Bepalend is niet de stempel, maar de inschrijving: in het Rbtv, voor die specifieke vertaalrichting. Wat de wet voorschrijft — en wat alleen gebruikelijk is.
Bureau Wbtv hanteert één definitie: een beëdigde vertaling is «een vertaling die is gemaakt door een vertaler die in de vertaalrichting van de vertaling als beëdigd vertaler staat ingeschreven in het Rbtv». De status hangt dus aan de persoon en aan de vertaalrichting — niet aan de opmaak van het stuk.
Dat laatste verrast veel opdrachtgevers. Een vertaling is niet beëdigd omdat er een stempel op staat, maar omdat de vertaler voor die specifieke talencombinatie is ingeschreven. Staat iemand ingeschreven voor Oekraïens–Nederlands, dan geldt dat niet automatisch voor Nederlands–Oekraïens: dat is een aparte inschrijving.
Het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv) is wettelijk verankerd: «Er is een register voor beëdigde tolken en vertalers» (artikel 2 Wbtv). De uitvoering ligt bij Bureau Wbtv, onderdeel van de Raad voor Rechtsbijstand.
Iedere ingeschrevene heeft een Wbtv-nummer. Het register is openbaar doorzoekbaar — een opdrachtgever kan dus zelf controleren of de vertaler daadwerkelijk staat ingeschreven, en voor welke vertaalrichting.
De wet is hier ondubbelzinnig: «De inschrijving geschiedt voor een periode van vijf jaar» (artikel 8 Wbtv). Daarna vervalt de inschrijving van rechtswege. Wie niet tijdig verlengt, wordt automatisch uitgeschreven en mag dan niet langer als beëdigd vertaler werken.
Uitstel is niet mogelijk. Dien het verzoek tot verlenging daarom ruim vóór het einde van de inschrijfperiode in.
Eén PE-punt staat gelijk aan één volledig uur (60 minuten) dat aan scholingsactiviteiten is besteed. Registreren kan per kwartier, waarbij naar beneden wordt afgerond: een activiteit van één uur en 55 minuten levert 1,75 PE-punt op, niet 2. De aanbieder van de scholing bepaalt de studiebelasting en het aantal punten dat u mag registreren.
Punten worden bijgehouden in «Mijn Wbtv». Wie meerdere inschrijvingen heeft, kan dezelfde punten onder voorwaarden voor meerdere inschrijvingen laten meetellen, mits ze binnen de betreffende periode vallen en relevant zijn voor die inschrijving.
Er bestaan op dit moment géén wettelijke eisen aan de vorm van een beëdigde vertaling. Volgens de toelichting van het ministerie op de site van Bureau Wbtv (2 november 2023) is er geen aanleiding voor eisen aan een gewaarmerkte vertaling. Het Kwaliteitsinstituut Wbtv adviseerde juist om zulke eisen vast te leggen krachtens artikel 34 Wbtv.
Het advies van het Kwaliteitsinstituut noemt als kern een slotformule waarin de vertaler verklaart dat sprake is van een getrouwe en nauwkeurige vertaling, voorzien van een (al dan niet elektronische) handtekening.
Praktische consequentie: vraag vooraf na wat de ontvangende instantie verlangt. Omdat de vorm niet wettelijk vastligt, kunnen eisen per instantie verschillen — de ene accepteert een digitale handtekening, de andere wil een gehecht papieren stuk met stempel.
Artikel 28 Wbtv verplicht een aantal instanties om in het kader van het strafrecht en het vreemdelingenrecht uitsluitend beëdigde tolken en vertalers in te zetten: de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State, de gerechten, het Openbaar Ministerie, de IND, de politie en de Koninklijke Marechaussee. Bij vereiste spoed of als het register voor de taal niemand bevat, mag daarvan met schriftelijke motivering worden afgeweken.
Een apostille bevestigt de echtheid van de handtekening op het brondocument — niet de juistheid van de vertaling. Beide horen zichtbaar te blijven: wordt de apostille meevertaald, dan wordt zij als afzonderlijk element weergegeven, met vermelding van stempelteksten en nummers. Welke volgorde wordt verlangd (apostille op het origineel, dan vertalen, of andersom) bepaalt de ontvangende instantie.
Namen volgen in de hoofdtekst de officiële paspoortspelling; de ISO 9:1995-vorm kan in een voetnoot worden vermeld. Bij Oekraïense en andere cyrillische documenten lopen die twee vaak uiteen — één document, twee schrijfwijzen van dezelfde naam. Zie onze pagina over transliteratie.
Lingverra bouwt de lay-out na, geeft stempels en zegels als afzonderlijke elementen weer en past de juiste transliteratie toe, met markering van onzekere plekken. Uw eigen waarmerkingsformule wordt automatisch onder de voltooide vertaling geplaatst. De beëdigd vertaler controleert, ondertekent en waarmerkt — de verantwoordelijkheid blijft bij de vertaler.
In Nederland kan de formule er zo uitzien. Lingverra plaatst uw eigen formulering automatisch onder de voltooide vertaling.
Ondergetekende, beëdigd vertaler, verklaart dat de bovenstaande vertaling een getrouwe weergave is van …….