Czym jest apostille
Apostille to poświadczenie wprowadzone konwencją haską z 1961 r. W państwach, które uznają apostille, dokument nią opatrzony nie wymaga żadnych innych uwierzytelnień dla wykazania urzędowego charakteru.
Apostille potwierdza autentyczność podpisu, charakter, w jakim działała osoba podpisująca, oraz tożsamość pieczęci. Nie orzeka natomiast nic o treści dokumentu — to częste nieporozumienie.
Kto wydaje apostille w Polsce
Polska rozdzieliła kompetencje między kilka organów, zależnie od rodzaju dokumentu:
- Ministerstwo Spraw Zagranicznych — m.in. akty stanu cywilnego, tłumaczenia przysięgłe, zaświadczenia o niekaralności i odpisy z KRS; dokumenty notarialne i sądowe po wcześniejszym poświadczeniu przez sąd okręgowy, a handlowe — przez Krajową Izbę Gospodarczą lub regionalną izbę gospodarczą.
- Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej — dyplomy i inne dokumenty wydawane w związku z przebiegiem lub ukończeniem studiów.
- Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego — świadectwa i dyplomy szkół artystycznych.
- Ministerstwo Edukacji Narodowej, kurator oświaty albo dyrektor okręgowej komisji egzaminacyjnej — zależnie od rodzaju świadectwa szkolnego lub dokumentu egzaminacyjnego.
- Dokumenty dotyczące kwalifikacji w zawodach medycznych najpierw poświadcza Ministerstwo Zdrowia, a apostille nadaje MSZ.
Właściwość zależy więc od rodzaju dokumentu — warto ją ustalić przed wizytą.
Opłata i czas oczekiwania
Opłata w MSZ wynosi 60 zł za każdy poświadczany dokument. Wizyta jest możliwa po umówieniu w systemie e-Konsulat; w miarę możliwości sprawę załatwia się w trakcie wizyty, jeśli dokument nie wymaga dodatkowych poświadczeń z innych urzędów. Wnioski korespondencyjne MSZ realizuje do 30 dni od wpływu.
Apostille na tłumaczeniu przysięgłym
To najczęstsze pytanie zadawane tłumaczom. Tak — MSZ nadaje apostille także na tłumaczeniach sporządzonych przez tłumacza przysięgłego. Poświadcza wówczas podpis i pieczęć tłumacza, nie treść przekładu.
Istotne ograniczenie: apostille nie może zostać nadana na kserokopii tłumaczenia przysięgłego. Potrzebny jest egzemplarz z oryginalną pieczęcią i podpisem — co warto uwzględnić, ustalając z klientem liczbę zamawianych egzemplarzy.
Kolejność: najpierw apostille czy najpierw tłumaczenie
Reguła praktyczna brzmi: najpierw apostille na dokumencie źródłowym, potem tłumaczenie całości wraz z klauzulą apostille.
Powód jest prozaiczny. Apostille to również tekst — z numerem, datą, organem i podpisem. Dołożona po tłumaczeniu pozostanie nieprzetłumaczona, a urząd docelowy może zażądać przekładu także jej. Wtedy tłumaczenie trzeba uzupełniać i poświadczać powtórnie.
Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy to właśnie tłumaczenie ma być apostillowane na potrzeby zagranicznego urzędu — wówczas kolejność z natury rzeczy jest odwrotna.
Jak tłumaczyć samą klauzulę
Nagłówek „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” musi być w języku francuskim (art. 4 konwencji); w tłumaczeniu zwykle pozostawia się go w brzmieniu oryginalnym.
Pozostałe rubryki tłumaczy się normalnie, zachowując ich układ. Numer i datę apostille przepisuje się dokładnie: organ, który ją wydał, prowadzi rejestr i na wniosek sprawdza, czy dane apostille zgadzają się z rejestrem (art. 7 konwencji).
Kiedy apostille nie jest potrzebna
W obrocie wewnątrz Unii Europejskiej organy nie mogą wymagać apostille na niektórych dokumentach wydanych w innym państwie UE — m.in. dotyczących urodzenia, zgonu, małżeństwa, pochodzenia dziecka, obywatelstwa czy niekaralności (rozporządzenie (UE) 2016/1191). Do dokumentu można załączyć wielojęzyczny formularz standardowy; wtedy organ przyjmujący może zażądać tłumaczenia tylko w wyjątkowych okolicznościach.
Przed zamówieniem apostille warto więc zapytać urząd docelowy, czy w ogóle jej wymaga. Zdarza się, że nie — a opłata i wizyta okazują się zbędne.
Czytaj także: Tłumaczenie ukraińskich i radzieckich dokumentów: 7 miejsc, w których powstają błędy
Czytaj także: Tłumaczenie dyplomów do uznania: 6 zasad, których oczekują organy