Was sich geändert hat
- Format: Das Digitale Führungszeugnis wird als PDF-Dokument erteilt und in das BundID-Postfach der antragstellenden Person zugestellt.
- Antrag: nur online, mit Personalausweis mit Online-Ausweisfunktion (oder eAT bzw. Unionsbürgerkarte) und einem NFC-fähigen Smartphone.
- Echtheit: Das PDF trägt ein qualifiziertes elektronisches Siegel und zusätzlich ein visuelles Digitalsiegel als QR-Code. Geprüft wird z. B. mit der App „ZeSI mobile“ der Bundesdruckerei.
- Kosten und Dauer: 13,00 Euro wie bei der Papiervariante; in der Regel innerhalb weniger Stunden.
- Rechtswirkung: gleiche Gültigkeit und Beweiskraft wie das Führungszeugnis auf grünem Papier.
- Welche Arten: das einfache und das erweiterte Führungszeugnis – aber nur für private Zwecke. Ein Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde kann nicht digital erteilt werden.
Die wichtigste Falle: Vorlage im Ausland
Das BfJ schreibt ausdrücklich: Auf dem Digitalen Führungszeugnis kann keine Überbeglaubigung, Apostille oder Endbeglaubigung angebracht werden. Wer diese im Zielland benötigt, muss ein papiergebundenes Führungszeugnis beantragen.
Für Übersetzer ist das der Moment, in dem eine kurze Rückfrage dem Kunden Wochen spart: Bringt jemand ein PDF-Führungszeugnis für ein Visum, eine Arbeitsstelle oder eine Einbürgerung außerhalb der EU, sollte vor der Übersetzung geklärt sein, ob das Zielland eine Apostille verlangt. Wenn ja, braucht der Kunde zuerst das Papier-Führungszeugnis – die Übersetzung eines PDF, das später nicht apostilliert werden kann, hilft ihm nicht. Wie die Apostille selbst und ihre Übersetzung ablaufen, beschreiben wir unter:
Innerhalb der EU
Zwischen den EU-Mitgliedstaaten sind öffentliche Urkunden über das Nichtvorhandensein von Vorstrafen nach der Verordnung (EU) 2016/1191 von Legalisation und Apostille befreit (Art. 4). Ob die Stelle im Zielstaat das PDF bzw. seinen Ausdruck annimmt, entscheidet diese Stelle – im Zweifel lohnt sich die Rückfrage dort vor dem Auftrag.
Mehr dazu: → Beglaubigte Übersetzung EU-weit gültig?
Was auf dem Dokument steht – und auf die Übersetzung gehört
Das digitale Führungszeugnis enthält Elemente, die es auf dem Papierformular nicht gab: den QR-Code des visuellen Digitalsiegels und den Hinweis auf das elektronische Siegel. Ein Ausdruck ist zulässig; bei Zweifeln sollte der QR-Code geprüft werden. In der Übersetzung werden diese Elemente – wie Stempel und Siegel auf Papierurkunden – an ihrer Stelle beschrieben, z. B. „[QR-Code]“.
→ Layout, Stempel und Siegel nachbilden
Bestätigungsvermerk: Vorlageform angeben
Wie der Vermerk lautet, regelt das jeweilige Landesrecht. Ein Beispiel ist Bayern: Nach Art. 62 Abs. 2 AGGVG nennt der Vermerk, in welcher Form die Urkunde vorgelegt wurde („Original, beglaubigter Abschrift, Fotokopie usw.“); nach Abs. 4 soll er auch auf Auffälligkeiten der Urkunde hinweisen. Mit Zustimmung des Auftraggebers kann die Übersetzung als elektronisches Dokument übermittelt werden – dann mit qualifizierter elektronischer Signatur statt Unterschrift und Stempel (Abs. 3).
- Praxisempfehlung (aus Art. 62 abgeleitet, keine ausdrückliche Vorgabe des Gesetzes): Beim digitalen Führungszeugnis die Vorlageform konkret benennen – z. B. „vorgelegt als PDF-Dokument mit qualifiziertem elektronischem Siegel“ oder „vorgelegt als Ausdruck eines elektronischen Dokuments“. In anderen Bundesländern gilt das dortige Landesgesetz.
Musterformulierungen: → Bestätigungsvermerk: Muster
Checkliste für das Kundengespräch
- Wofür wird das Führungszeugnis gebraucht – Behörde im Inland, EU-Staat oder Drittstaat?
- Drittstaat: Wird eine Apostille oder Legalisation verlangt? Wenn ja → Papier-Führungszeugnis beantragen, erst dann übersetzen.
- Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde: Es wird nicht digital erteilt.
- Liegt ein PDF vor: Original-PDF anfordern (nicht nur ein Foto des Ausdrucks), damit Siegel und QR-Code prüfbar bleiben.
- Im Bestätigungsvermerk die Vorlageform angeben.