, mențiunea de legalizare)
Date tehnice	Adrese IP, agent de utilizator, identificatori de sesiune, înregistrări din jurnalul de audit
Date de facturare	Numărul de pagini standard traduse, creditul, istoricul plăților

Notă: datele de cont, de profil, tehnice și de facturare ale Clientului însuși sunt prelucrate de Lingverra în calitate de operator propriu (executarea unui contract, art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD); în această privință se aplică Politica de confidențialitate. Obiectul prezentului DPA îl constituie datele terților cuprinse în documente, pentru care Clientul este operatorul.

4.3 Categorii de persoane vizate

• clienții Clientului (persoane fizice);
• terți menționați în documente (de exemplu, persoane indicate în înscrisuri, semnatari, persoane emitente);
• Clientul însuși, în măsura în care documentele sale cuprind date cu caracter personal ale acestuia.

4.4 Durata prelucrării

Prelucrarea are loc pe durata raportului contractual. În plus, conținutul documentului sursă și al traducerii este șters automat după expirarea perioadei de păstrare (a se vedea secțiunea 11). La încetarea Contractului, datele cu caracter personal sunt șterse sau anonimizate potrivit secțiunii 11.

5. Obligațiile Persoanei împuternicite

Persoana împuternicită se obligă:

• să prelucreze datele cu caracter personal numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Operatorului;
• să se asigure că persoanele autorizate să prelucreze datele s-au angajat să respecte confidențialitatea sau au o obligație statutară adecvată de confidențialitate (art. 28 alin. (3) lit. (b) din RGPD);
• să adopte măsuri tehnice și organizatorice adecvate potrivit art. 32 din RGPD (a se vedea secțiunea 7);
• să respecte condițiile privind recurgerea la subîmputerniciți potrivit secțiunii 6;
• să sprijine Operatorul, prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate, în îndeplinirea obligațiilor sale prevăzute la art. 32–36 din RGPD;
• să șteargă sau să returneze, la alegerea Operatorului, toate datele cu caracter personal după încheierea prelucrării (a se vedea secțiunea 11);
• să pună la dispoziția Operatorului toate informațiile necesare pentru a demonstra respectarea art. 28 din RGPD;
• să informeze fără întârziere Operatorul dacă, în opinia Persoanei împuternicite, o instrucțiune încalcă RGPD sau alte dispoziții privind protecția datelor.

Solicitări ale autorităților publice. Dacă o instanță sau o altă autoritate publică din orice țară, inclusiv din Ucraina, solicită divulgarea Datelor Clientului sau accesul la acestea, Persoana împuternicită (a) nu le divulgă în mod voluntar și, pe cât posibil, îndrumă autoritatea către Operator; (b) informează Operatorul fără întârziere și înainte de orice divulgare, cu excepția cazului în care legea aplicabilă solicitării interzice acest lucru, caz în care urmărește ridicarea interdicției; (c) examinează legalitatea solicitării și o contestă atunci când există motive rezonabile de a o considera nelegală; și (d) divulgă doar minimul cerut de solicitare. Persoana împuternicită documentează fiecare astfel de solicitare. Art. 28 alin. (3) lit. (a) din RGPD rămâne neafectat.

6. Subîmputerniciți

Operatorul acordă prin prezentul Persoanei împuternicite o autorizație generală scrisă de a recurge la subîmputerniciți. Persoana împuternicită informează cu cel puțin 30 de zile în avans, în formă scrisă, cu privire la orice adăugare sau înlocuire preconizată a unui subîmputernicit. Operatorul se poate opune în termen de 30 de zile de la informare. Dacă Persoana împuternicită nu poate remedia obiecția, Operatorul este îndreptățit să înceteze Contractul cu un preaviz de 30 de zile, fără vreun dezavantaj.

Lista actuală a subîmputerniciților — inclusiv furnizorul canalului de traducere cu IA și furnizorul de infrastructură/găzduire — este disponibilă public la /legal/subprocessors.

Atunci când recurge la subîmputerniciți, Persoana împuternicită le impune, prin contract, obligații echivalente privind protecția datelor (art. 28 alin. (4) din RGPD). Persoana împuternicită răspunde față de Operator pentru îndeplinirea obligațiilor de către subîmputernicit.

7. Măsuri tehnice și organizatorice (MTO)

Persoana împuternicită adoptă următoarele măsuri tehnice și organizatorice potrivit art. 32 din RGPD:

Măsură	Punere în aplicare
Criptare în tranzit	TLS 1.2+ pentru fiecare transfer de date; HTTPS impus pe toate punctele de acces
Criptare în repaus	O cheie AES-256-GCM distinctă pentru fiecare document și deviz în parte (nu doar o cheie per utilizator), astfel încât nicio cheie nu deschide mai mult decât elementul căruia îi aparține. Aceeași cheie acoperă fișierul încărcat, textul tradus stocat în baza de date și PDF-ul devizului; stocare criptată a sesiunilor; copii de rezervă criptate
Ștergere criptografică	La expirarea perioadei de păstrare și la ștergerea de către Operator, cheia acelui document este distrusă în aceeași tranzacție cu ștergerea. Orice copie a textului criptat aflată în afara razei de acțiune a aplicației — o copie de rezervă de scurtă durată, un instantaneu al stratului de găzduire, celule flash scoase din uz de către unitate — devine astfel permanent nedecriptabilă, atât pentru Persoana împuternicită, cât și pentru oricine altcineva. Cheile per document sunt excluse din exportul bazei de date: exportul se păstrează mai mult decât copia de rezervă a fișierelor, iar o cheie care ar supraviețui documentului pe care îl deschide ar face măsura pur formală
Gestionarea cheilor	Cheia principală care învelește cheile per utilizator (care, la rândul lor, învelesc cheia fiecărui document) este păstrată într-un serviciu gestionat de chei din UE (AWS KMS), nu pe serverul aplicației sau în baza de date; fiecare decriptare este un apel explicit către serviciul de chei, consemnat într-o pistă de audit (CloudTrail). Compromiterea bazei de date sau a discului nu dezvăluie, în sine, conținutul, iar accesul la conținut nu poate avea loc fără a lăsa o înregistrare în jurnal
Fără acces de rutină (acces doar prin excepție, întotdeauna înregistrat)	Persoana împuternicită nu are nevoie funcțională de a citi conținutul documentelor și nu o face în funcționarea obișnuită; decriptarea este limitată tehnic de serviciul de chei și nu este utilizată organizatoric (dezvoltarea nu folosește niciodată documentele clienților). Administratorii nu citesc conținutul; cu drepturi depline pe server accesul ar fi tehnic posibil, dar decriptarea unui document necesită un apel la serviciul de chei, care îl înregistrează în jurnalul său de audit; un programator nu poate decripta un document fără a lăsa o înregistrare de audit
Decriptare legată de sesiunea titularului	Accesul la documente este legat în cod de titularul datelor (fiecare rută de document filtrează după id-ul de utilizator al titularului); o cheie per utilizator este deblocată, în funcționarea obișnuită, doar în cadrul sesiunii autentificate a titularului. Fiecare deblocare de cheie este înregistrată atât cu titularul datelor, cât și cu actorul care a inițiat-o. Orice deblocare inițiată de altcineva decât titularul (de exemplu, personalul) este semnalată ca excepție și declanșează o alertă internă; singurul acces așteptat din partea altcuiva decât titularul este un export de date solicitat de persoana vizată, care este înregistrat împreună cu motivul. Astfel se poate demonstra că, în cursul obișnuit, cheia este solicitată de persoana vizată, iar nu de personal
Pseudonimizare / anonimizare	Datele cu caracter personal sunt anonimizate la ștergerea contului; conținutul documentelor este șters automat după expirarea perioadei de păstrare (în istoric rămâne o mențiune datată, fără document și fără vreo parte din textul acestuia)
Controlul accesului	Control al accesului bazat pe roluri (traducător / administrator / contabil); separare strictă a spațiilor la nivel de utilizator; principiul privilegiului minim
Autentificare	Hashing-ul parolelor; autentificare în doi pași (TOTP); token-uri pentru dispozitive de încredere; expirarea sesiunii
Protecție împotriva programelor malițioase	Scanare antivirus a fișierelor încărcate; verificarea tipului și a semnăturii fișierului înainte de prelucrare
Protecție CSRF	Token CSRF pentru toate cererile care modifică starea
Politica de securitate a conținutului	Content-Security-Policy strictă, fără unsafe-inline (script-src și style-src limitate la 'self' plus un nonce per cerere); fără scripturi sau stiluri inline, ceea ce atenuează cross-site scripting (XSS) și injecția în frontend
Jurnalizare	Jurnale de audit protejate WORM (declanșatoarele bazei de date împiedică modificarea și ștergerea); separarea jurnalelor de acces de cele de business
Copii de rezervă și recuperare	Copii de rezervă automate periodice; stocare criptată a copiilor de rezervă; procedură de recuperare documentată
Reziliență	Funcționare pe un server dedicat, cu limite de resurse per serviciu; tratarea erorilor și monitorizare la nivel de aplicație
Gestionarea vulnerabilităților	Actualizări de securitate periodice ale sistemului de operare, ale dependențelor și ale aplicației
Personal și instruire	Toate persoanele cu acces la date cu caracter personal sunt ținute de obligația de confidențialitate; drepturile de acces sunt revizuite periodic
Ștergere sigură	Datele cu caracter personal sunt șterse prin anonimizare sau suprascriere sigură; păstrarea copiilor de rezervă este corelată cu politica de ștergere
Separarea mediilor	Mediile de producție și cele de testare/dezvoltare sunt strict separate; în mediile de testare nu se folosesc date cu caracter personal reale
Răspunsul la incidente	Proceduri de detectare, escaladare și raportare a încălcărilor securității datelor cu caracter personal; notificarea Operatorului fără întârzieri nejustificate după luarea la cunoștință (art. 33 alin. (2) din RGPD)

8. Drepturi de audit și de inspecție

Operatorul are dreptul de a verifica respectarea prezentului DPA și a art. 28 din RGPD prin audituri, în următoarele condiții:

• Frecvență: cel mult o dată pe an calendaristic, cu excepția cazului în care există un motiv justificat (de exemplu, o încălcare a securității datelor sau o investigație oficială);
• Preaviz: cu cel puțin 30 de zile în avans, în formă scrisă, cu indicarea domeniului și a scopului;
• Costuri: pe cheltuiala Operatorului, cu excepția cazului în care auditul relevă o încălcare semnificativă din partea Persoanei împuternicite;
• Confidențialitate: auditorul trebuie să semneze un acord de confidențialitate înainte de a accesa sisteme sau date;
• Dovezi: Persoana împuternicită poate îndeplini obligația de audit prin furnizarea de certificate sau rapoarte de audit actuale (de exemplu, în baza unor standarde recunoscute); un audit la fața locului rămâne posibil în măsura în care preocupări concrete nu sunt înlăturate prin rapoarte.

9. Drepturile persoanelor vizate

Persoana împuternicită sprijină Operatorul, prin măsuri tehnice adecvate, în îndeplinirea drepturilor persoanelor vizate potrivit capitolului III din RGPD (art. 15–22). Operatorul este responsabil de a răspunde cererilor persoanelor vizate. Dacă o persoană vizată contactează direct Persoana împuternicită, aceasta transmite cererea Operatorului fără întârzieri nejustificate.

10. Notificarea încălcărilor securității datelor

Persoana împuternicită notifică Operatorului orice încălcare a securității datelor cu caracter personal fără întârzieri nejustificate după luarea la cunoștință (art. 33 alin. (2) din RGPD) și, în orice caz, în termen de 24 de ore. Acest termen este în mod deliberat mai scurt decât termenul propriu de 72 de ore al Operatorului față de autoritatea de supraveghere (art. 33 alin. (1)): acel termen curge din momentul în care Operatorul ia cunoștință, astfel încât o notificare care ar ajunge la ora 72 nu i-ar mai lăsa Operatorului niciun timp pentru a acționa. Atunci când tabloul complet nu este încă stabilit, Persoana împuternicită notifică pe baza faptelor disponibile și le completează pe măsură ce apar, în loc să amâne prima notificare. Notificarea cuprinde, în măsura în care sunt cunoscute Persoanei împuternicite:

• natura încălcării, inclusiv categoriile și numărul aproximativ de persoane vizate și de înregistrări în cauză;
• numele și datele de contact ale punctului de contact pentru protecția datelor al Persoanei împuternicite;
• consecințele probabile ale încălcării;
• măsurile luate sau propuse pentru remedierea acesteia.

Notificarea către autoritatea de supraveghere competentă și informarea persoanelor vizate potrivit art. 33 și 34 din RGPD revin Operatorului.

11. Ștergerea și returnarea datelor

Conținutul documentului sursă și al traducerii este stocat doar temporar și este șters automat și definitiv după expirarea perioadei de păstrare (72 de ore de la livrare, în mod implicit), sau mai devreme, dacă Operatorul îl șterge din contul său; în istoric rămâne doar o mențiune datată, care consemnează că un document a fost prelucrat — fără document și fără vreo parte din textul acestuia. Perioada exactă de păstrare este indicată în Politica de confidențialitate. Odată șters conținutul, Persoana împuternicită nu îl mai deține, nu îl mai controlează și nu mai are acces la el, iar prelucrarea acelui conținut de către Persoana împuternicită încetează; obligațiile Persoanei împuternicite în temeiul prezentului DPA cu privire la conținutul șters sunt astfel îndeplinite (art. 28 alin. (3) lit. (g) din RGPD).

Ștergerea este criptografică, nu doar fizică: octeții sunt suprascriși acolo unde aplicația îi poate atinge, iar cheia aferentă acelui document este distrusă. Afirmația de mai sus — că Persoana împuternicită nu mai are acces la conținutul șters — nu se întemeiază, prin urmare, pe caracterul complet al suprascrierii în copiile de rezervă, instantanee și componentele de stocare, ci pe inexistența vreunei chei cu care conținutul ar putea fi citit.

Devize. Documentul încărcat pentru o estimare este șters de îndată ce estimarea a fost realizată — el nu este păstrat pe durata ferestrei de 72 de ore aplicabile traducerilor, întrucât nimic din fluxul de lucru nu îl mai impune ulterior. PDF-ul devizului generat este criptat în repaus și șters după 72 de ore, rămânând evidența comercială proprie a Operatorului privind oferta (număr, destinatar, totaluri), care nu mai conține documentul clientului. Operatorul poate șterge un deviz oricând înainte de acel moment.

La încetarea Contractului se aplică următoarele:

• Ștergere (regula): datele cu caracter personal sunt anonimizate sau șterse în siguranță. Înainte de încetare, Operatorul poate folosi funcțiile de export în regim de autoservire ale platformei pentru a-și recupera datele;
• Returnare (la cerere): returnarea formală a tuturor datelor cu caracter personal într-un format care poate fi citit automat, la cerere formulată în scris înainte de încetare.

Persoana împuternicită păstrează o evidență minimă a ștergerii (dată, element declanșator, confirmări) ca dovadă a unei ștergeri conforme cu RGPD potrivit art. 28 alin. (3) lit. (g) din RGPD; această evidență nu conține date cu caracter personal ale persoanelor vizate ale Operatorului.

12. Transferuri către țări terțe

Prelucrarea conținutului documentelor (datele pe care Persoana împuternicită le tratează în numele Operatorului, inclusiv etapa de traducere asistată de IA) are loc pe servere situate în UE/SEE și nu este transferată către vreo țară terță. Acesta este criptat în repaus cu o cheie deținută în interiorul UE, astfel încât administrarea infrastructurii nu dezvăluie, în sine, conținutul. Traducerea cu IA rulează printr-un canal din UE care figurează la /legal/subprocessors; cererea este direcționată către o rută a modelului în interiorul UE/SEE și nu este rutată către Statele Unite. Alegerea canalului și a rutei este validată fail-closed: o regiune, un punct de acces sau o rută din afara UE este respinsă, nu servită.

• Procesatori de plăți: transfer exclusiv al datelor de plată (niciodată al conținutului documentelor). Plățile cu cardul sunt procesate de banca acceptatoare ucraineană ПУМБ (hutko), operator independent; se transmit doar suma și o referință de comandă, în temeiul art. 49 alin. (1) lit. (b) din RGPD.

Persoana împuternicită este stabilită în Ucraina, țară terță fără decizie a UE privind caracterul adecvat. Acest lucru nu afectează conținutul documentelor, care rămâne criptat în UE, astfel cum s-a descris mai sus. Datele contului și datele de facturare ale Clientului sunt accesibile din Ucraina personalului propriu al Persoanei împuternicite, strict în măsura necesară. Conținutul documentelor nu este accesibil din Ucraina în mod obișnuit. Accesul la acesta este posibil doar într-un caz excepțional și pentru un motiv documentat (în special la cererea Clientului însuși, de ex. o solicitare de asistență privind un anumit document); fiecare astfel de acces necesită utilizarea cheii de criptare păstrate în UE și este înregistrat de serviciul de gestionare a cheilor (AWS CloudTrail). Persoana împuternicită prelucrează datele de facturare în scopuri contabile legale în temeiul art. 6 alin. (1) lit. (b) și al art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD (executarea contractului și interesul legitim de a-și îndeplini obligațiile contabile legale). Contabilitatea legală a Persoanei împuternicite este ținută fie de conducerea sa, fie de un furnizor extern de servicii contabile stabilit în Ucraina. Dacă se apelează la un astfel de furnizor, acestuia i se pun la dispoziție documente contabile lipsite de identificatori direcți — un cod de referință nedescriptiv în locul numelui clientului, fără nume, adresă de e-mail sau adresă poștală — și el nu deține nici baza de date a Persoanei împuternicite, nici cheia din care derivă codurile. Prin urmare, acesta nu primește niciun fel de date cu caracter personal, nu este subîmputernicit în sensul art. 28 din RGPD, iar din acest aranjament nu rezultă niciun transfer de date cu caracter personal. Accesul la datele de facturare subiacente din sistemele Persoanei împuternicite este doar pentru citire și înregistrat. În rest, Persoana împuternicită nu transferă date cu caracter personal către țări terțe fără a asigura un nivel adecvat de protecție potrivit capitolului V din RGPD.

13. Obligațiile Operatorului

Operatorul garantează și se obligă că:

• deține un temei juridic valabil potrivit art. 6 din RGPD pentru toate datele cu caracter personal încărcate pe platformă;
• în măsura în care sunt prelucrate categorii speciale de date cu caracter personal potrivit art. 9 din RGPD (în special date privind sănătatea, date religioase/filozofice, date biometrice din acte de identitate), deține un temei juridic valabil potrivit art. 9 alin. (2) din RGPD și a pus în aplicare garanțiile adecvate;
• în măsura în care sunt prelucrate date cu caracter personal referitoare la condamnări penale și infracțiuni potrivit art. 10 din RGPD (în special certificate de cazier judiciar), o astfel de prelucrare se efectuează sub controlul unei autorități oficiale sau este autorizată de dreptul Uniunii ori al unui stat membru care prevede garanții adecvate;
• răspunde în exclusivitate pentru legalitatea instrucțiunilor de prelucrare date Persoanei împuternicite;
• și-a îndeplinit obligațiile de informare față de propriile persoane vizate potrivit art. 13 și 14 din RGPD;
• utilizează platforma numai în scopuri licite și în conformitate cu legislația aplicabilă privind protecția datelor;
• răspunde în exclusivitate pentru gestionarea accesurilor din contul său;
• informează fără întârziere Persoana împuternicită cu privire la modificările care afectează respectarea prezentului DPA.

14. Răspunderea

Fiecare parte răspunde pentru încălcările legislației aplicabile privind protecția datelor care îi sunt imputabile. Dacă Persoana împuternicită este ținută răspunzătoare pentru o încălcare întemeiată pe o instrucțiune sau pe conduita Operatorului, Operatorul o va despăgubi în măsura în care Persoanei împuternicite nu îi este imputabilă vreo culpă.

Răspunderea contractuală a Persoanei împuternicite în temeiul prezentului DPA este supusă limitării răspunderii convenite în Condițiile generale. Răspunderea legală a Persoanei împuternicite față de persoanele vizate potrivit art. 82 din RGPD rămâne neatinsă. Amenzile prevăzute la art. 83 din RGPD sunt suportate de partea căreia îi sunt aplicate de autoritatea de supraveghere; ele nu pot fi transferate pe cale contractuală.

15. Legea aplicabilă și jurisdicția

Prezentul DPA este guvernat de legea țării în care este înregistrată persoana împuternicită (Ucraina). Instanțele din acea țară sunt competente pentru litigiile izvorâte din prezentul DPA, cu excepția cazului în care dispoziții imperative de la locul Operatorului prevăd altfel. Această clauză de jurisdicție nu aduce atingere dreptului persoanelor vizate de a introduce acțiuni în fața instanțelor menționate la art. 79 alin. (2) din RGPD.

Dreptul național privind protecția datelor al Persoanei împuternicite. Pe lângă RGPD, Legea ucraineană privind protecția datelor cu caracter personal (nr. 2297-VI) se aplică activităților de prelucrare ale Persoanei împuternicite în Ucraina.

16. Contact

LLC "DataPrime"
vul. Yakubenkivska, bud. 1, kab. 6
04107 Kyiv
Ucraina
E-mail: support@lingverra.com