Tłumaczenie aktu urodzenia: na co zwrócić uwagę

Najpierw: który to odpis

Kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje odpisy zupełne i odpisy skrócone aktów stanu cywilnego (art. 44 ust. 1 Prawa o aktach stanu cywilnego). Różnią się zakresem, a nie tylko formą, więc zamiana jednego na drugi nie jest neutralna.

Odpis zupełny to dosłowne powtórzenie treści aktu oraz dołączonych wzmianek dodatkowych — np. o uznaniu ojcostwa, zmianie nazwiska, sprostowaniu. Odpis skrócony zawiera treść aktu uwzględniającą te wzmianki (art. 44 ust. 2 i 3). Jeśli urząd zagraniczny żąda „pełnego aktu”, warto dopytać, który odpis ma na myśli.

Formularz wielojęzyczny — czy tłumaczenie jest potrzebne

Przy obiegu wewnątrz Unii Europejskiej do dokumentu można otrzymać wielojęzyczny standardowy formularz. Tłumaczenie nie jest wymagane, gdy do dokumentu urzędowego dotyczącego urodzenia „został dołączony, zgodnie z warunkami określonymi w niniejszym rozporządzeniu, wielojęzyczny standardowy formularz, pod warunkiem że organ, któremu przedkłada się dokument urzędowy, uznaje, że informacje zamieszczone w wielojęzycznym standardowym formularzu są wystarczające do tego, by nadać bieg sprawie w oparciu o dany dokument urzędowy” (art. 6 ust. 1 lit. b rozporządzenia (UE) 2016/1191). Ocena należy więc do organu, który dokument przyjmuje.

Zanim więc przyjmiemy zlecenie, warto zapytać klienta, do jakiego kraju i w jakiej sprawie składa dokument. Jeżeli tłumaczenie nie jest potrzebne, uczciwa odpowiedź buduje zaufanie skuteczniej niż wykonane zlecenie.

Rubryki: puste nie znaczy nieistniejące

Akt stanu cywilnego jest formularzem, a formularze mają rubryki niewypełnione. Pominięcie takiej rubryki w tłumaczeniu zmienia dokument: czytelnik nie odróżni pola pustego od pola, którego w blankiecie nie było.

Dlatego rubrykę przenosi się wraz z jej nazwą i oznacza jako niewypełnioną. Ta sama zasada dotyczy adnotacji dopisanych ręcznie na marginesie — są częścią aktu, nawet jeśli wyglądają na notatkę urzędnika.

Imiona i nazwiska

Dla imion i nazwisk z języków nieposługujących się alfabetem łacińskim ustawa o zawodzie tłumacza przysięgłego wskazuje źródło pisowni: tłumacz „dokonuje transliteracji lub transkrypcji tych imion i nazwisk na podstawie dokumentów podróży lub ich kopii, a w przypadku braku tych dokumentów dokonuje tłumaczenia zgodnie z regułami pisowni obowiązującymi w kraju, w którym został sporządzony tłumaczony dokument” (art. 14 ust. 2).

Uwaga na formy odmienione. Przepis ich nie reguluje. Jeśli imię lub nazwisko występuje w dokumencie w formie odmienionej, zalecamy podać w tłumaczeniu formę mianownikową — inaczej w obcym rejestrze pojawi się nazwisko, którego dana osoba nigdy nie nosiła.

Podobnie z nazwiskiem rodowym: rubryka „nazwisko rodowe matki” to odrębna dana, nie wariant nazwiska aktualnego, i musi zostać rozróżniona.

Daty i miejsca

Format daty w tłumaczeniu dostosowuje się do konwencji języka docelowego, ale bez zmiany samej daty. Przy dokumentach starszych warto zapisać miesiąc słownie — to usuwa ryzyko odczytania 03.04 jako 4 marca.

Nazwy miejscowości bywają historyczne. Miejsce urodzenia wskazane w akcie sprzed dekad może dziś leżeć w innym państwie lub nosić inną nazwę. Przenosi się nazwę z dokumentu; wyjaśnienie, jeśli jest potrzebne, należy do uwagi tłumacza, nie do treści aktu.

Pieczęcie i podpisy

Odpis aktu nosi pieczęć urzędu stanu cywilnego i podpis urzędnika. Wszystkie te elementy opisuje się słownie, w miejscu, w którym występują.

Przy krótkim odpisie opisy potrafią stanowić sporą część objętości rozliczeniowej. To nie jest sztuczne wydłużanie tekstu, lecz wymóg wierności — i warto uprzedzić o tym klienta przy wycenie.

Dokumenty zagraniczne składane w Polsce

Kto tłumaczy, rozstrzyga Prawo o aktach stanu cywilnego: „Dokumenty w języku obcym przedkłada się z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonywanym przez: 1) tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości; 2) tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG); 3) konsula” (art. 31 ust. 1).

Zagraniczny akt urodzenia można przenieść do polskiego rejestru w drodze transkrypcji. Ustawa opisuje ją tak: „Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego” (art. 104 ust. 2). Dostosowanie pisowni do reguł polskich ustawa przewiduje na wniosek osoby, której akt dotyczy, złożony razem z wnioskiem o transkrypcję (art. 104 ust. 7).

Dochodzi pytanie o uwierzytelnienie. Dokumenty urzędowe objęte rozporządzeniem (UE) 2016/1191 — wśród nich dotyczące urodzenia — „zwalnia się z wszelkich form legalizacji i podobnej czynności” (art. 4), a „podobna czynność” to w rozporządzeniu „dołączenie apostille przewidzianej w konwencji o apostille” (art. 3 pkt 4). Poza tym zakresem dokumenty z państw konwencji haskiej opatruje się apostille, jeśli urząd jej żąda.

W tym samym zakresie rozporządzenie stanowi: „Uwierzytelnione tłumaczenie sporządzone przez osobę posiadającą kwalifikacje do jego sporządzenia zgodnie z prawem jednego z państw członkowskich jest przyjmowane we wszystkich państwach członkowskich” (art. 6 ust. 2).

Jeżeli apostille ma być, powinna zostać nadana przed tłumaczeniem — inaczej klauzula pozostanie nieprzetłumaczona i trzeba będzie uzupełniać przekład.

Gdzie pomaga narzędzie

Akt urodzenia to dokument silnie tabelaryczny, o powtarzalnej strukturze. Lingverra odtwarza układ rubryk, przenosi puste pola i przygotowuje opisy elementów graficznych — czyli tę część pracy, która zajmuje najwięcej czasu i najmniej wymaga decyzji.

Weryfikacja imion według dokumentu tożsamości, rozstrzygnięcie form odmienionych i poświadczenie pozostają po stronie tłumacza. To są miejsca, w których liczy się wiedza o konkretnej sprawie, a nie sprawność w formatowaniu.

Czytaj także: Tłumaczenie ukraińskich i radzieckich dokumentów: 7 miejsc, w których powstają błędy

Czytaj także: Tłumaczenie dokumentów odręcznych: jak poprawnie oznaczać nieczytelne fragmenty

Przeczytaj też: Dokąd trafia dokument Twojego klienta, gdy tłumaczysz w Lingverra