Was ist eine Apostille?
Die Apostille ist eine standardisierte Überbeglaubigung nach dem Haager Übereinkommen von 1961. Sie bestätigt die Echtheit der Unterschrift und des Siegels auf einer öffentlichen Urkunde, damit diese in einem anderen Vertragsstaat ohne weitere Legalisation anerkannt wird. Ausgestellt wird sie von einer dafür zuständigen Behörde des Ausstellungsstaates, nicht vom Übersetzer.
Form und Inhalt der Apostille folgen dem Muster im Anhang des Übereinkommens (Artikel 4). Sie wird auf die Urkunde selbst oder auf ein damit verbundenes Blatt gesetzt; die Überschrift „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“ muss in französischer Sprache stehen.
Muss die Apostille mitübersetzt werden?
Ob die Apostille mitübersetzt werden muss, entscheidet die Stelle, bei der die Urkunde eingereicht wird. Sicherer ist es, das vorgelegte Dokument vollständig zu übersetzen — einschließlich der Apostille und aller Stempel — und im Zweifel vorher bei dieser Stelle nachzufragen.
Praktisch heißt das: Der Übersetzer gibt die Angaben der Apostille im Zieltext wieder, kennzeichnet Stempel und Unterschriften als solche und übernimmt Angaben wie die Nummer der Apostille unverändert.
- Die Urkunde selbst (Inhalt, Felder, handschriftliche Einträge).
- Die Apostille mit allen ihren Angaben.
- Alle Stempel, Siegel und Vermerke, auch auf der Rückseite.
- Hinweis auf Unterschriften (z. B. „[Unterschrift]“) ohne Namenserfindung.
Reihenfolge: erst Apostille, dann Übersetzung
Die Apostille bezieht sich auf die Unterschrift bzw. das Siegel auf dem Original. Deshalb muss sie vorhanden sein, bevor übersetzt wird — sonst fehlt sie im übersetzten Dokument und müsste nachträglich ergänzt werden. Die übliche Reihenfolge lautet daher: Urkunde ausstellen → Apostille einholen → beglaubigte Übersetzung anfertigen.
Wird die Apostille erst nach der Übersetzung beschafft, ist meist eine ergänzende Übersetzung der Apostille nötig.
Was die Apostille bestätigt — und was nicht
Hier entsteht das häufigste Missverständnis. Nach Artikel 5 des Haager Übereinkommens bestätigt die Apostille dreierlei: die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner gehandelt hat, und gegebenenfalls die Identität des Siegels oder Stempels auf der Urkunde.
Über den Inhalt der Urkunde sagt sie nichts aus — und über die Richtigkeit einer Übersetzung erst recht nicht. Eine apostillierte Geburtsurkunde ist keine „geprüfte“ Geburtsurkunde; bestätigt ist nur, dass die Unterschrift darunter echt ist und von einer dazu befugten Person stammt. Wer eine Apostille als Qualitätssiegel für den Inhalt liest, irrt.
Auch der Anwendungsbereich ist begrenzt: Das Übereinkommen gilt nach Artikel 1 für öffentliche Urkunden — Gerichts- und Verwaltungsurkunden, notarielle Akte und amtliche Vermerke. Privaturkunden fallen nicht darunter, solange sie nicht zuvor notariell beurkundet wurden.
Wer die Apostille ausstellt: nicht eine Behörde, sondern sechs
Viele Ratgeber nennen pauschal „das Außenministerium“. Tatsächlich hat die Ukraine nach Artikel 6 des Übereinkommens sechs zuständige Stellen benannt — aufgeteilt nach der Behörde, die die Urkunde ausgestellt hat. Das entscheidet darüber, wohin man überhaupt gehen muss:
- Ministerium für Bildung und Wissenschaft: Urkunden von Bildungseinrichtungen sowie aus dem Bereich Bildung und Wissenschaft.
- Justizministerium: Urkunden ukrainischer Gerichte, Justiz- und Archivbehörden sowie Akte staatlicher und privater Notare.
- Innenministerium: Urkunden des Ministeriums und seiner Servicezentren.
- Staatlicher Migrationsdienst: Urkunden aus dem Migrationsbereich — Staatsangehörigkeit, Flüchtlingsstatus, Ein- und Auswanderung.
- Staatlicher Steuerdienst: Urkunden des Steuerdienstes und seiner Organe.
- Außenministerium: alle übrigen Urkunden.
Wer das Diplom beim Außenministerium einreicht, verliert also schlicht Zeit. Für den Übersetzer ist die Aufteilung ebenfalls relevant: Die ausstellende Stelle ist auf der Apostille angegeben und muss im Zieltext korrekt wiedergegeben werden, nicht sinngemäß eingedeutscht.
Das ukrainische Justizministerium führt zudem ein elektronisches Apostillenregister. Kommen einer annehmenden Stelle Zweifel, lässt sich eine dort erfasste Apostille anhand ihrer Nummer nachprüfen.
Was im Übersetzungstext stehen sollte
Eine saubere beglaubigte Übersetzung bildet die Struktur des Originals nach und macht transparent, was im Original steht und was eine Anmerkung des Übersetzers ist. Für die Apostille bedeutet das:
- Die Überschrift „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“ steht nach Artikel 4 im Original auf Französisch; sie wird übernommen und erläutert.
- Die Angaben der Apostille werden in der Reihenfolge des Originals wiedergegeben.
- Eigennamen und Behördenbezeichnungen werden nach den geltenden Regeln transliteriert bzw. übersetzt.
- Unleserliches wird als „[unleserlich]“ gekennzeichnet, nicht erraten.
Häufige Stolpersteine
Drei Fehler tauchen immer wieder auf: Die Apostille wird vergessen, weil sie auf einem separaten Blatt klebt. Stempeltext unter dem Siegel wird „glattgezogen“, statt nur das tatsächlich Lesbare wiederzugeben. Und Namen werden frei übersetzt, statt der amtlichen Passschreibweise zu folgen — was zu Abweichungen gegenüber dem Ausweis führt.
Gerade die Wiedergabe von Stempeln, Apostille-Feldern und das Beibehalten der Originalstruktur kostet viel Zeit. Software, die das Layout übernimmt und unsichere Stellen markiert, nimmt dem Übersetzer die Fleißarbeit ab — die fachliche Prüfung und Beglaubigung bleiben beim vereidigten Übersetzer.
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