A pergunta apanha muitas vezes o tradutor desprevenido: «não se preocupe» não chega, e resumir o contrato de subcontratação demora demasiado. A boa notícia: se a ferramenta estiver bem escolhida, a resposta leva meio minuto. Em baixo — uma resposta curta, respostas às perguntas de seguimento mais frequentes e o que é melhor não dizer.
A resposta curta — para uma conversa ou um e-mail
«O seu documento é tratado na União Europeia e cifrado com uma chave distinta. Não é utilizado para treinar inteligência artificial e é eliminado de forma irreversível ao fim de 72 horas ou manualmente a qualquer momento. Com o serviço que utilizo tenho um contrato de subcontratação nos termos do RGPD.»
Na maioria dos casos, basta. Se o cliente quiser mais pormenores, passe aos cinco pontos.
Se o cliente quiser mais pormenores
Cinco pontos que cobrem quase todas as perguntas:
- Onde o documento é tratado. Na UE; não é transferido para fora dela.
- Quem o vê. O documento só está acessível na conta do tradutor. O serviço não o utiliza para nada além da tradução.
- A IA é treinada com ele? Não. A tradução é feita numa infraestrutura que não conserva os pedidos e as respostas e não os transmite ao criador do modelo.
- Durante quanto tempo é guardado. O original e a tradução são eliminados 72 horas após a entrega ou manualmente a qualquer momento. A eliminação é criptográfica: com o ficheiro é destruída a chave do documento, e depois disso não é possível lê-lo — nem a partir das cópias de segurança.
- Quem responde por isso. Com o serviço existe um contrato de subcontratação nos termos do art. 28.º do RGPD, e todas as empresas que participam no tratamento estão listadas publicamente.
Perguntas de seguimento frequentes — e o que responder
«Mas onde exatamente — em que país?»
Na UE. As empresas que participam no tratamento e a sua localização constam da lista pública de subcontratantes ulteriores. O local concreto de tratamento atual dentro da UE/EEE é comunicado pelo serviço mediante pedido.
«E se o serviço for pirateado?»
Um ficheiro, uma base de dados ou uma cópia de segurança roubados não podem ser lidos. Cada documento está cifrado com a sua própria chave, e as chaves dos documentos estão, por sua vez, cifradas com uma chave mestra. A chave mestra não é guardada nos servidores do serviço, mas num sistema separado de gestão de chaves na UE, e nunca sai dele; nas cópias de segurança não há quaisquer chaves de documentos. Sem a chave mestra, os dados roubados são uma sequência de bytes aleatórios. Só é possível decifrar um documento através do próprio sistema de gestão de chaves — e cada acesso desse tipo fica registado num registo que o serviço não pode alterar. Um acesso invulgar dispara de imediato um alarme.
«Pode eliminar o meu documento agora mesmo?»
Sim. O cliente tem direito ao apagamento dos seus dados (art. 17.º RGPD), e isso pode ser feito de imediato, sem esperar pelo prazo automático. Elimine o documento na sua conta e informe o cliente de que está feito.
«O que guarda exatamente sobre mim?»
O cliente tem o direito de o saber (art. 15.º RGPD). A resposta costuma ser curta: o documento — até ser eliminado, e depois apenas o que tem a obrigação de guardar: por exemplo, uma fatura ou um registo no livro de traduções, se a lei do seu país o exigir.
«A IA não vai depois mostrar o meu passaporte a outra pessoa?»
Não. O modelo não é treinado com os seus documentos, e a infraestrutura em que funciona não guarda nem o pedido nem a resposta. O documento não passa a fazer parte do modelo e não pode «aparecer» a outro utilizador.
Que documentos ter à mão
- O contrato de subcontratação com o seu serviço — confirma que o subcontratante está vinculado a obrigações nos termos do art. 28.º do RGPD.
- A lista de subcontratantes ulteriores — mostra quem mais participa no tratamento, e onde.
- O seu registo das atividades de tratamento (art. 30.º RGPD) — caso um cliente ou um inspetor pergunte como trata os dados.
As ligações para os dois primeiros documentos podem simplesmente ser reencaminhadas ao cliente. O registo não precisa de ser enviado ao cliente — é o seu documento interno, que apresenta à autoridade de controlo a pedido.
Um parágrafo pronto para um e-mail ou um orçamento
Muitos clientes perguntam antecipadamente — é mais simples responder antes da pergunta. O parágrafo pode ser acrescentado ao orçamento, à assinatura de e-mail ou ao seu site:
«Traduzo os seus documentos com a ajuda de um serviço que os trata na União Europeia. Cada documento é cifrado com uma chave distinta, não é utilizado para treinar inteligência artificial e é eliminado o mais tardar 72 horas após a entrega da tradução — ou antes, a seu pedido. Com o serviço existe um contrato de subcontratação nos termos do art. 28.º do RGPD.»
Se for responsável pelo tratamento (o cliente veio diretamente ter consigo), este parágrafo é também parte da informação que tem de dar ao cliente nos termos do art. 13.º do RGPD: quem trata os seus dados e com que ajuda, e durante quanto tempo são guardados.
O que é melhor não dizer
- «É um serviço normal, toda a gente faz assim» — ao cliente importam as condições concretas, não a popularidade.
- «Não se guarda nada» — se o documento for guardado nem que seja algumas horas, não é verdade. Mais vale indicar honestamente o prazo.
- «É impossível piratear» — ninguém pode prometer isso. Mais honesto e mais forte: «o documento está cifrado, a chave é guardada à parte, cada acesso a ela é registado».
- «Não é da minha responsabilidade» — nos termos do RGPD, a escolha de um subcontratante fiável é da sua responsabilidade (art. 28.º(1) RGPD). Soa mais forte: «utilizo um serviço que o garante por contrato».
Quando o cliente pediu para não usar serviços online
Acontece — sobretudo com documentos médicos ou judiciais. Pode aceitar ou explicar porque é que a sua ferramenta é segura, mostrando o contrato e a lista de subcontratantes ulteriores. A decisão é do cliente: os dados são dele. Se o cliente insistir, registe-o na encomenda para evitar desacordos mais tarde.
Se trabalha com a Lingverra
A resposta curta acima corresponde exatamente ao funcionamento da Lingverra: tratamento na UE, uma chave distinta para cada documento, sem treino de modelos, eliminação criptográfica ao fim de 72 horas ou manualmente a qualquer momento. O contrato de subcontratação vigora automaticamente para cada conta, a lista de subcontratantes ulteriores está publicada. Em pormenor e com referências ao RGPD — no artigo «Para onde vai o documento do seu cliente quando traduz com a Lingverra». Quem de vós é responsável pelo tratamento e quem é subcontratante, e de que registo precisa — no artigo «Tradutor ajuramentado e RGPD: é responsável pelo tratamento ou subcontratante?».
Em resumo
- Meio minuto: UE, chave distinta, sem treino de IA, eliminação ao fim de 72 horas ou manualmente a qualquer momento, contrato nos termos do RGPD.
- Responda às perguntas de seguimento de forma concreta: onde, quem vê, como eliminar, o que acontece num incidente.
- Não prometa «não se guarda nada» nem «é impossível piratear» — indique prazos e medidas.
- Tenha à mão o contrato de subcontratação e a lista de subcontratantes ulteriores — pode reencaminhá-los ao cliente.
Contrato de subcontratação (art. 28.º RGPD)
Lista de subcontratantes ulteriores
Leia também: Para onde vai o documento do seu cliente quando traduz com a Lingverra
Leia também: Tradutor ajuramentado e RGPD: é responsável pelo tratamento ou subcontratante?