Podstawa prawna
Wymogi dotyczące poświadczania określa art. 18 ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego. Przepis jest krótki, ale zawiera dwa obowiązki, które trzeba spełnić łącznie — i to one decydują o poprawności formalnej dokumentu.
Po pierwsze, na wszystkich poświadczonych tłumaczeniach i poświadczonych odpisach pism wymienia się pozycję, pod którą tłumaczenie lub odpis są odnotowane w repertorium.
Po drugie, należy stwierdzić, czy sporządzono je z oryginału, czy też z tłumaczenia lub odpisu — a w tym drugim przypadku także, czy odpis jest poświadczony i przez kogo.
Formuła podstawowa
Przepis nie narzuca brzmienia formuły. Przykładowa formuła przy tłumaczeniu z okazanego oryginału:
Poświadczam zgodność powyższego tłumaczenia …… dokumentu sporządzonego w języku ……. Nr repertorium: …….
Sama zgodność to jednak dopiero część wymogu. Poniżej pokazujemy, jak uzupełnić formułę o elementy wymagane ustawowo.
Elementy obowiązkowe w praktyce
Kompletna klauzula zawiera zwykle następujące składniki, umieszczane pod tekstem tłumaczenia:
- Stwierdzenie zgodności tłumaczenia z przedłożonym dokumentem.
- Wskazanie podstawy: oryginał, odpis, kopia, dokument elektroniczny.
- Przy odpisie — informacja, czy był poświadczony i przez kogo.
- Numer pozycji w repertorium.
- Miejscowość i data sporządzenia tłumaczenia.
- Imię i nazwisko tłumacza wraz ze wskazaniem języka uprawnień.
- Podpis odręczny i odcisk pieczęci.
Wprost z ustawy wynikają: pieczęć (art. 18 ust. 1), numer pozycji w repertorium oraz wskazanie, czy tłumaczono z oryginału, czy z tłumaczenia lub odpisu, i czy był on poświadczony i przez kogo (art. 18 ust. 2). Pozostałe elementy i ich kolejność to praktyka. Brak numeru repertorium albo wskazania podstawy to uchybienie wymogom art. 18 ust. 2.
Warianty wskazania podstawy
To najczęstsze źródło błędów, bo klienci przysyłają skany, a oczekują formuły „z oryginału”. Trzeba rozróżnić trzy sytuacje:
- Okazano oryginał — formuła wskazuje na dokument oryginalny.
- Okazano kopię lub skan — formuła musi to odzwierciedlać, nawet jeśli kopia jest doskonałej jakości.
- Okazano odpis poświadczony — wskazuje się dodatkowo, kto go poświadczył (np. notariusz).
Tłumacz poświadcza to, co widział. Jeżeli widział wydruk ze skrzynki e-mail, formuła nie może mówić o oryginale — i nie jest to kwestia ostrożności, lecz zgodności z art. 18.
Numer repertorium
Numer pochodzi z repertorium prowadzonego przez tłumacza (art. 17). To on wiąże konkretny dokument z konkretnym wpisem.
Prawidłowość i rzetelność prowadzenia repertoriów kontroluje wojewoda, który może żądać okazania repertorium i wyjaśnień dotyczących zapisanych w nim informacji (art. 20).
Czym polska formuła różni się od innych
Numer repertorium to wymóg polskiej ustawy (art. 18 ust. 2).
Ma to praktyczny skutek przy tłumaczeniach kierowanych za granicę: zagraniczny urzędnik może nie znać tego numeru. Nie jest to wada dokumentu — to element wymagany polskim prawem.
Język formuły
Ustawa nie określa języka formuły. Przy tłumaczeniu na język obcy można ją sporządzić w języku docelowym, aby była zrozumiała dla odbiorcy, albo w wersji dwujęzycznej.
Niezależnie od wyboru elementy obowiązkowe muszą być obecne w każdej wersji językowej. Skrócenie formuły przy przekładzie na obcy język jest częstym niedopatrzeniem.
Czego narzędzie nie powinno robić
Lingverra wstawia formułę poświadczenia od razu pod tłumaczeniem, z językiem oryginału. Ale numeru repertorium i tego, czy tłumaczono z oryginału, z poświadczonej kopii, z kopii czy ze skanu, nie zgaduje: te dwie informacje zna wyłącznie tłumacz, który przyjmował dokument — i tylko on może je poświadczyć. Wpisuje je w polach dokumentu, a Lingverra wstawia je we właściwe miejsca formuły.
Automatyczne wstawienie takich danych byłoby wygodne i błędne zarazem: powstałby dokument stwierdzający fakty, których oprogramowanie nie mogło zweryfikować.
Czytaj także: Dlaczego urzędy odrzucają tłumaczenia poświadczone: lista kontrolna w 7 punktach