Překlad apostily: co musí být ověřeno

Co je apostila?

Apostila je standardizované ověření podle Haagské úmluvy z roku 1961. Potvrzuje pravost podpisu a pečeti na veřejné listině, aby byla uznána v jiném smluvním státě bez další legalizace. Vydává ji příslušný orgán státu původu, nikoli překladatel.

Forma a obsah apostily odpovídají vzoru v příloze úmluvy (článek 4). Připojuje se na samotnou listinu nebo na list s ní spojený; nadpis „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“ musí být ve francouzštině.

Musí se apostila překládat?

Zda se má apostila překládat, rozhoduje orgán, u něhož se listina podává. Bezpečnější je přeložit předložený dokument celý — včetně apostily a všech razítek — a v případě pochybností se u tohoto orgánu předem informovat.

V praxi překladatel reprodukuje údaje apostily v cílovém textu, označuje razítka a podpisy jako takové a přebírá údaje, např. číslo apostily, beze změny.

• Samotný dokument (obsah, pole, ručně psané záznamy).
• Apostilu se všemi jejími údaji.
• Všechna razítka, pečeti a poznámky, i na zadní straně.
• Označení u podpisů (např. „[podpis]“) bez vymýšlení jmen.

Pořadí: nejprve apostila, pak překlad

Apostila se vztahuje k podpisu nebo pečeti na originálu. Musí tedy existovat před překladem — jinak v přeloženém dokumentu chybí a musela by se doplňovat dodatečně. Obvyklé pořadí je: vydat dokument → získat apostilu → vyhotovit soudní překlad.

Pokud se apostila získá až po překladu, je obvykle nutný doplňkový překlad apostily.

Co apostila potvrzuje — a co nikoli

Právě zde vzniká nejčastější nedorozumění. Podle článku 5 Haagské úmluvy apostila osvědčuje tři věci: pravost podpisu, postavení, v němž podepisující jednal, a případně totožnost pečeti nebo razítka na listině.

O obsahu listiny neříká nic — a o správnosti překladu tím spíše. Apostilovaný rodný list není «ověřený» rodný list; potvrzeno je pouze to, že podpis pod ním je pravý a pochází od osoby k tomu oprávněné. Číst apostilu jako známku kvality obsahu je omyl.

Omezený je i rozsah: podle článku 1 se úmluva vztahuje na veřejné listiny — soudní a správní listiny, notářské zápisy a úřední osvědčení. Soukromé listiny pod ni nespadají, dokud nebyly notářsky ověřeny.

Kdo apostilu vydává: nikoli jeden úřad, ale šest

Mnoho návodů uvádí prostě «ministerstvo zahraničí». Ve skutečnosti Ukrajina podle článku 6 určila šest příslušných orgánů, rozdělených podle toho, který orgán listinu vydal. To rozhoduje, kam je vůbec třeba jít:

• Ministerstvo školství a vědy: listiny vzdělávacích institucí a z oblasti vzdělávání a vědy.
• Ministerstvo spravedlnosti: listiny ukrajinských soudů, orgánů justice a archivů a zápisy státních i soukromých notářů.
• Ministerstvo vnitra: listiny ministerstva a jeho servisních center.
• Státní migrační služba: listiny z oblasti migrace — občanství, status uprchlíka, imigrace a emigrace.
• Státní daňová služba: listiny daňové služby a jejích orgánů.
• Ministerstvo zahraničních věcí: všechny ostatní listiny.

Podat diplom na ministerstvu zahraničí tedy znamená jen ztrátu času. I pro překladatele je rozdělení podstatné: vydávající orgán je na apostile uveden a musí být přesně reprodukován, nikoli volně přeložen.

Ukrajinské ministerstvo spravedlnosti navíc vede elektronický rejstřík apostil. Má-li přijímající orgán pochybnosti, lze tam zapsanou apostilu ověřit podle čísla.

Když váš překlad jde do zahraničí: ověření v Česku

Opačná situace: soudní překlad vyhotovený v Česku se má použít v cizině. Ministerstvo spravedlnosti popisuje postup ve dvou krocích. Nejprve je nutné získat na překlad notářské ověření — notář buď ověří podpis překladatele na doložce, nebo pořídí výpis ze Seznamu tlumočníků a překladatelů.

Teprve potom následuje vyšší ověření: apostilu vydává Notářská komora ČR nebo regionální notářské komory; pro státy bez apostily je cesta superlegalizace — (mezi)ověření na Ministerstvu spravedlnosti, Ministerstvu zahraničních věcí a nakonec na zastupitelském úřadu státu, v němž má být listina použita.

I zde platí, že se ověřuje pravost razítka a podpisu, nikoli obsah — ministerstvo to v úvodu své příručky říká výslovně.

Kdy ověření v EU odpadá

Mezi členskými státy EU jsou některé veřejné listiny od ověření osvobozeny — mimo jiné listiny o narození, úmrtí, manželství, rozvodu, jménu, státní příslušnosti či bydlišti. Pro část z nich existují vícejazyčné standardní formuláře, díky nimž «není třeba zajišťovat překlad». Osvobození se ale týká jen listin vydaných orgány členských států.

Co má překlad obsahovat

Kvalitní soudní překlad reprodukuje strukturu originálu a jasně rozlišuje, co je v originálu a co je poznámka překladatele. U apostily to znamená:

• Nadpis „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“ je podle článku 4 v originále francouzsky; přebírá se a vysvětlí.
• Údaje apostily se reprodukují v pořadí originálu.
• Vlastní jména a názvy orgánů se přepisují nebo překládají podle pravidel.
• Nečitelný text se označí „[nečitelné]“, nehádá se.

Časté chyby

Tři chyby se opakují: apostila se zapomene, protože je na samostatném listu; text razítka pod pečetí se „uhladí“ místo toho, aby se reprodukovalo jen skutečně čitelné; a jména se překládají volně místo dodržení úřední pasové podoby — což vede k nesouladu s dokladem totožnosti.

Reprodukce razítek, polí apostily a zachování struktury originálu zabere mnoho času. Software, který převezme rozvržení a označí nejistá místa, odstraní rutinní práci — odbornou kontrolu a ověření provádí soudní překladatel.

Čtěte také: Překlad ukrajinských a sovětských dokladů: 7 míst, kde vznikají chyby

Čtěte také: Překlad diplomů pro uznání: 6 pravidel, která uznávací orgány očekávají