Що таке апостиль?
Апостиль — це стандартизоване підтвердження за Гаазькою конвенцією 1961 року. Воно засвідчує справжність підпису й печатки на офіційному документі, щоб той визнавався в іншій державі-учасниці без додаткової легалізації. Видає його компетентний орган держави походження, а не перекладач.
Форма й зміст апостиля відповідають зразку в додатку до Конвенції (стаття 4). Його проставляють на самому документі або на прикріпленому до нього аркуші; заголовок «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)» має бути французькою.
Чи треба перекладати апостиль?
Чи перекладати апостиль, вирішує орган, куди подають документ. Надійніше перекласти поданий документ повністю — разом з апостилем і всіма печатками — а в разі сумніву заздалегідь уточнити в цьому органі.
На практиці це означає, що перекладач відтворює відомості апостиля в перекладі, позначає печатки й підписи як такі та переносить дані (наприклад, номер апостиля) без змін.
- Сам документ (зміст, поля, рукописні записи).
- Апостиль з усіма його відомостями.
- Усі печатки, штампи й позначки, зокрема на звороті.
- Позначка щодо підписів (напр. «[підпис]») без вигадування імен.
Порядок: спершу апостиль, потім переклад
Апостиль стосується підпису чи печатки на оригіналі. Тому він має бути проставлений до перекладу — інакше його не буде в перекладеному документі й доведеться додавати згодом. Звичайний порядок: видати документ → отримати апостиль → виконати засвідчений переклад.
Якщо апостиль отримано вже після перекладу, зазвичай потрібен додатковий переклад апостиля.
Що апостиль підтверджує — і чого не підтверджує
Саме тут виникає найпоширеніше непорозуміння. За статтею 5 Гаазької конвенції апостиль засвідчує три речі: справжність підпису, статус, у якому діяла особа, що підписала документ, і — за потреби — автентичність печатки чи штампа на документі.
Про зміст документа він не говорить нічого — а про правильність перекладу й поготів. Апостильоване свідоцтво про народження не є «перевіреним» свідоцтвом; підтверджено лише те, що підпис під ним справжній і належить особі, уповноваженій підписувати. Читати апостиль як знак якості змісту — помилка.
Сфера застосування теж обмежена: за статтею 1 конвенція діє щодо офіційних документів — судових і адміністративних, нотаріальних актів та офіційних посвідчень. Приватні документи під неї не підпадають, доки їх не посвідчив нотаріус.
Хто видає апостиль: не один орган, а шість
Багато порадників кажуть просто «МЗС». Насправді Україна за статтею 6 конвенції визначила шість компетентних органів — за тим, який орган видав документ. Саме це вирішує, куди взагалі йти:
- Міністерство освіти і науки: документи закладів освіти та зі сфери освіти й науки.
- Міністерство юстиції: документи судів України, органів юстиції та архівних установ, а також акти державних і приватних нотаріусів.
- Міністерство внутрішніх справ: документи міністерства та його сервісних центрів.
- Державна міграційна служба: документи у сфері міграції — громадянство, статус біженця, імміграція та еміграція.
- Державна податкова служба: документи податкової служби та її органів.
- Міністерство закордонних справ: усі інші документи.
Тож подавати диплом до МЗС — марно витрачати час. Для перекладача поділ теж важливий: орган, що видав апостиль, зазначено на апостилі, і його треба передати точно, а не переказати за змістом.
Міністерство юстиції України веде також електронний реєстр апостилів. Якщо в органу, що приймає документ, виникнуть сумніви, внесений туди апостиль можна перевірити за номером.
Що має містити переклад
Якісний засвідчений переклад відтворює структуру оригіналу й чітко розрізняє, що є в оригіналі, а що — примітка перекладача. Для апостиля це означає:
- Заголовок «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)» за статтею 4 в оригіналі стоїть французькою; його переносять і пояснюють.
- Відомості апостиля відтворюють у порядку оригіналу.
- Власні назви й назви органів транслітерують або перекладають за правилами.
- Нерозбірливе позначають «[нерозбірливо]», не вгадують.
Типові помилки
Три помилки трапляються найчастіше: апостиль забувають, бо він на окремому аркуші; текст штампа під печаткою «згладжують» замість передати лише реально читабельне; імена перекладають вільно замість офіційної паспортної форми — що дає розбіжності з документом.
Відтворення печаток, полів апостиля й збереження структури оригіналу забирає багато часу. Програма, що переймає верстку й позначає сумнівні місця, знімає рутину — фахова перевірка та засвідчення лишаються за присяжним перекладачем.
Читайте також: Переклад українських і радянських документів: 7 місць, де трапляються помилки
Читайте також: Переклад дипломів для визнання: 6 правил, на які зважають органи визнання