Geboorteakte vertalen: waar het op aankomt

Waarvoor is de vertaling nodig?

In Duitsland kunnen instanties voor anderstalige akten een vertaling verlangen, en in gemotiveerde gevallen een beëdigde vertaling of een vertaling door een openbaar benoemde of beëdigde vertaler (§ 23 lid 2 VwVfG). Andere landen kennen eigen regels. Typische aanleidingen zijn huwelijk, erkenning van vaderschap, naturalisatie, verblijfsvergunning of gezinsuitkeringen.

Soms is ook een apostille vereist. Die bevestigt de echtheid van de handtekening en, in voorkomend geval, van het zegel op de akte — niet de inhoud. Zij wordt in het land van afgifte verkregen en samen met het document vertaald.

Namen: officiële paspoortspelling in de hoofdtekst

Het lastigste bij documenten van de burgerlijke stand zijn de namen. In een beëdigde vertaling staat de naam in de hoofdtekst zoals hij in het paspoort van de persoon is geschreven — zodat beide documenten overeenkomen. Voor het Oekraïens is de officiële transliteratie vastgelegd in Besluit nr. 55 van de ministerraad van 27 januari 2010.

De wetenschappelijke ISO 9-vorm wordt aanvullend in een voetnoot vermeld. Een uitgebreide vergelijking van beide systemen staat op onze pagina over transliteratie.

• Hoofdtekst: paspoortspelling (bijv. „Shevchenko”) — passend bij het document.
• Voetnoot: ISO 9:1995 (bijv. „Ševčenko”) — wetenschappelijk eenduidig.
• Geen vrije vernederlandsing van voornamen.

Structuur, stempels en handgeschreven vermeldingen

Geboorteakten bevatten veel kleine, vaak handgeschreven velden, stempels en soms vermeldingen op de achterzijde. Een goede vertaling geeft deze structuur weer: veldnamen, waarden, stempels en zegels worden duidelijk toegewezen en gemarkeerd.

Handgeschreven vermeldingen — een naam op een gedrukte lijn of een nummer na „№” — worden zorgvuldig gelezen en bij twijfel gemarkeerd, niet geraden. Onleesbare tekst onder een stempel wordt „[onleesbaar]” gemarkeerd.

Is een beëdigde vertaling wettelijk verplicht?

Het loont hier nauwkeurig te kijken, want veel gidsen spreken zonder meer van een plicht. In Duitsland geldt § 23 van de wet op de administratieve procedure: «De ambtstaal is Duits.» Worden anderstalige stukken overgelegd, dan moet de instantie «onverwijld om overlegging van een vertaling verzoeken».

De waarmerking zelf staat onder een voorbehoud: «In gemotiveerde gevallen kan overlegging worden verlangd van een beëdigde vertaling of van een vertaling gemaakt door een openbaar benoemde of beëdigde tolk of vertaler.»

Zij kan dus worden gevraagd — voorgeschreven is zij niet automatisch. De regels verschillen per land: vraag het vooraf na bij de ontvangende instantie in plaats van te vertrouwen op een vermeend algemene plicht.

Als de paspoortspelling afwijkt van de akte

Dit is een typisch conflict. Bij Oekraïense documenten volgt de spelling de officiële Oekraïense transliteratie («Olena Shevchenko»), terwijl de wetenschappelijke ISO 9-vorm er anders uitziet («Olena Ševčenko»). Beide zijn juist; ze beantwoorden alleen verschillende vragen.

Vandaar de gebruikelijke verdeling: paspoortspelling in de hoofdtekst, zodat de naam bij het identiteitsbewijs past; ISO 9 in de noot van de vertaler, zodat terugvertaling naar het cyrillisch eenduidig blijft. Een derde, vrij aangepaste variant hoort op geen van beide plaatsen thuis.

Voor Duitse registers geldt een eigen voorschrift: op grond van § 15 van het besluit burgerlijke stand worden de gegevens «in Latijns schrift vastgelegd; diakritische tekens worden ongewijzigd weergegeven». Accenten en háčeks vervallen dus niet — anders dan de wijdverbreide aanname dat een register «Ševčenko» niet zou aankunnen.

Wijken paspoort en akte af, dan beslist niet de vertaler maar de instantie. Zijn taak is de afwijking zichtbaar te maken, niet haar stilzwijgend glad te strijken. Een noot die beide schrijfwijzen noemt, voorkomt juist het vermoeden dat het om twee verschillende personen gaat.

Wat een volledige vertaling bevat

Wat de instantie in een concreet geval verlangt, vraagt u daar na. De volgende punten hebben zich bewezen:

• Volledige vertaling inclusief alle stempels, vermeldingen en de apostille.
• Waarmerking en stempel van de bevoegde vertaler.
• Naamspelling passend bij het getoonde identiteitsdocument.
• Getrouwe weergave van de structuur (geen vrije herformulering).

Tijd en hoe software helpt

De grootste inspanning zit niet in het vertalen van de paar zinnen, maar in het weergeven van de structuur, het lezen van het handschrift en het correct omgaan met stempels en transliteratie. Juist hier helpt gespecialiseerde software: ze brengt de lay-out over, markeert onzekere plekken en past de juiste transliteratie toe. De verantwoordelijkheid voor de juistheid en de waarmerking blijft bij de beëdigd vertaler.

Lees ook: Oekraïense en Sovjetdocumenten vertalen: 7 plekken waar het misgaat

Lees ook: Handgeschreven documenten vertalen: zo markeert u onleesbare tekst correct

Lees ook: Waar het document van uw klant heen gaat als u met Lingverra vertaalt