Polityka prywatności

Zgodnie z art. 13 i 14 RODO (UE) 2016/679  •  LLC "DataPrime" (46215708)  •  Język umowy: angielski  •  Tłumaczenia niniejszego dokumentu na inne języki są udostępniane dla wygody użytkowników. Wersja angielska jest wersją autentyczną i jest rozstrzygająca dla wykładni. Jeżeli jednak tłumaczenie odbiega od tekstu angielskiego, nie będziemy powoływać się na taką rozbieżność na niekorzyść Klienta.

1. Administrator

LLC "DataPrime", spółka zarejestrowana w kraju Ukraina — jest spółką świadczącą usługę Lingverra. „Lingverra” jest oznaczeniem handlowym, pod którym spółka świadczy usługę, i nie stanowi odrębnego podmiotu prawnego; w niniejszym dokumencie „Lingverra”, „my” lub „nas” oznacza LLC "DataPrime".

Administratorem przetwarzania Państwa danych osobowych jest:

LLC "DataPrime"
vul. Yakubenkivska, bud. 1, kab. 6
04107 Kyiv
Ukraina
Numer rejestrowy: 46215708
Adres e-mail: support@lingverra.com

1a. Przedstawiciel w UE (art. 27 RODO)

Jako administrator z siedzibą poza UE, oferujący usługi osobom, których dane dotyczą, w UE, wyznaczyliśmy przedstawiciela w Unii zgodnie z art. 27 RODO, do którego mogą zwracać się osoby, których dane dotyczą, oraz organy nadzorcze we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych:

Prighter EU Rep GmbH
Schellinggasse 3/10, 1010 Vienna, Austria
Formularz kontaktowy: https://app.prighter.com/portal/14882573076

2. Zakres zastosowania i role

Lingverra jest platformą B2B do tłumaczenia dokumentów przy użyciu AI dla tłumaczy przysięgłych lub uprawnionych. Niniejsza Polityka prywatności opisuje przetwarzanie danych osobowych samego Klienta (dane konta, profilu, korzystania z usługi oraz rozliczeń), w odniesieniu do których Lingverra jest administratorem.

Dane w przesłanych dokumentach. W odniesieniu do danych osobowych zawartych w dokumentach przesłanych przez Klienta (klienci Klienta, osoby trzecie wskazane w dokumentach), administratorem jest Klient, a Lingverra podmiotem przetwarzającym. Przetwarzanie to reguluje Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA), a nie niniejsza Polityka prywatności.

Zapytania od klientów poszukujących tłumacza. Odrębnie od powyższego, niniejsza strona internetowa oferuje formularz, za pośrednictwem którego osoba potrzebująca tłumaczenia uwierzytelnionego może poprosić o połączenie jej z zarejestrowanym u nas tłumaczem przysięgłym. W odniesieniu do tych danych kontaktowych administratorem jest Lingverra, a przetwarzanie opisano w sekcji 3.5. Poza listami reklamowymi opisanymi w sekcji 3.7 jest to jedyne przetwarzanie, w którym przechowujemy dane osoby niebędącej naszym klientem, i jest ono świadomie ograniczone do tego, na ile pozwala cel, i równie krótkotrwałe.

Kosztorysy (wyceny). Gdy tłumacz przesyła dokument swojego klienta w celu oszacowania objętości, role są takie same jak przy tłumaczeniu: tłumacz jest administratorem, Lingverra podmiotem przetwarzającym, zastosowanie ma DPA. W odróżnieniu od tłumaczenia, żaden model AI nie jest w ogóle wykorzystywany — zob. sekcja 3.6.

Treść przesłanych dokumentów i tłumaczeń przechowywana jest wyłącznie tymczasowo i automatycznie oraz ostatecznie usuwana po upływie okresu przechowywania (domyślnie 72 godziny po wydaniu, zob. sekcja 4), lub wcześniej, jeżeli usuną ją Państwo samodzielnie na swoim koncie. Po usunięciu Lingverra nie przechowuje już tej treści, nie kontroluje jej ani nie ma do niej dostępu, ani też nie działa w odniesieniu do niej jako administrator czy podmiot przetwarzający. Wyłącznie na potrzeby odtwarzania awaryjnego zaszyfrowane kopie zapasowe mogą tymczasowo zawierać kopię niedawno przetworzonej treści; takie kopie zapasowe plików przechowywane są najwyżej dwa dni, po czym są usuwane, i nigdy nie są wykorzystywane do odtwarzania treści już wymazanej. Kopie zapasowe bazy danych (które nie zawierają wymazanej treści dokumentów) przechowywane są do 14 dni.

Ukraińskie prawo ochrony danych osobowych. Lingverra jest prowadzona przez spółkę zarejestrowaną na Ukrainie. Oprócz RODO do czynności przetwarzania wykonywanych przez spółkę na Ukrainie stosuje się ukraińską ustawę o ochronie danych osobowych (nr 2297-VI).

3. Jakie dane osobowe przetwarzamy

3.1 Dane konta i profilu

Dane	Cel	Podstawa prawna
Adres e-mail, hasz hasła	Utworzenie konta, uwierzytelnianie, odzyskiwanie hasła	Art. 6(1)(b) RODO — wykonanie umowy
Imię i nazwisko	Personalizacja konta, wyświetlanie na platformie	Art. 6(1)(b) RODO — wykonanie umowy
Dane zawodowe (kraj i numer rejestrowy ustanowienia, pary językowe, adres, numer świadectwa, formuła poświadczająca)	Tworzenie formuły tłumacza i elementów układu tłumaczenia	Art. 6(1)(b) RODO — wykonanie umowy
Język interfejsu, motyw kolorystyczny	Personalizacja interfejsu	Art. 6(1)(b) RODO — wykonanie umowy
Dane papieru firmowego do dokumentów, które wystawiasz własnym klientom: telefon, strona internetowa, numer VAT i numer podatkowy, dane bankowe do zapłaty, Twoja stawka i jednostka rozliczenia, stawka VAT, kwota minimalna, ważność kosztorysu, termin realizacji i termin płatności. Dane bankowe przechowujemy w postaci zaszyfrowanej, podobnie jak Twój adres pocztowy; numer świadectwa, numer VAT i numer podatkowy przechowujemy jawnie, ponieważ są publikowane w rejestrach publicznych	Drukowanie ich na kosztorysach i fakturach wystawianych przez Ciebie na własnym papierze firmowym oraz obliczanie wykazanych tam kwot	art. 6(1)(b) RODO — wykonanie umowy
Sekret TOTP, kody zapasowe (zaszyfrowane)	Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (TOTP, bez SMS)	Art. 6(1)(b) RODO — wykonanie umowy

3.2 Dokumenty i tłumaczenia

W odniesieniu do treści przesłanych dokumentów administratorem jest Klient; Lingverra przetwarza ją wyłącznie zgodnie z poleceniami Klienta jako podmiot przetwarzający (zob. DPA). Treść dokumentów może zawierać szczególne kategorie danych osobowych zgodnie z art. 9 RODO, a także dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych zgodnie z art. 10 RODO (na przykład zaświadczenia o niekaralności); Klient jako administrator zapewnia podstawę prawną dla tego przetwarzania.

Dane	Cel	Podstawa prawna
Przesłane dokumenty (PDF, obrazy)	Świadczenie usługi tłumaczenia	Przetwarzanie na polecenie, art. 28 RODO (Klient = administrator)
Tekst wydobyty i przetłumaczony przez AI, metadane dokumentu	Tłumaczenie, wyświetlanie w edytorze porównania/postedycji, eksport	Przetwarzanie na polecenie, art. 28 RODO

W celu wykonania tłumaczenia treść dokumentu przetwarzana jest przez model językowy „Claude” za pośrednictwem kanału w UE (zob. sekcja 7); żądanie kierowane jest do trasy modelu na obszarze EOG, a treść nie opuszcza EOG. Treść dokumentu źródłowego i tłumaczenie są automatycznie usuwane po upływie okresu przechowywania (zob. sekcja 4).

3.3 Dane do wystawiania rachunków

Dane	Cel	Podstawa prawna
Saldo, liczba przetłumaczonych stron rozliczeniowych, historia operacji	Obliczanie wartości usługi naliczanej za stronę, zarządzanie saldem	Art. 6(1)(b) RODO — wykonanie umowy
Referencja płatności, czas płatności	Obsługa i śledzenie płatności	Art. 6(1)(b) RODO — umowa; art. 6(1)(f) — prawnie uzasadniony interes w wypełnianiu naszych ustawowych obowiązków rachunkowych
Dane rachunku (kwoty, VAT, data)	Wystawianie i przechowywanie rachunków	Art. 6(1)(f) RODO — prawnie uzasadniony interes w wypełnianiu ustawowych obowiązków przechowywania
Dane do rachunku: nazwa firmy lub nazwa handlowa, adres rozliczeniowy, kraj, numer identyfikacji VAT, język rachunku	Wystawianie naszych rachunków i określanie ich traktowania dla celów VAT	Art. 6(1)(b) RODO — umowa; art. 6(1)(f) — prawnie uzasadniony interes w wypełnianiu naszych obowiązków w zakresie wystawiania rachunków i podatków

3.4 Bezpieczeństwo i dzienniki techniczne

Dane	Cel	Podstawa prawna	Okres przechowywania
Adres IP, user agent (zdarzenia logowania)	Monitoring bezpieczeństwa, ochrona przed atakami siłowymi, wykrywanie nowych urządzeń	Art. 6(1)(f) RODO — prawnie uzasadniony interes	sesje: 30 dni po zakończeniu sesji; wpisy o logowaniu w dzienniku audytu: przez czas istnienia konta, anonimizowane przy usunięciu konta
Dziennik audytowy (czynności, znaczniki czasu)	Ślad audytowy bezpieczeństwa, zabezpieczony metodą WORM (niezmienny)	Art. 6(1)(f) RODO — prawnie uzasadniony interes	anonimizowany przy usunięciu konta
Dane sesji (zaszyfrowane)	Zarządzanie sesją logowania	Art. 6(1)(b) RODO — wykonanie umowy	do zakończenia sesji
Token zaufanego urządzenia	Rozpoznawanie zaufanych urządzeń w 2FA	Art. 6(1)(b) RODO — wykonanie umowy	30 dni; może zostać cofnięty
Zapisy o zgodzie (udzielenie/wycofanie, znaczniki czasu)	Dowód udzielonych lub wycofanych zgód	Art. 6(1)(c) RODO — rozliczalność (art. 7(1) RODO)	anonimizowane przy usunięciu konta

3.5 Zapytania od klientów poszukujących tłumacza

Jeżeli ktoś poszukuje tłumacza przysięgłego, może zostawić zapytanie na tej stronie internetowej. Oferujemy je zarejestrowanym u nas tłumaczom pracującym w potrzebnej parze językowej, a pierwszy, kto je przyjmie, otrzymuje dane kontaktowe i pisze bezpośrednio. Nie jesteśmy stroną zlecenia uzgodnionego z tym tłumaczem i nie pobieramy od niego prowizji.

Podstawa prawna: zgoda, art. 6(1)(a) RODO, udzielona poprzez podwójne potwierdzenie (double opt-in): zapytanie zostaje utworzone, ale nikomu nie jest pokazywane, dopóki nie zostanie potwierdzone kliknięciem w link, który wysyłamy na wskazany adres. Do tego czasu nie jest ono nikomu oferowane. Krok ten istnieje po to, by chronić inne osoby: bez niego każdy mógłby wpisać adres osoby trzeciej, a dane kontaktowe tej osoby zostałyby przekazane na podstawie „zgody” udzielonej przez kogoś, do kogo ten adres nie należy.

Dane	Po co są potrzebne
Adres e-mail	Jedyny sposób, w jaki tłumacz może się skontaktować. Nie pytamy o imię i nazwisko, numer telefonu ani adres pocztowy i nie należy przesyłać nam swoich dokumentów.
Język źródłowy i docelowy, kraj przeznaczenia	Aby oferować zapytanie wyłącznie tym tłumaczom, którzy rzeczywiście mogą poświadczyć tłumaczenie dla tego kraju — tłumacz przysięgły w Austrii nie może poświadczać dla Niemiec.
Rodzaj dokumentu (z zamkniętej listy)	Aby tłumacz mógł ocenić pracę przed przyjęciem. Właśnie lista, a nie dowolny tekst, aby nie ujawniać więcej, niż potrzeba.
Komentarz w dowolnej formie (nieobowiązkowy)	Tylko jeżeli ktoś sam zechce go napisać. Prosimy nie wpisywać danych o stanie zdrowia, numerów dokumentów tożsamości ani innych danych wrażliwych — nie są one potrzebne, aby połączyć kogoś z tłumaczem.
Skrócony adres IP, język strony	Dowód udzielenia zgody oraz język, w którym należy pisać. IP jest skracany, więc nie identyfikuje połączenia dokładnie.

Kto otrzymuje dane kontaktowe. Wyłącznie tłumacz przysięgły, który przyjmuje zapytanie, i wyłącznie w chwili przyjęcia. Tłumacze, którym zapytanie zaoferowano, ale którzy go nie przyjęli, nigdy nie widzą adresu. Tłumacze sami podają kraj i numer rejestrowy swojego ustanowienia; nie weryfikujemy tych danych w krajowym rejestrze, o czym informujemy przy składaniu zapytania. Przed przekazaniem dokumentów należy poprosić tłumacza o potwierdzenie ustanowienia. Jeżeli dowiemy się, że dane tłumacza są nieprawidłowe, w szczególności ze skargi, wyłączamy tego tłumacza z przydziału zapytań. Z chwilą przekazania danych kontaktowych tłumacz ten staje się niezależnym administratorem w odniesieniu do nich: decyduje, co zrobić z zapytaniem, i jest osobą kontaktową w tej sprawie, a nasze własne obowiązki kończą się przekazaniem i poinformowaniem o tym, że ono nastąpiło.

Jak długo to przechowujemy: 72 godziny. Gdy tylko zapytanie zostanie zamknięte — przyjęte przez tłumacza, wycofane lub wygasłe, bo nikt go nie podjął — adres e-mail, komentarz i skrócony IP są automatycznie wymazywane w ciągu 72 godzin. Pozostaje zapis bez treści (para językowa, kraj, rodzaj dokumentu, daty), który już nikogo nie identyfikuje, a jest nam potrzebny, aby wykazać organowi nadzorczemu, jak działa usługa. Po tym czasie nie ma o co prosić o usunięcie, bo nic nie pozostało.

Wycofanie zgody (art. 7(3)). Każda wiadomość, którą wysyłamy w sprawie zapytania, zawiera link natychmiast przerywający jego rozpowszechnianie. Konto i logowanie nie są potrzebne — wycofanie zgody nie powinno być trudniejsze niż jej udzielenie. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem tego, co nastąpiło wcześniej.

Dowód udzielenia zgody. Ponieważ dane kontaktowe są wymazywane po 72 godzinach, przechowujemy odrębny zapis o tym, że zgoda została udzielona: moment, treść, która została zaakceptowana, skrócony IP oraz adres e-mail wyłącznie jako jednokierunkowy odcisk z kluczem, nigdy w postaci czytelnej. Jesteśmy zobowiązani być w stanie wykazać zgodę (art. 7(1) RODO), a obowiązek ten przetrwa same dane kontaktowe. Zapis został świadomie zbudowany tak, aby nie można go było wykorzystać do odtworzenia listy osób, które kiedyś złożyły zapytanie: może jedynie potwierdzić lub zaprzeczyć konkretnemu adresowi, który zostanie nam wskazany — na przykład jeżeli ktoś albo organ zapyta nas, czy kiedykolwiek mieliśmy jego zgodę.

3.6 Kosztorysy (wyceny)

Sekcja ta dotyczy tłumaczy korzystających z platformy. Przy przesłaniu dokumentu w celu oszacowania jego objętości i sporządzenia oferty cenowej na własnym papierze firmowym, dane osobowe w tym dokumencie należą do klienta tłumacza: to tłumacz jest administratorem, a my jego podmiotem przetwarzającym zgodnie z DPA, tak samo jak przy tłumaczeniu.

Bez AI i bez przekazywania jakiemukolwiek dostawcy AI. Tekst jest odczytywany z dokumentu przez program do rozpoznawania tekstu, działający na naszym własnym serwerze. Nic nie jest wysyłane do Anthropic, Google, Amazon ani do jakiegokolwiek innego dostawcy modeli — różni się to od funkcji tłumaczenia, gdzie model AI jest wykorzystywany. Wskazano to wprost, ponieważ różnica ta nie jest oczywista.

Jak długo. Przesłany plik jest usuwany, gdy tylko kosztorys zostanie sporządzony. Wygenerowany plik PDF kosztorysu jest szyfrowany podczas przechowywania i usuwany po 72 godzinach; w historii pozostaje własny zapis handlowy o ofercie (numer, adresat, podsumowania), z którego dokument klienta już zniknął. Kosztorys można usunąć samodzielnie w każdej chwili także wcześniej.

3.7 Listy reklamowe do tłumaczy przysięgłych

Od czasu do czasu wysyłamy pocztą listy reklamowe do tłumaczy przysięgłych i sądowych. Niniejsza sekcja dotyczy osób, które nie są (jeszcze) naszymi klientami.

Źródło. Imiona i nazwiska, adresy pocztowe oraz — jeżeli rejestr je podaje — pary językowe pochodzą z publicznych rejestrów tłumaczy przysięgłych lub sądowych prowadzonych przez właściwe organy. Nie kupujemy list adresowych.

Cel i podstawa prawna. Zapoznanie z naszą usługą zawodu, dla którego została stworzona — wyłącznie listownie. Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes w marketingu bezpośrednim, art. 6(1)(f) RODO (motyw 47). Nie wykorzystujemy w tym celu poczty elektronicznej, telefonu ani faksu.

Co przechowujemy. Imię i nazwisko, formę zwrotu, adres pocztowy, kraj i pary językowe w opublikowanej postaci oraz rejestr, z którego pochodzą. Każdy list zawiera dwa indywidualne kody: jeden do wniesienia sprzeciwu, drugi prowadzący do strony rejestracji; w przypadku drugiego rejestrujemy wyłącznie moment pierwszego użycia oraz — jeżeli za jego pomocą zostanie utworzone konto — to konto. Listy drukuje i nadaje nasz podmiot przetwarzający Pingen GmbH (Zurych, Szwajcaria — państwo objęte decyzją UE stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony), który otrzymuje plik listu, w tym Pana(i) imię i nazwisko oraz adres. Pingen korzysta z partnerów drukarskich i operatora pocztowego w kraju przeznaczenia; Pingen publikuje listę swoich podwykonawców (pingen.com). Aktualną listę prześlemy także na żądanie (support@lingverra.com).

Jak długo. Przez czas kampanii, na potrzeby której dane pobrano z rejestru; następnie są usuwane lub aktualizowane na podstawie rejestru. W razie sprzeciwu przechowujemy na liście wykluczeń wyłącznie jednokierunkowy odcisk Państwa identyfikatorów — bez imienia i nazwiska oraz bez adresu — aby nie pisać ponownie po przyszłej aktualizacji rejestru.

Prawo do sprzeciwu. Mogą Państwo w każdej chwili, bez podania przyczyn i nieodpłatnie, wnieść sprzeciw wobec tego przetwarzania (art. 21(2) RODO): za pomocą kodu wydrukowanego w liście lub pocztą elektroniczną na adres support@lingverra.com. Po wniesieniu sprzeciwu nie piszemy już do Państwa. Informację tę zawiera także każdy list (art. 14 RODO).

4. Okresy przechowywania

Dane osobowe przechowywane są tylko tak długo, jak jest to niezbędne do danego celu lub wymagane prawem. Przy usunięciu konta dane osobowe są anonimizowane; zidentyfikowane dane konta nie są następnie przechowywane.

Dwa zapisy trwają dłużej niż konto, żaden z nich w czytelnej postaci: zapis o przyznaniu bezpłatnego okresu próbnego, aby przyznawać go tylko raz na adres e-mail, oraz zapis zgody na nasze warunki (art. 7 ust. 1 RODO). Każdy z nich zawiera adres e-mail wyłącznie jako kluczowany jednokierunkowy odcisk (HMAC-SHA-256); bez klucza, który nie jest przechowywany w bazie danych, odcisku nie można powiązać z adresem. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — nasz prawnie uzasadniony interes w jednokrotnym przyznawaniu okresu próbnego; art. 6 ust. 1 lit. c) RODO — obowiązek wykazania zgody.

Usunięcie treści dokumentów jest kryptograficzne, a nie tylko fizyczne. Każdy dokument i każdy kosztorys ma własny klucz szyfrujący, a gdy okres przechowywania upływa, klucz ten zostaje zniszczony wraz z plikiem. Każda kopia treści, która wciąż gdzieś istnieje — w krótkotrwałej kopii zapasowej, w kopii wykonanej przez warstwę hostingu lub w częściach fizycznego dysku, które nigdy nie zostały nadpisane — od tej chwili staje się na zawsze nieczytelna, i to dla nas tak samo jak dla kogokolwiek innego. Zob. sekcja 8.

Kategoria	Okres przechowywania
Dane konta i profilu (imię i nazwisko, e-mail, dane zawodowe)	anonimizowane przy usunięciu konta
Niepotwierdzone rejestracje (adresu e-mail nigdy nie potwierdzono, logowania nie było)	usuwane w całości po 7 dniach; bez potwierdzenia zamiaru nie ma podstawy do przechowywania adresu e-mail i hasza hasła. Wiadomość potwierdzająca informuje o tym z góry. Ponowna rejestracja nie jest ograniczona.
Dokument źródłowy i tłumaczenie	automatyczne usunięcie po upływie okresu przechowywania (domyślnie 72 godziny po wydaniu), lub wcześniej, jeżeli usuną je Państwo samodzielnie na swoim koncie, wraz z kluczem szyfrującym tego dokumentu; w historii pozostaje jedynie datowany wpis o tym, że dokument został przetworzony — bez samego dokumentu i bez jakiegokolwiek jego tekstu
Zapytanie klienta — adres e-mail, komentarz, skrócony IP (sekcja 3.5)	wymazywane automatycznie w ciągu 72 godzin po zamknięciu zapytania (przyjęte, wycofane lub wygasłe); pozostaje zapis bez treści i bez danych identyfikujących
Dowód udzielenia zgody na zapytanie (art. 7(1))	przechowywany dłużej niż dane kontaktowe i na innej podstawie prawnej: adres przechowywany jest wyłącznie jako jednokierunkowy odcisk z kluczem, nigdy w postaci czytelnej
Kosztorys: przesłany plik źródłowy	usuwany, gdy tylko kosztorys zostanie sporządzony
Kosztorys: wygenerowany plik PDF	szyfrowany podczas przechowywania, usuwany po 72 godzinach wraz z kluczem szyfrującym (kosztorys lub fakturę można wcześniej w każdej chwili usunąć samodzielnie); własny zapis tłumacza o ofercie (numer, adresat, podsumowania) pozostaje
Dzienniki audytowe (zabezpieczone metodą WORM)	anonimizowane przy usunięciu konta
Dzienniki bezpieczeństwa/logowań	sesje: 30 dni po zakończeniu sesji; wpisy o logowaniu w dzienniku audytu: przez czas istnienia konta, anonimizowane przy usunięciu konta
Zapisy o zgodzie	anonimizowane przy usunięciu konta
Zapis o przyznaniu bezpłatnego okresu próbnego	przechowywany bezterminowo, także po usunięciu konta, wyłącznie jako kluczowany odcisk adresu e-mail (sekcja 4), aby okres próbny przyznawać jednokrotnie
Listy reklamowe — imię i nazwisko, adres i pary językowe z rejestrów publicznych (sekcja 3.7)	przez czas kampanii, na potrzeby której pobrano je z rejestru; następnie usuwane lub aktualizowane na podstawie rejestru
Sprzeciw wobec listów reklamowych (lista wykluczeń)	przechowywany na stałe, wyłącznie jako jednokierunkowy odcisk (bez imienia i nazwiska oraz adresu), aby sprzeciw był respektowany także po przyszłej aktualizacji rejestru
Rachunki wystawione przez Lingverra Klientowi	przechowywane przez okres określony właściwymi przepisami o rachunkowości i prawa podatkowego; nie są usuwane przy usunięciu konta (ustawowy obowiązek przechowywania)

5. Odbiorcy danych osobowych

Nie sprzedajemy danych osobowych. Ujawniamy dane wyłącznie dalszym podmiotom przetwarzającym, zobowiązanym w zakresie ochrony danych odpowiednimi umowami:

Odbiorca	Cel	Lokalizacja
Opper Technology AB	Bramka do modelu językowego „Claude” do tłumaczenia przy użyciu AI — wykorzystywany kanał; model działa na Amazon Bedrock w UE/EOG; przetwarzanie na obszarze EOG; nie jest wykorzystywane do trenowania modeli	UE/EOG — Opper Data Processing Agreement; nie dochodzi do przekazania treści dokumentów do państwa trzeciego. Konkretne aktualne miejsce przetwarzania na terenie UE/EOG podajemy na żądanie.
Amazon Web Services EMEA SARL	Hosting modelu językowego „Claude” (Amazon Bedrock) do tłumaczenia przy użyciu AI — zakontraktowany kanał zapasowy; przetwarzanie na obszarze EOG; nie jest wykorzystywane do trenowania modeli	Niemcy (UE/EOG), region Frankfurt — AWS Data Processing Addendum (GDPR); nie dochodzi do przekazania treści dokumentów do państwa trzeciego
Google Cloud EMEA Limited	Hosting modelu językowego „Claude” (Google Cloud Platform — Vertex AI) — zakontraktowany kanał zapasowy; przetwarzanie na obszarze EOG; nie jest wykorzystywane do trenowania modeli	Irlandia (UE/EOG), jurysdykcyjny punkt końcowy UE — Google Cloud Data Processing Addendum; nie dochodzi do przekazania treści dokumentów do państwa trzeciego
JSC „FUIB” (АТ «Перший Український Міжнародний Банк», ПУМБ) — usługa acquiringu internetowego hutko	Płatność kartą przy zakupie pakietów kredytów	Ukraina (państwo trzecie) — bank pod nadzorem Narodowego Banku Ukrainy, działający jako niezależny administrator w odniesieniu do transakcji płatniczej, a nie jako dalszy podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28. Otrzymuje wyłącznie kwotę, nasz numer zamówienia i opis zamówienia — nigdy imienia i nazwiska, adresu e-mail, IP, numeru karty ani treści dokumentów. Kartę wprowadza się na własnej stronie banku. Podstawa przekazania: art. 49(1)(b) RODO — niezbędność wykonania zainicjowanej płatności.
netcup GmbH	Hosting: serwer, baza danych, magazyn plików; działa na nim nasz własny serwer pocztowy	Niemcy (UE/EOG) — umowa powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO
Prighter EU Rep GmbH / Prighter GmbH	Nasz przedstawiciel w UE (sekcja 1a): otrzymuje to, co zostanie przesłane za pośrednictwem jego portalu kontaktowego, i przekazuje nam żądanie	Austria (UE/EOG) — przetwarza żądania w naszym imieniu i usuwa je 30 dni po zamknięciu sprawy
Pingen GmbH	Druk i nadawanie listów reklamowych — wyłącznie adresaci tych listów, nie użytkownicy serwisu; partnerzy drukarscy i operatorzy pocztowi w kraju przeznaczenia (lista: pingen.com lub od nas na żądanie)	Szwajcaria — decyzja UE stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO); umowa powierzenia zgodnie z art. 28 RODO

Tłumacz przysięgły, który przyjmuje zapytanie (sekcja 3.5), nie jest dalszym podmiotem przetwarzającym i nie został wskazany powyżej: przyjmując zapytanie, staje się niezależnym administratorem w odniesieniu do danych kontaktowych, działając na własną odpowiedzialność, a nie zgodnie z naszymi poleceniami. Dane ujawniane są wyłącznie temu jednemu tłumaczowi, za zgodą i wyłącznie w chwili przyjęcia.

Jest to wykaz poglądowy. Pełny i miarodajny wykaz dostępny jest pod adresem /legal/subprocessors.

6. Pliki cookie i pamięć przeglądarki

Korzystamy wyłącznie ze ściśle niezbędnych plików cookie i pamięci przeglądarki:

• Plik cookie sesji (ściśle niezbędny): podtrzymuje sesję logowania. Podstawa prawna: art. 6(1)(b) RODO; jego umieszczenie nie wymaga zgody zgodnie z art. 5(3) zdanie 2 dyrektywy 2002/58/WE o prywatności i łączności elektronicznej, ponieważ jest ściśle niezbędny.
• Motyw interfejsu: wybór jasnego lub ciemnego wyglądu zapisuje własna przeglądarka, na urządzeniu użytkownika. Nigdy nie trafia na nasze serwery i nie jest wykorzystywany do śledzenia. To samo dotyczy widoku ostatnio używanego na ekranie wyniku tłumaczenia. Przeglądarka zapamiętuje również kosztorys, który jest jeszcze obliczany, oraz to, że odłożyli Państwo propozycję włączenia powiadomień; pełna lista znajduje się w Polityce cookies.
• Powiadomienia push (tłumacze, opcjonalnie): po włączeniu powiadomień o zapytaniach klientów przeglądarka rejestruje service worker i subskrypcję push. Przechowujemy adres subskrypcji, aby wysyłać powiadomienia. Powiadomienie jest dostarczane za pośrednictwem własnej usługi push przeglądarki (na przykład Google, Mozilla lub Apple, w zależności od przeglądarki), która może znajdować się poza EOG; otrzymuje ona adres subskrypcji i powiadomienie w postaci zaszyfrowanej, nigdy zaś danych kontaktowych osoby pytającej. Podstawa prawna: art. 6(1)(b) RODO, na żądanie użytkownika. Usługi push Google i Microsoft są certyfikowane w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework (art. 45 RODO); w przypadku innych usług push dostarczenie opiera się na art. 49(1)(b) RODO, ponieważ jest niezbędne do dostarczenia żądanych powiadomień. Powiadomienia można w każdej chwili wyłączyć w ustawieniach lub w przeglądarce; subskrypcja, którą usługa push zgłosi jako nieważną, jest usuwana.

Nie korzystamy z analitycznych, śledzących ani reklamowych plików cookie.

7. Przekazywanie do państw trzecich

Przetwarzanie i przechowywanie treści dokumentów odbywa się na serwerach na obszarze UE/EOG. Treść dokumentów — w tym etap tłumaczenia przy użyciu AI — przetwarzana jest wyłącznie na obszarze EOG i nie jest przekazywana do żadnego państwa trzeciego. Jest szyfrowana podczas przechowywania kluczem przechowywanym na obszarze UE, tak że dostęp do infrastruktury sam w sobie nie ujawnia treści. Płatności kartą obsługuje ukraiński bank rozliczeniowy PUMB (hutko); przekazywane są wyłącznie kwota i numer zamówienia, nigdy treść dokumentów.

Nasza spółka ma siedzibę na Ukrainie — w państwie trzecim, wobec którego UE nie wydała decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony. Dane konta i dane rozliczeniowe są dostępne z Ukrainy dla naszych własnych pracowników w zakresie niezbędnym do wykonywania ich zadań. Treść dokumentów nie jest rutynowo dostępna z Ukrainy. Dostęp do niej jest możliwy wyłącznie w wyjątkowym przypadku, z udokumentowanej przyczyny (w szczególności na Państwa własną prośbę, np. w ramach zgłoszenia do pomocy technicznej dotyczącego konkretnego dokumentu); każdy taki dostęp wymaga użycia klucza szyfrującego przechowywanego w UE i jest rejestrowany przez usługę zarządzania kluczami (AWS CloudTrail). Dane rachunków/rozliczeniowe przetwarzamy na potrzeby obowiązkowej rachunkowości na podstawie prawnie uzasadnionego interesu w wypełnianiu ustawowych obowiązków prowadzenia rachunkowości (art. 6(1)(f)) oraz wykonania umowy (art. 6(1)(b)). Obowiązkową rachunkowość prowadzi nasz zarząd albo zewnętrzny dostawca usług księgowych z siedzibą na Ukrainie. W przypadku powierzenia jej takiemu dostawcy otrzymuje on zapisy księgowe bez bezpośrednich identyfikatorów: każdy klient figuruje jako nieinformatywny kod referencyjny zamiast nazwy, i nie ujawnia mu się żadnego imienia i nazwiska, adresu e-mail ani adresu pocztowego. Dostawca nie dysponuje ani naszą bazą danych, ani kluczem, z którego kody te pochodzą, i dlatego nie ma żadnej możliwości powiązania zapisów z konkretną osobą. Dostęp do odpowiednich danych rozliczeniowych w naszych systemach odbywa się wyłącznie w trybie odczytu, a każde odwołanie jest rejestrowane w dzienniku. Żadna treść dokumentów nie jest przekazywana na Ukrainę ani do jakiegokolwiek innego państwa trzeciego.

8. Środki bezpieczeństwa

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w szczególności:

• szyfrowanie TLS dla wszystkich danych podczas przesyłania;
• szyfrowane przechowywanie sesji;
• odrębny klucz szyfrujący dla każdego pojedynczego dokumentu (AES-256-GCM), a nie tylko jeden klucz na użytkownika — tak że żaden klucz nie otwiera niczego poza tym jednym plikiem, do którego należy;
• klucz główny przechowywany jest w zarządzanej usłudze kluczy na obszarze UE (AWS KMS), a nie na naszych serwerach, a każde jego użycie jest rejestrowane w dzienniku;
• uwierzytelnianie dwuskładnikowe (TOTP, bez SMS);
• skanowanie antywirusowe przesłanych plików;
• ochrona przed CSRF przy wszystkich żądaniach zmieniających stan;
• ścisła polityka bezpieczeństwa przeglądarki, blokująca każdy skrypt, którego sami nie umieściliśmy na stronie — standardowa ochrona przed kodem wprowadzonym przez osobę trzecią (technicznie: Content-Security-Policy bez osadzonych skryptów, przeciwko skryptom międzywitrynowym);
• dzienniki audytowe zabezpieczone metodą WORM (wyzwalacze bazy danych uniemożliwiają zmianę i usunięcie);
• automatyczne usuwanie treści dokumentów i dzienników po upływie terminu, wraz ze zniszczeniem klucza szyfrującego tego dokumentu (zob. poniżej).

Co się dzieje przy usunięciu dokumentu. Usunięcie pliku zwykle oznacza, że system przestaje na niego wskazywać — a kopie mogą pozostawać tam, dokąd aplikacja nie sięga: w kopii zapasowej, w migawce wykonanej przez warstwę hostingu lub w komórkach pamięci flash, które dyski półprzewodnikowe po cichu wycofują z użycia zamiast je nadpisywać. Nadpisujemy bajty, do których mamy dostęp, ale nie polegamy wyłącznie na tym.

Ponieważ każdy dokument ma własny klucz — obejmujący przesłany plik, przetłumaczony tekst w naszej bazie danych i każdy sporządzony z niego kosztorys — usunięcie niszczy również ten klucz. Od tej chwili treść nie może zostać odszyfrowana przez nikogo — w tym przez nas — niezależnie od tego, jaka kopia i gdzie by się zachowała. Współczesne szyfrowanie nie pozostawia drogi do środka bez klucza, więc gwarancja przestaje brzmieć „nadpisaliśmy to”, a staje się „nie pozostało nic, czym można by odszyfrować”. Klucze są świadomie trzymane poza kopiami zapasowymi naszej bazy danych, ponieważ klucz, który przetrwałby dokument przez siebie otwierany, zniweczyłby cały zamysł.

Dotyczy to zarówno upływu 72 godzin, jak i usunięcia dokonanego samodzielnie, i obejmuje zarówno przetłumaczone dokumenty, jak i kosztorysy.

Nie potrzebujemy dostępu do treści dokumentów i z niego nie korzystamy. Tłumaczenie wykonywane jest automatycznie; w zwykłej działalności żaden nasz pracownik nie czyta dokumentów. Ponieważ klucz odszyfrowujący znajduje się w usłudze kluczy w UE, a nie na serwerze, posiadanie dostępu do serwera czy uprawnień administratora samo w sobie nie czyni treści czytelną — każde odszyfrowanie jest wyraźną czynnością, rejestrowaną w dzienniku audytowym. Prace programistyczne nigdy nie wykorzystują dokumentów użytkowników.

Treść odszyfrowywana jest wyłącznie w ramach własnej uwierzytelnionej sesji. W zwykłej działalności klucz odszyfrowujący dokumenty odblokowywany jest wyłącznie wtedy, gdy zalogowana osoba otwiera własne dane — każde odwołanie do dokumentu jest powiązane w kodzie z jego właścicielem. Nasz system rejestruje przy każdym odblokowaniu klucza zarówno właściciela danych, jak i osobę, która zainicjowała czynność. Jeżeli inicjujący okaże się kiedykolwiek osobą inną niż właściciel (na przykład pracownikiem), uznaje się to za wyjątek: zostaje odnotowany w dzienniku i wywołuje wewnętrzny alarm. Jedynym zwykłym, oczekiwanym dostępem osoby niebędącej właścicielem jest sytuacja, gdy właściciel danych sam prosi nas o eksport swoich danych (żądanie osoby, której dane dotyczą), i również on jest rejestrowany wraz z przyczyną. Krótko: w zwykłym biegu rzeczy o klucz występuje właściciel danych, a nie nasi pracownicy — a każde odstępstwo pozostawia ślad wywołujący alarm.

Pełny wykaz środków technicznych i organizacyjnych (TOM) zawiera sekcja 7 DPA.

Moment, w którym akceptują Państwo nasze warunki, nie opiera się wyłącznie na naszym własnym zapisie: odcisk (SHA-256) zaakceptowanego tekstu jest przesyłany do niezależnego urzędu znaczników czasu (tsa.belgium.be, prowadzonego przez belgijską Federalną Służbę Publiczną BOSA; tsa.swisssign.net jako rezerwa), który poświadcza, że odcisk ten istniał nie później niż w tej chwili. Przesyłany jest wyłącznie odcisk — nie pozwala on odtworzyć ani treści, ani osoby.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z art. 15–22 RODO przysługują następujące prawa:

Prawo	Opis
Dostęp (art. 15)	Żądanie kopii przechowywanych danych osobowych
Sprostowanie (art. 16)	Żądanie sprostowania nieprawidłowych danych
Usunięcie (art. 17)	Żądanie usunięcia — przy usunięciu konta dane są anonimizowane
Ograniczenie (art. 18)	Żądanie ograniczenia przetwarzania w określonych warunkach
Przenoszenie danych (art. 20)	Otrzymanie danych w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego
Sprzeciw (art. 21)	Sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 6(1)(f))
Wycofanie zgody (art. 7(3))	Wycofanie udzielonej zgody w każdej chwili ze skutkiem na przyszłość

W celu skorzystania z tych praw prosimy skorzystać z dowolnego kanału: formularz kontaktowy (rejestracja nie jest potrzebna), adres e-mail support@lingverra.com. Osoby posiadające konto mogą również utworzyć zgłoszenie w sekcji „Wsparcie” — wówczas tożsamość jest już potwierdzona logowaniem.

Przysługuje prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego ochrony danych swojego państwa członkowskiego UE/EOG (w szczególności do organu właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu, miejsce pracy lub miejsce domniemanego naruszenia, art. 77 RODO). Można także zwrócić się do naszego przedstawiciela w UE (zob. sekcja 1a) w sprawach ochrony danych.

Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego. Jeżeli przetwarzamy Państwa dane na potrzeby marketingu bezpośredniego (sekcja 3.7), mogą Państwo w każdej chwili wnieść sprzeciw nieodpłatnie i bez podania przyczyn; wówczas przestajemy przetwarzać je w tym celu (art. 21(2) i (3) RODO).

Ukraiński organ nadzorczy. Ponieważ nasza spółka ma siedzibę na Ukrainie, mogą Państwo także wnieść skargę do Rzecznika Praw Człowieka Rady Najwyższej Ukrainy, który sprawuje nadzór nad przestrzeganiem ukraińskiej ustawy o ochronie danych osobowych.

Osoby, które zostawiły zapytanie, ale nie mają u nas konta (sekcja 3.5), mogą skorzystać z tych samych praw, pisząc na adres kontaktowy z sekcji 14. Dwie rzeczy warto wiedzieć z góry. Po pierwsze, najszybszą drogą do zaprzestania przetwarzania jest link wycofujący zgodę w naszej wiadomości: działa natychmiast i niczego od nas nie wymaga. Po drugie, po 72 godzinach od zamknięcia zapytania zwykle nie pozostaje nic, co można by udostępnić lub wymazać: adres i komentarz już zniknęły. Co wciąż możemy w tym momencie zrobić, to potwierdzić, na podstawie zapisu o zgodzie opisanego w sekcji 3.5, czy dla konkretnego adresu kiedykolwiek udzielono zgody — a właśnie to pytanie powstaje, gdy ktoś uważa, że jego dane przekazano bez jego zgody.

10. Zautomatyzowane decyzje

Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania wywołującego skutki prawne wobec osób lub w podobny sposób istotnie na nie wpływającego (art. 22 RODO). Tłumaczenie przy użyciu AI jedynie wspiera Klienta i nie podejmuje samodzielnych decyzji dotyczących osób.

11. Osoby małoletnie

Lingverra jest platformą B2B, przeznaczoną wyłącznie do zawodowego użytku przez przedsiębiorców. Świadomie nie zbieramy danych osobowych osób małoletnich i nie kierujemy do nich usługi.

12. Rozliczalność i zarządzanie ochroną danych

Prowadzimy udokumentowany program ochrony danych i jesteśmy w stanie wykazać zgodność właściwemu organowi nadzorczemu na żądanie (rozliczalność, art. 5(2) RODO). W szczególności prowadzimy następujące wewnętrzne rejestry i procedury, udostępniane organowi nadzorczemu na żądanie:

• Rejestr czynności przetwarzania (art. 30 RODO) — cele, kategorie danych, odbiorcy i podstawy prawne.
• Umowy z dalszymi podmiotami przetwarzającymi (art. 28 RODO) — wykaz dalszych podmiotów przetwarzających, stojące za nimi umowy powierzenia przetwarzania danych oraz procedura informowania administratora o zmianach.
• Środki techniczne i organizacyjne (art. 32 RODO) — w szczególności szyfrowanie treści dokumentów AES-256-GCM odrębnym kluczem dla każdego dokumentu, zarządzanie dostępem oparte na rolach, wymuszone w aplikacji, szyfrowanie przesyłania (TLS) oraz zapisy rozliczeniowe z oznakami ingerencji.
• Ocena skutków dla ochrony danych (art. 35 RODO) — przeprowadzona dla przetwarzania treści dokumentów przy użyciu AI, w tym możliwych danych szczególnych kategorii.
• Ocena prawnie uzasadnionych interesów (art. 6(1)(f) RODO) — dla bezpieczeństwa, zapobiegania oszustwom i prowadzenia dzienników audytowych, komunikatów serwisowych do zarejestrowanych użytkowników oraz reklamy pocztowej kierowanej do tłumaczy przysięgłych wpisanych do rejestrów publicznych.
• Procedura dotycząca naruszeń ochrony danych osobowych (art. 33 i 34 RODO) — wykrywanie, ocena, zgłoszenie w ciągu 72 godzin i rejestr naruszeń.
• Procedura dotycząca żądań osób, których dane dotyczą (art. 12–22 RODO) — weryfikacja tożsamości, terminy ustawowe i realizacja praw (zob. sekcja 9).
• Mandat przedstawiciela w UE (art. 27 RODO) — pisemne wyznaczenie naszego przedstawiciela w Unii (zob. sekcja 1a).
• Polityka przechowywania i usuwania (art. 5(1)(e), 17 RODO) — w szczególności automatyczne usuwanie treści przesłanych dokumentów (zob. sekcja 4).

Rejestry te organ nadzorczy może uzyskać także za pośrednictwem naszego przedstawiciela w Unii (art. 27 RODO; zob. sekcja 1a).

13. Zmiany niniejszej Polityki prywatności

O istotnych zmianach zarejestrowani użytkownicy informowani są pocztą elektroniczną lub komunikatem na platformie. Aktualna wersja dostępna jest pod adresem /legal/privacy.

14. Kontakt

LLC "DataPrime"
Adres e-mail: support@lingverra.com
https://lingverra.com/