De formule
Artikel 555/11 §4 van het Gerechtelijk Wetboek schrijft de tekst voor. De puntjes vult u zelf in: de brontaal, de doeltaal, de plaats en de datum.
Voor eensluidende vertaling ne varietur van het …… naar het Nederlands. Gedaan te …… op …….
Let op de woorden «ne varietur»: die horen bij de voorgeschreven formule en blijven staan.
De zes elementen, in deze volgorde
De volgorde is geen stijlkwestie: artikel 555/11 §4 Ger.W. en omzendbrief nr. 292 noemen de elementen «in de opgegeven volgorde»:
- De slotformule hierboven.
- Uw identificatienummer — het nummer begint met «VTI».
- Uw handtekening, of een afbeelding daarvan.
- Uw voornaam en naam.
- Uw titel: beëdigd vertaler of beëdigd vertaler-tolk.
- Uw gekwalificeerde elektronische handtekening.
De legalisatie is volgens de FOD Justitie pas geldig als de vertaling op correcte wijze is beëindigd overeenkomstig artikel 555/11 §4 Ger.W.
De stempel: vervallen sinds 1 december 2022
Tot en met 30 november 2022 waarmerkten beëdigd vertalers hun werk met een officiële fysieke stempel. Sindsdien geldt: «Deze stempel is op 1 december 2022 vervangen door de elektronische handtekening van de beëdigd vertaler of vertaler-tolk.»
Wie online nog modellen van de oude stempel tegenkomt, volgt een eis die niet meer bestaat. Het zesde element is vandaag de gekwalificeerde elektronische handtekening; wie niet elektronisch kan ondertekenen, laat de vertaling door de FOD Justitie legaliseren — dan vervangt de elektronische handtekening van de FOD punt 6.
Voor papieren gebruik geldt de praktische omkering: u drukt de elektronisch ondertekende vertaling af en plaatst er uw fysieke handtekening onder.
Het verschil met Nederland
Wie in beide landen werkt, moet twee verschillende regimes uit elkaar houden. Nederland kent geen wettelijk voorgeschreven formule: daar is de formulering een professionele norm, geen wettekst. België schrijft haar woordelijk voor.
De praktische consequentie: een Nederlandse waarmerkingsformule onder een Belgische beëdigde vertaling zetten werkt niet, ook al leest zij correcter. Andersom is de Belgische formule in Nederland niet verplicht.
Waarmerkingsformule Nederland: is er een verplicht voorbeeld?
Waar Lingverra in beeld komt
Lingverra kent het Belgische profiel: de voorgeschreven formule staat al onder de vertaling, met de talen ingevuld en met plaats en datum van uw document. U kunt de tekst per land en per document aanpassen. Het routinewerk — lay-out nabouwen, stempels weergeven, namen transliteren — gaat automatisch; onzekere plekken worden gemarkeerd ter controle.
De vakinhoudelijke toets, de handtekening en de waarmerking blijven bij de beëdigd vertaler. De verantwoordelijkheid verschuift niet — en uw VTI-nummer zet u zelf.