Privacyverklaring

Overeenkomstig Art. 13 en 14 AVG (EU) 2016/679  •  LLC "DataPrime" (46215708)  •  Contracttaal: Engels  •  Vertalingen van dit document in andere talen worden voor het gemak verstrekt. De Engelse tekst is de authentieke versie en prevaleert voor de uitleg. Wijkt een vertaling niettemin af van de Engelse tekst, dan zullen wij ons op die afwijking niet beroepen ten nadele van de Klant.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

LLC "DataPrime", een in Oekraïne geregistreerde onderneming, is de onderneming die de dienst Lingverra exploiteert. „Lingverra“ is de handelsnaam waaronder de onderneming de dienst levert en is geen afzonderlijke rechtspersoon; in dit document wordt met „Lingverra“ of „wij“ LLC "DataPrime" bedoeld.

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

LLC "DataPrime"
vul. Yakubenkivska, bud. 1, kab. 6
04107 Kyiv
Oekraïne
Registratienummer: 46215708
E-mail: support@lingverra.com

1a. Vertegenwoordiger in de EU (Art. 27 AVG)

Als buiten de EU gevestigde verwerkingsverantwoordelijke die diensten aanbiedt aan betrokkenen in de EU, hebben wij overeenkomstig Art. 27 AVG een vertegenwoordiger in de Unie aangewezen, tot wie betrokkenen en toezichthoudende autoriteiten zich kunnen wenden over alle aangelegenheden betreffende de verwerking van persoonsgegevens:

Prighter EU Rep GmbH
Schellinggasse 3/10, 1010 Vienna, Austria
Contactformulier: https://app.prighter.com/portal/14882573076

2. Toepassingsgebied en rollen

Lingverra is een B2B-platform voor de AI-ondersteunde vertaling van documenten voor beëdigde of bevoegde vertalers. Deze Privacyverklaring beschrijft de verwerking van de persoonsgegevens van de Klant zelf (account-, profiel-, gebruiks- en facturatiegegevens), waarvoor Lingverra de verwerkingsverantwoordelijke is.

Gegevens in geüploade documenten. Ten aanzien van de persoonsgegevens die zijn opgenomen in de door de Klant geüploade documenten (klanten van de Klant, in akten genoemde derden) is de Klant de verwerkingsverantwoordelijke en is Lingverra verwerker. Deze verwerking wordt beheerst door de Verwerkersovereenkomst (DPA), niet door deze Privacyverklaring.

Aanvragen van klanten die een vertaler zoeken. Los van het voorgaande biedt deze website een formulier waarmee een persoon die een beëdigde vertaling nodig heeft, kan vragen in contact te worden gebracht met een bij ons geregistreerde beëdigde vertaler. Voor die contactgegevens is Lingverra de verwerkingsverantwoordelijke, en de verwerking is beschreven in Afdeling 3.5. Afgezien van de in Afdeling 3.7 beschreven reclamebrieven is het de enige verwerking waarbij wij gegevens onder ons houden over iemand die niet onze klant is, en zij wordt bewust zo klein en zo kortlevend gehouden als het doel toelaat.

Offertes (kostenramingen). Wanneer een vertaler het document van een klant uploadt om de omvang ervan te laten ramen, zijn de rollen dezelfde als bij vertaling: de vertaler is de verwerkingsverantwoordelijke, Lingverra is verwerker, en het DPA is van toepassing. Anders dan bij vertaling is er in het geheel geen AI-model bij betrokken — zie Afdeling 3.6.

De inhoud van geüploade documenten en vertalingen wordt slechts tijdelijk opgeslagen en wordt na de bewaartermijn automatisch en blijvend gewist (standaard 72 uur na levering, zie Afdeling 4), of eerder wanneer u die zelf in uw account wist. Na de wissing houdt Lingverra die inhoud niet meer onder zich, heeft zij er geen zeggenschap meer over en geen toegang meer toe, en treedt zij ten aanzien daarvan noch als verwerkingsverantwoordelijke noch als verwerker op. Uitsluitend met het oog op noodherstel kunnen versleutelde back-ups tijdelijk een kopie van recent verwerkte inhoud bevatten; dergelijke bestandsback-ups worden ten hoogste twee dagen bewaard en daarna gewist, en worden nooit gebruikt om reeds opgeschoonde inhoud te herstellen. Databaseback-ups (die geen opgeschoonde documentinhoud bevatten) worden tot 14 dagen bewaard.

Oekraïens gegevensbeschermingsrecht. Lingverra wordt geëxploiteerd door een in Oekraïne geregistreerde onderneming. Naast de AVG is op de verwerkingsactiviteiten van de onderneming in Oekraïne de Oekraïense wet inzake de bescherming van persoonsgegevens (nr. 2297-VI) van toepassing.

3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

3.1 Account- en profielgegevens

Gegevens	Doel	Rechtsgrond
E-mailadres, wachtwoord-hash	Aanmaken van het account, authenticatie, wachtwoordherstel	Art. 6(1)(b) AVG — uitvoering van een overeenkomst
Naam	Personalisering van het account, weergave in het platform	Art. 6(1)(b) AVG — uitvoering van een overeenkomst
Beroepsgegevens (land en registernummer van de benoeming, talencombinaties, adres, certificaatnummer, beëdigingsvermelding)	Opstellen van de vertalersvermelding en van de opmaakgegevens voor de vertaling	Art. 6(1)(b) AVG — uitvoering van een overeenkomst
Taalinstelling, thema van de interface	Personalisering van de interface	Art. 6(1)(b) AVG — uitvoering van een overeenkomst
Briefpapiergegevens voor de documenten die u aan uw eigen klanten uitreikt: telefoon, website, btw-nummer en fiscaal nummer, bankgegevens voor de betaling, uw tarief en rekeneenheid, het btw-tarief, het minimumbedrag, de geldigheid van een offerte, de levertijd en de betaaltermijn. De bankgegevens worden versleuteld opgeslagen, evenals uw postadres; het beëdigingsnummer, het btw-nummer en het fiscaal nummer worden onversleuteld opgeslagen, omdat ze in openbare registers zijn gepubliceerd	Afdrukken op de offertes en facturen die u op uw eigen briefpapier uitreikt, en berekening van de daarin vermelde bedragen	art. 6, lid 1, onder b) AVG — uitvoering van de overeenkomst
TOTP-geheim, back-upcodes (versleuteld)	Tweefactorauthenticatie (TOTP, geen sms)	Art. 6(1)(b) AVG — uitvoering van een overeenkomst

3.2 Documenten en vertalingen

Ten aanzien van de inhoud van geüploade documenten is de Klant de verwerkingsverantwoordelijke; Lingverra verwerkt deze uitsluitend op instructie van de Klant als verwerker (zie DPA). De documentinhoud kan bijzondere categorieën van persoonsgegevens overeenkomstig Art. 9 AVG bevatten, alsmede persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten overeenkomstig Art. 10 AVG (bijv. verklaringen omtrent het gedrag); de Klant waarborgt als verwerkingsverantwoordelijke de rechtsgrond daarvoor.

Gegevens	Doel	Rechtsgrond
Geüploade documenten (PDF, afbeeldingen)	Levering van de vertaaldienst	Verwerking in opdracht, Art. 28 AVG (Klant = verwerkingsverantwoordelijke)
Door AI geëxtraheerde en vertaalde tekst, documentmetagegevens	Vertaling, weergave in de vergelijkings-/nabewerkingseditor, export	Verwerking in opdracht, Art. 28 AVG

Om de vertaling te leveren wordt de documentinhoud verwerkt door het taalmodel „Claude“ via een kanaal in de EU (zie Afdeling 7); het verzoek wordt gericht aan een modelroute binnen de EER en de inhoud verlaat de EER niet. De inhoud van het brondocument en de vertaling wordt na het verstrijken van de bewaartermijn automatisch gewist (zie Afdeling 4).

3.3 Facturatiegegevens

Gegevens	Doel	Rechtsgrond
Tegoed, aantal vertaalde Normseiten, transactiegeschiedenis	Facturering van de dienst per pagina, beheer van het tegoed	Art. 6(1)(b) AVG — uitvoering van een overeenkomst
Betalingsreferentie, tijdstip van betaling	Betalingsverwerking en -opvolging	Art. 6(1)(b) AVG — overeenkomst; Art. 6(1)(f) — gerechtvaardigd belang bij het nakomen van onze wettelijke boekhoudkundige verplichtingen
Factuurgegevens (bedragen, btw, datum)	Uitgifte en bewaring van facturen	Art. 6(1)(f) AVG — gerechtvaardigd belang bij het nakomen van onze wettelijke bewaarplichten
Facturatiegegevens: bedrijfs- of handelsnaam, factuuradres, land, btw-identificatienummer, taal van de factuur	Uitgifte van onze facturen aan u en bepaling van de btw-behandeling daarvan	Art. 6(1)(b) AVG — overeenkomst; Art. 6(1)(f) — gerechtvaardigd belang bij het nakomen van onze facturerings- en fiscale verplichtingen

3.4 Beveiligings- en technische logboeken

Gegevens	Doel	Rechtsgrond	Bewaring
IP-adres, user agent (aanmeldgebeurtenissen)	Beveiligingsmonitoring, bescherming tegen brute-force-aanvallen, herkenning van nieuwe apparaten	Art. 6(1)(f) AVG — gerechtvaardigd belang	sessies: 30 dagen na afloop van de sessie; aanmeldvermeldingen in het auditlogboek: zolang het account bestaat, geanonimiseerd bij accountverwijdering
Audit log (handelingen, tijdstempels)	Beveiligingsaudittrail, WORM-beschermd (onveranderlijk)	Art. 6(1)(f) AVG — gerechtvaardigd belang	geanonimiseerd bij accountverwijdering
Sessiegegevens (versleuteld)	Beheer van de aanmeldsessie	Art. 6(1)(b) AVG — uitvoering van een overeenkomst	tot het verlopen van de sessie
Token voor vertrouwde apparaten	Herkenning van vertrouwde apparaten bij 2FA	Art. 6(1)(b) AVG — uitvoering van een overeenkomst	30 dagen; intrekbaar
Toestemmingsregistraties (toestemming/intrekking, tijdstempels)	Bewijs van verleende of ingetrokken toestemmingen	Art. 6(1)(c) AVG — verantwoordingsplicht (Art. 7(1) AVG)	geanonimiseerd bij accountverwijdering

3.5 Aanvragen van klanten die een vertaler zoeken

Zoekt u een beëdigde vertaler, dan kunt u op deze website een aanvraag achterlaten. Wij bieden die vervolgens aan bij ons geregistreerde vertalers aan die werken in de door u benodigde talencombinatie, en de eerste die haar aanvaardt, ontvangt uw contactgegevens en schrijft u rechtstreeks. Wij zijn geen partij bij de opdracht die u vervolgens met die vertaler overeenkomt, en ontvangen daaruit geen commissie.

Rechtsgrond: uw toestemming, Art. 6(1)(a) AVG, verleend via een dubbele opt-in: de aanvraag wordt aangemaakt maar aan niemand getoond totdat u haar bevestigt door op de link te klikken die wij naar het door u opgegeven adres sturen. Tot dat moment wordt zij aan niemand aangeboden. Deze stap bestaat om andere mensen dan u te beschermen: zonder haar zou iedereen het adres van een derde kunnen invoeren, waarna diens contactgegevens zouden worden doorgegeven op grond van een „toestemming“ die is verleend door iemand aan wie dat adres niet toebehoort.

Gegevens	Waarom wij ze nodig hebben
E-mailadres	De enige manier waarop de vertaler u kan bereiken. Wij vragen niet om uw naam, telefoonnummer of postadres, en u dient ons uw documenten niet te sturen.
Bron- en doeltaal, doelland	Om de aanvraag uitsluitend aan te bieden aan vertalers die daadwerkelijk voor dat land kunnen beëdigen — een in Oostenrijk beëdigde vertaler kan niet voor Duitsland beëdigen.
Documentsoort (uit een vaste lijst)	Zodat de vertaler het werk vóór aanvaarding kan inschatten. Een lijst en geen vrije tekst, juist opdat niet meer wordt prijsgegeven dan nodig is.
Vrije-tekstopmerking (optioneel)	Alleen als u ervoor kiest er een te schrijven. Voer geen gezondheidsgegevens, nummers van identiteitsdocumenten of andere gevoelige bijzonderheden in — die zijn niet nodig om u in contact te brengen met een vertaler.
Ingekort IP-adres, paginataal	Bewijs dat toestemming is verleend, en de taal waarin wij u schrijven. Het IP-adres wordt ingekort en identificeert uw verbinding daarom niet precies.

Wie uw contactgegevens ontvangt. Uitsluitend de beëdigde vertaler die uw aanvraag aanvaardt, en alleen op het moment van aanvaarding. Vertalers aan wie de aanvraag is aangeboden maar die haar niet hebben aangenomen, zien uw adres nooit. Vertalers geven het land en het registernummer van hun benoeming zelf op; wij toetsen deze niet aan het nationale register, en u wordt daarop gewezen wanneer u de aanvraag indient. Vraag de vertaler om een bewijs van benoeming voordat u uw documenten overhandigt. Vernemen wij, in het bijzonder door een klacht, dat de gegevens van een vertaler onjuist zijn, dan sluiten wij hem uit van de verdeling van aanvragen. Vanaf het moment waarop uw contactgegevens worden overgedragen, is die vertaler daarvan zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke: hij beslist wat er met uw aanvraag gebeurt en is daarvoor uw aanspreekpunt, en onze eigen verplichtingen eindigen met de overdracht en met de mededeling aan u dat deze heeft plaatsgevonden.

Hoe lang wij ze bewaren: 72 uur. Zodra de aanvraag is afgesloten — aangenomen door een vertaler, door u ingetrokken, of verlopen omdat niemand haar heeft aangenomen — worden uw e-mailadres, uw opmerking en het ingekorte IP-adres binnen 72 uur automatisch gewist. Wat overblijft is een inhoudsloze registratie (talencombinatie, land, documentsoort, data) die u niet meer identificeert en die wij nodig hebben om een toezichthoudende autoriteit te kunnen laten zien hoe de dienst werkt. Er is daarna niets meer waarvan u ons wissing kunt vragen, omdat er niets meer over is.

Intrekking van uw toestemming (Art. 7(3)). Elke e-mail die wij u over uw aanvraag sturen, bevat een link die de verspreiding ervan onmiddellijk stopt. Er is geen account en geen aanmelding vereist — intrekken mag niet moeilijker zijn dan toestemmen was. De intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van wat daaraan voorafging.

Bewijs dat toestemming is verleend. Omdat uw contactgegevens na 72 uur worden gewist, houden wij een afzonderlijke registratie bij waaruit blijkt dat toestemming is verleend: het tijdstip, de tekst die u hebt aanvaard, het ingekorte IP-adres en uw e-mailadres uitsluitend als versleutelde eenrichtingsvingerafdruk, nooit in leesbare vorm. Wij zijn verplicht de toestemming te kunnen aantonen (Art. 7(1) AVG), en die plicht overleeft de contactgegevens zelf. De registratie is bewust zo opgezet dat zij niet kan worden gebruikt om een lijst te reconstrueren van personen die ooit een aanvraag hebben gedaan: zij kan een concreet aan ons voorgelegd adres uitsluitend bevestigen of weerleggen — bijvoorbeeld wanneer u of een autoriteit ons vraagt of wij ooit uw toestemming onder ons hebben gehad.

3.6 Offertes (kostenramingen)

Deze afdeling betreft vertalers die het platform gebruiken. Wanneer u een document uploadt om de omvang ervan te laten ramen en een geprijsde offerte op uw eigen briefpapier te laten genereren, behoren de persoonsgegevens in dat document toe aan uw klant: u bent de verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn uw verwerker op grond van het DPA, precies zoals bij vertaling.

Geen AI, en geen doorgifte aan enige AI-leverancier. De tekst wordt uit het document gelezen door tekstherkenningssoftware die op onze eigen server draait. Er wordt niets verzonden naar Anthropic, Google, Amazon of een andere modelaanbieder — dit verschilt van de vertaalfunctie, waarbij wel een AI-model wordt gebruikt. Hier uitdrukkelijk vermeld omdat het verschil niet vanzelfsprekend is.

Hoe lang. Het geüploade bestand wordt verwijderd zodra de raming is opgesteld. De gegenereerde offerte-PDF wordt versleuteld opgeslagen en na 72 uur gewist; wat in uw geschiedenis overblijft, is uw eigen commerciële vastlegging van de offerte (nummer, geadresseerde, totalen), waaruit het document van uw klant reeds is verdwenen. U kunt een offerte te allen tijde eerder zelf wissen.

3.7 Reclamebrieven aan beëdigde vertalers

Wij versturen af en toe per post reclamebrieven aan beëdigde en gerechtelijk aangestelde vertalers. Deze afdeling betreft personen die (nog) geen klant van ons zijn.

Bron. Namen, postadressen en, voor zover het register die vermeldt, talencombinaties zijn afkomstig uit openbare registers van beëdigde of gerechtelijk aangestelde vertalers die door de bevoegde autoriteiten worden bijgehouden. Wij kopen geen adreslijsten.

Doel en rechtsgrond. Onze dienst bekendmaken bij de beroepsgroep waarvoor hij is gebouwd, uitsluitend per brief. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij direct marketing, Art. 6(1)(f) AVG (overweging 47). Wij gebruiken hiervoor geen e-mail, telefoon of fax.

Wat wij bewaren. Naam, aanspreekvorm, postadres, land en talencombinaties zoals gepubliceerd, en het register waaruit zij afkomstig zijn. Elke brief bevat twee individuele codes: één om bezwaar te maken en één die naar de registratiepagina leidt; voor de laatste leggen wij alleen het tijdstip van het eerste gebruik vast en, als daarmee een account wordt aangemaakt, dat account. De brieven worden gedrukt en verzonden door onze verwerker Pingen GmbH (Zürich, Zwitserland — een land waarvoor een adequaatheidsbesluit van de EU geldt), die het briefbestand ontvangt, inclusief uw naam en adres. Pingen schakelt drukpartners en de postvervoerder in het land van bestemming in; Pingen publiceert de lijst van zijn onderaannemers (pingen.com). Op verzoek sturen wij u ook de actuele lijst (support@lingverra.com).

Hoe lang. Gedurende de campagne waarvoor de gegevens aan het register zijn ontleend; daarna worden zij gewist of vanuit het register bijgewerkt. Maakt u bezwaar, dan bewaren wij op een uitsluitingslijst alleen een eenrichtingsvingerafdruk van uw identificatoren — zonder naam en zonder adres —, zodat wij u na een toekomstige bijwerking van het register niet opnieuw schrijven.

Uw recht van bezwaar. U kunt te allen tijde, zonder opgave van redenen en kosteloos bezwaar maken tegen deze verwerking (Art. 21(2) AVG): via de in de brief gedrukte code of per e-mail aan support@lingverra.com. Na een bezwaar schrijven wij u niet meer. Elke brief bevat ook deze informatie (Art. 14 AVG).

4. Bewaring

Persoonsgegevens worden slechts bewaard zolang dat voor het betreffende doel noodzakelijk of wettelijk vereist is. Bij accountverwijdering worden persoonsgegevens geanonimiseerd; identificeerbare accountgegevens worden daarna niet bewaard.

Twee registraties overleven de account, geen van beide in leesbare vorm: de aantekening dat een gratis proefperiode is verleend, zodat die slechts eenmaal per e-mailadres wordt verleend, en het bewijs van toestemming met onze voorwaarden (art. 7(1) AVG). Elk bevat het e-mailadres alleen als gesleutelde eenrichtingsvingerafdruk (HMAC-SHA-256); zonder de sleutel, die niet in de database is opgeslagen, kan de vingerafdruk niet aan een adres worden gekoppeld. Rechtsgrond: art. 6(1)(f) AVG — ons gerechtvaardigd belang om de gratis proefperiode slechts eenmaal te verlenen; art. 6(1)(c) AVG — de plicht om toestemming aan te tonen.

De wissing van documentinhoud is cryptografisch, niet alleen fysiek. Elk document en elke offerte heeft een eigen versleutelingssleutel, en wanneer de bewaartermijn verstrijkt, wordt die sleutel samen met het bestand vernietigd. Elke kopie van de inhoud die nog ergens bestaat — in een kortlevende back-up, in een door de hostinglaag gemaakte kopie, of in delen van de fysieke schijf die nooit zijn overschreven — is vanaf dat moment blijvend onleesbaar, voor ons evenzeer als voor ieder ander. Zie Afdeling 8.

Categorie	Bewaring
Account- en profielgegevens (naam, e-mail, beroepsgegevens)	geanonimiseerd bij accountverwijdering
Niet-geverifieerde registraties (e-mail nooit bevestigd en geen aanmelding)	volledig gewist na 7 dagen; zonder bevestiging van de intentie bestaat er geen grond om het e-mailadres en de wachtwoord-hash te bewaren. De verificatie-e-mail vermeldt dit vooraf. Opnieuw registreren is onbeperkt mogelijk.
Brondocument en vertaling	automatische wissing na het verstrijken van de bewaartermijn (standaard 72 uur na levering), of eerder wanneer u ze zelf in uw account wist, samen met de versleutelingssleutel van dat document; in uw geschiedenis blijft slechts een gedateerde vermelding staan die vastlegt dat een document is verwerkt — zonder het document en zonder de tekst ervan
Klantaanvraag — e-mailadres, opmerking, ingekort IP-adres (Afdeling 3.5)	automatisch gewist binnen 72 uur nadat de aanvraag is afgesloten (aangenomen, ingetrokken of verlopen); een inhoudsloze registratie zonder identificerende gegevens blijft bestaan
Bewijs dat toestemming voor een aanvraag is verleend (Art. 7(1))	bewaard langer dan de contactgegevens en op een andere rechtsgrond: het adres wordt uitsluitend als versleutelde eenrichtingsvingerafdruk bewaard, nooit in leesbare vorm
Offerte: geüpload bronbestand	verwijderd zodra de raming is opgesteld
Offerte: gegenereerde PDF	versleuteld opgeslagen, na 72 uur gewist samen met de versleutelingssleutel ervan (u kunt de offerte of de factuur daarvoor op elk moment zelf wissen); de eigen vastlegging van de offerte door de vertaler (nummer, geadresseerde, totalen) blijft bestaan
Audit logs (WORM-beschermd)	geanonimiseerd bij accountverwijdering
Beveiligings-/aanmeldlogboeken	sessies: 30 dagen na afloop van de sessie; aanmeldvermeldingen in het auditlogboek: zolang het account bestaat, geanonimiseerd bij accountverwijdering
Toestemmingsregistraties	geanonimiseerd bij accountverwijdering
Aantekening van de verleende gratis proefperiode	permanent bewaard, ook na verwijdering van de account, uitsluitend als gesleutelde vingerafdruk van het e-mailadres (hoofdstuk 4), zodat de proefperiode slechts eenmaal wordt verleend
Reclamebrieven — naam, adres en talencombinaties uit openbare registers (Afdeling 3.7)	gedurende de campagne waarvoor zij aan het register zijn ontleend; daarna gewist of vanuit het register bijgewerkt
Bezwaar tegen reclamebrieven (uitsluitingslijst)	permanent bewaard, uitsluitend als eenrichtingsvingerafdruk (zonder naam of adres), zodat het bezwaar ook na een toekomstige bijwerking van het register wordt gerespecteerd
Facturen van Lingverra aan de Klant	bewaard gedurende de periode die door de toepasselijke wettelijke boekhoud- en belastingregels wordt voorgeschreven; niet gewist bij accountverwijdering (wettelijke bewaarplicht)

5. Ontvangers van persoonsgegevens

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij verstrekken gegevens uitsluitend aan subverwerkers die door overeenkomstige contracten tot gegevensbescherming zijn gebonden:

Ontvanger	Doel	Locatie
Opper Technology AB	Gateway naar het taalmodel „Claude“ voor AI-ondersteunde vertaling — het gebruikte kanaal; het model draait op Amazon Bedrock in de EU/EER; verwerkt binnen de EER; niet gebruikt om de modellen te trainen	EU/EER — Opper Data Processing Agreement; geen doorgifte van documentinhoud naar een derde land. De concrete actuele verwerkingslocatie binnen de EU/EER wordt op verzoek meegedeeld.
Amazon Web Services EMEA SARL	Hosting van het taalmodel „Claude“ (Amazon Bedrock) voor AI-ondersteunde vertaling — contractueel vastgelegd alternatief kanaal; verwerkt binnen de EER; niet gebruikt om de modellen te trainen	Duitsland (EU/EER), regio Frankfurt — AWS GDPR Data Processing Addendum; geen doorgifte van documentinhoud naar een derde land
Google Cloud EMEA Limited	Hosting van het taalmodel „Claude“ (Google Cloud Platform — Vertex AI) — contractueel vastgelegd alternatief kanaal; verwerkt binnen de EER; niet gebruikt om de modellen te trainen	Ierland (EU/EER), EU-jurisdictie-eindpunt — Google Cloud Data Processing Addendum; geen doorgifte van documentinhoud naar een derde land
JSC «FUIB» (АТ «Перший Український Міжнародний Банк», ПУМБ) — internet-acquiringdienst hutko	Kaartbetaling bij de aankoop van tegoedpakketten	Oekraïne (derde land) — een bank onder toezicht van de Nationale Bank van Oekraïne, die voor de betalingstransactie optreedt als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en niet als subverwerker in de zin van Art. 28. Zij ontvangt uitsluitend het bedrag, onze bestelreferentie en de bestelomschrijving — nooit uw naam, e-mailadres, IP-adres, kaartnummer of documentinhoud. De kaart wordt ingevoerd op de eigen pagina van de bank. Grondslag voor doorgifte: Art. 49(1)(b) AVG — noodzakelijk om de door u gevraagde betaling uit te voeren.
netcup GmbH	Hosting: server, database, bestandsopslag; ook onze eigen mailserver draait daarop	Duitsland (EU/EER) — verwerkersovereenkomst overeenkomstig Art. 28 AVG
Prighter EU Rep GmbH / Prighter GmbH	Onze vertegenwoordiger in de EU (hoofdstuk 1a): ontvangt wat u via zijn contactportaal indient en stuurt uw verzoek aan ons door	Oostenrijk (EU/EER) — verwerkt verzoeken namens ons en wist ze 30 dagen na afsluiting
Pingen GmbH	Drukken en verzenden van reclamebrieven — alleen ontvangers van deze brieven, geen gebruikers van de dienst; drukpartners en postvervoerders in het land van bestemming (lijst: pingen.com, of op verzoek bij ons)	Zwitserland — adequaatheidsbesluit van de EU (art. 45 AVG); verwerkersovereenkomst op grond van art. 28 AVG

De beëdigde vertaler die uw aanvraag aanvaardt (Afdeling 3.5) is geen subverwerker en is hierboven niet vermeld: door de aanvaarding wordt hij zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke van uw contactgegevens en handelt hij op eigen verantwoordelijkheid en niet op onze instructie. Uw gegevens worden uitsluitend aan die ene vertaler bekendgemaakt, met uw toestemming, en alleen op het moment van aanvaarding.

Dit is een representatief overzicht. De volledige en gezaghebbende lijst is beschikbaar op /legal/subprocessors.

6. Cookies en browseropslag

Wij gebruiken uitsluitend strikt noodzakelijke cookies en browseropslag:

• Sessiecookie (strikt noodzakelijk): houdt uw aanmeldsessie in stand. Rechtsgrond: Art. 6(1)(b) AVG; het plaatsen ervan vereist geen toestemming op grond van Art. 5(3), tweede volzin, van de ePrivacy-richtlijn 2002/58/EG, omdat het strikt noodzakelijk is.
• Thema van de interface: uw keuze voor een lichte of donkere weergave wordt door uw eigen browser op uw apparaat opgeslagen. Zij bereikt onze servers nooit en wordt niet gebruikt om u te volgen. Hetzelfde geldt voor de weergave die u het laatst hebt gebruikt op het resultaatscherm van een vertaling. Uw browser onthoudt bovendien een kostenraming die nog wordt berekend, en dat u het aanbod om meldingen in te schakelen hebt uitgesteld; de volledige lijst staat in het Cookiebeleid.
• Pushmeldingen (vertalers, optioneel): schakelt u meldingen over aanvragen van cliënten in, dan registreert uw browser een service worker en een pushabonnement. Wij bewaren het adres van het abonnement om u te kunnen berichten. De melding wordt bezorgd via de pushdienst van uw eigen browser (bijvoorbeeld die van Google, Mozilla of Apple, afhankelijk van uw browser), die zich buiten de EER kan bevinden; deze ontvangt het adres van het abonnement en de melding in versleutelde vorm, nooit de contactgegevens van de aanvrager. Rechtsgrond: Art. 6(1)(b) AVG, op uw verzoek. De pushdiensten van Google en Microsoft zijn gecertificeerd onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Art. 45 AVG); voor andere pushdiensten berust de bezorging op Art. 49(1)(b) AVG, omdat zij noodzakelijk is om de door u gevraagde meldingen te bezorgen. U kunt meldingen op elk moment uitschakelen in uw instellingen of in uw browser; een abonnement dat de pushdienst als niet meer geldig meldt, wordt gewist.

Wij gebruiken geen analyse-, tracking- of advertentiecookies.

7. Doorgiften naar derde landen

De verwerking en opslag van documentinhoud vinden plaats op servers binnen de EU/EER. De documentinhoud — met inbegrip van de stap van de AI-ondersteunde vertaling — wordt uitsluitend binnen de EER verwerkt en wordt niet doorgegeven naar enig derde land. Zij is bij opslag versleuteld met een binnen de EU bewaarde sleutel, zodat toegang tot de infrastructuur op zichzelf de inhoud niet onthult. Kaartbetalingen worden verwerkt door de Oekraïense acquirer ПУМБ (hutko); uitsluitend het bedrag en een bestelreferentie worden doorgegeven, nooit de documentinhoud.

Onze onderneming is gevestigd in Oekraïne, een derde land waarvoor de EU geen adequaatheidsbesluit heeft genomen. Account- en facturatiegegevens zijn vanuit Oekraïne toegankelijk voor onze eigen medewerkers volgens het need-to-knowbeginsel. Documentinhoud is vanuit Oekraïne niet routinematig toegankelijk. Toegang daartoe is alleen in een uitzonderlijk geval en om een gedocumenteerde reden mogelijk (met name op uw eigen verzoek, bijv. een supportverzoek over een bepaald document); elke dergelijke toegang vereist het gebruik van de in de EU bewaarde versleutelingssleutel en wordt door de sleuteldienst vastgelegd (AWS CloudTrail). Facturatie-/factuurgegevens verwerken wij voor de wettelijke boekhouding op grond van onze gerechtvaardigd belang bij het nakomen van onze wettelijke boekhoudplichten (Art. 6(1)(f)) en de uitvoering van de overeenkomst (Art. 6(1)(b)). Onze wettelijke boekhouding wordt uitgevoerd door onze bedrijfsleiding of door een externe aanbieder van boekhoudkundige diensten gevestigd in Oekraïne. Wordt zo'n aanbieder ingeschakeld, dan ontvangt hij boekhoudkundige stukken zonder directe identificatoren: elke klant verschijnt als een nietszeggende referentiecode in plaats van een naam, en er wordt aan hem geen naam, e-mailadres of postadres bekendgemaakt. De aanbieder beschikt noch over onze database noch over de sleutel waaruit die codes zijn afgeleid, en heeft daarom geen middel om de stukken met u in verband te brengen. De toegang tot de onderliggende facturatiegegevens binnen onze systemen is uitsluitend lezend en elke toegang wordt gelogd. Er wordt geen documentinhoud doorgegeven naar Oekraïne of naar enig ander derde land.

8. Beveiligingsmaatregelen

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, in het bijzonder:

• TLS-versleuteling voor alle gegevens tijdens verzending;
• versleutelde sessieopslag;
• een afzonderlijke versleutelingssleutel voor elk afzonderlijk document (AES-256-GCM) en niet slechts één sleutel per gebruiker — zodat geen enkele sleutel meer ontsluit dan het ene bestand waartoe hij behoort;
• de hoofdsleutel wordt bewaard in een beheerde sleuteldienst binnen de EU (AWS KMS) en niet op onze servers, en elk gebruik ervan wordt gelogd;
• tweefactorauthenticatie (TOTP, geen sms);
• viruscontrole van geüploade bestanden;
• CSRF-bescherming bij alle statuswijzigende verzoeken;
• een strikt browserbeveiligingsbeleid dat elk script blokkeert dat wij niet zelf op de pagina hebben geplaatst — de standaardverdediging tegen door een derde geïnjecteerde code (technisch: Content-Security-Policy zonder inline scripts, tegen cross-site scripting);
• WORM-beschermde audit logs (databasetriggers verhinderen wijziging en verwijdering);
• automatische wissing van verlopen documentinhoud en logboeken, met inbegrip van de vernietiging van de versleutelingssleutel van dat document (zie hieronder).

Wat er gebeurt wanneer een document wordt gewist. Een bestand wissen betekent gewoonlijk dat het systeem er niet langer naar verwijst — en kopieën kunnen achterblijven waar de applicatie niet bij kan: in een back-up, in een door de hostinglaag genomen snapshot, of in flashgeheugencellen die solid-state-schijven stilzwijgend buiten gebruik stellen in plaats van te overschrijven. Wij overschrijven de bytes waar wij bij kunnen, maar wij vertrouwen daar niet alleen op.

Omdat elk document zijn eigen sleutel heeft — die het geüploade bestand, de in onze database bewaarde vertaalde tekst en elke daaruit gegenereerde offerte dekt — vernietigt de wissing ook die sleutel. Vanaf dat moment kan de inhoud door niemand meer worden ontsleuteld — ook niet door ons — ongeacht welke kopie ervan overleeft en waar. Moderne versleuteling biedt zonder de sleutel geen weg naar binnen, zodat de garantie niet langer luidt „wij hebben het overschreven“ maar „er is niets meer over om mee te ontsleutelen“. De sleutels worden bewust buiten onze databaseback-ups gehouden, want een sleutel die het document dat hij ontsluit overleeft, zou het hele punt tenietdoen.

Dit geldt zowel voor het verlopen na 72 uur als voor een wissing die u zelf uitvoert, en het omvat zowel vertaalde documenten als offertes.

Wij hebben geen toegang tot uw documentinhoud nodig en gebruiken die ook niet. De vertaling wordt automatisch uitgevoerd; geen medewerker van ons leest uw documenten in de normale bedrijfsvoering. Doordat de ontsleutelingssleutel zich in de EU-sleuteldienst bevindt en niet op de server, maakt het bezit van server- of beheerderstoegang de inhoud op zichzelf niet leesbaar — elke ontsleuteling is een uitdrukkelijke handeling die in een auditlogboek wordt vastgelegd. Bij de ontwikkeling worden uw documenten nooit gebruikt.

Uw inhoud wordt uitsluitend binnen uw eigen geauthenticeerde sessie ontsleuteld. In de normale bedrijfsvoering wordt de ontsleutelingssleutel voor uw documenten alleen ontsloten wanneer u bent aangemeld en uw eigen gegevens opent — elke documenttoegang is in de code gebonden aan de eigenaar ervan. Ons systeem legt voor elke ontsluiting van een sleutel zowel de eigenaar van de gegevens vast als degene die de handeling heeft geïnitieerd. Is de initiator ooit een ander dan de eigenaar (bijvoorbeeld een medewerker), dan wordt dit behandeld als uitzondering: het wordt gelogd en doet een interne waarschuwing afgaan. De enige routinematige, verwachte toegang door een ander dan de eigenaar is wanneer u ons vraagt uw gegevens te exporteren (een verzoek van een betrokkene), wat zelf met de reden ervan wordt gelogd. Kortom: in de normale gang van zaken wordt de sleutel door u opgevraagd en niet door onze medewerkers — en elke afwijking laat een spoor na dat een waarschuwing doet afgaan.

De volledige lijst van technische en organisatorische maatregelen (TOM) is te vinden in het DPA, Afdeling 7.

Het tijdstip waarop u onze voorwaarden aanvaardt, berust niet alleen op onze eigen vastlegging: de vingerafdruk (SHA-256) van de aanvaarde tekst wordt naar een onafhankelijke tijdstempeldienst gestuurd (tsa.belgium.be, beheerd door de Belgische Federale Overheidsdienst BOSA; tsa.swisssign.net als reserve), die bevestigt dat deze vingerafdruk niet later dan dat moment bestond. Alleen de vingerafdruk wordt verzonden — daaruit kan noch de tekst noch een persoon worden herleid.

9. Uw rechten

Op grond van Art. 15–22 AVG hebt u de volgende rechten:

Recht	Omschrijving
Inzage (Art. 15)	Een kopie opvragen van de over u opgeslagen persoonsgegevens
Rectificatie (Art. 16)	Rectificatie verlangen van onjuiste gegevens
Wissing (Art. 17)	Wissing verlangen — bij accountverwijdering anonimiseren wij
Beperking (Art. 18)	Onder bepaalde voorwaarden beperking van de verwerking verlangen
Overdraagbaarheid van gegevens (Art. 20)	Uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat
Bezwaar (Art. 21)	Bezwaar maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f))
Intrekking van toestemming (Art. 7(3))	Verleende toestemming te allen tijde intrekken met werking voor de toekomst

Om uw rechten uit te oefenen, gebruikt u een van deze kanalen: ons contactformulier (geen account nodig) of e-mail naar support@lingverra.com. Hebt u een account, dan kunt u ook een ticket aanmaken in het gedeelte „Support“ — uw identiteit staat dan al vast door uw aanmelding.

U hebt het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming van uw EU-/EER-lidstaat (in het bijzonder de autoriteit van uw gewone verblijfplaats, werkplek of de plaats van de vermeende inbreuk, Art. 77 AVG). U kunt zich in gegevensbeschermingszaken ook wenden tot onze EU-vertegenwoordiger (zie Afdeling 1a).

Bezwaar tegen direct marketing. Verwerken wij uw gegevens voor direct marketing (Afdeling 3.7), dan kunt u daartegen te allen tijde kosteloos en zonder opgave van redenen bezwaar maken; wij verwerken ze dan niet langer voor dat doel (Art. 21(2) en (3) AVG).

Oekraïense toezichthoudende autoriteit. Omdat onze onderneming in Oekraïne is gevestigd, kunt u ook een klacht indienen bij de Commissaris voor de mensenrechten van het Oekraïense parlement, die toezicht houdt op de naleving van de Oekraïense wet inzake de bescherming van persoonsgegevens.

Hebt u een aanvraag achtergelaten maar geen account bij ons (Afdeling 3.5), dan kunt u dezelfde rechten uitoefenen door te schrijven naar het contactadres in Afdeling 14. Twee punten zijn vooraf goed om te weten. Ten eerste is de snelste weg om de verwerking te stoppen de intrekkingslink in onze e-mail aan u — die werkt onmiddellijk en vergt niets van ons. Ten tweede is er 72 uur nadat de aanvraag is afgesloten doorgaans niets meer dat wij u kunnen geven of kunnen wissen: uw adres en uw opmerking zijn al verdwenen. Wat wij op dat moment nog kunnen doen, is aan de hand van de in Afdeling 3.5 beschreven toestemmingsregistratie bevestigen of voor een bepaald adres ooit toestemming is verleend — en dat is de vraag die zich werkelijk voordoet wanneer u meent dat uw gegevens zonder uw instemming zijn doorgegeven.

10. Geautomatiseerde besluiten

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die jegens personen rechtsgevolgen heeft of hen op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treft (Art. 22 AVG). De AI-ondersteunde vertaling ondersteunt de Klant slechts en neemt geen zelfstandige besluiten over personen.

11. Minderjarigen

Lingverra is een B2B-platform dat uitsluitend bestemd is voor professioneel gebruik door ondernemingen. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen en richten ons niet tot hen.

12. Verantwoordingsplicht en gegevensbeschermingsbestuur

Wij voeren een gedocumenteerd gegevensbeschermingsprogramma en kunnen de naleving desgevraagd aantonen aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit (verantwoordingsplicht, Art. 5(2) AVG). In het bijzonder houden wij de volgende interne registraties en procedures bij, die desgevraagd aan de toezichthoudende autoriteit ter beschikking worden gesteld:

• Register van verwerkingsactiviteiten (Art. 30 AVG) — doeleinden, gegevenscategorieën, ontvangers en rechtsgronden.
• Overeenkomsten met subverwerkers (Art. 28 AVG) — lijst van subverwerkers, de daaraan ten grondslag liggende verwerkersovereenkomsten en een procedure voor kennisgeving van wijzigingen aan de verwerkingsverantwoordelijke.
• Technische en organisatorische maatregelen (Art. 32 AVG) — met inbegrip van AES-256-GCM-versleuteling per document van de documentinhoud, in de applicatie afgedwongen rolgebaseerde toegangscontrole, transportversleuteling (TLS) en manipulatiebestendige facturatievastleggingen.
• Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Art. 35 AVG) — uitgevoerd voor de AI-ondersteunde verwerking van documentinhoud, met inbegrip van mogelijke gegevens van bijzondere categorieën.
• Afweging van gerechtvaardigde belangen (Art. 6(1)(f) AVG) — voor verwerkingen ten behoeve van beveiliging, fraudepreventie en auditlogging, dienstberichten aan geregistreerde gebruikers en reclame per post aan beëdigde vertalers die in openbare registers zijn opgenomen.
• Procedure bij inbreuken in verband met persoonsgegevens (Art. 33 en 34 AVG) — detectie, beoordeling, melding binnen 72 uur en een inbreukenregister.
• Procedure voor verzoeken van betrokkenen (Art. 12–22 AVG) — identiteitsverificatie, wettelijke termijnen en het nakomen van uw rechten (zie Afdeling 9).
• Mandaat van de EU-vertegenwoordiger (Art. 27 AVG) — de schriftelijke aanwijzing van onze vertegenwoordiger in de Unie (zie Afdeling 1a).
• Bewaar- en wisbeleid (Art. 5(1)(e), 17 AVG) — met inbegrip van de automatische wissing van geüploade documentinhoud (zie Afdeling 4).

Deze registraties kunnen door de toezichthoudende autoriteit ook worden opgevraagd via onze vertegenwoordiger in de Unie (Art. 27 AVG; zie Afdeling 1a).

13. Wijzigingen van deze Privacyverklaring

Over wezenlijke wijzigingen worden geregistreerde gebruikers per e-mail of via een mededeling in het platform geïnformeerd. De geldende versie is beschikbaar op /legal/privacy.

14. Contact

LLC "DataPrime"
E-mail: support@lingverra.com
https://lingverra.com/