Tradurre un’apostille: cosa va asseverato

Che cos’è un’apostille?

L’apostille è un’autenticazione standardizzata prevista dalla Convenzione dell’Aia del 1961. Conferma l’autenticità della firma e del sigillo su un documento pubblico affinché sia riconosciuto in un altro Stato contraente senza ulteriore legalizzazione. È rilasciata da un’autorità competente dello Stato di origine, non dal traduttore.

Forma e contenuto dell’apostille seguono il modello allegato alla Convenzione (articolo 4). Si appone sull’atto stesso o su un foglio a esso unito; l’intestazione «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)» deve essere in francese.

L’apostille va tradotta?

Se l’apostille vada tradotta lo decide l’ente presso cui l’atto viene presentato. È più sicuro tradurre integralmente il documento presentato — apostille e tutti i timbri compresi — e, in caso di dubbio, informarsi prima presso quell’ente.

In pratica il traduttore riproduce le voci dell’apostille nel testo di arrivo, segnala timbri e firme come tali e riporta invariate voci come il numero dell’apostille.

• Il documento stesso (contenuto, campi, voci manoscritte).
• L’apostille con tutte le sue voci.
• Tutti i timbri, sigilli e annotazioni, anche sul retro.
• Un’indicazione per le firme (es. «[firma]») senza inventare nomi.

Ordine: prima l’apostille, poi la traduzione

L’apostille si riferisce alla firma o al sigillo sull’originale. Deve quindi esistere prima della traduzione — altrimenti manca nel documento tradotto e andrebbe aggiunta in seguito. L’ordine consueto è: rilasciare il documento → ottenere l’apostille → eseguire la traduzione giurata.

Se l’apostille si ottiene solo dopo la traduzione, di norma serve una traduzione integrativa dell’apostille.

Che cosa conferma l’apostille — e che cosa no

È qui che nasce l’equivoco più frequente. Ai sensi dell’articolo 5 della Convenzione dell’Aia, l’apostille attesta tre cose: l’autenticità della firma, la qualità in cui ha agito il firmatario e, se del caso, l’identità del sigillo o timbro apposto sul documento.

Non dice nulla sul contenuto del documento — e tanto meno sull’esattezza di una traduzione. Un atto di nascita apostillato non è un atto «verificato»: è confermato soltanto che la firma è autentica e proviene da chi aveva titolo per apporla. Leggere l’apostille come un marchio di qualità del contenuto è un errore.

Anche l’ambito è limitato: secondo l’articolo 1 la Convenzione si applica agli atti pubblici — atti giudiziari e amministrativi, atti notarili e dichiarazioni ufficiali. Le scritture private ne restano fuori finché non sono state autenticate da un notaio.

Chi rilascia l’apostille: non un’autorità, ma sei

Molte guide rispondono semplicemente «il ministero degli Esteri». In realtà l’Ucraina ha designato sei autorità competenti ai sensi dell’articolo 6, ripartite in base all’organo che ha emesso il documento. È questo a determinare dove occorre rivolgersi:

• Ministero dell’Istruzione e della Scienza: documenti degli istituti di istruzione e dell’ambito istruzione e ricerca.
• Ministero della Giustizia: documenti dei tribunali ucraini, degli organi di giustizia e degli archivi, nonché atti di notai pubblici e privati.
• Ministero dell’Interno: documenti del ministero e dei suoi centri servizi.
• Servizio statale per le migrazioni: documenti in materia di migrazione — cittadinanza, status di rifugiato, immigrazione ed emigrazione.
• Servizio fiscale statale: documenti del servizio fiscale e dei suoi organi.
• Ministero degli Affari esteri: tutti gli altri documenti.

Presentare il diploma al ministero degli Esteri significa quindi soltanto perdere tempo. Anche per il traduttore la ripartizione conta: l’autorità emittente è indicata sull’apostille e va resa con esattezza, non adattata liberamente.

Il ministero della Giustizia ucraino tiene inoltre un registro elettronico delle apostille. In caso di dubbi, l’autorità ricevente può verificarvi un’apostille registrata tramite il numero.

La tua traduzione va all’estero: l’Apostille in Italia

Caso inverso: una traduzione giurata fatta in Italia deve valere in un altro Paese. La traduzione viene prima asseverata con giuramento davanti al cancelliere (o al notaio); poi, negli Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja, «la doppia legalizzazione viene invece sostituita dall’Apostille», di competenza della Procura presso il Tribunale (guida della Prefettura).

Per il giuramento il Tribunale di Trieste chiede una marca da bollo da € 16,00 ogni 100 righe, contando anche il documento in lingua originale.

Cosa deve contenere la traduzione

Una buona traduzione giurata riproduce la struttura dell’originale e distingue chiaramente ciò che è nell’originale da ciò che è una nota del traduttore. Per l’apostille:

• Secondo l’articolo 4 l’intestazione «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)» è in francese nell’originale; viene ripresa e spiegata.
• Le voci dell’apostille vengono riprodotte nell’ordine dell’originale.
• Nomi propri e nomi delle autorità sono traslitterati o tradotti secondo le regole.
• Il testo illeggibile è segnalato «[illeggibile]», non indovinato.

Errori frequenti

Tre errori ricorrono: l’apostille viene dimenticata perché è su un foglio separato; il testo del timbro sotto il sigillo viene «levigato» invece di rendere solo ciò che è realmente leggibile; e i nomi sono tradotti liberamente invece di seguire la grafia ufficiale del passaporto — con discrepanze rispetto al documento d’identità.

Riprodurre timbri, campi dell’apostille e mantenere la struttura dell’originale richiede molto tempo. Un software che riprende l’impaginazione e segnala i punti incerti elimina il lavoro ripetitivo — la verifica e l’asseverazione restano al traduttore giurato.

Leggi anche: Tradurre documenti ucraini e sovietici: 7 punti in cui si sbaglia

Leggi anche: Tradurre diplomi per il riconoscimento: 6 regole che gli enti si aspettano

Cartella di traduzione: quanti caratteri, quante parole, quanto costa