Wat is een beëdigde vertaling?
In Nederland wordt een beëdigde vertaling gemaakt door een beëdigd vertaler: volgens de Wet beëdigde tolken en vertalers (Wbtv) is dat degene die als zodanig is ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (art. 1 en 2 Wbtv). Na inschrijving legt de vertaler binnen twee maanden de eed of belofte af ten overstaan van de rechtbank van zijn woonplaats (art. 12 Wbtv).
Hoe de vertaler werkt, legt het Besluit gedragscode voor tolken en vertalers in het kader van de Wbtv vast, dat sinds 1 februari 2024 geldt. De volgende punten bouwen daarop voort.
Het verloop in het kort
Voordat we op de afzonderlijke vereisten ingaan, hier het typische pad van document tot voltooide beëdigde vertaling:
- verhelderen welk brondocument en welke talen worden verlangd,
- het document volledig vertalen — inclusief stempels, zegels en aantekeningen,
- de opmaak zoveel mogelijk nabootsen,
- onzekere of onleesbare plekken controleren en correct markeren,
- de vertaling voor overeenstemmend verklaren,
- stempel en handtekening van de beëdigd vertaler.
Elk van deze stappen draagt bij aan de aanvaardbaarheid. Ontbreekt een element of is het foutief, dan kan de instantie de vertaling afwijzen. Hierna bekijken we de belangrijkste punten nader.
Volledigheid en getrouwe weergave
De gedragscode is hier duidelijk: de vertaler vertaalt «volledig en getrouw, alles wat geschreven staat, zonder iets toe te voegen, weg te laten of te wijzigen». Niets wordt dus weggelaten en niets toegevoegd. Daartoe behoren niet alleen de lopende tekst, maar alle bestanddelen van de akte:
- stempels, zegels en hun tekst,
- handgeschreven aantekeningen en handtekeningen (als zodanig aangeduid),
- tabellen, formuliervelden en hun indeling,
- watermerken, reliëfs en andere veiligheidskenmerken (beschreven).
Ook de indeling van de elementen wordt doorgaans nagebootst, zodat origineel en vertaling naast elkaar vergelijkbaar zijn. Dat bespaart de controlerende instantie tijd en vermindert vragen.
Omgaan met het onleesbare en handschrift
Wat niet zonder twijfel leesbaar is — bijvoorbeeld tekst onder een stempel of een vervaagde inschrijving — wordt niet geraden maar als onleesbaar aangeduid. Dat is geen gebrek maar de juiste werkwijze: een waarmerking bevestigt de juistheid, en iets geraden zou niet juist zijn.
Handgeschreven aantekeningen worden overgenomen voor zover ze zeker leesbaar zijn, en als handgeschreven aangeduid. Ziet de vertaler een fout in de brontekst of moet hij iets toelichten, dan meldt hij dat volgens de gedragscode zichtbaar als eigen opmerking: «[sic: de vert.]».
De verklaring van de vertaler
De Wbtv schrijft de vorm van de verklaring niet in detail voor; artikel 34 geeft de minister de bevoegdheid regels te stellen over de wijze van vertalen en de administratie van de beëdigd vertaler. Wel kent de wet het begrip: voor stukken in een vreemde taal die in een openbaar register worden ingeschreven, wordt een getrouwe vertaling in het Nederlands bijgevoegd, «vervaardigd en voor overeenstemmend verklaard door een voor die brontaal beëdigde vertaler» (art. 35 lid 1 Wbtv).
Handtekening en stempel blijven persoonlijk. De gedragscode zegt: «Ik ben verantwoordelijk voor (het gebruik van) mijn eigen handtekening. Ik stel (elektronische) handtekeningen en stempels niet ter beschikking aan anderen.» Welke gegevens de doelinstantie op de verklaring verwacht, is het best vooraf na te vragen.
Origineel, kopie of scan?
Of de vertaling van het origineel, van een gewaarmerkte kopie of van een scan moet worden gemaakt, schrijft de aanvragende instantie voor. Vermeld in de verklaring van welk document is vertaald. Bij twijfel zou vooraf moeten worden verhelderd wat de overheid verlangt — dat voorkomt een afwijzing achteraf.
Wie mag een beëdigde vertaling maken?
Een beëdigd vertaler is degene die als zodanig in het register is ingeschreven (art. 1 Wbtv). Het register vermeldt onder meer of iemand tolk of vertaler is en in welke bron- en doeltalen hij werkt (art. 2 Wbtv); het is via Bureau Wbtv te raadplegen.
In het strafrecht en het vreemdelingenrecht maken onder meer de rechterlijke macht, het Openbaar Ministerie, de IND en de politie uitsluitend gebruik van beëdigde vertalers, behoudens spoed of als er voor de taal niemand is ingeschreven (art. 28 Wbtv). De beëdigd vertaler heeft een geheimhoudingsplicht (art. 32 Wbtv).
Apostille en legalisatie — wat is het verschil?
Soms verlangt de doelinstantie meer dan de beëdigde vertaling zelf. Voor gebruik in het buitenland kan een aanvullende bevestiging nodig zijn dat stempel en handtekening echt zijn:
- De apostille bevestigt de echtheid van openbare akten tussen de staten die zijn toegetreden tot het Haags Verdrag van 5 oktober 1961.
- De legalisatie vervult een soortgelijk doel ten opzichte van andere staten.
Of en welke van deze bevestigingen vereist is, schrijft de instantie voor waar het document wordt ingediend. Dat is geen onderdeel van de vertaling zelf, maar zou vroegtijdig moeten worden verhelderd.
Veelvoorkomende redenen voor afwijzing
Een beëdigde vertaling wordt afgewezen wanneer niet aan de eisen van de instantie is voldaan. Typische oorzaken zijn:
- inconsistente schrijfwijze van namen (zie transliteratie),
- een ontbrekende of onvolledige verklaring van de vertaler,
- een niet-nagebootste opmaak die de vergelijking met het origineel bemoeilijkt,
- een verkeerd brondocument (kopie in plaats van het verlangde origineel),
- een ontbrekende apostille of legalisatie waar die wordt verlangd.
De meeste van deze punten laten zich vermijden door zorgvuldig werk en een korte navraag bij de aanvragende instantie. Een korte afstemming vooraf kost enkele minuten, een correctie achteraf daarentegen vaak een complete tweede ronde.
Hoelang is een beëdigde vertaling geldig?
Een beëdigde vertaling verliest haar juistheid niet vanzelf. Sommige overheden verlangen echter actuele vertalingen, bijvoorbeeld omdat de onderliggende situatie gewijzigd kan zijn; doorslaggevend is wat de indienende instantie aanvaardt.
Papier of digitaal?
De gedragscode spreekt uitdrukkelijk van (elektronische) handtekeningen en stempels. Of een elektronisch ondertekende versie volstaat of papier wordt verlangd, beslist de doelinstantie — vooraf verhelderen bespaart nawerk.
Veelgestelde vragen van opdrachtgevers
Heb ik een beëdigde of een gewone vertaling nodig? Dat hangt af van wat de instantie verlangt waar het document wordt ingediend. Voor stukken in een vreemde taal die in een openbaar register worden ingeschreven, schrijft de wet een door een beëdigd vertaler voor overeenstemmend verklaarde vertaling voor (art. 35 Wbtv).
Moet ik het origineel opsturen? Niet per se — vaak volstaat een goed leesbare kopie of een scan, mits de doelinstantie niets anders verlangt. Vraag dat vooraf na bij de instantie.
Waar software het verloop versnelt
De tijdrovende delen zijn zelden het bevestigen, maar het vertalen, het nabouwen van de opmaak en het volledig nalezen. Juist hier zet Lingverra aan: het levert de vertaling met behouden structuur en markeert de onzekere plekken voor gerichte controle.
De vakinhoudelijke controle, de verklaring, stempel en handtekening blijven daarbij volledig bij de vertaler — de software neemt hem het routinewerk uit handen, niet de verantwoordelijkheid. Zo blijft meer tijd over voor wat telt: de vakinhoudelijk juiste, aanvaardbare vertaling.